Verouderde financiële systemen: Wanneer stap je over en waar moet je op letten?

Worstel je met papieren facturen en bonnetjes? Breekt het zweet je uit bij het kraken van cijfers in Excel? Slaak je een zucht van frustratie als iemand weer eens het uitgavenbeleid negeert? Dan kamp je hoogstwaarschijnlijk met de veelvoorkomende hoofdpijnen van verouderde financiële systemen.

Vastzitten in een sleur met je tech stackl is gemakkelijk. Misschien is verouderde financiële software het enige waar je team mee heeft gewerkt of weerhoudt angst voor het onbekende je ervan andere opties te onderzoeken. Hoe dan ook, je bent niet de enige: 43% van de bancaire software werkt nog steeds op COBOL (Common Business Oriented Language), een computerprogramma dat meer dan 60 jaar geleden in 1959 werd ontwikkeld.

In dit artikel leggen we uit wat verouderde financiële systemen zijn en welke tekenen er zijn dat het tijd is om over te stappen op een flexibeler en completer alternatief. We verkennen ook enkele belangrijke strategieën voor selectie en ingebruikname. Tot slot brengen we je op de hoogte van de potentiële gevaren die je tegenkomt om van je digitale transformatie een succes te maken.

Inzicht in bestaande financiële systemen

Laten we, voordat we ons gaan verdiepen in de strategie achter digitale transformatie, eerst eens kijken naar de basisprincipes van legacy-systemen (verouderde systemen).
Wat bedoelen we met legacy financiële systemen?

In dit artikel bedoelen we eigenlijk twee verschillende dingen als we het over legacy systemen hebben:

1. Verouderde financiële systemen bestaan vaak uit gedateerde software en hardware die cruciaal zijn voor de financiële operaties van lang bestaande grote ondernemingen. Deze systemen, die onder meer gebruikt worden voor boekhouding, betalingen, budgettering, prognoses en uitgavenbeheer, vormen de ruggengraat van veel bedrijven, waardoor het idee om ze te vervangen vaak ontmoedigend is.

Hoewel deze systemen vaak worden onderhouden en geüpdatet door gerenommeerde bedrijven om ze actueel te houden, zijn ze gebaseerd op verouderde technologieën. Dit komt door de onderliggende infrastructuur die verouderde systemen en methoden kan weerspiegelen en vaak niet meer tot de mainstream behoort.

Daarnaast zijn veel van deze systemen op maat gemaakt, wat de complexiteit en de kosten voor vernieuwing verhoogt. Zo accumuleren bedrijven technische schulden van gemiddeld $1.083.000 voor elke 300.000 regels code, wat slechts een deel van de totale kosten vertegenwoordigt.

2. Meerdere losgekoppelde systemen: een overblijfsel van de eerste golf van digitale transformatie. Veel bedrijven in verschillende branches hebben de afgelopen tien jaar een digitale transformatie doorgemaakt. Deze veranderingen hebben ertoe geleid dat bedrijven verschillende oplossingen hebben geïmplementeerd voor zakelijke betaalkaarten, uitgaven, abonnementen en meer. Deze oplossingen leken aanvankelijk erg nuttig, maar hebben nu geleid tot een complex en onsamenhangend beeld.

Payhawk klant Carolina Einarasson, FD Essentia Analytics, beschrijft:

Voor Payhawk gebruikten we een paar losstaande oplossingen, excel en een paar verschillende creditcards, maar we hadden geen alles-in-één gecentraliseerde oplossing. Het eerste wat ik deed toen ik FD werd, was tijdrovende activiteiten verwijderen. Voor ons was uitgavenbeheer een snelle overwinning; we zagen Payhawk als de toekomst waarin we gegevens over uitgaven, creditcards, goedkeuringen, uitgavenaanvragen, het betalen van facturen en vergoedingen allemaal in één oplossing konden onderbrengen.

