Rapprochement bancaire et comptable : guide et avantages

Si vous faites partie du service financier d’une entreprise de taille ou en plein essor, où les opérations financières sont complexes et les sources de revenus et dépenses multiples, le rapprochement peut s’avérer particulièrement délicat.

Anomalies dans vos relevés, informations manquantes… la précision est alors un enjeu de taille. Rien n’égale le stress de devoir rapprocher chaque transaction vite et sans faute quand l’on compte sur vous pour gérer les flux de trésorerie et respecter les délais des états financiers.

Qu’est-ce que le rapprochement des paiements par carte ?

Pour les entreprises, le processus de rapprochement des paiements par carte permet de faire correspondre toutes les transactions de leur relevé bancaire avec le registre comptable. Il fait partie du rapprochement bancaire.

Ce type de rapprochement garantit la saisie précise de toutes les dépenses par l’entreprise, son équipe financière et les titulaires de cartes, et aide à mettre en lumière tout décalage ou toute erreur. En général, il se résume à une comparaison des transactions inscrites sur le relevé bancaire avec celles du registre comptable, puis à la correction des anomalies et à des ajustements pour que tout soit parfait.

Comment se déroule le rapprochement des paiements par carte ?

Au cours de ce processus, le pôle financier fait correspondre les transactions figurant sur votre relevé bancaire avec le livre comptable de l’entreprise.

En voici les principales étapes :

1. Récupération de toutes les données pertinentes : vous rassemblez une copie du relevé bancaire, tout reçu ou document associé à une
2. Comparaison des transactions : vous passez en revue chaque dépense du relevé bancaire et vous vérifiez qu’elle est aussi présente dans les registres de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, ajoutez-la au processus de rapprochement.
3. Identification et résolution des anomalies : s’il existe des différences entre le relevé bancaire et les registres de l’entreprise, menez l’enquête et corrigez les erreurs. Elles peuvent être dues à des problèmes dans la tenue des registres, à une erreur bancaire ou à des actes frauduleux.
4. Mise à jour des registres de l’entreprise : leur actualisation permet d’intégrer tout changement effectué lors du processus de rapprochement.
5. Vérification et approbation du rapprochement : passez en revue tout le processus de rapprochement pour veiller à ce que toutes les transactions aient été rapprochées et toutes les anomalies corrigées. Une fois le résultat satisfaisant, validez le rapprochement et apportez toutes les modifications nécessaires au registre comptable de l’entreprise.
6. Ajout de documents annexes et conservation des relevés : documentez l’intégralité du processus de rapprochement, notamment les changements apportés et leurs justifications. Conservez une copie du relevé bancaire rapproché et de toute la documentation annexe pour référence.

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?

Votre entreprise peut rencontrer des problèmes de rapprochement des transactions par carte pour plusieurs raisons :

1. Saisies erronées : des doublons aux écritures passées à l’envers, en passant par les transactions ajoutées au mauvais journal, l’erreur humaine est souvent en cause dans les problèmes de rapprochement.
2. Documents manquants : si les entreprises ne disposent pas des documents suffisants pour effectuer le rapprochement, des incohérences et des erreurs peuvent se glisser dans les relevés.
3. Transactions incomplètes ou manquantes : une entrée en retard ou un oubli de saisie d’une transaction, et le rapprochement ne sera pas complet.
4. Catégorisation incohérente : si les transactions ne sont pas classées de façon logique, ou si le système d’enregistrement présente des irrégularités, le rapprochement peut s’en trouver erroné.
5. Technologie mal adaptée : des outils obsolètes ou non adaptés à vos processus peuvent entraîner des erreurs dans le rapprochement des transactions par carte, notamment si votre système ne prend pas en compte les transactions en plusieurs devises ou s’il ne peut pas effectuer le rapprochement en temps réel.
6. **Manque de formation **: Si votre personnel ne sait pas comment rapprocher les transactions par carte, vous vous exposez à des erreurs.

Quelle que soit l’entreprise, pour éviter les problèmes mentionnés ci-dessus, les processus de rapprochement doivent être clairement établis et documentés, mais aussi utiliser des technologies prévues à cet effet (et compatibles avec l’automatisation). Le personnel doit aussi savoir gérer le rapprochement des transactions par carte.

Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire consiste à faire correspondre le solde du compte d’une entreprise ou d’une entité avec le dernier relevé bancaire correspondant. En cas d’irrégularité entre les deux chiffres, c’est à l’équipe responsable des finances ou de la comptabilité de revenir sur le relevé bancaire pour corriger toute erreur potentielle.

