Conciliación de tarjetas, bancos y facturas y una buena gestión de proveedores

La conciliación de tarjetas y facturas es uno de los mayores retos para las empresas. No porque sean especialmente difíciles, sino porque requieren mucho trabajo, sobre todo si tu tecnología de gestión de gastos no está a la altura. Además, esta tarea puede estar estrechamente vinculada con los procesos que tengas implementados en tu empresa a la hora de gestionar los proveedores actuales.

La conciliación financiera está estrechamente relacionada con la gestión de proveedores, ya que es un proceso esencial para garantizar la exactitud y transparencia en las transacciones comerciales entre una empresa y sus proveedores. A continuación te explico cómo se vinculan:

Relación entre conciliación financiera y gestión de proveedores

• Verificación de pagos: En la gestión de proveedores, una empresa realiza pagos a sus proveedores por bienes o servicios recibidos. La conciliación financiera permite verificar que los pagos realizados coincidan con las facturas emitidas por los proveedores y que no haya discrepancias. Este proceso ayuda a asegurar que la empresa no esté pagando de más o menos por los productos o servicios.
• Control de cuentas por pagar: La conciliación financiera facilita la revisión de las cuentas por pagar, lo que es clave para gestionar correctamente las obligaciones con los proveedores. A través de este proceso, se asegura que todas las facturas hayan sido registradas y pagadas dentro de los plazos acordados, ayudando a mantener una relación saludable con los proveedores.
• Resolución de discrepancias: A veces pueden surgir discrepancias entre lo que el proveedor factura y lo que la empresa cree que debe pagar. La conciliación financiera permite identificar y resolver estos problemas antes de que se conviertan en conflictos. Esto es esencial para evitar disputas con los proveedores y asegurar una relación comercial estable.
• Optimización de flujo de caja: Al conciliar las transacciones con los proveedores, la empresa puede planificar mejor sus pagos y gestionar su flujo de caja. Saber exactamente cuánto y cuándo se debe pagar a los proveedores evita problemas de liquidez y permite aprovechar descuentos por pronto pago, cuando estén disponibles.
• Cumplimiento contractual: La conciliación financiera también ayuda a verificar que los términos acordados en los contratos con los proveedores se estén cumpliendo, como precios, fechas de entrega y condiciones de pago. Esto asegura que ambas partes cumplan con sus obligaciones y evita posibles incumplimientos que puedan afectar la relación comercial.

En resumen, la conciliación financiera es una herramienta crucial en la gestión de proveedores porque permite un control preciso de las transacciones, ayuda a prevenir errores, facilita el cumplimiento de los acuerdos y mantiene una buena salud financiera en las relaciones comerciales.

Si formas parte del equipo financiero de una empresa grande o en crecimiento con operaciones financieras complejas y múltiples fuentes de ingresos y gastos, es probable que las conciliaciones te resulten especialmente difíciles.

Conseguir conciliaciones precisas es estresante, desde las discrepancias entre registros hasta la falta de información. Y, por si fuera poco, la precisión y la rapidez son esenciales para poder llevar las cuentas al día y hacer los cierres mensuales.

Pero nos guste o no es inevitable… Por eso, en este artículo te vamos a dar una serie de pautas que te van a ayudar a llevar a cabo este tipo de operaciones que se engloban dentro de conciliación financiera.

¿Qué es la conciliación financiera?

Es obligatorio que las cuentas anuales de la empresa reflejen la imagen fiel de su patrimonio. Esto significa que todos los saldos de las cuentas contables que las integran tienen que ser correctos y coincidentes con los datos que se puedan obtener extracontablemente.

Pues bien, el proceso por el que se comprueba la veracidad de dichos saldos y se corrigen, si es necesario, es lo que se denomina “conciliación”. Y si en concreto se hace referencia a las cuentas financieras estamos ante la “conciliación financiera”.