Als je wilt afstappen van meerdere losgekoppelde oplossingen en wilt meeliften op de tweede golf van digitale transformatie naar een volledig verbonden uitgavenbeheerfunctie, dan staan wij achter je.

Met Payhawk centraliseer je al je benodigde tools en functionaliteiten op één platform. We zijn continu bezig met het verfijnen en uitbreiden van onze functies en directe integraties met ERP-systemen zoals NetSuite en Exact Online. Dit biedt financiële professionals verbeterde controle en helder inzicht in bedrijfsuitgaven.

Signalen dat het tijd is om je financiële software te moderniseren

Legacy systemen stonden ooit bekend als de top van technologische innovatie. Tegenwoordig zijn er echter geavanceerdere end-to-end oplossingen beschikbaar die de lasten voor financiële teams aanzienlijk verminderen.

Het evalueren van deze nieuwe opties kan echter leiden tot besluiteloosheid en twijfel over de noodzaak van een overstap. Hieronder bespreken we enkele veelvoorkomende problemen die gepaard gaan met verouderde financiële systemen om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.

De uitdagingen van verouderde financiële systemen

• Efficiëntieverlies in het team: Een groot probleem van verouderde of meervoudige systemen is hun traagheid. Veel bedrijven werken nog met systemen die zijn ontworpen in het tijdperk van floppydisks en faxapparaten, niet voor het tijdperk van Big Data en blockchain. Dit resulteert in langzame processen en inflexibele oplossingen die niet geschikt zijn voor de complexiteit van hedendaagse financiële taken.
• Integratieproblemen hinderen vooruitgang: In de financiële sector zijn integraties cruciaal om processen te stroomlijnen en financiële inzichten te verrijken met data uit CRM-, HR- en ERP-systemen. Ze zijn essentieel voor het optimaliseren van bedrijfsvoering en de markt voor financiële integraties zou tegen 2030 kunnen groeien tot 30,27 miljard dollar. Echter, het combineren van verouderde met nieuwe technologieën is vaak problematisch, vergelijkbaar met het mengen van olie en water; het werkt simpelweg niet. Dit leidt tot versnipperde gegevens, onvolledige analyses en alomtegenwoordige inefficiëntie.
• Vertrouwen op ouderwetse hardware zorgt voor verliezen: Windows 97 desktops, weet je nog? Hoewel klassieke hardware nostalgisch is, is de nieuwigheid er snel af als het kapot gaat. Het onderhouden van hardware is een uitdaging. Na verloop van tijd zijn er steeds minder onderdelen en technici beschikbaar. Deze opstelling veroorzaakt lange downtijden en financiële verliezen.
• Verhoogde kwetsbaarheid voor cybercriminaliteit bedreigt bedrijfsveiligheid: Cybercriminelen zijn brutaler dan ooit. Het is niet langer een vraag van 'of' maar 'wanneer' ze zullen toeslaan. In 2023 werd 72,7% van de organisaties het slachtoffer van een ransomware-aanval, met een gemiddelde kostenpost van 4,54 miljoen dollar per aanval. Veel legacysystemen ontberen adequate verdedigingsmechanismen, waardoor zowel bedrijfskapitaal als reputaties in gevaar komen. Het gebruik van meerdere systemen van verschillende leveranciers vergroot bovendien de risico's en kwetsbaarheden.
• Onderhoudskosten van verouderde systemen ondermijnen de winstgevendheid: Net als een lekkende kraan kan verouderde financiële software een gestage stroom aan financiële middelen uit je bedrijf lekken, door storingen, reparatiekosten en de impact van technische schulden. Amerikaanse bedrijven besteden jaarlijks bijna 85 miljard dollar aan het onderhouden van deze oude technologieën, en wereldwijd stijgt dit bedrag tot boven de 300 miljard dollar.
• Beperkte schaalbaarheid van platformen belemmert groei: Hoe veelbelovend je projecten ook zijn, je kunt slechts zo ver gaan als je technische infrastructuur toelaat. Verouderde systemen zijn niet altijd geschikt voor moderne inspanningen. Je kunt dus geen gebruik maken van baanbrekende technologie zoals automatisering van uitgavenbeheer en embedded finance. Oudere systemen kunnen ook problemen hebben met de bandbreedte, waardoor nog meer mogelijkheden worden uitgesloten.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen wordt moeilijker: Bedrijven hebben steeds meer wettelijke verplichtingen, van antiwitwaspraktijken tot gegevensbescherming. Maar als je oude technologie gebruikt om moderne taken te beheren, zie je scheurtjes. Je kunt bijvoorbeeld vergeten om een belastingaangifte in te dienen door te vertrouwen op agendameldingen. Als je te veel deadlines mist, kom je al snel in juridisch zwaar weer terecht.
• Een frustrerende gebruikerservaring belemmert adoptie: In het huidige digitale tijdperk verwachten we directe toegang tot informatie zonder wachttijden voor het laden van software. Omslachtige interfaces, rigide functionaliteiten, inconsistente gebruikerservaringen, en het beruchte laadicoon leiden tot tijdverspilling en frustratie. Dit drijft medewerkers ertoe om alternatieve tools te zoeken en processen aan te passen, waardoor de adoptie van het systeem stagneert.