Pour de nombreuses entreprises, le processus de rapprochement est majoritairement automatisé, mais le rapprochement manuel est encore monnaie courante.

MDM Props, client de Payhawk, a fait part des défis liés au rapprochement bancaire, notamment en termes de précision, que la société a rencontrés avant de faire appel à nos services.

« Nous traitons de nombreuses transactions, et avant Payhawk, tout le travail de rapprochement s’effectuait manuellement. Il nous fallait des mois pour rattraper notre retard, car nous devions saisir le montant net, celui de la TVA, et les détails du projet auquel était associée chaque dépense »

... explique Uchenna, responsable des finances chez MDM Props. « Avec Payhawk, rien de plus facile maintenant : grâce à l’OCR, toutes les données pertinentes sont récupérées sur les reçus, et nous pouvons les coder en amont à l’aide de champs personnalisés. »

Types de rapprochements bancaires

Il existe cinq types de rapprochements bancaires que nous avons regroupés en trois catégories :

Le rapprochement bancaire (et inter-entreprise)

Il correspond au rapprochement qui a lieu dans l’entreprise entre les relevés bancaires et les transactions enregistrées. Les bilans des différentes succursales doivent correspondre à ceux présents dans les comptes de l’entreprise mère.

Le rapprochement client

Quand une entreprise a le statut de fournisseur, elle doit s’assurer que les soldes de ses registres correspondent parfaitement à ceux de ses clients.

Le rapprochement fournisseur (et rapprochement propre à l’entreprise)

Quand une entreprise a le statut de client, elle doit s’assurer que les soldes de ses registres correspondent parfaitement à ceux de ses fournisseurs. L’entreprise devra aussi vérifier que les services et biens qu’elle a reçus de ses prestataires sont cohérents avec les entrées des relevés.

Comment se déroule le rapprochement bancaire ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise, certaines étapes sont essentielles au processus de rapprochement bancaire :

1. Vérification des relevés bancaires
2. Récupération des relevés commerciaux
3. Vérification des dépôts bancaires
4. Vérification des virements bancaires
5. Étude des revenus de l’entreprise
6. Passage au crible et vérification des dépenses
7. Équilibre des relevés bancaires et des soldes de comptes
8. Analyse et vérification des soldes de fin d’année

Pourquoi bien se préparer au rapprochement bancaire ?

Impossible d’ignorer le rapprochement bancaire : ce processus vital permet d’éliminer les incohérences et d’assurer vos arrières en cas d’audit ou de contrôle fiscal.

Grâce à lui, vous bénéficiez également d’un état précis des sommes d’argent qui entrent et sortent de votre compte, un atout inestimable pour prendre les décisions qui garantiront la pérennité de votre entreprise. Qu’il s’agisse de faire des économies ou d’investir, toute entreprise doit pouvoir consulter des soldes précis afin de gérer ses budgets et d’affecter des fonds où cela est nécessaire.

Qu’est-ce que le rapprochement de factures ?

Le rapprochement de factures est essentiel à la gestion des comptes fournisseurs : il assure l’absence d’irrégularités et la précision au niveau des paiements.

Comparer la facture et le bon de commande, notamment à l’aide d’un rapport, vous permet de garantir l’exactitude de tous vos frais ainsi que des biens ou services qui vous ont été fournis.

Traditionnellement, le processus de rapprochement des factures suit ces étapes :

a) Récupération des données de facturation dans l’ERP ou la base de données
b) Ouverture du portail de banque en ligne
c) Saisie des identifiants ou jetons
d) Saisie manuelle du numéro de compte bancaire, du nom de la banque, du nom du fournisseur et du montant dans le portail de banque en ligne
e) Rapprochement de la transaction avec le livre des comptes via le logiciel de comptabilité

Le problème de l’horodatage

Avant l’ère des logiciels de gestion des dépenses et de comptabilité, le principal obstacle au rapprochement de factures était le temps, mais surtout l’heure exacte à laquelle les paiements apparaissent sur le détail de votre solde.

Par exemple, si l’argent a été versé un vendredi mais qu’il n’apparaît dans votre compte que le lundi suivant, vous feriez face à une erreur si le rapprochement des factures était effectué entre ces deux dates.

De même, si vos prestataires tardent à encaisser les chèques que vous leur envoyez, vos finances resteront incertaines.

