La conciliación automática de facturas, bancos y tarjetas con Payhawk beneficia a las empresas en tanto que simplifica y agiliza los procesos, reduce los errores y ahorra tiempo. Este proceso es esencial para contar con registros financieros precisos y facilitar los cierres mensuales. Payhawk automatiza la conciliación, sincroniza los datos con el ERP o software contable y mejora la gestión de gastos. Esta tecnología reduce el esfuerzo manual, permite hacer una categorización precisa y eficiente de los gastos, y prepara a la empresa para las auditorías. Además, la integración con sistemas de ERP y contabilidad asegura la precisión y la actualización de los datos financieros en tiempo real.
La conciliación de tarjetas y facturas es uno de los mayores retos para las empresas. No porque sean especialmente difíciles, sino porque requieren mucho trabajo, sobre todo si tu tecnología de gestión de gastos no está a la altura. Además, esta tarea puede estar estrechamente vinculada con los procesos que tengas implementados en tu empresa a la hora de gestionar los proveedores actuales.
La conciliación financiera está estrechamente relacionada con la gestión de proveedores, ya que es un proceso esencial para garantizar la exactitud y transparencia en las transacciones comerciales entre una empresa y sus proveedores. A continuación te explico cómo se vinculan:
En resumen, la conciliación financiera es una herramienta crucial en la gestión de proveedores porque permite un control preciso de las transacciones, ayuda a prevenir errores, facilita el cumplimiento de los acuerdos y mantiene una buena salud financiera en las relaciones comerciales.
Si formas parte del equipo financiero de una empresa grande o en crecimiento con operaciones financieras complejas y múltiples fuentes de ingresos y gastos, es probable que las conciliaciones te resulten especialmente difíciles.
Conseguir conciliaciones precisas es estresante, desde las discrepancias entre registros hasta la falta de información. Y, por si fuera poco, la precisión y la rapidez son esenciales para poder llevar las cuentas al día y hacer los cierres mensuales.
Pero nos guste o no es inevitable… Por eso, en este artículo te vamos a dar una serie de pautas que te van a ayudar a llevar a cabo este tipo de operaciones que se engloban dentro de conciliación financiera.
Es obligatorio que las cuentas anuales de la empresa reflejen la imagen fiel de su patrimonio. Esto significa que todos los saldos de las cuentas contables que las integran tienen que ser correctos y coincidentes con los datos que se puedan obtener extracontablemente.
Pues bien, el proceso por el que se comprueba la veracidad de dichos saldos y se corrigen, si es necesario, es lo que se denomina “conciliación”. Y si en concreto se hace referencia a las cuentas financieras estamos ante la “conciliación financiera”.
Por lo tanto, podemos definir la conciliación financiera como el proceso por el que se comprueba que los saldos de las cuentas financieras coinciden con la realidad y, en caso de existir discrepancias, se hacen las correcciones necesarias.
A continuación vemos por separado los procedimientos más destacados dentro de este control de las finanzas y que son la conciliación de tarjetas, la conciliación bancaria y la conciliación de facturas.
Las empresas siguen el proceso de conciliación de tarjetas para cotejar todas las transacciones que figuran en el extracto bancario de una empresa con sus correspondientes registros contables.
La conciliación de tarjetas garantiza que la empresa, el equipo financiero y los titulares de las tarjetas han registrado todos sus gastos con exactitud y ayuda a identificar cualquier discrepancia o error. El proceso suele consistir en comparar las transacciones que figuran en el extracto bancario con las registradas en los registros contables y, a continuación, resolver cualquier diferencia o realizar los ajustes necesarios para garantizar que estos datos sean exactos.
Si todavía haces conciliaciones manuales, esto te interesa
Para realizar la conciliación de tarjetas, tu equipo financiero debe cotejar las transacciones de los extractos bancarios con los registros contables de la empresa.
Los pasos principales en esta tarea incluyen hacer lo siguiente:
Puede haber varias razones por las que las empresas se equivoquen en esta tarea:
Las empresas deben contar con procesos de conciliación claros y documentados, utilizar tecnología diseñada para esta tarea (que también admita la automatización) y formar a los empleados para que concilien las tarjetas correctamente a fin de evitar los errores arriba mencionados.
La conciliación bancaria es el proceso por el que se comprueba que el saldo y los movimientos de las cuentas contables de Bancos son correctos y, de no ser así, se detectan y corrigen las discrepancias existentes entre la contabilidad y la información bancaria.
Por ejemplo:
La empresa tiene una cuenta corriente en el BBVA que, según aparece en el extracto a 31 de enero tiene 8.347,70 euros, y esta es la cantidad que debe figurar en la contabilidad de la empresa porque es la real.
