Zo omarm je nieuwe technologie in tien stappen als CFO

Van snelgroeiende startups tot wereldwijde ondernemingen, het adopteren van de juiste financiële technologie is essentieel om je doelen te bereiken. Je hebt ongeëvenaard inzicht nodig in bedrijfsuitgaven om slimmere en snellere beslissingen te nemen, en de juiste technologie kan je dat – en meer – bieden.

Het probleem? De markt is overvol. Overal vind je technologische oplossingen die gouden bergen beloven: procesinnovatie, efficiëntie en nog veel meer. Dat kan overweldigend zijn en laat finance leaders vaak met vragen als: hoe begin ik met het adopteren van nieuwe technologie? En hoe zorg ik voor brede acceptatie binnen het team en een soepele overgang van oude systemen naar iets nieuws?

Waarom zou een CFO de leiding nemen bij technologie-adoptie?

Niemand begrijpt de cijfers – of de impact – beter dan jij als CFO.

Als financieel leider weet je wat elke investering kost en hoe je echte ROI meet. Dat maakt jou de logische keuze om technologie-adoptie binnen de organisatie te leiden.

Maar nieuwe systemen adopteren gaat niet alleen om tools toevoegen en kosten meten. Het draait om technologie afstemmen op bedrijfsdoelen en die gebruiken om meetbare verandering en meer efficiëntie te realiseren. Nu de CFO-rol zich uitbreidt richting innovatie en digitale strategie, ben je niet alleen een financieel leider, maar ook de strategische drijvende kracht achter transformatie.

Ons rapport, De CFO en de digitale kloof, toont aan dat 98% van de financieel leiders gelooft dat financiële technologie hen helpt om betere beslissingen te nemen. Toch worstelt 93% nog steeds met gefragmenteerde tools en losse databronnen.

De noodzaak is duidelijk. Maar de drempel ook. En daar komt Payhawk in beeld: wij helpen je om al je uitgavenbeheer te verenigen in één platform. Zakelijke betaalkaarten, betalingen en realtime uitgavendata, allemaal verbonden binnen één transparant platform dat is gebouwd voor moderne finance teams.

Vier uitdagingen bij technologie-adoptie

Je weet al dat technologie-adoptie cruciaal is. Maar laten we eerlijk zijn, het gaat niet altijd vanzelf. Hier zijn vier veelvoorkomende obstakels waar de meeste financiële teams tegenaan lopen. Hoeveel herken jij er?

1. Overweldigend aanbod aan technologie

De markt is verzadigd met platforms die beloven de efficiëntie drastisch te verbeteren. Maar weten welke tools écht ROI opleveren, vraagt om strategische analyse.
Identificeer de waardevolle tools die populair zijn in jouw sector, bekijk hun toepassingen en analyseer klantverhalen.

Door goed onderzoek te doen, kun je onderbouwde keuzes maken en de technologie selecteren die jouw organisatie het meest oplevert.

2. Onvoldoende training

Bij Payhawk vormt AI de basis voor efficiënt uitgavenbeheer. Maar AI in finance kan verwarrend klinken, zeker als je team gewend is aan verouderde systemen die vertrouwen op handmatige invoer en waarbij implementatie gedoe lijkt.

Volgens de CFO Agenda zegt 55% van de CFO’s dat onvoldoende training (in nieuwe technologieën zoals AI) de belangrijkste barrière is voor adoptie.

Het goede nieuws? De AI Agents van Payhawk zijn ingebouwd in de intuïtieve tools die finance teams en medewerkers al graag gebruiken. Er valt dus niets nieuws te leren, alleen meer efficiëntie te winnen.

Daarnaast bieden we uitstekende menselijke ondersteuning en live-trainingssessies tijdens implementatie, zodat je team meteen goed van start gaat.

Kortom, met de juiste oplossing kun je het probleem van onvoldoende training volledig wegnemen.

3. Weerstand binnen de bedrijfscultuur

Meer dan 44% van de CFO’s zegt dat culturele weerstand AI-adoptie vertraagt. Maar het echte probleem is niet de technologie, het is angst en onbegrip.

Om verandering te leiden, moet je weten waar je team staat. Elke organisatie kent dezelfde verdeling: innovators, early adopters, early majority, late majority en achterblijvers.