Verouderde financiële oplossingen: De impact op bedrijfsprestaties

Het is belangrijk om te weten wat de gevolgen zijn als de digitale transformatiesprong wordt vermeden. Hier volgen er een paar:

Winsten kelderen
De onderhoudskosten van verouderde systemen lopen snel op. Bedrijven verspillen jaarlijks ongeveer 20% van hun IT-budget en onopgeloste technische schuld is één van de oorzaken. Deze kosten gaan ten koste van de winst, waardoor uw nettowinst daalt.

Fouten in overvloed
Verouderde systemen en losgekoppelde interfaces in combinatie met handmatige processen laten ruimte voor fouten. Dit probleem kan de besluitvorming in de verkeerde richting sturen met kostbare gevolgen. Stel je voor dat een teamlid onjuiste cijfers in een verouderd prognosesysteem invoert (of een eeuwigheid wacht tot een gegevensachterstand is opgelost en informatie van de ene tool naar de andere wordt overgebracht) en vervolgens de winstprognoses en budgetten met 30% overschrijdt.

Het domino-effect van het bovenstaande is massale overbesteding. Al snel volgt het melden van verlies.
En dat had je allemaal kunnen voorkomen door moderne software voor uitgavenbeheer te gebruiken.

Operationele efficiëntie krijgt klappen
Sommige verouderde financiële systemen vertragen het voltooien van taken, waardoor het moeilijk wordt om groeidoelstellingen te halen. Ook klanten ondervinden de nadelige gevolgen van verouderde technologie door vertragingen in de dienstverlening.

Slecht aanpassingsvermogen vermindert het concurrentievermogen
In de huidige concurrerende markt zijn flexibiliteit en snelheid essentieel om snel te kunnen reageren. Toch kunnen sommige legacysystemen zich niet aanpassen, waardoor het moeilijker wordt om aan de behoeften van klanten en bedrijven te voldoen. Verschuivingen in de markt kunnen het bedrijf dus op zijn grondvesten doen schudden; erger nog, het verliest zijn concurrentievoordeel.

De basis leggen: Hoe stel je doelen voor modernisering?

Om van concept naar realiteit te gaan in technologische modernisering, moet je begrijpen hoe je huidige financiële tech stack eruitziet en hoe je wilt dat deze eruit gaat zien. Hier is het stappenplan.