Por lo tanto, podemos definir la conciliación financiera como el proceso por el que se comprueba que los saldos de las cuentas financieras coinciden con la realidad y, en caso de existir discrepancias, se hacen las correcciones necesarias.

A continuación vemos por separado los procedimientos más destacados dentro de este control de las finanzas y que son la conciliación de tarjetas, la conciliación bancaria y la conciliación de facturas.

¿Qué es la conciliación de tarjetas?

Las empresas siguen el proceso de conciliación de tarjetas para cotejar todas las transacciones que figuran en el extracto bancario de una empresa con sus correspondientes registros contables.

La conciliación de tarjetas garantiza que la empresa, el equipo financiero y los titulares de las tarjetas han registrado todos sus gastos con exactitud y ayuda a identificar cualquier discrepancia o error. El proceso suele consistir en comparar las transacciones que figuran en el extracto bancario con las registradas en los registros contables y, a continuación, resolver cualquier diferencia o realizar los ajustes necesarios para garantizar que estos datos sean exactos.

¿Cuáles son los pasos principales en la conciliación de tarjetas?

Para realizar la conciliación de tarjetas, tu equipo financiero debe cotejar las transacciones de los extractos bancarios con los registros contables de la empresa.

Los pasos principales en esta tarea incluyen hacer lo siguiente:

1. Recopilar toda la información pertinente: Consigue una copia del extracto bancario, cualquier recibo o documentación relacionada con las transacciones y los propios registros de la empresa sobre estas.
2. Comparar las transacciones: Revisa cada transacción del extracto bancario y compárala con la transacción correspondiente en los registros de la empresa. Si una transacción no se ha registrado en los archivos del negocio, añádela al proceso de conciliación.
3. Identifica y resuelve las discrepancias: Si existen discrepancias entre el extracto bancario y los registros de la empresa, investiga y resuelve los problemas. Estos pueden deberse a errores de registro, errores bancarios o fraudes.
4. Actualiza los registros de la empresa: Pon al día los registros de la empresa para reflejar los cambios realizados durante el proceso de conciliación.
5. Revisa y aprueba la conciliación: Revisa todo el proceso de conciliación para asegurarte de que todas las transacciones se han cotejado correctamente y de que se han resuelto todas las discrepancias. Una vez satisfecho con el resultado, aprueba la conciliación y realiza los ajustes necesarios en los registros contables de la empresa.
6. Documenta y conserva los registros: Documenta el proceso de conciliación, incluidos los cambios realizados y los motivos de los mismos. Conserva una copia del extracto bancario conciliado y toda la documentación relacionada para futuras consultas.

¿Por qué se equivocan las empresas al conciliar las tarjetas?

Puede haber varias razones por las que las empresas se equivoquen en esta tarea:

• Errores manuales: El error humano es una causa común en los errores de la conciliación de tarjetas. Por ejemplo, las entradas manuales pueden traspapelarse, duplicarse o registrarse en la cuenta equivocada.
• Falta de documentación: Si las empresas no disponen de documentación clara para este proceso, pueden producirse incoherencias y errores.
• Transacciones incompletas o inexistentes: Si las transacciones no se registran a tiempo o faltan algunas transacciones, la conciliación puede ser errónea.
• Categorización incoherente: Si las transacciones no se clasifican de forma coherente o si existen incoherencias en la forma de registrar las distintas transacciones, la conciliación estará mal.
• Tecnología inadecuada: El uso de tecnología anticuada o inadecuada puede dar lugar a una conciliación errónea de las tarjetas. Por ejemplo, se puede incurrir en una conciliación incorrecta si el sistema no puede gestionar transacciones en varias divisas o no puede conciliar las transacciones en tiempo real.
• Falta de formación: Si los empleados no saben cómo hacer estas revisiones, pueden cometer errores.

Las empresas deben contar con procesos de conciliación claros y documentados, utilizar tecnología diseñada para esta tarea (que también admita la automatización) y formar a los empleados para que concilien las tarjetas correctamente a fin de evitar los errores arriba mencionados.

