Migration bestehender Finanzsysteme: Wann ist es Zeit für eine neue Lösung?

Papierrechnungen und Quittungen sortieren? Zahlen mühsam in Excel berechnen? Erschrocken feststellen, dass schon wieder jemand die Spesenrichtlinien missachtet hat? Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie wahrscheinlich mit den typischen Herausforderungen veralteter Finanzsysteme konfrontiert – und nicht nur mit diesen.

Es ist einfach, an alten Technologien festzuhalten. Vielleicht nutzt Ihr Team schon immer dieselbe veraltete Finanzsoftware, oder die Angst vor Veränderungen hält Sie davon ab, neue Lösungen auszuprobieren. Sie sind damit nicht allein: In den USA laufen noch immer 43 % aller Bankensoftwares auf COBOL – einer Programmiersprache aus dem Jahr 1959, die mittlerweile über 60 Jahre alt ist.

In diesem Artikel erklären wir, was veraltete Finanzsysteme sind und welche Anzeichen darauf hindeuten, dass es Zeit für eine flexiblere und umfassendere Alternative ist. Außerdem stellen wir zentrale Strategien für die Auswahl und Implementierung neuer Lösungen vor. Abschließend beleuchten wir potenzielle Risiken, die während der digitalen Transformation auftreten können – damit Ihr Umstieg ein voller Erfolg wird.

Veraltete Finanzsysteme verstehen: Warum es Zeit für Veränderung ist

Bevor wir uns mit der Strategie der digitalen Transformation befassen, sollten wir uns zunächst die Grundlagen veralteter Finanzsysteme ansehen.

Was verstehen wir unter einem veralteten Finanzsystem?

In diesem Artikel beziehen wir uns auf zwei verschiedene Aspekte, wenn wir von Altsystemen sprechen:

1. Legacy-Finanzsysteme sind oft „archaische“ Software- und Hardwarelösungen, die trotz regelmäßiger Updates auf veralteter Infrastruktur basieren und daher schwer zu ersetzen sind. Diese Systeme bilden oft das Rückgrat der Finanzoperationen großer, etablierter Unternehmen und Konzerne, was ihre Ablösung besonders herausfordernd macht. Dazu zählen Buchhaltungs-, Zahlungs-, Budgetierungs-, Prognose- und Ausgabenmanagement-Software.

Viele dieser Lösungen stammen von renommierten Anbietern und werden regelmäßig aktualisiert, um relevant zu bleiben. Dennoch basieren sie auf einer veralteten technologischen Infrastruktur, die nach wie vor an frühere Systeme und Praktiken gebunden ist. In einigen Fällen sind sie sogar nicht mehr marktgängig.

Zusätzlich gibt es individuell entwickelte Lösungen, die noch mehr Komplexität und Kosten bei einer Umstellung mit sich bringen. Unternehmen häufen pro 300.000 Codezeilen durchschnittlich 1.083.000 $ an technischen Schulden an – und das ist nur der Anfang.

2. Mehrere unverbundene Systeme – ein Erbe der ersten Welle der digitalen Transformation

In den letzten zehn Jahren haben viele Unternehmen ihre Digitalisierung vorangetrieben und verschiedene Lösungen für Firmenkarten, Ausgabenmanagement und Abonnements eingeführt. Doch was anfangs praktisch war, hat oft zu einem unübersichtlichen und komplizierten System geführt.

Carolina Einarasson, Finanzdirektorin bei Essentia Analytics und Payhawk-Kundin, beschreibt ihre Erfahrungen so:

Vor Payhawk haben wir verschiedene Einzellösungen, Excel und unterschiedliche Kreditkarten genutzt – aber es gab keine zentrale Komplettlösung. Als ich Finanzdirektorin wurde, war mein erster Schritt, zeitaufwendige Prozesse zu eliminieren. In Payhawk sahen wir unsere Zukunft: eine Plattform, die alle wichtigen Finanzprozesse – von der Eingabe von Ausgabendaten über Kreditkarten und Genehmigungen bis hin zu Beschaffungsanfragen, Rechnungszahlungen und Rückerstattungen – in einer einzigen Lösung vereint.

