Een wereld zónder verloren bonnetjes en mét foutloze financiële administratie

Het volgende verhaal komt je misschien bekend voor als je nog geen oplossing voor uitgavenbeheer hebt. Sarah en Eva van het Sales- en Marketingteam zijn op werkreis om een evenement te organiseren voor potentiële klanten. Iets dat geregeld gebeurd binnen meerdere organisaties, maar wat altijd wel wat (financiële) planning nodig acht.

Tijdens deze reis gebruikte Sarah haar bedrijfskaart om haar reiskosten en een aantal facturen van leveranciers voor de spandoeken voor het evenement te betalen. Er is alleen één probleem: Sarah is goed in het organiseren van evenementen, maar bonnetjes bewaren en vooral niet verliezen? Ho maar..

Door de ontbrekende bonnetjes van Sarah ontstaat er een groot gat in de administratie en, erger nog, een gemiste kans om btw terug te vorderen.

Eva gaat naar hetzelfde evenement en doet zakelijke aankopen met haar persoonlijke betaalpas. Eva is juist heel goed in het bewaren van bonnetjes. Haar bonnetjes raken nooit kwijt. Maar voordat het geld op haar rekening kan worden teruggestort, kost het het financiële team toch nog steeds uren om het papierwerk te bekijken, controleren en vergelijken met de uitgaven. Veel kostbare tijd gaat dus verloren.

Het is van vitaal belang om financiële processen te vereenvoudigen en te automatiseren. Het zou vandaag de dag niet meer zo mogen zijn dat je team tijd verspilt aan het opsporen van bonnetjes of het handmatig matchen van uitgaven met de juiste factuur. Precies hier komt een slimme oplossing voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, om de hoek kijken. Ontdek hoe je uren aan handmatige boekhouding per dag kunt besparen en hoe je zelfs de maandafsluiting twee keer sneller kunt afronden!

Verminder frustraties in het uitgavenbeheer proces

Vroeger waren financiële teams uren kwijt aan het sorteren van bonnetjes en bankafschriften aan het eind van elke maand. Om nog maar te zwijgen van de honderden ontbrekende bonnetjes en telefoontjes naar collega's en zelfs leveranciers om de balans sluitend te krijgen.

Maar… de huidige realiteit is net zo schokkend. Talloze bedrijven, groot en klein, stemmen betalingen en uitgaven nog steeds op deze manier af. Maar dankzij innovatieve technologie hoeven financiële teams en accountants niet langer bonnetjes op te sporen of uitgaven handmatig aan de juiste factuur te koppelen. Zo kunnen ze zich concentreren op wat ze het beste doen: budgetstrategieën ontwikkelen, manieren ontdekken om geld te besparen en de groei of stabiliteit bevorderen.

Hoe kan jouw bedrijf dit bereiken?

Het antwoord: software voor uitgavenbeheer die gegevens van bonnetjes vastlegt aan de hand van een foto, ontbrekende bonnetjes automatisch opvraagt en integreert met accounting software en ERP's. Met de juiste oplossingen zijn bedrijven veel minder tijd kwijt aan handmatige processen, zoals het koppelen van facturen en analyseren van uitgaven.

De tijd van het najagen van bonnetjes is voorbij

Zelfs als je van cijfers houdt (wie niet?!), is het bijhouden van uitgaven niet leuk. Het is tijdrovend en saai werk. Maar als CFO of controller kom je er niet onderuit. Het is dus essentieel dat jouw team de uitgaven correct kan verwerken.

Een oplossing als de onze maakt het zo gemakkelijk om bonnetjes te verzamelen en in te boeken dat gebruikers zonder problemen overstappen. Weet je Sarah en haar declaraties nog? Wat als ze een bedrijfskaart had?

Met onze oplossing betaalt een kaarthouder gewoon met een Payhawk-betaalkaart, om vervolgens een foto te maken van de kassabon en deze te uploaden naar de Payhawk-app. Onze OCR-technologie doet het zware werk in een paar seconden door alle relevante gegevens eruit te halen. Daarna hoeft alleen nog maar de uitgavencategorie te worden gekozen (uit de categorieën die de accountbeheerders van het financiële team hebben toegevoegd), en klaar is Kees.

Geen speurwerk of handmatig gegevens invoeren. Bovendien is onze oplossing ontworpen volgens het concept van overlopende posten. Alle uitgavengegevens lopen perfect synchroon: van kaartbetalingen en het vastleggen van bonnetjes tot integraties met ERP- en boekhoudsoftware. En dat alles in real time. Bedrijven hoeven niet langer tot het einde van de maand te wachten op de klassieke bankafschriften of handmatig gegevens in te voeren in spreadsheets of boekhoudsystemen om transacties te matchen.