Als je weet in welke groep jouw mensen vallen, kun je jouw aanpak daarop afstemmen. Zo verander je terughoudendheid in betrokkenheid en weerstand in vooruitgang.

4. Kosten

De echte kosten van nieuwe software zijn meer dan de licentieprijs. Er komt ook verstoring bij kijken: training, opzet, en de tijd die je team nodig heeft om erin te groeien.

Bijna 39% van de CFO’s zegt dat kosten de grootste barrière vormen bij de adoptie van nieuwe technologie. Maar dat hoeft niet zo te zijn.

Kies software die snel te implementeren is, eenvoudig te leren en vanaf dag één op efficiëntie gericht. Zo moderniseer je je financiële processen zonder de productiviteit te verliezen.

Tien stappen voor succesvolle technologie-adoptie door CFO’s

Door technologie-adoptie op te delen in behapbare stappen, wordt het proces minder overweldigend.

Hier zijn tien bewezen stappen die CFO’s kunnen volgen om succes te garanderen. Met een platform als Payhawk worden deze stappen eenvoudiger, geïntegreerd en effectiever, zodat strategie sneller omgezet wordt in resultaat.

Stap 1: Bepaal visie en strategie

Iedereen binnen de organisatie moet dezelfde visie delen. Dat betekent dat iedereen het doel en de voordelen van technologie-adoptie begrijpt. Dit biedt meteen de kans om te ontdekken waar je team tegenaan loopt en hoe technologie hen het best kan ondersteunen, terwijl het in lijn blijft met de bedrijfsdoelen.

Stap 2: Kies technologie die schaalbaarheid ondersteunt

Slechts 35% van de CFO’s zegt dat hun huidige technologie aan hun behoeften voldoet. De rest werkt met tools die groei juist afremmen in plaats van stimuleren.

Om effectief te schalen, heb je systemen nodig die samenwerken. Dat betekent naadloze integraties tussen je ERP, boekhoudsoftware, reistools en alle andere financiële processen.

• Gegevens moeten automatisch stromen, zonder handmatige invoer of gaten
• Reconciliatie moet in realtime plaatsvinden
• Het onboarden of offboarden van medewerkers moet minuten duren, geen dagen

Het juiste platform ondersteunt je groei niet alleen, het versnelt die.

Stap 3: Werk aan cultuur en mindset

Wil je dat medewerkers technologie omarmen, dan moet je een cultuur creëren waarin leren en experimenteren worden aangemoedigd. Door leiders nieuwsgierigheid en leergierigheid te laten voorleven, geef je zelf het goede voorbeeld. Zo wordt innovatie vanzelfsprekend voor iedereen.

Door samen te werken met een technologiepartner met intuïtieve interfaces en een gebruiksvriendelijk ontwerp, zoals de mobiele app en webportal van Payhawk, wordt adoptie voor iedereen een stuk eenvoudiger.

Stap 4: Investeer in training en kennisontwikkeling

Naast een technologische mindset is het belangrijk dat je team de juiste vaardigheden heeft om nieuwe technologie optimaal te benutten. Zorg voor bijscholing waar mogelijk of neem nieuw talent aan om kennisgaten te dichten.

Investeer in voortdurende training en ontwikkeling, bijvoorbeeld via interne sessies, trainingen van de softwareleverancier of een trainingsabonnement.

Stap 5: Zorg voor sterke databeveiliging

Een datalek kan rampzalig zijn, niet alleen voor de reputatie, maar ook voor de financiële gezondheid. Controleer altijd de beveiligingsmaatregelen van de technologie die je implementeert. Hoe garanderen ze veilige gegevensoverdracht? Welke maatregelen zijn er om financiële data te beschermen?

Financiële gegevens zijn gevoelig, dus software die dat serieus neemt is onmisbaar.
Lees hier alles over de beveiliging van Payhawk.

Stap 6: Verbeter governance en besluitvorming

Nieuwe technologie beïnvloedt het hele bedrijf, niet alleen finance. Daarom is het slim om een multidisciplinair stuurcomité op te zetten.