Wenn Sie sich von unzusammenhängenden Systemen verabschieden und die zweite Welle der digitalen Transformation nutzen möchten, um Ihr Ausgabenmanagement vollständig zu vernetzen, sind Sie bei uns genau richtig.

Mit Payhawk müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools und Bildschirmen jonglieren – wir bündeln alles an einem Ort. Zudem entwickeln wir unsere Funktionen und direkten Integrationen (z. B. mit ERPs wie NetSuite und Xero) kontinuierlich weiter, um Finanzteams eine bessere Kontrolle und einen klaren Überblick über die Unternehmensausgaben zu ermöglichen.

Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, Ihre alte Finanzsoftware zu modernisieren

Früher galt Ihr Altsystem vielleicht als technologischer Standard. Heute bieten End-to-End-Lösungen Finanzteams eine spürbare Entlastung. Doch die Vielzahl an Optionen kann die Entscheidung erschweren – und Zweifel wecken, ob ein Wechsel wirklich notwendig ist.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, beleuchten wir einige typische Probleme, die mit veralteten Finanzsystemen einhergehen.

Die Herausforderungen veralteter Finanzsystemen

• Die Effizienz des Teams leidet: Ein großes Problem bei Altsystemen oder einer Vielzahl einzelner Lösungen ist ihr Tempo. Viele dieser Systeme stammen aus einer Zeit, in der Disketten und Faxgeräte noch zum Alltag gehörten – nicht aus der Ära von Big Data und Blockchain. Die Folge: Langsame Prozesse und starre Strukturen, die den Anforderungen moderner Finanzteams nicht gerecht werden.
• Unzureichende Integrationen bremsen den Fortschritt: Effiziente Integrationen sind essentiell für optimierte Finanzprozesse. Sie ermöglichen nahtlose Workflows und verknüpfen Finanzdaten mit CRM-, HR- und ERP-Systemen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Der Markt für Integrationslösungen könnte bis 2030 ein Volumen von 30,27 Milliarden Dollar erreichen – ein klares Zeichen für ihre Bedeutung. Doch das Kombinieren alter und neuer Technologien ist oft so aussichtslos wie der Versuch, Öl mit Wasser zu mischen. Das Ergebnis? Isolierte Daten, unvollständige Analysen und weit verbreitete Ineffizienz.
• Die Abhängigkeit von veralteter Hardware führt zu Verlusten: Erinnern Sie sich noch an Ihren alten PC? Ein nostalgischer Rückblick, aber in der Praxis war der Rechner alles andere als effizient. Veraltete Hardware ist anfällig für Ausfälle, und mit der Zeit wird es immer schwieriger, Ersatzteile oder qualifizierte Techniker zu finden. Das führt zu langen Ausfallzeiten und finanziellen Verlusten.
• Die Anfälligkeit für Internetkriminalität bedroht Ihr Unternehmen: Cyberkriminalität ist heute allgegenwärtig. Die Frage ist nicht mehr, ob ein Angriff passiert, sondern wann. Im Jahr 2023 wurden 72,7 % aller Unternehmen Opfer eines Cyberangriffs – mit durchschnittlichen Kosten von 4,54 Millionen Dollar pro Vorfall. Viele Altsysteme haben keine ausreichenden Sicherheitsmechanismen, um sich gegen moderne Bedrohungen zu schützen. Besonders riskant: Unternehmen, die mehrere Einzellösungen von unterschiedlichen Anbietern nutzen, setzen sich zusätzlichen Schwachstellen aus.
• Hohe Wartungskosten fressen die Gewinne auf: Eine veraltete Finanzsoftware kann für Ihr Unternehmen so kostspielig sein wie ein undichter Wasserhahn, der unbemerkt Geld in den Abfluss spült. Neben den direkten Kosten für Ausfälle und Wartung gehen durch veraltete Technik auch wertvolle Chancen verloren. Allein in den USA geben Unternehmen jährlich 85 Milliarden Dollar für die Instandhaltung veralteter Technologien aus – weltweit sind es über 300 Milliarden Dollar.
• Begrenzte Skalierbarkeit hemmt das Wachstum: Egal, wie ambitioniert Ihre Geschäftsstrategie ist – Ihr Erfolg hängt von der Leistungsfähigkeit Ihrer technischen Infrastruktur ab. Veraltete Systeme sind oft nicht in der Lage, moderne Technologien wie automatisiertes Ausgabenmanagement oder eingebettete Finanzfunktionen zu unterstützen. Zudem können sie Bandbreitenprobleme verursachen, die weiteres Wachstum verhindern.
• Die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wird schwieriger: Unternehmen stehen vor immer komplexeren regulatorischen Anforderungen – von der Geldwäschebekämpfung bis hin zum Datenschutz. Doch wenn veraltete Systeme zur Verwaltung dieser Pflichten genutzt werden, entstehen schnell Lücken. Beispielsweise kann eine fehlende Automatisierung dazu führen, dass Steuererklärungen oder Compliance-Fristen übersehen werden. Wer zu oft gegen gesetzliche Vorgaben verstößt, riskiert rechtliche Konsequenzen.
• Eine schlechte Benutzererfahrung verhindert die Akzeptanz: Moderne Nutzer erwarten schnelle, intuitive Softwarelösungen. Langsame Ladezeiten, unübersichtliche Oberflächen und starre Funktionen führen zu Frustration im Team. Wenn die Bedienung zu mühsam ist, suchen sich Mitarbeiter Alternativen – und ineffiziente, uneinheitliche Prozesse sind die Folge.