Conciliación bancaria

Qué es la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es el proceso por el que se comprueba que el saldo y los movimientos de las cuentas contables de Bancos son correctos y, de no ser así, se detectan y corrigen las discrepancias existentes entre la contabilidad y la información bancaria.

Por ejemplo:

La empresa tiene una cuenta corriente en el BBVA que, según aparece en el extracto a 31 de enero tiene 8.347,70 euros, y esta es la cantidad que debe figurar en la contabilidad de la empresa porque es la real.

Pues bien, si el libro mayor esta cuenta a final de enero presenta ese saldo exacto está correcta pero si varía en el importe que sea habrá que buscar el error y corregirlo, porque no es veraz. En eso es en lo que consiste conciliar la cuenta bancaria, o lo que en el argot se denomina “cuadrar el banco”: en hacer coincidir los datos contables con el extracto bancario.

La utilidad es evidente: la conciliación del banco sirve para que esta parte de la contabilidad concuerde con la realidad financiera de la empresa y refleje el importe cierto de los fondos de los que dispone en cada momento.

Tipos de errores que se suelen detectar y cómo solucionarlos

Los humanos, por mucho que intentemos evitarlo, nos equivocamos. En cualquier trabajo se cometen errores y a la hora de contabilizar las partidas de banco también.

Con frecuencia los descuadres vienen provocados por:

• Duplicidad de apuntes: la misma cantidad se anota dos o más veces.
• Colocar en el debe partidas que deberían ir al haber y viceversa. Por ejemplo, es el caso de que en el asiento contable se carga la cuenta en lugar de abonarla y el resultado es que se aumenta el saldo cuando lo que correspondía era disminuirlo.
• Falta de asiento contable. Hay operaciones que no se han registrado.
• Utilización de otra cuenta diferente. En lugar de anotar la cantidad en la cuenta del Banco correcta se ha utilizado otra diferente.
• Importes que aparecen en la contabilidad pero no en el extracto, bien porque erróneamente se ha anotado una cantidad que no correspondía a esa cuenta o bien porque se han realizado operaciones de pago pero la entidad bancaria aún no ha realizado el cargo. Es el caso, por ejemplo, de contabilizar el pago de un cheque cuando se entrega mientras que el banco lo carga en cuenta 3 días después, que es cuando realmente lo hace efectivo.
• Error en la cuantía del apunte de forma que no coincide la cantidad que aparece en la contabilidad con la del informe de la entidad porque se ha bailado un número, se ha “movido” la coma, se ha añadido un cero, etc.

Independientemente del origen que tengan las diferencias, todas se pueden incluir dentro de uno de los dos tipos que vemos a continuación y a cada uno de ellos le corresponde una solución diferente:

1. Descuadres temporales
Vienen provocados por desajuste en las fechas y se corrigen utilizando una cuenta transitoria que sirve de puente. Lo entenderás con el siguiente ejemplo:

La empresa realiza una transferencia de 10.000 euros el día 30 y contabiliza esa salida de fondos pero en el extracto bancario aparece el día 2 del mes siguiente que es cuando efectivamente se ha cargado en cuenta.

A la fecha de cierre del mes esos 10.000 euros deben aparecer en la cuenta contable porque realmente están en el banco, pero también es cierto que la transferencia se ha realizado. En estos casos se utiliza una cuenta de uso temporal del tipo de la 555 Partidas pendientes de aplicación, de forma que la salida de esos 10.000 euros se reflejarán en ella hasta que efectivamente se detraigan, momento en el que se contabilizará en el cuenta del banco 572.

2. Descuadres permanentes

Son aquellas diferencias que no se ajustarán con el transcurso del tiempo porque el error es material, por lo tanto para corregirlas habrá que incluir, modificar o borrar en la contabilidad el asiento que corresponda.

Por ejemplo, cuando no se ha contabilizado una operación o se ha hecho mal.

¿Es obligatoria?