Savoir reconnaître les activités frauduleuses

Lors du rapprochement de vos factures, méfiez-vous des tentatives de fraude en gardant un œil sur les transactions suspicieuses et les activités inhabituelles. Personne n’est à l’abri, comme en témoigne cette récente affaire d’escroquerie impliquant Quanta, Facebook, Google et des fausses factures s’élevant à plus de 100 millions d’euros. Voici quelques cas qui devraient vous interpeler:

Des factures aux montants irréguliers : vous remarquez que le montant d’une facture diffère des précédents paiements.
Des factures de fournisseurs inconnus : vous recevez une facture d’un prestataire avec qui vous n’avez jamais collaboré.
Des factures où les informations sont manquantes ou incomplètes : vous constatez qu’il manque des données clés sur une facture, comme le nom de l’entreprise ou des coordonnées.
Des factures où les coordonnées de paiement sont erronées : il y a une faute dans le nom du bénéficiaire ou le numéro du compte en banque est incorrect.
Des factures incohérentes au niveau du montant ou de la description : les informations contenues dans la facture sont incohérentes ou contradictoires, notamment au niveau du montant ou de la description des biens ou services facturés.

Si vous soupçonnez des activités frauduleuses lors du rapprochement de vos factures, prenez quelques mesures pour protéger votre activité : contactez le fournisseur pour qu’il vérifie la facture, consultez votre historique des paiements et entamez des poursuites judiciaires si nécessaire.

Quel est l’intérêt du rapprochement de factures ?

En comparant les factures des fournisseurs aux bons de commandes et aux reçus, le rapprochement de factures permet de vérifier que le montant facturé est correct et correspond aux quantités et prix acceptés lors de la validation du bon de commande. C’est aussi lors du rapprochement que toute anomalie ou erreur (comme une surfacturation ou un élément manquant) est rapidement identifiée et résolue.

Essentiel à la gestion des finances, le processus de rapprochement aide les entreprises à assurer la bonne tenue de leurs registres financiers et à éviter les pertes dues à des fraudes ou des erreurs. Il permet en outre aux entreprises de gérer avec précision le paiement des factures, pour ne jamais payer plus que les produits et services qu’elles reçoivent.

En bref, le rapprochement de factures a plusieurs rôles :

• Vérifier que les factures sont correctes
• Payer le bon montant aux fournisseurs
• Éviter les versements excédentaires ou insuffisants
• Assurer la bonne tenue des registres financiers
• Identifier et résoudre les anomalies ou erreurs

Comment améliorer le processus de rapprochement dans votre entreprise

Bien que chronophage, l’état de rapprochement des paiements par carte et des factures fournisseurs doit avoir lieu. Si votre entreprise compte encore sur la saisie manuelle ou sur une panoplie d’outils pour s’en charger, sachez qu’il existe une meilleure solution.

Commencez dès maintenant à vous aider d’un logiciel qui automatisera le processus de rapprochement pour le rendre plus efficace et minimiser les erreurs manuelles.

Quelle que soit leur taille, les entreprises ont des exigences bien précises en matière de processus de rapprochement et de gestion des dépenses professionnelles :

a) Collecter facilement les données de dépenses, notamment depuis les paiements par carte et les factures
b) Veiller à la synchronisation parfaite des données avec leur logiciel de comptabilité ou ERP
c) Assurer le bon fonctionnement du rapprochement en temps réel pour bénéficier d’un suivi précis de leur trésorerie

Payhawk répond à tous ces critères, et bien plus encore.

Notre solution de gestion des dépenses s’accompagne d’une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) disponible sur la plateforme web et sur l’application mobile. Grâce à elle, les données les plus importantes sont extraites de vos reçus et factures en quelques secondes.

Pour un rapprochement facilité des transactions par carte et des factures

Avec Payhawk, votre entreprise dispose d’une solution de gestion des dépenses complète qui couvre les cartes d’entreprise, la gestion des coûts, la gestion des factures et plus encore.

Nos cartes d’entreprise sont associées au logiciel de gestion des dépenses grâce à une application et un portail d’administration simples à utiliser. Il suffit à votre personnel d’effectuer des dépenses (dans les limites fixées par votre équipe financière au sein de la solution), d’importer ses reçus en les prenant en photo, puis de sélectionner les catégories de dépense correspondantes (dans la liste créée par votre équipe financière).

« L’application Payhawk est extrêmement intelligente et intuitive », confie Alessandro Lupo, directeur financier chez Club Freelance.

« L'équipe adore l'application parce qu'elle est très facile à utiliser, très simple et qu'elle minimise les erreurs en capturant les informations contenues dans les reçus grâce à la technologie OCR, en choisissant la bonne catégorie, etc. »

La technologie OCR extrait toutes les informations pertinentes pour remplir tous les champs et s’assurer que rien ne manque à l’appel. Si vos collègues oublient d’importer un reçu, la solution les rappelle à l’ordre automatiquement.