Veraltete Finanzlösungen: Die Auswirkungen auf die Unternehmensleistung

Es ist wichtig, die Folgen zu kennen, die ein Verzicht auf den Digitalen Wandel mit sich bringt:

Gewinneinbrüche

Die Unterhaltskosten für veraltete Systeme summieren sich schnell. Unternehmen vergeuden jährlich rund 20 % ihres IT-Budgets, und ungelöste technische Probleme sind eine Ursache dafür. Diese Kosten schmälern den Gewinn und schmälern Ihr Endergebnis.

Fehlerquellen, die teuer werden können

Veraltete Systeme, unzusammenhängende Schnittstellen und manuelle Prozesse bieten reichlich Spielraum für Fehler. Diese Ungenauigkeiten können zu falschen Entscheidungen führen – mit potenziell kostspieligen Konsequenzen. Stellen Sie sich vor, ein Teammitglied gibt versehentlich falsche Zahlen in ein veraltetes Prognosesystem ein oder wartet ewig darauf, dass verzögerte Daten von einem Tool ins nächste übertragen werden. Das Ergebnis? Eine fehlerhafte Analyse, die Gewinnprognosen und Budgets um 30 % übersteigt – mit erheblichen finanziellen Auswirkungen.

Die Folge sind massive Mehrausgaben. All das hätte sich vermeiden lassen können, wenn eine moderne Ausgabenmanagement-Software im Einsatz gewesen wäre.

Die betriebliche Effizienz leidet

Veraltete Finanzsysteme können Arbeitsprozesse erheblich verlangsamen und damit das Erreichen von Wachstumszielen erschweren. Doch nicht nur interne Abläufe sind betroffen – auch Kunden spüren die negativen Auswirkungen ineffizienter Technologien, wenn sich Serviceleistungen verzögern.

Mangelnde Anpassungsfähigkeit mindert die Wettbewerbsfähigkeit

In einem dynamischen Markt sind Agilität und schnelle Reaktionsfähigkeit entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch viele Altsysteme sind nicht flexibel genug, um sich an veränderte Anforderungen von Kunden und Unternehmen anzupassen. Marktverschiebungen können das Unternehmen ins Wanken bringen – und im schlimmsten Fall den entscheidenden Wettbewerbsvorteil kosten.

## Das Fundament legen: So definieren Sie klare Ziele für die Modernisierung

Um die technologische Modernisierung erfolgreich von der Planung in die Umsetzung zu bringen, ist es entscheidend, den aktuellen Zustand Ihres Finanztechnologie-Stacks zu analysieren und eine klare Vision für die Zukunft zu entwickeln. Hier ist Ihr Fahrplan für den Modernisierungsprozess.