La conciliación bancaria es obligatoria en el sentido de que es el camino para conseguir que los saldos de las cuentas de bancos sean los correctos, por tanto es necesario llevarla a cabo y con cierta periodicidad además.

Sin embargo, ni la normativa contable ni la fiscal exige que se realice como tal, ni se contempla régimen sancionador alguno al respecto. Como consecuencia de ello, no es necesario guardar ningún documento relacionado con ella ni justificar su realización.

Cuándo se debe conciliar los bancos y quién lo hace

El cuadre de bancos debe llevarse a cabo por el personal encargado de la contabilidad de la empresa. Si se trata de un servicio que está externalizado se realizará igualmente por la persona o personas que estén al cargo.

Ventajas de llevar a cabo la conciliación bancaria

Además de las propias de conseguir su objetivo, que es que el saldo contable de las cuentas de Bancos reflejen los fondos reales con los que cuenta la empresa, la conciliación bancaria conlleva otras ventajas:

• Implica que los datos a los que afecta y que muestra la contabilidad son fiables y ciertos.
• Hace que el personal encargado esté al tanto del estado de liquidez de la empresa.
• En algunos casos supone la revisión de otras cuentas contables relacionadas, lo que conlleva que estas queden también ajustadas debidamente.
• Permite la toma de decisiones basadas en datos contables correctos y veraces.

Cómo se hace una conciliación bancaria

El proceso a seguir para conciliar los saldos de los bancos varía en función de la forma en la que se lleve a cabo.

Tipos de conciliación bancaria

Los saldos bancarios se pueden conciliar bien manualmente o bien de forma automática.

Conciliación manual
Se realiza por el personal encargado de la llevanza de la contabilidad siguiendo un procedimiento por el que se van comparando los importes uno a uno para detectar así las posibles discrepancias.

Más adelante explicamos el proceso paso a paso.

Conciliación automática
Se lleva a cabo mediante un programa informático que permite detectar los desajustes prácticamente con un par de clics. Como es lógico, automatizar este tipo de labores supone un importante ahorro en horas de trabajo que se traduce, como es obvio, en ahorro de dinero.

Un cliente de Payhawk, MDM Props, compartió los retos de realizar conciliaciones bancarias precisas antes de cambiar a Payhawk como su solución de gestión de gastos.

"Tenemos grandes volúmenes de transacciones y, antes de Payhawk, nuestro proceso de conciliación de pagos era manual. Tardábamos meses en ponernos al día, ya que teníamos que introducir el importe neto, el IVA y con qué proyecto estaba relacionado", explicó Uchenna, director financiero de MDM Props. "Ahora, con Payhawk, es mucho más fácil, ya que el OCR registra todos los datos relevantes de los recibos, y podemos codificarlos correctamente desde el principio utilizando los campos personalizados."

Conciliación bancaria manual paso a paso

Para cuadrar el banco de forma manual los pasos a seguir son los siguientes:

1. Disponer de la documentación necesaria y esta es:

• El extracto con los movimientos del banco
• El listado del libro mayor de la cuenta contable a conciliar

2. Comparar los importes que aparecen en el extracto con los de la contabilidad y señalar las diferencias existentes, teniendo en cuenta que lo que prevalece es la información aportada por la entidad bancaria.

Si se trabaja con papel lo más cómodo y rápido es ir marcando con un fluorescente, rotulador o similar las cantidades en cada uno de los listados, de esta forma será muy sencillo apreciar las partidas que se han quedado sin tachar o marcar que son los que no coinciden.

Es lo que se llama “puntear”.

También se puede trabajar mediante una hoja de excel en la que deben figurar las cantidades de uno y otro listado.

3. Una vez detectado lo que no coincide es necesario hacer los ajustes necesarios para que la contabilidad sea un fiel reflejo del extracto bancario.

En este sentido es posible que haya que introducir apuntes contables por importes que no estaban registrados, borrar otros que no corresponden o que están duplicados, modificar cantidades consignadas erróneamente, etc.

