Highlights der Umfrage: Management von Geschäftsausgaben in 2024

Hintergrund der Umfrage

In diesem Artikel fassen wir die Ergebnisse einer Studie zusammen, für die 2000 Fachleute, darunter 860 Finanzleiter, die keine Payhawk Kunden sind, befragt wurden.

Der Bericht Pulse: Spend Management wurde in Zusammenarbeit mit IFP durchgeführt und befragte über 100 leitende Angestellte in den USA und Großbritannien aus mehr als 11 Branchen. Die Ergebnisse geben einen Überblick über das Ausgabenmanagement von Unternehmen heute und in Zukunft. Ergänzt werden diese Ergebnisse durch detailliertere Erkenntnisse aus drei Umfragen, die zusammen mit YouGov durchgeführt wurden und sich an rund 800 Finanzfachleute in den Niederlanden, Spanien und Frankreich richteten.

Laden Sie die vollständigen Forschungsberichte herunter:
The Pulse: Ausgabenmanagement in den USA und Großbritannien

Menschliches Versagen, Abstimmungszeit und ineffiziente Software gelten als größte Herausforderungen im Ausgabenmanagement

Aus den Antworten von 106 leitenden Finanzfachleuten geht hervor, dass menschliches Versagen die häufigste Herausforderung im Ausgabenmanagement ist. Über alle Unternehmensgrößen hinweg gaben 29 % der Befragten an, dass sie derzeit mit diesem Problem zu kämpfen haben.

Dicht gefolgt von Zeitverschwendung durch Abstimmung und unwirksame Software, beide mit 28 %.

Die drei größten Herausforderungen zeigen, dass es bei den technologischen Lösungen noch viel Spielraum für Verbesserungen gibt, da sie alle durch moderne Ausgabenmanagement-Tools verbessert werden können.

Hier ist eine Aufschlüsselung der Herausforderungen im Ausgabenmanagement nach Unternehmensgröße:

Aus Sicht der Mitarbeiter belasten operative Aufgaben die Finanzteams, was in direktem Zusammenhang mit den oben genannten Herausforderungen steht. In den Niederlanden nehmen Aufgaben wie die Erfassung von Rechnungen, die Verwaltung von Spesenabrechnungen, der Abgleich von Firmenkarten und die Überprüfung von Belegen durchschnittlich 42 % des Arbeitstages in Anspruch.

Es ist bezeichnend, dass 90% dieser Mitarbeiter glauben, dass ihre tägliche Arbeit durch bessere digitale Lösungen und Prozesse rationalisiert werden könnte.

Spanische Befragte (72 %) schätzen, dass ihr Unternehmen jeden Monat bis zu 30 Stunden für manuelle Aufgaben verschwendet. Weitere 24 % schätzen die Verschwendung auf mehr als 30 Stunden, während nur 4 % in dieser Hinsicht keine Zeitverschwendung sehen.

Besorgnis über die Unternehmensausgaben, aber Vertrauen in das Ausgabenmanagement

Die Mitarbeiter sind eindeutig besorgt über die Höhe der Unternehmensausgaben: 36 % der Befragten in den USA und im Vereinigten Königreich sind darüber sehr oder äußerst besorgt, während nur 8 % überhaupt nicht besorgt sind. Noch immer schätzen 51 % der Befragten die Effektivität der Ausgabenverwaltung ihres Unternehmens als sehr gut ein.

Diese Statistik ist zwar relativ positiv, aber es gibt immer noch eine Lücke zwischen effizienter Ausgabenkontrolle und Zeitverschwendung. Es ist klar, dass viele Unternehmen im Jahr 2024 der Ausgabenkontrolle weiterhin Priorität einräumen wollen. Sie täten jedoch gut daran, einer schnelleren, fehlerfreien und effizienten Abstimmung den Vorrang zu geben, um Zeit zu sparen und sich auf Strategie, Wachstum und Kostensenkungsinitiativen konzentrieren zu können.

Betrachtet man die Genehmigungsarten, so werden die betrieblichen Ausgaben am häufigsten durch eine vorherige Überprüfung durch den Vorgesetzten genehmigt (66 %). Die manuelle Genehmigung nach der Ausgabe ist in 41 % der Antworten immer noch die wichtigste Methode. Die Ansätze zur Kostenerstattung für Mitarbeiter folgen aus der Genehmigungsmethode und der vorherrschenden Einstellung.