Breng vanaf het begin mensen uit verschillende afdelingen samen. Zo ontdek je knelpunten sneller, krijg je sneller draagvlak en kun je betere langetermijnbeslissingen nemen over hoe AI en automatisering binnen bestaande processen passen.

Zelfs het vormen van zo’n comité levert waarde op. Het breekt silo’s af, bouwt vertrouwen op en zorgt dat teams dezelfde taal spreken nog vóór de transformatie start.

Het resultaat? Een soepelere implementatie, sterkere adoptie en technologie die het hele bedrijf dient.

Stap 7: Bereid je voor op operationele verstoring

Nieuwe technologie brengt altijd enige verstoring met zich mee. Het verschil zit in hoe je de overgang managet. Denk na over korte- én langetermijneffecten en communiceer alle veranderingen duidelijk met iedereen. Transparante communicatie voorkomt verrassingen.

Bij Payhawk beperken we verstoringen dankzij onze gefaseerde, modulaire aanpak van implementatie.

Stap 8: Definieer wat succes betekent

Wat succes betekent, verandert in de loop van de tijd. In het begin kan succes betekenen dat je de benodigde vaardigheden in kaart brengt. Later kan het gaan om een soepele implementatie of meetbare efficiëntiewinst.

Het is belangrijk om niet alleen succescriteria te definiëren, maar ook om behaalde mijlpalen te vieren. Deel successen met het hele team om positieve energie vast te houden.

Stap 9: Betrek iedereen bij de digitale transformatie

Digitale transformatie werkt alleen als iedereen meedoet. Dat vraagt om duidelijke en consistente communicatie via de juiste kanalen.

Gebruik bestaande tools zoals Slack of Teams voor updates en feedback. Zo blijven leiderschap, finance en operations goed op één lijn.

En blijf communiceren, ook ná de implementatie.

Bij Payhawk is samenwerking ingebouwd in het platform: je kunt collega’s direct taggen in uitgaven, facturen of inkoopaanvragen. Geen losse gesprekken of eindeloze mailthreads meer, maar één plek waar elke discussie is gekoppeld aan echte data.

Zo behoud je de vaart, ook lang na de livegang.

Stap 10: Blijf meten en stuur bij waar nodig

Technologie ontwikkelt zich razendsnel. Daarom moet je team flexibel genoeg zijn om snel aan te passen. Dat doe je door voortdurend te meten en bij te sturen.

Gebruik nieuwe functies om efficiëntie te verhogen of handmatig werk te verminderen.

Meet zowel leidende als achterblijvende KPI’s, verwijder tools die geen waarde toevoegen en gebruik betrouwbare data voor beslissingen.
Met Payhawk’s abonnementsbeheer kun je bijvoorbeeld snel zien welke tools weinig worden gebruikt en de prijsgeschiedenis volgen om beter budgetbeslissingen te nemen.

Technologie-adoptie op de juiste manier

Nieuwe technologie invoeren is geen afvinklijstje, maar een strategische verschuiving. Als CFO is het jouw taak om ROI en operationele impact in balans te brengen, zodat elke investering efficiëntie én gebruiksgemak verbetert.

Het goede nieuws? Platforms zoals Payhawk maken dat een stuk eenvoudiger.

Payhawk is ontworpen voor snelle, moeiteloze adoptie. De intuïtieve, mobiele interface haalt de drempels weg die teams normaal vertragen.

Zoals Cristina Fuentes, Treasury Manager bij Wallapop, zegt:

Een van de redenen dat we voor Payhawk kozen, is de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid voor het hele team. Omdat het zo intuïtief is, kan elke medewerker, zelfs wie maar af en toe reist, eenvoudig zijn reisuitgaven beheren. Het proces is heel simpel: je betaalt, maakt een foto en je bent klaar.

Dat is het verschil tussen adoptie en echte transformatie: software die mensen graag gebruiken.

Ons onboardingproces bestaat uit drie duidelijke fasen: Kick-off, Implementatie en Go-live. Zo kunnen finance teams snel aan de slag, zonder onderbrekingen.

Wil je je financiële processen vereenvoudigen, handmatig werk verminderen en een data-gedreven financefunctie opbouwen? Vraag een gepersonaliseerde demo aan en ontdek hoe eenvoudig adoptie kan zijn.