### Bewerten Sie die Stärken und Schwächen Ihres aktuellen Systems

Zunächst sollten Sie Ihr aktuelles Finanzsystem genau analysieren, um zu bestimmen, welche Funktionen beibehalten, entfernt oder ergänzt werden sollten. Versammeln Sie Ihr Team und beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Welche dauerhaften Probleme bereitet uns unser aktuelles Finanzsystem?
• Was sind die Hauptursachen für diese Probleme?
• Welche potenziellen Herausforderungen zeichnen sich bereits ab?
• Wo haben wir funktionale Lücken in unserer Finanzsoftware festgestellt?
• In welchen Bereichen führen unsere Finanzsysteme zu finanziellen Verlusten – und warum?
• Gibt es Funktionen, über die sich Mitarbeiter oder Kunden regelmäßig beschweren?
• Warum sind wir noch immer an Altsysteme gebunden?
• Welche Funktionen möchten wir beibehalten – und aus welchem Grund?

Identifizieren Sie Geschäftsziele und Anforderungen

Definieren Sie als Nächstes die Ziele Ihres Unternehmens und Ihres Teams, um die notwendigen Tools und die richtige Strategie festzulegen. Überlegen Sie sich dabei folgende Fragen:

• Welche Ziele verfolgt unser Finanzteam in den nächsten fünf Jahren?
• Welche spezifischen Probleme wollen wir durch diese Ziele lösen?
• Welche Schritte sind notwendig, um diese Ziele zu erreichen?
• Welchen Mehrwert bringt es dem Unternehmen oder unserem Team, diese Ziele umzusetzen?
• Welche Finanzaufgaben werden in den nächsten fünf Jahren für unser Unternehmen besonders wichtig?
• Welche Tools und Technologien setzen unsere Wettbewerber vermutlich ein?

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung einer zuverlässigen Modernisierungsstrategie

Die Realität ist, dass 70 % der Projekte zur digitalen Transformation scheitern. Die hohe Misserfolgsquote bei Modernisierungsprojekten liegt nicht am fehlenden Enthusiasmus, sondern an unzureichender Planung. Deshalb ist eine durchdachte Strategie zur Ablösung von Altsystemen entscheidend. Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Schritte zur Entwicklung einer erfolgreichen Modernisierungsstrategie.

Schritt 1: Bewerten Sie Ihr(e) Altsystem(e)

In der Zielsetzungsphase haben wir die Stärken und Schwächen Ihrer Altsysteme identifiziert. Jetzt geht es darum, einen Schritt weiter zu gehen und die Architektur im Detail zu analysieren. So gehen Sie vor:

Erstellen Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme der Funktionen Ihres Altsystems.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Beschaffenheit der alten Finanzsoftware. Wir sprechen über Details wie ihre

• Schnittstelle(n)
• Eigenschaften
• Module
• Datenbank(en)
• Speicherkapazität
• Aktive Software-Version(en)
• Hardware
• Programmiersprache(n)

Analysieren Sie die Leistung Ihres alten Finanzsystems

Betrachten Sie als Nächstes die folgenden Metriken, um die Leistung des Systems zu bewerten:

• Reaktionszeit: Wie schnell verarbeitet die Software eine Benutzeranfrage?
• Geschwindigkeit der Transaktionsverarbeitung: Wie lange dauert es, bis eine Transaktion abgeschlossen ist?
• Leistungsfähigkeit: Wie viele Aufträge kann das System innerhalb eines bestimmten Zeitraums bewältigen?
• Skalierbarkeit: Wie gut kann das System auf eine steigende oder sinkende Anzahl von Benutzern reagieren?
• Systemzuverlässigkeit: Wie stabil und verfügbar bleibt das System im laufenden Betrieb?

Weisen Sie auch auf etwaige Engpässe und Leistungsprobleme hin. Zum Beispiel:

• Wie viele Ausfälle haben Sie pro Jahr?
• Wie lange dauert es, Berichte zu erstellen?
• Wie einfach ist es, das Altsystem zu nutzen?

Sicherheits- und Konformitätsprüfungen durchführen

Als Nächstes führen Sie Sicherheits- und Konformitätsprüfungen durch, um Schwachstellen zu ermitteln. Konzentrieren Sie sich auf die folgenden Bereiche:

### Sicherheit

• Zugangskontrollen
• Verschlüsselung
• Schutz der Daten
• Sichere gemeinsame Nutzung und Unterzeichnung von Dokumenten
• Mechanismen zur Abwehr von Cyber-Bedrohungen

### Compliance und Regulierung

• Prüfen Sie, ob das Altsystem den Industriestandards und gesetzlichen Anforderungen entspricht.
• Identifizieren Sie alle Tools, die Ihr Team bei der Erfüllung der Compliance-Verpflichtungen unterstützen.
• Notieren Sie etwaige Lücken in den Compliance-Tools.