Beoordeel de beperkingen en sterke punten van het huidige systeem

Ontdek eerst je financiële tech-ecosysteem om te bepalen welke functies moeten blijven, moeten verdwijnen en moeten worden toegevoegd. Verzamel je team, pak een whiteboard en beantwoord de volgende vragen:

• Welke hardnekkige problemen hebben we met onze huidige financiële technologie?
• Wat was de oorzaak van de problemen die we tegenkwamen?
• Welke problemen zien we aan de horizon?
• Welke hiaten hebben we opgemerkt in de mogelijkheden van onze financiële software?
• Op welke gebieden zorgen onze financiële systemen ervoor dat we geld verliezen en waarom?
• Zijn er functies waarover medewerkers en klanten hebben geklaagd?
• Wat houdt ons vast aan oudere systemen?
• Welke functies willen we behouden? En waarom?

Stel bedrijfsdoelen en vereisten vast

Begin met het verhelderen van je bedrijfs- en teamdoelen om de benodigde hulpmiddelen en strategieën te bepalen. Overweeg de volgende vragen:

• Wat zijn de doelstellingen van ons financiële team voor de komende vijf jaar?
• Welke problemen hopen we op te lossen door deze doelen te bereiken?
• Welke stappen zijn nodig om deze doelstellingen te realiseren?
• Wat levert het ons bedrijf of team op om deze doelen te bereiken?
• Welke financiële activiteiten worden de komende vijf jaar cruciaal voor het bedrijf?
• Welke tools worden gebruikt door onze concurrenten?

Handleiding voor een robuuste moderniseringsstrategie

Ondanks het enthousiasme mislukt 70% van de digitale transformatieprojecten, veelal door inadequate planning. Een goed doordachte strategie voor het vervangen van verouderde systemen is cruciaal. Hier volgt een stapsgewijze aanpak voor het ontwikkelen van zo'n strategie.

Stap 1: Evalueer je bestaande systeem(en)

Tijdens het bepalen van de doelstellingen hebben we de sterke en zwakke punten van je verouderde systemen beschreven. Nu ga je de lat hoger leggen door in de details van de architectuur te duiken. Zo werkt het:

Inventariseer de kenmerken van je verouderde systeem

Zoom in op de biologie van verouderde financiële software. We hebben het over details zoals de

• Interface(s)
• Functies
• Modules
• Database(s)
• Opslagcapaciteit
• Actieve softwareversie(s)
• Hardware
• Programmeertaal (-talen)

Analyseer de prestaties van het oude financiële systeem

Kijk vervolgens naar de volgende statistieken om te evalueren hoe het systeem zich houdt:

• Reactietijd: Hoe snel de software een verzoek van een gebruiker uitvoert
• Transactieverwerkingssnelheid: Hoe snel het programma een transactie afrondt
• Doorvoer: Het aantal taken dat het systeem kan verwerken in een bepaalde periode
• Schaalbaarheid: Hoe het systeem omgaat met toe- of afname in gebruik of gebruikers
• Betrouwbaarheid van het systeem: Hoe lang het systeem beschikbaar en operationeel blijft

Benadruk ook eventuele knelpunten en prestatieproblemen. Bijvoorbeeld:

• Hoeveel uitval ervaar je per jaar?
• Hoe lang duurt het om rapporten te genereren?
• Hoe gemakkelijk is het om het legacysysteem te gebruiken?

Veiligheids- en nalevingscontroles uitvoeren

Vervolg daarna met het uitvoeren van beveiligings- en nalevingscontroles om kwetsbaarheden op te sporen. Concentreer je op de volgende gebieden:

Veiligheid

• Toegangscontrole
• Encryptie
• Bescherming van gegevens
• Veilig documenten delen en ondertekenen
• Afweermechanismen tegen cyberbedreigingen

Naleving

• Controleer of het legacysysteem voldoet aan de industrienormen en wettelijke vereisten
• Identificeer alle tools die je team helpen om aan de compliance verplichtingen te voldoen
• Let op eventuele hiaten in compliance-tools

Onderzoek de integratiemogelijkheden van je systeem

Een cruciale vraag die je wilt beantwoorden is: "Hoe flexibel zijn onze verouderde financiële systemen?". Let op hoe het verouderde systeem integreert met andere systemen, rekening houdend met tijd, snelheid en nauwkeurigheid. Onderzoek ook hoe flexibel de tools zijn.