Pues bien, si el libro mayor esta cuenta a final de enero presenta ese saldo exacto está correcta pero si varía en el importe que sea habrá que buscar el error y corregirlo, porque no es veraz. En eso es en lo que consiste conciliar la cuenta bancaria, o lo que en el argot se denomina “cuadrar el banco”: en hacer coincidir los datos contables con el extracto bancario.
La utilidad es evidente: la conciliación del banco sirve para que esta parte de la contabilidad concuerde con la realidad financiera de la empresa y refleje el importe cierto de los fondos de los que dispone en cada momento.
Los humanos, por mucho que intentemos evitarlo, nos equivocamos. En cualquier trabajo se cometen errores y a la hora de contabilizar las partidas de banco también.
Con frecuencia los descuadres vienen provocados por:
Independientemente del origen que tengan las diferencias, todas se pueden incluir dentro de uno de los dos tipos que vemos a continuación y a cada uno de ellos le corresponde una solución diferente:
1. Descuadres temporales
Vienen provocados por desajuste en las fechas y se corrigen utilizando una cuenta transitoria que sirve de puente. Lo entenderás con el siguiente ejemplo:
La empresa realiza una transferencia de 10.000 euros el día 30 y contabiliza esa salida de fondos pero en el extracto bancario aparece el día 2 del mes siguiente que es cuando efectivamente se ha cargado en cuenta.
A la fecha de cierre del mes esos 10.000 euros deben aparecer en la cuenta contable porque realmente están en el banco, pero también es cierto que la transferencia se ha realizado. En estos casos se utiliza una cuenta de uso temporal del tipo de la 555 Partidas pendientes de aplicación, de forma que la salida de esos 10.000 euros se reflejarán en ella hasta que efectivamente se detraigan, momento en el que se contabilizará en el cuenta del banco 572.
2. Descuadres permanentes
Son aquellas diferencias que no se ajustarán con el transcurso del tiempo porque el error es material, por lo tanto para corregirlas habrá que incluir, modificar o borrar en la contabilidad el asiento que corresponda.
Por ejemplo, cuando no se ha contabilizado una operación o se ha hecho mal.
La conciliación bancaria es obligatoria en el sentido de que es el camino para conseguir que los saldos de las cuentas de bancos sean los correctos, por tanto es necesario llevarla a cabo y con cierta periodicidad además.
Sin embargo, ni la normativa contable ni la fiscal exige que se realice como tal, ni se contempla régimen sancionador alguno al respecto. Como consecuencia de ello, no es necesario guardar ningún documento relacionado con ella ni justificar su realización.
El cuadre de bancos debe llevarse a cabo por el personal encargado de la contabilidad de la empresa. Si se trata de un servicio que está externalizado se realizará igualmente por la persona o personas que estén al cargo.
Además de las propias de conseguir su objetivo, que es que el saldo contable de las cuentas de Bancos reflejen los fondos reales con los que cuenta la empresa, la conciliación bancaria conlleva otras ventajas:
El proceso a seguir para conciliar los saldos de los bancos varía en función de la forma en la que se lleve a cabo.
Los saldos bancarios se pueden conciliar bien manualmente o bien de forma automática.
Conciliación manual
Se realiza por el personal encargado de la llevanza de la contabilidad siguiendo un procedimiento por el que se van comparando los importes uno a uno para detectar así las posibles discrepancias.
Más adelante explicamos el proceso paso a paso.
Conciliación automática
Se lleva a cabo mediante un programa informático que permite detectar los desajustes prácticamente con un par de clics. Como es lógico, automatizar este tipo de labores supone un importante ahorro en horas de trabajo que se traduce, como es obvio, en ahorro de dinero.
Un cliente de Payhawk, MDM Props, compartió los retos de realizar conciliaciones bancarias precisas antes de cambiar a Payhawk como su solución de gestión de gastos.
"Tenemos grandes volúmenes de transacciones y, antes de Payhawk, nuestro proceso de conciliación de pagos era manual. Tardábamos meses en ponernos al día, ya que teníamos que introducir el importe neto, el IVA y con qué proyecto estaba relacionado", explicó Uchenna, director financiero de MDM Props. "Ahora, con Payhawk, es mucho más fácil, ya que el OCR registra todos los datos relevantes de los recibos, y podemos codificarlos correctamente desde el principio utilizando los campos personalizados."
Para cuadrar el banco de forma manual los pasos a seguir son los siguientes:
Si se trabaja con papel lo más cómodo y rápido es ir marcando con un fluorescente, rotulador o similar las cantidades en cada uno de los listados, de esta forma será muy sencillo apreciar las partidas que se han quedado sin tachar o marcar que son los que no coinciden.
Es lo que se llama “puntear”.