Untersuchen Sie die Integrationsfähigkeit Ihres Systems

Fragen Sie sich: „Wie flexibel sind unsere alten Finanzsysteme?“ Überprüfen Sie, ob sie sich leicht mit anderen Systemen verbinden lassen – und wie schnell und genau das funktioniert. Schauen Sie auch, wie gut sich die vorhandenen Tools an neue Anforderungen anpassen lassen.

Prüfen Sie die Dokumentation des Altsystems

Lesen Sie die technischen Unterlagen und Handbücher, um sich über die Wartungsanforderungen Ihres Altsystems zu informieren. Überprüfen Sie zudem alle Verträge und Lizenzen und notieren Sie die Ablaufdaten sowie die Zertifizierungsfristen der Hardware.

## Schritt 2: Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe analysieren

Skizzieren Sie zunächst jeden Geschäftsprozess, der mit Ihrer alten Finanzsoftware durchgeführt wird, und überlegen Sie, wie sich diese Abläufe vereinfachen lassen. Ein typisches Problem könnte beispielsweise sein, dass Mitarbeiter keine Spesennachweise einreichen, weil der Prozess zu umständlich ist. Aktuell müssen sie eine Rechnung einscannen, per E-Mail an sich selbst senden und anschließend ins Altsystem hochladen. Hier könnten moderne Lösungen wie Payhawk Abhilfe schaffen und den Prozess effizienter gestalten.

Ein Beispiel dafür ist die globale Agentur FFW, die mit der modernen Lösung von Payhawk ihre Finanzprozesse optimiert hat. Sie hatte in verschiedenen europäischen Niederlassungen unterschiedliche Zahlungsmethoden und Finanzlösungen im Einsatz, was zu komplexen operativen Herausforderungen führte. Durch die Einführung von Payhawk konnte die Verwaltung der Ausgaben zentralisiert und optimiert werden.

Mitarbeiter von FFW nutzen nun Firmenkarten mit integrierter Ausgabenkontrolle, die das Finanzteam problemlos verwalten kann. Zudem ermöglicht die KI-gestützte Kamera-App von Payhawk mit OCR-Technologie eine schnelle Erfassung und Verarbeitung wichtiger Beleginformationen. Dank der voreingestellten Genehmigungsrichtlinien von FFW lassen sich Ausgaben mit nur einem Klick auf jedem Gerät freigeben.

Durch diesen automatisierten und KI-gestützten Prozess spart FFW täglich mehrere Stunden Arbeitszeit. Manuelle Dateneingaben, dreifache Überprüfungen von Bankdaten und die mühsame Suche nach Belegen entfallen vollständig. Erfahren Sie mehr über die erfolgreiche Transformation von FFW.

## Schritt 3: Modernisierungsoptionen und -ansätze evaluieren

Es gibt sieben bewährte Ansätze, um die Finanztechnologie zukunftssicher zu machen. Welcher davon am besten geeignet ist, hängt von Ihrem Budget, den bestehenden technischen Schulden und Ihrer Risikotoleranz ab. Werfen wir nun einen genaueren Blick auf diese Strategien.

### Replatforming, auch bekannt als Lift and Shift Methode

Dabei geht es um die Migration bestehender Software auf eine neue Software oder Hardware mit minimalen Codeänderungen. Das Hauptziel ist die Optimierung der Systeminfrastruktur.

### Researchitecting

Dabei wird die Infrastruktur des Altsystems modernisiert, indem neue Designs übernommen und aktuelle Standards integriert werden. Die Umstrukturierung zielt darauf ab, die Leistung, Agilität und Skalierbarkeit des Systems zu verbessern.

### Wiederaufbau, auch bekannt als Rewriting

Dabei wird ein neues System entwickelt, das die Funktionalität des Altsystems nachbildet. So können Benutzer weiterhin auf die vertrauten und geschätzten Funktionen zugreifen, während gleichzeitig moderne Technologien und Infrastrukturen integriert werden. Zudem lassen sich Skalierung und Wartung deutlich effizienter gestalten.