Bekijk de documentatie van het verouderde systeem

Begrijp de onderhoudsvereisten van je verouderde systeem via de technische documenten en handleidingen. Bekijk ook eventuele contracten en licenties en noteer verval- en hardwarecertificeringsdata.

Stap 2: Analyseer bedrijfsprocessen en workflows

Na de stap schets je elk bedrijfsproces dat gebruikmaakt van oudere financiële software. Bedenk hoe je deze taken kunt vereenvoudigen. Stel bijvoorbeeld dat je personeel geen bewijzen indient voor onkosten omdat het proces te lang duurt. Ze moeten een factuur scannen, naar zichzelf e-mailen en vervolgens uploaden naar het oude systeem. Hier zou je oplossingen zoals Payhawk kunnen gebruiken om het proces te stroomlijnen. Het wereldwijde bureau FFW deed dat.

FFW had betaalmethoden en -oplossingen gebruikt voor verschillende Europese entiteiten, wat complexe operationele uitdagingen opleverde. Daarom hebben ze met Payhawk hun taken op het gebied van uitgavenbeheer onder één dak gebracht. Het personeel krijgt nu zakelijke betaalkaarten met uitgavenbeheer die het financiële team moeiteloos kan beheren.
Bovendien gebruiken kaarthouders de AI-camera-app van Payhawk met OCR-technologie om de belangrijkste details van ontvangstbewijzen te verzamelen voor een snelle verwerking. Vervolgens vergemakkelijkt het vooraf ingestelde goedkeuringsbeleid van FFW de goedkeuring van onkosten met één klik op elk apparaat.

Het probleemloze, AI- en geautomatiseerde proces van Payhawk bespaart FFW dagelijks uren. Geen energie meer verspillen aan het handmatig invoeren van gegevens, het drie keer controleren van bankgegevens of het najagen van bonnetjes. Lees meer over FFW's inspirerende reis.

Stap 3: Opties voor modernisering evalueren

Er zijn zeven beproefde benaderingen om een financiële tech-stack naar de toekomst te brengen. Welke het beste werkt, hangt af van je budget, bestaande technische schuld en risicotolerantie. Laten we het eens nader bekijken.

Replatforming, ook bekend als de Lift and Shift-methode

Hierbij wordt bestaande software gemigreerd naar andere software of hardware met minimale wijzigingen in de code. Het doel is om de infrastructuur van het systeem te verbeteren.

Rearchitecting

Je verandert de infrastructuur van het verouderde systeem door nieuwe ontwerpen aan te nemen en het systeem aan te passen aan moderne standaarden. Herstructurering pakt de prestaties, wendbaarheid en schaalbaarheid van het systeem aan.

Rebuilding of rewriting

Je maakt een nieuw systeem om de functionaliteit van het oude systeem te kopiëren. Van hieruit hebben gebruikers toegang tot de functies die ze kennen en waar ze van houden, terwijl ze moderne technologieën en infrastructuur introduceren. Schalen en onderhoud gaan ook sneller

Rehosting

Het verplaatsen van software naar een nieuwe omgeving met weinig veranderingen in de code, bijvoorbeeld het verplaatsen van de applicatie naar een andere server met behoud van de architectuur en code. Rehosting streeft ernaar de bestaande bedrijfslogica en workflows te behouden. Je kunt ook snel resultaten behalen met een minimaal verstoringsrisico.

Reimagining of Greenfield Development

Hiervoor moet je de oude financiële software dumpen en met een frisse blik naar de toekomst kijken. Je moet ook de nieuwste technologieën en best practices implementeren. Sommige gebruikers integreren het legacysysteem, terwijl anderen het na verloop van tijd vervangen. Deze benadering streeft ernaar om systemen af te stemmen op de huidige behoeften van de organisatie.