También se puede trabajar mediante una hoja de excel en la que deben figurar las cantidades de uno y otro listado.
En este sentido es posible que haya que introducir apuntes contables por importes que no estaban registrados, borrar otros que no corresponden o que están duplicados, modificar cantidades consignadas erróneamente, etc.
Lo normal es que la entidad sea titular de varias cuentas bancarias, en la misma entidad o en otras diferentes, y el proceso será idéntico para cada una de ellas.
Para sacar el máximo partido de la conciliación bancaria te puede venir bien aplicar las siguientes pautas:
La conciliación de facturas es un paso esencial en el proceso de cuentas por pagar para garantizar la exactitud y evitar discrepancias a la hora del pago.
Al comparar la factura y la orden de compra y recibir un informe, puedes confirmar la precisión de cualquiera de tus cargos y asegurarte de que has recibido todos los bienes o servicios correctos y que se especificaban en el acuerdo.
El proceso tradicional de conciliación de facturas es similar al siguiente:
a) Obtener la información de la factura del ERP o de la base de datos.
b) Abrir el sitio web de la banca electrónica.
c) Introducir los usuarios y contraseñas de acceso.
d) Introducir manualmente el número de cuenta bancaria, el nombre del banco, el nombre del proveedor y el importe en el portal de banca online.
d) Conciliar la transacción en los libros de la empresa a través del software de contabilidad.
En los "viejos tiempos", uno de los retos de la conciliación de facturas era el calendario. Y cuándo aparecían exactamente los pagos en el balance.
Por ejemplo, si realizabas un ingreso el viernes, pero no aparecía en tu cuenta hasta el lunes, tendrías errores si realizabas la conciliación de facturas entre medias.
También podías quedarte en el limbo, esperando a que tus proveedores cobraran los cheques enviados.
A la hora de conciliar facturas, debes asegurarte de detectar comportamientos fraudulentos mediante la búsqueda de banderas rojas o patrones inusuales. Tomemos como ejemplo el reciente caso de estafa por phishing, en el que se vieron implicados Quanta, Facebook y Google, y en el que se pagaron más de 100 millones de dólares por facturas falsas. Algunas banderas rojas habituales son las siguientes:
Si sospechas de un comportamiento fraudulento al conciliar facturas, debes tomar medidas para proteger tu empresa. Esto puede incluir ponerte en contacto con el proveedor para verificar la factura, revisar los registros de pagos y emprender acciones legales si es necesario.
La conciliación de facturas es el proceso de comparar las facturas de los proveedores con las órdenes de compra y los recibos. El objetivo de esta operación es garantizar que los importes registrados en las facturas son exactos y coinciden con las cantidades y precios acordados en las órdenes de compra. El proceso también ayuda a identificar y resolver rápidamente cualquier discrepancia o error, como sobrecargos o artículos que faltan.
La conciliación de facturas es una parte esencial de la gestión financiera y ayuda a las organizaciones a mantener registros financieros precisos y evitar pérdidas por fraude o errores. También ayuda a las empresas a gestionar con precisión el pago de sus facturas para garantizar que sólo pagan por los bienes y servicios que reciben.
En resumen, el objetivo de la conciliación de facturas es:
Conciliar los pagos con tarjeta y conciliacion de proveedores lleva mucho tiempo, pero es vital. Si tu empresa sigue realizando gran parte de este trabajo manualmente o con múltiples soluciones, hay una forma mejor de hacerlo.
Tu empresa necesita empezar a utilizar un software que automatice y haga más eficaz el proceso de conciliación y reduzca los errores manuales.
Las empresas de todos los tamaños tienen algunas necesidades importantes en común cuando se trata del proceso de conciliación y la gestión de sus gastos empresariales. Necesitan:
A) registrar fácilmente los datos de los gastos, incluidos los de los pagos con tarjeta y las facturas.
B) asegurarse de que los datos están perfectamente sincronizados con el software de contabilidad o ERP elegido.
C) realizar conciliaciones en tiempo real para obtener una imagen precisa del flujo de caja de la empresa.
En Payhawk, hacemos todas estas cosas y más.
La solución de gestión de gastos de Payhawk incluye tecnología OCR inteligente tanto en la versión para ordenador como en la aplicación móvil que puede extraer y registrar los datos más importantes de recibos y facturas en cuestión de segundos.
Con Payhawk, tu empresa dispone de una solución completa de gestión de gastos, que incluye tarjetas de empresa, gestión de gastos, gestión de facturas y mucho más.
Los titulares disponen de tarjetas de empresa conectadas al software de gestión de gastos a través de una aplicación y un portal de administración fáciles de usar. Todo lo que tienen que hacer es gastar (dentro de los límites ya establecidos por el equipo financiero en el programa), cargar el recibo mediante un snap rápido y seleccionar las categorías de gasto (de una lista creada por el equipo financiero).