### Rehosting

Beim Rehosting wird Software mit minimalen Codeänderungen in eine neue Umgebung verschoben, beispielsweise auf einen anderen Server, während Architektur und Code weitgehend erhalten bleiben. Ziel ist es, die bestehende Geschäftslogik und Arbeitsabläufe beizubehalten. Dieser Ansatz sorgt für schnelle Ergebnisse mit minimalen Störungen.

Neukonzeption, auch bekannt als Greenfield Development

Bei diesem Ansatz geht es darum, sich von der alten Finanzsoftware zu lösen und eine neue Perspektive einzunehmen. Gleichzeitig werden die neuesten Technologien und bewährten Verfahren eingeführt. Einige Unternehmen integrieren das Altsystem in die neue Lösung, während andere es schrittweise ersetzen. Ziel ist es, die Systeme optimal an die aktuellen Anforderungen der Organisation anzupassen.

### Refactoring

Beim Refactoring wird der Code des Altsystems umstrukturiert, ohne das Benutzerverhalten zu verändern oder neue Funktionen hinzuzufügen. Stattdessen wird die interne Code-Struktur optimiert, um die Wartung, Lesbarkeit und Effizienz zu verbessern.

### Kapselung

Bei der Kapselung wird das Altsystem weiter genutzt, während seine Funktionen erweitert werden. Dazu werden Daten und Prozesse neu strukturiert und gebündelt. Der Großteil des Codes bleibt erhalten, wird jedoch über eine API als Dienst zugänglich gemacht. Dies erhöht die Sicherheit und Effizienz des Systems und ermöglicht schnellere Wartungen und Reparaturen.

Schritt 4: Die wichtigsten Interessengruppen in die Entscheidungsfindung einbeziehen

Ein erfolgreiches Projekt zur Unternehmensdigitalisierung bringt die Bedürfnisse aller Beteiligten in Einklang. Beziehen Sie daher alle Beteiligten in eine Umfrage oder eine Diskussionsrunde ein. Erfragen Sie die positiven und negativen Aspekte der alten Finanzsoftware und sammeln Sie Verbesserungsvorschläge. Zu den wichtigsten Interessengruppen gehören:

• Mitarbeiter
• Top-Management
• Geschäftsleitung
• Investoren

## Schritt 5: Erstellen Sie einen Fahrplan von der Prüfung bis zur Umsetzung

Sie haben recherchiert, alle Beteiligten einbezogen und einige vielversprechende Optionen ausgewählt – gut gemacht! Nun sollten Sie die Tests und die Umsetzung in klar definierte Phasen unterteilen. Der Umfang dieser Phasen richtet sich nach den internen Verfahren und Prioritäten Ihres Unternehmens.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie wollen eine Ausgabenverwaltungssoftware einführen. Wenn Sie ein großes, komplexes Unternehmen sind, könnten Sie zwei Kernfunktionen ausprobieren: Ausgabenkontrolle und Erstattung von Reisekosten. Sobald Sie den Nachweis für das Konzept erbracht haben, können Sie dann auf andere Aufgaben ausweiten.

Discordia verfolgte einen ähnlichen Ansatz und startete zunächst einen Payhawk-Testlauf mit etwa 30 Fahrern über 2,5 Monate. Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen optimierten sie anschließend den zweiten Versuch, an dem 700 Fahrer über ein Jahr hinweg teilnahmen. Heute verfügt Discordia über ein leistungsstarkes technologisches System, das die Fahrer nahtlos nutzen.