4. Una vez hechas todas las correcciones pertinentes se procederá a comprobar el saldo contable:

• Si coincide con lo proporcionado por el banco el importe final es correcto y la conciliación se da por terminada.
• Si no coincide es porque aún ha quedado alguna diferencia sin corregir y habrá que buscarla y subsanarla.

Lo normal es que la entidad sea titular de varias cuentas bancarias, en la misma entidad o en otras diferentes, y el proceso será idéntico para cada una de ellas.

Consejos prácticos

Para sacar el máximo partido de la conciliación bancaria te puede venir bien aplicar las siguientes pautas:

• Antes de comenzar asegúrate de que el saldo inicial del período es el real, porque a veces el desajuste no está en el período que se concilia sino que viene de atrás.
• Si ese saldo inicial no es correcto hay que ir retrocediendo hasta dar con el exacto y empezar con el cuadre a partir de ahí.
• Lo ideal es que los bancos se cuadren con la periodicidad más corta posible porque eso hace que la labor sea más sencilla al tener que manejar menos información y que los datos de la contabilidad sean realmente fiables.
• Si las circunstancias no permiten hacerlo por períodos inferiores, lo conveniente es hacerlo cada final de mes como máximo.
• Hay que comprobar que los saldos mensuales sean los correctos, lo cual no impide que durante el período haya algún movimiento de fechas.
• Recuerda revisar las anotaciones que se hicieron en su momento en la cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación, porque es muy posible que alguna de ellas haya que traspasarla a la cuenta de banco que corresponda.

¿Qué es la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es un paso esencial en el proceso de cuentas por pagar para garantizar la exactitud y evitar discrepancias a la hora del pago.

Al comparar la factura y la orden de compra y recibir un informe, puedes confirmar la precisión de cualquiera de tus cargos y asegurarte de que has recibido todos los bienes o servicios correctos y que se especificaban en el acuerdo.

El proceso tradicional de conciliación de facturas es similar al siguiente:

a) Obtener la información de la factura del ERP o de la base de datos.
b) Abrir el sitio web de la banca electrónica.
c) Introducir los usuarios y contraseñas de acceso.
d) Introducir manualmente el número de cuenta bancaria, el nombre del banco, el nombre del proveedor y el importe en el portal de banca online.
d) Conciliar la transacción en los libros de la empresa a través del software de contabilidad.

Conciliación de facturas: los retos del calendario

En los "viejos tiempos", uno de los retos de la conciliación de facturas era el calendario. Y cuándo aparecían exactamente los pagos en el balance.

Por ejemplo, si realizabas un ingreso el viernes, pero no aparecía en tu cuenta hasta el lunes, tendrías errores si realizabas la conciliación de facturas entre medias.

También podías quedarte en el limbo, esperando a que tus proveedores cobraran los cheques enviados.

Conciliación de facturas: cómo reconocer actividades fraudulentas

A la hora de conciliar facturas, debes asegurarte de detectar comportamientos fraudulentos mediante la búsqueda de banderas rojas o patrones inusuales. Tomemos como ejemplo el reciente caso de estafa por phishing, en el que se vieron implicados Quanta, Facebook y Google, y en el que se pagaron más de 100 millones de dólares por facturas falsas. Algunas banderas rojas habituales son las siguientes:

• Facturas con importes de pago irregulares: Si una factura tiene un importe de pago muy diferente de los pagos anteriores.
• Facturas de proveedores desconocidos: Si recibes una factura de un proveedor que no reconoces.
• Facturas con información incompleta: Si a una factura le falta información importante, como el nombre de la empresa o los datos de contacto.
• Facturas con datos de pago incorrectos: Si una factura contiene datos de pago incorrectos, como un nombre mal escrito o un número de cuenta bancaria incorrecto.
• Facturas con incoherencias en el importe o la descripción: Si una factura tiene información incoherente o contradictoria sobre el importe o la descripción de los bienes o servicios que se cobran.

