La clé de rapprochements bancaires rapides et précis en PME

La fin du mois est là, vous essayez de clore vos comptes en temps et en heure… Pourtant, vous venez de trouver des anomalies dans votre bilan comptable, il vous manque des reçus pour valider de récentes dépenses professionnelles et, comble du malheur, vous manquez de visibilité sur les personnes à l’origine desdites dépenses. L’absence de ces informations pourrait bien mener à de longues heures d’enquête et de recherche pour votre équipe, et pourrait même vous empêcher de clôturer les comptes dans les temps.

Vous avez une impression de déjà-vu ?

Bien comprendre le rapprochement bancaire

S’il vous est déjà arrivé de gérer les rapprochements bancaires de votre entreprise avec une foule d’informations manquantes, vous savez qu’il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas savoir où va votre argent. Il s’agit d’un processus lent et fastidieux qui peut prendre plusieurs jours simplement pour récupérer manuellement les reçus puis les faire correspondre avec les transactions, surtout si vos collègues partagent une même carte d’entreprise.

Un article du site de recherche d’emploi indeed.com(en anglais) résume le processus de rapprochement bancaire en quelques étapes :

1. Récupération des écritures bancaires
2. Récupération des relevés commerciaux
3. Début du processus
4. Revue des dépôts et retraits bancaires
5. Vérification des produits et charges dans les livres de comptes
6. Ajustement des relevés bancaires
7. Ajustement du solde de trésorerie
8. Comparaison des soldes finaux

L’importance du rapprochement bancaire pour votre entreprise

Sans processus de rapprochement solide, les erreurs dans vos relevés financiers peuvent vite prendre de l’ampleur. Le rapprochement des transactions est un moyen sûr de pouvoir faire confiance aux comptes et d’éviter les anomalies au moment de déclarer les revenus ou au cours d’un audit.

Grâce à ce système, vous bénéficiez d’une vue précise sur les rentrées et sorties d’argent, ce qui vous permet de prendre des mesures pour réduire vos coûts ou de financer les axes stratégiques de la croissance de votre entreprise. Le rapprochement permet aussi de mettre en évidence les erreurs afin d’en déterminer la cause et d’éviter qu’elles ne se reproduisent.

Réinventer le rapprochement pour des dépenses visibles et contrôlées, et un personnel responsabilisé

Si vous êtes responsable financier d’une PME, vous effectuez sans doute les rapprochements en équipe. Il est même probable que du personnel soit dédié à la réalisation des processus manuels qu’implique le rapprochement, comme le suivi des paiements et la réclamation des reçus. Pourtant, même en équipe, difficile de tenir le rythme et de clôturer le mois dans les temps.

Il y a aussi des chances que vous (et votre équipe financière) ressentiez une grande frustration face à la quantité de tâches administratives manuelles à réaliser et au manque de responsabilité autour des dépenses dans le reste de l’entreprise. Peut-être même que vous vous inquiétez du fait que l’équipe financière chevronnée que vous avez embauchée passe le plus clair de son temps à courir après les reçus et saisir des données.

Heureusement, une solution de gestion des dépenses peut tout changer. Grâce à un logiciel de gestion des depenses, des cartes Visa d’entreprise et bien d’autres outils d’automatisation, vous pouvez capturer numériquement les transactions (sans saisie de données !), les catégoriser, puis les attribuer aux comptes et catégories correspondants. Vous pouvez également anticiper les flux de trésorerie pour veiller à la santé de vos finances.

Parmi les défis à relever pour de nombreuses PME, c’est à la séparation des systèmes de dépenses par carte et de gestion des dépenses que le bât blesse : leurs équipes doivent comparer manuellement les notes de frais ou suivre les transactions sur plusieurs plateformes. Chronophage et frustrant, c’est un processus dont on pourrait se passer quand on a des délais à respecter ou que l’on souhaite éviter les erreurs.

Avec des cartes d’entreprise, des outils de gestion des dépenses et un logiciel de comptabilité disparates, le fabricant londonien d’accessoires de spectacle MDM Props ne connaissait que trop bien ce problème. En se tournant vers Payhawk pour la gestion de ses cartes et ses dépenses et en intégrant en un clic la solution Sage, l’entreprise a rapporté un gain hebdomadaire de 32 heures sur les rapprochements bancaires.

Quant à la société d’analyse comportementale Essentia Analytics, elle a constaté qu’il lui fallait cinq jours en moins pour effectuer sa clôture mensuelle depuis le passage à Payhawk. Elle ne tarit pas non plus d’éloges sur l’intégration de Payhawk à Xero, qui lui permet d’exporter ses données en un clic.

L’avantage Payhawk

Payhawk permet de gagner en contrôle et en efficacité sur tous les aspects de vos dépenses professionnelles, notamment grâce à la capture de données via la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou à l’intégration fluide des logiciels de comptabilité comme QuickBooks.

L’application Payhawk tire parti d’une technologie OCR avancée pour lire et numériser automatiquement les reçus : ainsi, les entreprises peuvent dire adieu à la saisie manuelle de données tout en ayant la certitude que tous les détails de la transaction sont capturés, du montant à la description des articles. Cette fonctionnalité bénéficie ainsi à l’équipe financière, car la fourniture des informations repose désormais sur les titulaires de cartes lors des dépenses.

Par exemple, quand une employée effectue un achat professionnel à l’aide d’une carte Payhawk, elle peut immédiatement prendre une photo du reçu, l’importer dans l’application en quelques secondes, et sélectionner la catégorie adéquate parmi les préréglages choisis par son ou sa responsable, en collaboration avec l’équipe financière. Ainsi, tout le monde est heureux : les titulaires de cartes apprécient la simplicité d’utilisation, le fait de ne pas devoir conserver les reçus papier et la certitude que leurs dépenses sont bien intégrées au budget.

L’équipe financière, quant à elle, se réjouit de l’autonomisation offerte au personnel et de ne plus avoir à mener l’enquête quand viennent la clôture des comptes, la génération des états financiers ou les déclarations fiscales. De plus, elle peut consulter toutes les dépenses en temps réel et mettre à jour rapidement la solution de gestion des dépenses, notamment s’il devient nécessaire d’imposer un contrôle des cartes plus strict.

Enfin, avec l’envoi automatique de rappels en cas de reçus manquants, vos collègues du pôle financier et vous-même pouvez vous concentrer sur la prise de décisions stratégiques pour l’entreprise et identifier les économies possibles.

Et maintenant ?

Pour les entreprises en pleine croissance, le suivi des dépenses est indispensable pour une bonne tenue des registres et une gestion pointue de la trésorerie. Mais pour mener à bien les rapprochements bancaires, rien ne vaut une solution adaptée.

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