Mkb’s: bespaar meer dan 30 uur per week door snellere, nauwkeurigere bankreconciliatie

Het is bijna het einde van de maand en je wilt de boeken op tijd afsluiten. Maar... je hebt zojuist afwijkingen in de balans gevonden, er ontbreken bonnetjes voor recente zakelijke betalingen en, erger nog, je weet niet wie die betalingen überhaupt heeft gedaan. Kwijtgeraakte bonnetjes (en dus een gebrek aan verantwoordelijkheid) betekent uren uitzoekwerk voor jou en je team. Zo is de maandafsluiting nooit op tijd klaar.

Komt dit je bekend voor?

Wat is bankreconciliatie?

Als je ooit je bedrijfsuitgaven hebt moeten afstemmen waarbij veel gegevens ontbraken, weet je dat er weinig dingen frustrerender zijn dan uitzoeken waar je geld naartoe is gegaan. Dit is een vervelend en tijdrovend proces. En het kan dagen kosten om bonnetjes handmatig bij elkaar te zoeken en te koppelen aan individuele transacties, zeker als je werknemers een bedrijfskaart delen.

In een artikel van vacaturewebsite indeed.com wordt het bankafstemmingsproces opgedeeld in de volgende stappen:

1. Verzamel de bankadministratie
2. Verzamel de bedrijfsadministratie
3. Zoek een plek om te beginnen
4. Neem alle bankstortingen en -opnames door
5. Check de inkomsten en uitgaven in je boekhouding
6. Pas de bankafschriften aan
7. Pas de kasbalans aan
8. Vergelijk de eindbalansen

Waarom is bankreconciliatie zo belangrijk voor je bedrijf?

Een gebrek aan een goed bankafstemmingsproces kan leiden tot aanzienlijke fouten in de jaarrekening. Afstemming zorgt voor een betrouwbare boekhouding en voorkomt discrepanties bij de belastingaangifte of tijdens audits.

Het helpt ook om een nauwkeurig beeld te krijgen van hoeveel geld er binnenkomt en verdwijnt van de bankrekening, zodat je kostenbesparende maatregelen kunt nemen of strategische instrumenten kunt gebruiken om groei te stimuleren. Ook worden fouten aan het licht gebracht, zodat je de oorzaak ervan kunt achterhalen en herhaling kunt voorkomen.

Reconciliatie in een nieuw jasje: krijg zichtbaarheid, verantwoording en controle over uitgaven

Als je CFO of financieel directeur bent bij een mkb, dan ben je waarschijnlijk niet als enige bezig met afstemming. Misschien heb je zelfs extra mensen nodig voor handmatige reconciliatieprocessen, zoals het bijhouden van betalingen en het nazoeken van bonnetjes. Maar zelfs met een team om je heen kan het een uitdaging zijn om alles bij te benen en de maand op tijd af te sluiten.

Jij (en je financiële team) raken misschien ook gefrustreerd door de hoeveelheid handmatig administratief werk rondom reconciliatie en het gebrek aan verantwoordelijkheid over de uitgaven. Je vindt het waarschijnlijk ook reden voor zorg dat de hoogopgeleide financiële professionals die je hebt aangenomen het grootste deel van hun tijd besteden aan het najagen van bonnetjes en het invoeren van gegevens.

Daarbij kan een oplossing voor voor het beheren van uitgaven uitkomst bieden, met bijvoorbeeld software voor uitgavenbeheer, zakelijke betaalkaarten en diverse geautomatiseerde functies. Hiermee kun je transacties digitaal vastleggen (zodat je geen gegevens meer hoeft in te voeren!), categoriseren en toewijzen aan de juiste rekeningen en categorieën. En het kan je helpen om je cashflow te voorspellen, zodat je ervoor kunt zorgen dat die gezond blijft.

Een uitdaging is dat veel mkb's aparte systemen gebruiken voor uitgavenbeheer en uitgaven met betaalkaarten, wat betekent dat ze onkostendeclaraties handmatig moeten vergelijken of transacties via meerdere platforms moeten volgen. Dit proces is tijdrovend, frustrerend en niet iets waar je op zit te wachten als je een deadline moet halen en geen fouten wilt maken.

Het in Londen gevestigde kunstproductiebedrijf MDM Props kende deze uitdaging maar al te goed: voorheen maakten zij gebruik van niet-gekoppelde bedrijfskaarten, tools voor uitgavenbeheer en boekhoudsoftware. Toen ze overstapten op Payhawk voor betaalkaarten en uitgavenbeheer (en de Sage-integratie) wisten ze meer dan 32 uur per week te besparen op het afstemmen van creditcardbetalingen.

Essentia Analytics, een scale-up die inzichten biedt aan fondsmanagers, bespaarde vijf dagen op de maandafsluiting na de overstap op Payhawk. Bovendien is Payhawks integratie met Xero de beste is die ze ooit hebben gezien, aangezien ze hun gegevens met een enkele klik kunnen exporteren.

Hoe Payhawk kan helpen

Payhawk geeft meer controle over alle aspecten van bedrijfsuitgaven om zo de efficiëntie te verbeteren. Van het vastleggen van gegevens via optische tekenherkenning (OCR) tot gestroomlijnde integraties met boekhoudsoftware zoals QuickBooks.

De Payhawk-app maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie om kassabonnen automatisch uit te lezen en te digitaliseren, zodat bedrijven gegevens niet meer handmatig hoeven in te voeren en toch essentiële gegevens zoals het transactiebedrag en de itembeschrijving kunnen vastleggen. Deze functie is een uitkomst voor het financiële team, omdat de verantwoordelijkheid voor de uitgaven bij de kaarthouder ligt.

De kaarthouder doet bijvoorbeeld een aankoop voor zijn werk met zijn Payhawk-kaart. Vervolgens neemt hij een foto van de kassabon en uploadt die in enkele seconden naar de app. Hierbij kiest de kaarthouder een categorie (uit een selectie die vooraf is ingesteld door de manager in samenwerking met het financiële team). Kaarthouders zijn tevreden omdat het gemakkelijk te gebruiken is, ze geen papieren bonnetjes meer hoeven te bewaren en de uitgaven netjes in het budget of de projectkosten worden opgenomen.

Het financiële team is helemaal tevreden omdat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor uitgaven en ze bij de maandafsluiting, jaarrekening of belastingaangifte niet meer hoeven te gissen. Bovendien kunnen ze alle uitgaven in real time zien en snel aanpassingen doorvoeren in de software voor uitgavenbeheer, bijvoorbeeld voor strengere kaartcontroles.

Ook kunnen jij en je collega's bij financiën zich concentreren op strategische beslissingen en het zoeken naar besparingsmogelijkheden in plaats van het najagen van ontbrekende bonnetjes.

De volgende stappen

Voor groeiende bedrijven is het bijhouden van uitgaven een belangrijk onderdeel van een goede administratie en vlijmscherp kasstroombeheer. Het is van vitaal belang om de juiste oplossing voor uitgavenbeheer te kiezen om het bankreconciliatieproces te ondersteunen.

Ontdek hoe je afstemming kunt stroomlijnen met onze slimme oplossing voor kaart- en uitgavenbeheer. Boek vandaag nog een demo.