Si sospechas de un comportamiento fraudulento al conciliar facturas, debes tomar medidas para proteger tu empresa. Esto puede incluir ponerte en contacto con el proveedor para verificar la factura, revisar los registros de pagos y emprender acciones legales si es necesario.

¿Por qué es importante la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es el proceso de comparar las facturas de los proveedores con las órdenes de compra y los recibos. El objetivo de esta operación es garantizar que los importes registrados en las facturas son exactos y coinciden con las cantidades y precios acordados en las órdenes de compra. El proceso también ayuda a identificar y resolver rápidamente cualquier discrepancia o error, como sobrecargos o artículos que faltan.

La conciliación de facturas es una parte esencial de la gestión financiera y ayuda a las organizaciones a mantener registros financieros precisos y evitar pérdidas por fraude o errores. También ayuda a las empresas a gestionar con precisión el pago de sus facturas para garantizar que sólo pagan por los bienes y servicios que reciben.

En resumen, el objetivo de la conciliación de facturas es:

• Verificar la exactitud de las facturas.
• Pagar correctamente a los proveedores.
• Evitar pagos excesivos o insuficientes.
• Mantener registros financieros precisos.
• Identificar y resolver cualquier discrepancia o error.

Cómo mejorar el proceso de conciliación en tu empresa

Conciliar los pagos con tarjeta y conciliacion de proveedores lleva mucho tiempo, pero es vital. Si tu empresa sigue realizando gran parte de este trabajo manualmente o con múltiples soluciones, hay una forma mejor de hacerlo.

Tu empresa necesita empezar a utilizar un software que automatice y haga más eficaz el proceso de conciliación y reduzca los errores manuales.

Las empresas de todos los tamaños tienen algunas necesidades importantes en común cuando se trata del proceso de conciliación y la gestión de sus gastos empresariales. Necesitan:

A) registrar fácilmente los datos de los gastos, incluidos los de los pagos con tarjeta y las facturas.
B) asegurarse de que los datos están perfectamente sincronizados con el software de contabilidad o ERP elegido.
C) realizar conciliaciones en tiempo real para obtener una imagen precisa del flujo de caja de la empresa.

En Payhawk, hacemos todas estas cosas y más. Descubre cómo sería la gestión de gastos en tu empresa con Payhawk en esta Guía.

La solución de gestión de gastos de Payhawk incluye tecnología OCR inteligente tanto en la versión para ordenador como en la aplicación móvil que puede extraer y registrar los datos más importantes de recibos y facturas en cuestión de segundos.

Conseguir una conciliación de tarjetas y facturas simple

Con Payhawk, tu empresa dispone de una solución completa de gestión de gastos, que incluye tarjetas de empresa, gestión de gastos, gestión de facturas y mucho más.

Los titulares disponen de tarjetas de empresa conectadas al software de gestión de gastos a través de una aplicación y un portal de administración fáciles de usar. Todo lo que tienen que hacer es gastar (dentro de los límites ya establecidos por el equipo financiero en el programa), cargar el recibo mediante un snap rápido y seleccionar las categorías de gasto (de una lista creada por el equipo financiero).

"La aplicación Payhawk es muy inteligente e intuitiva", afirma Alessandro Lupo, Director Financiero de Club Freelance. "Al equipo le encanta la aplicación porque es fácil y sencilla de usar para todos. También hemos visto menos errores ahora que la tecnología OCR integrada registra todos los datos del recibo una vez que alguien lo carga. Así, todo lo que tienen que hacer es elegir la categoría de gasto correcta, etc.".

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres extrae todos los datos pertinentes para garantizar que no haya campos omitidos ni lagunas en la información. ¿Y si tu compañero se olvida de cargar el recibo? La solución se lo recuerda automáticamente hasta que lo hace.

ATU, cliente de Payhawk, consiguió ahorrar más de 2 millones de euros en reclamaciones de IVA utilizando tarjetas de empresa y clasificando correctamente los recibos en el momento de la conciliación.

