Wat zijn de werkelijke kosten van ontbrekende bonnetjes en facturen voor je bedrijf?

De meeste bedrijven die wij spreken, begrijpen niet waarom accountants of financiële collega's zo aandringen op het verzamelen van ontbrekende bonnen of facturen. Werknemers stellen deze taak vaak zo lang mogelijk uit of doen het gewoon helemaal niet. Ze denken immers vaak dat de accountants of financiële collega's wel wat zullen regelen om de zaak op te lossen. Het is echter belangrijk om te begrijpen welke gevolgen ontbrekende bonnetjes en facturen hebben voor het bedrijf en welke risico's je loopt als je de bedrijfsuitgaven niet goed organiseert.

Hieronder sommen we enkele gevolgen op:

Meer belasting betalen door ontbrekende bonnetjes

Het financiële team zal de bedrijfsuitgaven zonder onderliggende stukken of bijbehorende categorieën (facturen of kwitanties) in de boeken plaatsen als:

• uitgaven zonder bewijsstukken,
• uitgaven die geen verband houden met de bedrijfsactiviteiten
• een andere categorie, afhankelijk van de aard van de uitgave en de belastingvoorschriften van je land.

Wat je moet weten, is dat dergelijke uitgaven meestal niet worden erkend voor belastingdoeleinden. De totale kosten voor je bedrijf zullen gelijk zijn aan de totale uitgaven zonder documentatie, vermenigvuldigd met je belastingtarief. Stel dat je een bedrijf hebt in Duitsland, waar het vennootschapsbelastingtarief 15% is, en je hebt verzuimd een document in te dienen voor een uitgave ter waarde van €100. Aan het eind van het jaar zal je bedrijf €15 meer belasting betalen vanwege dit ene ontbrekende document. Reken maar eens uit wat dat bedrag is als je meer uitgaven hebt zonder documentatie. Oeps..

Duits bedrijf ATU bespaart €2 miljoen

Het bovenstaande geschetste scenario is wat er gebeurde bij het Duitse autobedrijf ATU. Met meer dan 500 filialen verspreid over heel Duitsland, was de financiële administratie soms een grote uitdaging. Veel gebeurde handmatig en met cash geld. Dit zorgde voor een slecht inzicht in de bedrijfsuitgaven. Doordat ATU is overgestapt naar Payhawk en nu gebruik maakt van zakelijke betaalkaarten met ingebouwd beleid en ondersteund door software voor uitgavenbeheer, zijn de bedrijfsuitgaven realtime beschikbaar voor de financiële afdeling en kunnen zij direct inspelen waar nodig.

Ook bespaart het financiële team veel tijd, omdat zij niet meer achter bonnetjes hoeft aan te rennen. Nu hoeven hun collega's alleen maar een foto te maken van het bonnetje en het in te voeren in Payhawk. Deze verandering heeft in het eerste jaar ertoe geleid dat ATU maar liefst €2 miljoen terug heeft gekregen van de belastingdienst, wat anders verloren zou zijn gegaan. Mathias Goetz, Senior Project Manager:

"We hoeven niet langer achter bonnetjes aan. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen nog maar een foto van hun bonnetje te maken - en het dus te digitaliseren - en het in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. In het eerste jaar heeft deze verandering ertoe geleid dat ATU 2 miljoen euro van de belastingdienst heeft teruggekregen die anders verloren zou zijn gegaan."

Payhawk is de oplossing die ATU zocht. Door het automatiseren van financiële processen wordt er een flexibele, veilige en transparante omgeving gecreëerd en kunnen uitgavenprocessen snel worden opgeschaald onder de honderden filiaalmanagers.

Risico op belastingonderzoeken

Als het aantal uitgaven met ontbrekende bonnetjes dramatisch toeneemt, neemt het risico dat de lokale belastingdienst een onderzoek instelt ook aanzienlijk toe. Zij stellen een onderzoek in om bijvoorbeeld na te gaan of je verborgen winstuitkeringen toekent (middelen van de ene entiteit naar de andere overhevelen om belasting te ontwijken).

De belastingdienst neemt dit zeer ernstig en boetes voor verborgen winstuitkeringen kunnen flink oplopen. De belastingcontroles en boetes zijn afhankelijk van de lokale wetgeving (zo kan de boete in Bulgarije wel oplopen tot 20% van de teveel uitgekeerde winsten), maar dit is natuurlijk een situatie dat elk bedrijf moet proberen te vermijden.

De cijfers verdraaien

Het niet plaatsen van uitgaven in de juiste categorieën (marketing, IT, enz.) of het niet matchen met de periode waarop ze betrekking hebben kan leiden tot een verkeerde weergave in je financiële overzichten en de KPI's die je bijhoudt.

Stel: je marketingkosten worden niet in de juiste categorie of de juiste periode geboekt. Dit kan een wezenlijke impact hebben op de berekening van je klantacquisitiekosten, lifetime value en andere KPI's die je gebruikt om je bedrijf te runnen. Je zult onjuiste financiële gegevens rapporteren aan je investeerders (huidige en potentiële) en zakenpartners.