In een wereld zonder ontbrekende bonnetjes (droomwereld, niet waar?) kun je ook veel meer btw terugvorderen. Neem bijvoorbeeld het Duitse autobedrijf ATU. Senior project manager Mathias Goetz legt uit: "We hoeven niet meer achter bonnetjes aan te zitten. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen maar een foto van hun kassabon te maken om deze te digitaliseren en in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. Dankzij deze wijziging kon ATU in het eerste jaar 2 miljoen euro terugvorderen van de belastingdienst, die anders verloren zou zijn gegaan."

Voorkom fouten en tijdverlies door dubbel werk

Een goede afdeling financiën is van vitaal belang voor het succes van elke onderneming. Elke CFO of financieel directeur weet hoe moeilijk het kan zijn om ervoor te zorgen dat jaarrekeningen nauwkeurig, volledig en op tijd bij auditors terechtkomen.

Het probleem is dat financiële afdelingen allerlei bedrijfsuitgaven van verschillende afdelingen moeten afstemmen. En elke afdeling heeft zijn eigen eisen rondom rapporten en uitgaven. Dit kan leiden tot een hoop dubbel werk door werknemers die gewoon hun werk willen afkrijgen zodat ze aan het eind van de dag naar huis kunnen. En wanneer diezelfde medewerkers fouten maken bij het invoeren van gegevens, is de afdeling financiën nog meer tijd kwijt aan het afstemmen en corrigeren van die fouten.

Het afstemmingsproces lijkt vaak een eindeloze cyclus van risicobeheer. Het begint met de eerste gegevens die binnenkomen en eindigt met de afsluiting van het boekjaar. Daartussenin kunnen er op talloze momenten menselijke fouten insluipen, met ernstige financiële gevolgen. Deze uitdagingen zijn precies de reden waarom de behoefte aan geautomatiseerde reconciliatie toeneemt naarmate je bedrijf groeit.

Hoe kan Payhawk je helpen bij het digitaliseren van jouw financiële proces?

Grote ondernemingen moeten handmatige taken waar mogelijk automatiseren om kostbare tijd vrij te maken voor meer strategische inspanningen. Daarom zijn veel CFO's op zoek naar manieren om het afstemmen van uitgaven te stroomlijnen.

Met onze oplossing voor uitgavenbeheer profiteer je van automatisering om je gehele financiële administratie soepel te laten verlopen. Zo werkt het in het kort:

1 Automatisering van het proces - Met onze oplossing kunnen jouw werknemers gemakkelijk bonnetjes verzamelen en uploaden (dankzij de OCR-technologie voor het vastleggen van bonnetjes in meer dan 60 talen). Je hoeft niet meer te wachten op bonnetjes of mensen achterna te zitten. Laat werknemers bonnetjes indienen via de mobiele app of het web dashboard.

2 Gemakkelijke toegang - Met de mobiele app kunnen werknemers onkosten overal en altijd gemakkelijk indienen, zodat ze niet hun inbox hoeven door te spitten of op een webportaal moeten inloggen als ze niet achter hun bureau zitten. Dat betekent dat alle informatie over uitgaven altijd beschikbaar is, zelfs buiten werktijden.

Hoe zit het met grote bedrijven?

Ons platform helpt ook grote bedrijven en ondernemingen hun boekhoudprocessen te optimaliseren dankzij onze fantastische integraties. Onze slimme integratiestrategie is ontworpen volgens het concept van overlopende posten. Daardoor kun je...

1. Uitgavengegevens van je bedrijf gemakkelijk overzetten: wij bieden uitstekende integraties voor veel populaire boekhoudsystemen en ERP's, Exact Online, NetSuite, Xero, en QuickBooks, zodat uitgavengegevens probleemloos worden gesynchroniseerd

2. Transacties nauwkeurig registreren in real time. Hierdoor blijven er aan het einde van de maand geen niet-geboekte inkomsten en uitgaven over.

3. Alle leveranciers beheren vanuit één gebruiksvriendelijk dashboard; inloggen op meerdere websites of apps is niet nodig

Belangrijkste conclusies

Bedrijven moeten elke cent die namens het bedrijf wordt uitgegeven nauwkeurig vastleggen. Ook alle bijbehorende transacties. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat hun jaarrekening correct is. Daarom moeten alle uitgaven een duidelijk auditspoor achterlaten.

Onze alles-in-één geïntegreerde oplossing voor uitgavenbeheer automatiseert het hele proces, van het aanmaken van bonnetjes tot en met de boekhouding. Deze oplossingen bieden een centraal platform waar werknemers hun bonnetjes kunnen uploaden en hun uitgaven van begin tot eind kunnen volgen. Ook kunnen managers uitgaven in real time bekijken, zodat ze individuele posten snel kunnen goed- of afkeuren zonder te hoeven wachten op maandelijkse rapporten of audits.

Ontdek meer over de mogelijkheden met Payhawk en boek een demo.