De meeste bedrijven die wij spreken, begrijpen niet waarom accountants of financiële collega's zo aandringen op het verzamelen van ontbrekende bonnen of facturen. Werknemers stellen deze taak vaak zo lang mogelijk uit of doen het gewoon helemaal niet. Ze denken immers vaak dat de accountants of financiële collega's wel wat zullen regelen om de zaak op te lossen. Het is echter belangrijk om te begrijpen welke gevolgen ontbrekende bonnetjes en facturen hebben voor het bedrijf en welke risico's je loopt als je de bedrijfsuitgaven niet goed organiseert.
Hieronder sommen we enkele gevolgen op:
Meer belasting betalen door ontbrekende bonnetjes
Het financiële team zal de bedrijfsuitgaven zonder onderliggende stukken of bijbehorende categorieën (facturen of kwitanties) in de boeken plaatsen als:
- uitgaven zonder bewijsstukken,
- uitgaven die geen verband houden met de bedrijfsactiviteiten
- een andere categorie, afhankelijk van de aard van de uitgave en de belastingvoorschriften van je land.
Wat je moet weten, is dat dergelijke uitgaven meestal niet worden erkend voor belastingdoeleinden. De totale kosten voor je bedrijf zullen gelijk zijn aan de totale uitgaven zonder documentatie, vermenigvuldigd met je belastingtarief. Stel dat je een bedrijf hebt in Duitsland, waar het vennootschapsbelastingtarief 15% is, en je hebt verzuimd een document in te dienen voor een uitgave ter waarde van €100. Aan het eind van het jaar zal je bedrijf €15 meer belasting betalen vanwege dit ene ontbrekende document. Reken maar eens uit wat dat bedrag is als je meer uitgaven hebt zonder documentatie. Oeps..
Duits bedrijf ATU bespaart €2 miljoen
Het bovenstaande geschetste scenario is wat er gebeurde bij het Duitse autobedrijf ATU. Met meer dan 500 filialen verspreid over heel Duitsland, was de financiële administratie soms een grote uitdaging. Veel gebeurde handmatig en met cash geld. Dit zorgde voor een slecht inzicht in de bedrijfsuitgaven. Doordat ATU is overgestapt naar Payhawk en nu gebruik maakt van zakelijke betaalkaarten met ingebouwd beleid en ondersteund door software voor uitgavenbeheer, zijn de bedrijfsuitgaven realtime beschikbaar voor de financiële afdeling en kunnen zij direct inspelen waar nodig.
Ook bespaart het financiële team veel tijd, omdat zij niet meer achter bonnetjes hoeft aan te rennen. Nu hoeven hun collega's alleen maar een foto te maken van het bonnetje en het in te voeren in Payhawk. Deze verandering heeft in het eerste jaar ertoe geleid dat ATU maar liefst €2 miljoen terug heeft gekregen van de belastingdienst, wat anders verloren zou zijn gegaan. Mathias Goetz, Senior Project Manager:
"We hoeven niet langer achter bonnetjes aan. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen nog maar een foto van hun bonnetje te maken - en het dus te digitaliseren - en het in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. In het eerste jaar heeft deze verandering ertoe geleid dat ATU 2 miljoen euro van de belastingdienst heeft teruggekregen die anders verloren zou zijn gegaan."
Payhawk is de oplossing die ATU zocht. Door het automatiseren van financiële processen wordt er een flexibele, veilige en transparante omgeving gecreëerd en kunnen uitgavenprocessen snel worden opgeschaald onder de honderden filiaalmanagers.
United Kingdom
USA