Sichtweise zu geschäftlichen Ausgaben

Der Pulse Spend Management Report zeigt, dass Unternehmen es auch heute noch bevorzugen, dass Ausgaben zuerst genehmigt werden, während eine Minderheit die Mitarbeiter ermächtigt, Ausgaben nur nach eigenem Ermessen zu tätigen.

• 50 % der Unternehmen verlangen, dass alle Ausgaben zuerst genehmigt werden müssen
• 28 % ermächtigen ihre Mitarbeiter, mehr oder weniger frei auszugeben
• 11 % vertrauen darauf, dass die Mitarbeiter ihre Ausgaben im Rahmen des Möglichen tätigen
• 10 % der Teams haben unverrückbare Budgets, innerhalb derer sie ihre Ausgaben verwalten

Digitalisierung der Finanzprozesse schreitet voran, aber es bleibt noch einiges zu tun

Die befragten niederländischen, spanischen und französischen Finanzfachleute geben an, dass die Digitalisierung von Finanzprozessen voranschreitet, wobei der Durchschnitt zwischen 50 und 75 % der besagten Prozesse digitalisiert ist. Vorreiter und Nachzügler gibt es auf jedem Markt, und auch zwischen den Ländern gibt es einige Unterschiede.
In den Niederlanden sind 39 % der Ansicht, dass 50-75 % ihrer Prozesse digitalisiert sind.

29 % sind sogar noch weiter fortgeschritten und geben eine Digitalisierungsrate von 75 % oder mehr an.

Spanische Finanzmanager sind fortgeschrittener - oder zumindest zuversichtlicher -, denn die Antworten tendieren zum oberen Ende des Spektrums. 35 % schätzen den Grad der Prozessdigitalisierung auf 50-75 % und 38 % auf 75 % oder mehr.

Investitionen zur Verbesserung der Ausgabenkontrolle und Effizienz sowie zur Risikominderung erwartet

Durch Investitionen in neue Instrumente und Initiativen erhoffen sich die Unternehmen in den USA und UK eine bessere interne Ausgabenkontrolle (43 %), eine Verbesserung der Effizienz (43 %) und eine Minimierung der Risiken (40 %). Im Allgemeinen wird die Investition in das Ausgabenmanagement als eine Möglichkeit gesehen, die finanzielle Zukunft zu sichern.

Die Rationalisierung von Finanzprozessen mit Lösungen wie der Automatisierung von Ausgabenberichten wird als wirksames Mittel zur Bewältigung einiger der wichtigsten Herausforderungen im Ausgabenmanagement angesehen. Zu den genannten technologiebezogenen Initiativen gehören:

• Verbesserung der Integration mit bestehenden Systemen (40 %)
• Tools zur Kostenverfolgung und -analyse (39 %)
• Verbesserung der Analysemöglichkeiten (37 %)
• Einführung von Cloud-basierten Lösungen (36 %)
• Automatisierung manueller Prozesse (33 %)

Ein Blick in die Zukunft des Ausgabenmanagements von Unternehmen

Unsere Studien zeigen, dass die Finanzteams auf dem richtigen Weg sind und motiviert sind, ihr Unternehmen durch die Verbesserung des Ausgabenmanagements mit digitalen Lösungen wettbewerbsfähig zu halten.

Zwei wichtige Themen tauchen in den Umfrageergebnissen zwar nicht explizit auf, sind aber dennoch erwähnenswert, da sie einen Blick wert sind:

Erstens ist die Kombination von Firmenkarten und Spesenmanagement in modernen Ausgabenmanagementlösungen etwas, das insbesondere mittleren und großen Unternehmen erhebliche Effizienz und Stabilität bringen kann. Wir bezeichnen dies gerne als die zweite Welle der digitalen Transformation im Ausgabenmanagement.

Zweitens sehen wir ein wachsendes Interesse an der Ermittlung und Reduzierung der CO₂-Emissionen](https://payhawk.com/de/blog/firmenkarten-und-ausgabenverwaltung-in-der-zweiten-phase-digitaler-transformation) der Unternehmensausgaben. Es sollte nicht überraschen, dass eine Nachhaltigkeitsperspektive bei den Ausgaben früher oder später ein wichtiges Anliegen sein wird. Lesen Sie mehr darüber, wie Ausgabenmanagement dazu beitragen kann, Ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.

Für detailliertere Daten und Einblicke können Sie die Umfrageberichte hier herunterladen:
The Pulse: Ausgabenmanagement in den USA und Großbritannien

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