Neue Technologien für die Modernisierung veralteter Systeme

In der Finanzwelt sorgen derzeit innovative Lösungen für frischen Wind. Hier sind einige der spannendsten Tools:

• ESG-Reporting: Weltweit verpflichten sich Regierungen zur Emissionsreduktion – das schafft neue Vorgaben und Anreize. Unternehmen setzen deshalb auf ESG-Reporting-Tools, um CO₂-Tracking und Berichterstattung effizient zu steuern. So bleiben sie konform und sichern sich gleichzeitig steuerliche Vorteile.
• Abo-Management: Die Abo-Wirtschaft boomt – und könnte bis 2025 ein Volumen von $1,5 Billionen erreichen. Nicht nur Konsument:innen sammeln Abos – auch Unternehmen verlieren schnell den Überblick. Moderne Tools helfen, Abonnements zu verwalten, wiederkehrende Zahlungen im Blick zu behalten und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
• Betrugsprävention: Unternehmen setzen im Kampf gegen Cyberkriminalität auf moderne KI-Tools. Diese erkennen verdächtige Transaktionen und Verhaltensmuster automatisch und warnen Ihr Team bei potenziellen Risiken – für mehr Sicherheit im Tagesgeschäft.
• Spesenmanagement: Unternehmen modernisieren ihre Ausgabenprozesse. Mit Lösungen wie Firmenkreditkarten von Visa oder virtuellen Karten behalten sie die volle Kostenkontrolle. Die AI-Kamera von Payhawk liest Belege automatisch aus – aufwändige manuelle Eingaben entfallen.
• Buchhaltung, Steuern und ERP-Integrationen: Diese Tools sind nicht neu, ihre Anwendung aber ist es. Dank moderner Integrationen wie bei Payhawk lassen sich Daten automatisiert ins System übertragen. Buchhaltungsprozesse laufen weitgehend automatisch – inklusive Zahlungsabgleich und ERP-Schnittstellen. Auch der Kontenrahmen, Steuersätze oder Kategorisierungen lassen sich über individuelle Felder bequem verwalten.

Mögliche Risiken der Modernisierung erkennen und absichern

Jede Modernisierung bringt Herausforderungen mit sich – ein klarer Risikomanagement-Plan ist daher unerlässlich. Identifizieren Sie potenzielle Stolpersteine frühzeitig, um schnell und effektiv reagieren zu können. Die häufigsten Risiken:

• Probleme bei der Datenmigration
• Schwierigkeiten bei der Systemintegration
• Betriebsunterbrechungen
• Sicherheitslücken
• Ablehnung durch Stakeholder
• Budgetüberschreitungen
• Mangel an qualifiziertem Personal
• Abhängigkeit von Anbietern und fehlender Support

Erfolgreiche Modernisierung mit Software-Entwicklungspartnern

Sie planen den Umstieg von einem veralteten Finanzsystem? Setzen Sie auf bewährte Komplettlösungen.

Am effizientesten gelingt die Optimierung Ihrer Finanztechnologie mit einer modular anpassbaren All-in-One-Lösung – inklusive regelmäßiger Updates und kompetenter Betreuung.

So ging auch das Transportunternehmen Discordia vor. Komplexe Logistik, internationale Dokumente und verschiedene Zahlungsmethoden erschwerten den Arbeitsalltag – sowohl für Fahrer:innen als auch das Finanzteam, das täglich Gelder an Bankkonten überweisen musste.

Mit Payhawk optimierte Discordia die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden nachhaltig. Dank Spesenmanagement-Software und intelligenter Belegerfassung entfällt für Fahrer:innen die aufwändige Papierarbeit. Zahlungen erfolgen gebündelt über ein zentrales Konto, wodurch der Verwaltungsaufwand sinkt und Bankgebühren reduziert werden.

Fahrer:innen erhalten zudem eine Debitkarte, die das Finanzteam täglich auflädt – für mehr Flexibilität im Alltag. Die Integration in das ERP-System von Discordia sorgt für bessere Auswertungen und fundiertere Entscheidungen. Mehr zur Digitalisierung bei Discordia.

Fahrplan zur Modernisierung veralteter Finanzsoftware

„Das Einzige, was im Leben konstant bleibt, ist der Wandel.“ Noch vor Kurzem dominierten einfache Programme und manuelle Prozesse den Büroalltag. Heute stehen leistungsstarke Lösungen bereit, die selbst etablierten Systemen überlegen sind.

Verlassen Sie sich nicht länger auf veraltete oder isolierte Tools. Entwickeln Sie einen konkreten Aktionsplan, testen Sie neue Technologien und passen Sie Ihr Setup flexibel an. Digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess – bleiben Sie am Ball und investieren Sie langfristig. Das Ergebnis: effizientere Prozesse, zufriedenere Teams und bessere Geschäftsergebnisse.

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