Refactoring

Met de Refactoring-aanpak herstructureer je de code van het legacysysteem zonder te veranderen hoe het zich aan de gebruikerskant gedraagt. Je maakt geen debuut met nieuwe functies. In plaats daarvan optimaliseer je de interne structuur van de code. Refactoring is erop gericht om code gemakkelijker te onderhouden, te lezen en uit te voeren.

Encapsulating (inkapselen)

Om in te kapselen ga je uit van het verouderde systeem en breid je de mogelijkheden uit door de gegevens en functies op te splitsen en te bundelen. Je behoudt ook het grootste deel van de code en gebruikt een API om het toegankelijk te maken als service. Deze aanpak zorgt ervoor dat het systeem veiliger is, efficiënter werkt en sneller reparaties kan uitvoeren.

Stap 4: De belangrijkste stakeholders betrekken bij de besluitvorming

Een succesvol digitaliseringsproject houdt rekening met de behoeften van alle belanghebbenden. Betrek daarom iedereen bij het project door middel van een enquête of rondetafelgesprek. Vraag naar de positieve en negatieve punten van de bestaande financiële software en vraag om suggesties voor verbetering. Enkele belangrijke belanghebbenden zijn:

• Medewerkers
• C-Suite management
• Leveranciers
• Beleggers

Stap 5: Maak een stappenplan van testen tot implementatie

Je hebt onderzoek gedaan, iedereen erbij betrokken en een aantal opties beperkt. Goed gedaan! Deel het testen en implementeren nu op in fasen. Hoeveel hangt af van de interne procedures en prioriteiten van je bedrijf.

Stel bijvoorbeeld dat je een software voor uitgavenbeheer aan boord wilt nemen. Als je een groot, complex bedrijf hebt, zou je twee kernfuncties kunnen uitproberen: uitgavenbeheer en reiskostenvergoeding. Rol vervolgens uit naar andere taken zodra je het concept hebt bewezen.

Discordia volgde een vergelijkbare aanpak. Ze voerden een Payhawk-proef uit met ongeveer 30 chauffeurs gedurende 2,5 maand. Daarna hebben ze op basis van de opgedane ervaringen de tweede proef geoptimaliseerd, waarbij 700 chauffeurs gedurende een jaar betrokken waren. Discordia heeft nu een robuust technologisch systeem en chauffeurs gebruiken de nieuwe software naadloos. (Later meer over de fenomenale reis van Discordia).

Nieuwe technologieën ter ondersteuning van de modernisering van legacysystemen

Recentelijk hebben baanbrekende oplossingen de financiële wereld bereikt. Hier zijn enkele van de nieuwste en beste hulpmiddelen:

• ESG-rapportage: Regeringen over de hele wereld hebben beloofd hun uitstoot te verminderen, wat nieuwe verplichtingen en stimulansen met zich meebrengt. Bedrijven gebruiken nu ESG-rapportagetools om koolstof op te sporen en te rapporteren om aan de regels te blijven voldoen en afschrijvingen veilig te stellen.
• Abonnementenbeheer: De abonnementseconomie heeft een hoge vlucht genomen en kan tegen 2025 1,5 biljoen dollar bereiken. Consumenten zijn niet de enigen die abonnementen afsluiten; bedrijven doen dat ook. Maar het kan gemakkelijk misgaan. Daarom maken bedrijven gebruik van technologie om abonnementen te beheren, zoals het bijhouden van terugkerende betalingen en de administratie.
• Fraudedetectie: Bedrijven bestrijden cybercriminaliteit met een troef achter de hand: AI-tools. Deze oplossingen kunnen anomalieën in transacties en gedrag signaleren. Vervolgens waarschuwen ze je team voor potentiële bedreigingen om je bedrijf veilig te houden.
• Uitgavenbeheer: Bedrijven verbeteren hun aanpak van uitgaven. Oplossingen zoals Visa-kaarten voor bedrijven en virtuele kaarten tillen uitgavenbeheer naar een hoger niveau. AI-oplossingen, zoals de AI-camera van Payhawk, hebben zich ook bij de mix gevoegd. Deze functie haalt de gegevens van bonnetjes op, waardoor kostbare handmatige gegevensinvoer niet meer nodig is.
• Boekhoud-, belasting- en ERP-integraties: Deze software is niet nieuw, maar er is een 2.0-twist aan hoe bedrijven ze gebruiken. Met Payhawk kan je team bijvoorbeeld automatisch gegevens invoeren vanuit het bedrijfsecosysteem. Ze kunnen ook het grootste deel van het drukke werk van het laten kloppen van de boeken automatiseren. We hebben het over geautomatiseerde reconciliatie van betalingen, naadloze ERP-integraties en nog veel meer. Je kunt zelfs je rekeningschema, belastingtarieven en categorisaties importeren en bijwerken met de uitgebreide aangepaste velden van Payhawk.