"La aplicación Payhawk es muy inteligente e intuitiva", afirma Alessandro Lupo, Director Financiero de Club Freelance. "Al equipo le encanta la aplicación porque es fácil y sencilla de usar para todos. También hemos visto menos errores ahora que la tecnología OCR integrada registra todos los datos del recibo una vez que alguien lo carga. Así, todo lo que tienen que hacer es elegir la categoría de gasto correcta, etc.".
La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres extrae todos los datos pertinentes para garantizar que no haya campos omitidos ni lagunas en la información. ¿Y si tu compañero se olvida de cargar el recibo? La solución se lo recuerda automáticamente hasta que lo hace.
ATU, cliente de Payhawk, consiguió ahorrar más de 2 millones de euros en reclamaciones de IVA utilizando tarjetas de empresa y clasificando correctamente los recibos en el momento de la conciliación.
"Ya no tenemos que perseguir recibos. Desde que utilizamos Payhawk, los gestores sólo tienen que hacer una foto del recibo -digitalizándolo- e introducirlo en el sistema financiero automatizado. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que, de otro modo, se habrían perdido", explica Mathias Goet, Director de Proyectos de ATU.
Al igual que las conciliaciones de recibos de pagos con tarjeta, las conciliaciones de facturas son fáciles con el OCR y los campos personalizados de Payhawk.
Encuestamos a nuestros clientes sobre cómo era pagar y conciliar una sola factura antes de Payhawk. Nos explicaron que el pago podía llevar hasta 15 minutos y que implicaba a varias personas.
Con Payhawk, sólo se tarda unos segundos. Mientras el OCR extrae todos los datos relevantes, la persona que envía la factura selecciona un par de campos personalizados, añade un comentario y el trabajo está hecho.
Gracias a este proceso, la categorización está descentralizada y el equipo financiero puede tomar decisiones estratégicas para la empresa en lugar de ahogarse en facturas y buscar la información que falta.
En Payhawk, nuestra estrategia de integración ayuda a los profesionales de las finanzas y a los contables a trabajar con rapidez y evitar errores. Creamos nuestras integraciones de ERP y software de contabilidad de acuerdo con el concepto de devengo diferenciando entre las fechas de reconocimiento de facturas/recibos y pagos, lo que significa que tu equipo financiero puede:
Transferir los datos de gastos de la empresa sin problemas y con cero esfuerzo. Nos integramos con NetSuite, Xero, Exact Online, Datev, Microsoft Dynamics y QuickBooks.
Ver, rastrear y registrar con precisión transacciones en tiempo real.
Con Payhawk, ahorrarás tiempo y esfuerzo digitalizando tus datos de gastos mediante el OCR, categorizándolos correctamente con la automatización y transfiriéndolos sin esfuerzo a tu ERP o tu software de contabilidad. Todo eso, y además controlar el gasto con tarjeta de la empresa, realizado dentro de los límites gracias a los controles que establecerás antes de entregar tus tarjetas corporativas.
El coste real de los recibos perdidos puede ser enorme, como ya han señalado ATU y MDM Props.
Pero con la aplicación y la plataforma tan fáciles de usar, los recibos y las facturas son fáciles de gestionar y registrar. ¿Y si faltan recibos? La solución los busca automáticamente para garantizar que ningún gasto quede sin registrar.
La recopilación de recibos puede suponer grandes recuperaciones de IVA para las empresas, y nuestra integración con 60días significa que incluso puede presentar recibos con fecha anterior.
"La recuperación del IVA puede ser retroactiva durante un periodo de hasta cuatro años en algunos casos", nos explica Sergio Pérez Vegas, socio director técnico (e inspector de Hacienda en excedencia especializado en IVA) de 60días. "Lo que significa que puedes recuperar el IVA de recibos de hace dos años pero ver el beneficio antes de que acabe el año actual".
Más allá de las ventajas de la recuperación del IVA y de un cierre de mes eficiente, una conciliación adecuada puede ser decisiva para el resultado correcto de una auditoría.
Las soluciones de gestión de gastos, como Payhawk, pueden encargarse de muchos de los pasos de las auditorías sin errores ni esfuerzo. No hay importes de gastos mal escritos gracias al OCR, y no hay categorías de gastos confusas gracias a los campos personalizados sugeridos por su equipo financiero interno.
Las conciliaciones de facturas y tarjetas son vitales, pero no tienen por qué ser complicadas. Reserva una demostración para descubrir cómo tu empresa podría mejorar las conciliaciones para ahorrar tiempo, dinero y estrés.
Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.