ATU, un autre client Payhawk, a ainsi réussi à récupérer plus de deux millions d’euros de TVA grâce à l’utilisation de cartes d’entreprise et à la catégorisation des reçus lors du rapprochement.

« Nous ne courons plus après les reçus. Depuis que nous utilisons Payhawk, nous n’avons qu’à les prendre en photo pour les numériser et les importer dans le système qui les traitera automatiquement. La première année, cette fonction a permis à ATU de récupérer 2 millions d’euros sur ses impôts qui auraient autrement été perdus »

... explique Mathias Goetz, chef de projet chez ATU.

Un rapprochement de factures bien pensé

Comme dans le cas des paiements par carte, le rapprochement de factures devient simple comme tout grâce à la technologie OCR et aux champs personnalisés dans Payhawk.

Nous avons sondé nos clients au sujet de leurs processus de paiement et de rapprochement des factures avant l’adoption de Payhawk. Le constat : il leur fallait jusqu’à 15 minutes pour payer une seule facture, et plusieurs personnes étaient mobilisées.

Avec Payhawk, c’est l’affaire de quelques secondes. Tandis que la technologie OCR récupère les données pertinentes, la personne qui a importé la facture sélectionne des champs personnalisés, ajoute un commentaire si besoin, et le tour est joué !

Grâce à ce processus, la catégorisation est décentralisée : l’équipe financière peut ainsi prendre des décisions stratégiques pour l’entreprise plutôt que de crouler sous les factures ou courir après les informations manquantes.

Rapprochements de factures et de transactions par carte : intégrer vos logiciels comptables et ERP

Chez Payhawk, nous mettons notre stratégie d’intégration au service des comptables et des professionnels de la finance pour leur permettre de travailler rapidement en évitant les erreurs. Sur le principe de la comptabilité d’engagement, nos intégrations aux logiciels de comptabilité et ERP font la différence entre les dates de facturation/reçu et de confirmation de paiement. Les avantages pour votre pôle financier ?

1. Les données sur les dépenses d’entreprise sont transférées sans accroc et, surtout, sans effort. Nous proposons des intégrations avec NetSuite, Xero, Exact Online, DATEV, Microsoft Dynamics et QuickBooks
2. Vous pouvez consulter, suivre et pointer en temps réel chaque transaction.

Réalisez des économies de temps et d’argent avec Payhawk en numérisant les informations sur vos dépenses via la technologie OCR, en automatisant la catégorisation des données et enfin en transférant facilement ces dernières vers votre ERP ou votre logiciel de comptabilité. Et ce n’est pas tout : vous pouvez limiter les dépenses par carte de votre entreprise en configurant des plafonds avant de distribuer les cartes.

Et les reçus manquants, dans tout ça ?

On minimise trop le véritable coût des reçus manquants, comme l’ont montré ATU et MDM Props.

Cela dit, avec l’aide d’une application et d’une plateforme intuitive, la gestion et la capture des factures et reçus deviennent une simple formalité. Même les reçus manquants ne sont plus un problème : la solution s’occupe d’envoyer des rappels automatisés pour que toutes les données de dépense soient correctement saisies.

En rassemblant tous les reçus de l’entreprise, vous pouvez gagner gros en TVA récupérable. Et avec notre intégration à 60dias, il est même possible d’inclure des reçus antidatés.

« Dans certains cas, la récupération de TVA est possible jusqu’à quatre ans en arrière », nous explique Sergio Pérez Vegas, associé directeur technique chez 60dias (et inspecteur des finances mis en disponibilité, spécialisé dans la TVA). « Cela signifie que vous pouvez récupérer la TVA sur des reçus d’il y a deux ans et en profiter avant la fin de l’année. »

Au-delà de la récupération de TVA : la préparation aux audits

Outre les avantages en termes de récupération de la TVA et d’efficacité des clôtures mensuelles, le rapprochement s’avère également décisif dans la précision des pistes d’audit.

Mais les solutions de gestion des dépenses comme Payhawk sont là pour vous : elles s’occupent d’un grand nombre des étapes de votre audit sans introduire d’erreur et sans vous coûter le moindre effort. Vous ne craindrez plus les erreurs de montants avec la technologie OCR, ni les dépenses mal catégorisées grâce aux champs personnalisés proposés par votre équipe financière.

Payhawk vous intéresse ?

Même s’il est inévitable, le rapprochement des factures et des paiements par carte n’a pas besoin d’être un casse-tête. Programmez une démopour en savoir plus sur les avantages du rapprochement en termes de temps, d’argent et de tranquillité.