"Ya no tenemos que perseguir recibos. Desde que utilizamos Payhawk, los gestores sólo tienen que hacer una foto del recibo -digitalizándolo- e introducirlo en el sistema financiero automatizado. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que, de otro modo, se habrían perdido", explica Mathias Goet, Director de Proyectos de ATU.

Conciliación inteligente de facturas

Al igual que las conciliaciones de recibos de pagos con tarjeta, las conciliaciones de facturas son fáciles con el OCR y los campos personalizados de Payhawk.

Encuestamos a nuestros clientes sobre cómo era pagar y conciliar una sola factura antes de Payhawk. Nos explicaron que el pago podía llevar hasta 15 minutos y que implicaba a varias personas.

Con Payhawk, sólo se tarda unos segundos. Mientras el OCR extrae todos los datos relevantes, la persona que envía la factura selecciona un par de campos personalizados, añade un comentario y el trabajo está hecho.

Gracias a este proceso, la categorización está descentralizada y el equipo financiero puede tomar decisiones estratégicas para la empresa en lugar de ahogarse en facturas y buscar la información que falta.

Conciliaciones de facturas y tarjetas: integración con tu ERP y tu software de contabilidad

En Payhawk, nuestra estrategia de integración ayuda a los profesionales de las finanzas y a los contables a trabajar con rapidez y evitar errores. Creamos nuestras integraciones de ERP y software de contabilidad de acuerdo con el concepto de devengo diferenciando entre las fechas de reconocimiento de facturas/recibos y pagos, lo que significa que tu equipo financiero puede:

Transferir los datos de gastos de la empresa sin problemas y con cero esfuerzo. Nos integramos con NetSuite, Xero, Exact Online, Datev, Microsoft Dynamics y QuickBooks.
Ver, rastrear y registrar con precisión transacciones en tiempo real.

Con Payhawk, ahorrarás tiempo y esfuerzo digitalizando tus datos de gastos mediante el OCR, categorizándolos correctamente con la automatización y transfiriéndolos sin esfuerzo a tu ERP o tu software de contabilidad. Todo eso, y además controlar el gasto con tarjeta de la empresa, realizado dentro de los límites gracias a los controles que establecerás antes de entregar tus tarjetas corporativas.

¿Qué ocurre con los recibos perdidos?

El coste real de los recibos perdidos puede ser enorme, como ya han señalado ATU y MDM Props.

Pero con la aplicación y la plataforma tan fáciles de usar, los recibos y las facturas son fáciles de gestionar y registrar. ¿Y si faltan recibos? La solución los busca automáticamente para garantizar que ningún gasto quede sin registrar.

La recopilación de recibos puede suponer grandes recuperaciones de IVA para las empresas, y nuestra integración con 60días significa que incluso puede presentar recibos con fecha anterior.

"La recuperación del IVA puede ser retroactiva durante un periodo de hasta cuatro años en algunos casos", nos explica Sergio Pérez Vegas, socio director técnico (e inspector de Hacienda en excedencia especializado en IVA) de 60días. "Lo que significa que puedes recuperar el IVA de recibos de hace dos años pero ver el beneficio antes de que acabe el año actual".

Más allá de la recuperación del IVA: Preparar las auditorías

Más allá de las ventajas de la recuperación del IVA y de un cierre de mes eficiente, una conciliación adecuada puede ser decisiva para el resultado correcto de una auditoría.

Las soluciones de gestión de gastos, como Payhawk, pueden encargarse de muchos de los pasos de las auditorías sin errores ni esfuerzo. No hay importes de gastos mal escritos gracias al OCR, y no hay categorías de gastos confusas gracias a los campos personalizados sugeridos por su equipo financiero interno.

¿Quieres saber más?

Las conciliaciones de facturas y tarjetas son vitales, pero no tienen por qué ser complicadas. Reserva una demostración para descubrir cómo tu empresa podría mejorar las conciliaciones para ahorrar tiempo, dinero y estrés.