Potentiële risico's van modernisering aanpakken

Modernisering brengt potentiële valkuilen met zich mee, dus een strategie voor risicobeheer is van vitaal belang. Beschrijf alle mogelijke gevaren en hoe je ze kunt vermijden om snel terug te zijn als het noodlot toeslaat. Hier zijn enkele van de meest voorkomende:

• Problemen met gegevensmigratie
• Integratie-uitdagingen
• Verstoring van de bedrijfsvoering
• Beveiligingsproblemen
• Weerstand tegen overname door belanghebbenden
• Budgetoverschrijdingen
• Tekort aan vaardigheden van personeel
• Gebrek aan leveranciersondersteuning en lock-ins

Samenwerken met softwareontwikkelingsbureaus voor succesvolle moderniseringsprojecten

Overstappen van oude financiële systemen? Neem de weg van de kant-en-klare oplossing

De snelste en eenvoudigste manier om je financiële technologie te optimaliseren is door een alles-in-één oplossing te kiezen. Het moet aanpasbaar zijn, met toegang tot technologie-updates en deskundige ondersteuning.

Dit is de route die het transportbedrijf Discordia nam. Het niveau van de vrachtwagenchauffeurs nam een duik na het aanpakken van complexe logistiek, internationaal papierwerk en verschillende betaalmiddelen. Het dagelijks moeten overmaken van geld naar de bankrekeningen van de chauffeurs had ook gevolgen voor het financiële team. Discordia ging daarom in zee met Payhawk om de efficiëntie, tevredenheid en retentie van het personeel te verbeteren.

Met behulp van Payhawk's uitgavenbeheersoftware en smart capture functies, verwijderde Discordia belastend papierwerk uit de taken van de chauffeurs. Het financiële team van Discordia beheert nu transacties naar de rekeningen van de chauffeurs via één hoofdaccount op Payhawk. Deze functie elimineert tijdrovende administratie en dure bankoverschrijvingskosten.

Chauffeurs krijgen ook een debetkaart, die Financiën dagelijks opwaardeert, voor meer flexibiliteit en gemak. Payhawk synchroniseert zelfs met Discordia's ERP-platform voor verbeterde inzichten en besluitvorming. Bekijk Discordia's baanbrekende digitaliseringsreis.

De blauwdruk voor het moderniseren van oudere financiële software.

"De enige constante in het leven is verandering", zoals het gezegde luidt. Nog niet zo lang geleden waren basissoftware en handmatige tools en processen de norm. Gelukkig zijn sommige nieuwe oplossingen zo goed dat ze oudere financiële systemen het nakijken geven.

Neem dus geen genoegen met verouderde of meerdere losgekoppelde tools. Stel een actieplan op, test een paar tools en pas je technologiestapel aan op basis van de resultaten. Digitale transformatie is een reis zonder einde. Dus als je jematch hebt gevonden, ga dan voor de lange termijn en stop niet met verbeteren. Je financiële processen zullen onherkenbaar zijn en je resultaat, personeel en klanten zullen je dankbaar zijn.

Houdt verouderde financiële software je bedrijf tegen? Neem de sprong naar digitale transformatie met Payhawk: Boek vandaag nog een persoonlijke demo.