Leitfaden zur betrieblichen Ausgabenkontrolle 2024

Selbstverständlich müssen CFOs die liquiden Mittel eines Unternehmens im Blick behalten, doch bei der Ausgabenverwaltung steht nicht allein bares Geld im Fokus.

Bei der richtigen Kostenkontrolle geht es mehr um Ausgabentransparenz als um Barmittel. Wenn Sie schnell und einfach feststellen können, wofür Ihr Geld ausgegeben wird, können Sie fundiertere Entscheidungen in Bezug auf Ihre Unternehmensfinanzen treffen. Doch was, wenn Ihnen transparente Einblicke fehlen? Dann ist es schwierig, proaktive, fundierte Entscheidungen über Ausgaben zu treffen und Ausgabendaten sinnvoll zu nutzen.

Vielleicht herrscht bei Ihnen eine kostenbewusste Unternehmenskultur, in der Budgetüberschreitungen kein Thema sind. Das ist zwar ein Vorteil, doch wenn Ihre Buchhaltung manuell abgewickelt wird, entstehen trotzdem Kosten – zwar nicht in Form einer Zahlungsleistung, allerdings in Form der anfallenden Arbeitszeit, um menschliche Fehler bei der Abstimmung, Belegsammlung und beim Einholen fehlender Informationen zu beheben.

Effektive Ausgabenverwaltung ist eine Investition, die sich bezahlt macht. Doch welche Maßnahmen zur Kostenüberwachung, Lösungen und Technologien passen zu Ihrem Unternehmen? Im Folgenden finden Sie einen Überblick über effiziente Mechanismen zur Ausgabenkontrolle, mit denen Ihr Unternehmen 2024 die Konkurrenz überholt.

Was bedeutet Ausgabenkontrolle und warum spielt sie für Unternehmen eine wichtige Rolle?

Ausgabenkontrolle in Unternehmen bezieht sich auf Unternehmensausgaben in jeglicher Form, von Bargeld über Kreditkarten bis hin zu Rechnungen und Abonnements.

Engmaschige Kontrollmechanismen und ein vollständiger Überblick über Ihre Ausgaben sind die Grundlage für zukünftigen Erfolg. Sie ermöglichen Ihnen fundierte geschäftliche Entscheidungen, bieten Stakeholdern wertvolle Einblicke und sorgen für genauere Prognosen der Unternehmensausgaben.

Das spricht für effiziente Ausgabenkontrollen:

Maximale Rentabilität – Sie vermeiden unnötige Ausgaben, was sich letztendlich positiv auf die Gewinnspanne auswirkt. Es finden sich immer Möglichkeiten zur Ausgabensenkung und Kostenreduzierung im Unternehmen. Vielleicht zahlen Sie doppelt für dasselbe Abonnement oder einer Ihrer Mitarbeiter verstößt regelmäßig gegen die Ausgabenrichtlinien. Ohne Kostenkontrollmechanismen und Ausgabentransparenz bleiben solche Einsparungsmöglichkeiten jedoch unentdeckt.
Verbesserte Finanztransparenz – Ein Unternehmen ohne ein System zur Kostenüberwachung zu führen, ist wie mit verbundenen Augen ein Auto zu lenken. Es ist nahezu unmöglich, Ihr Ziel zu erreichen. Deshalb sollten Sie wissen, wo und wofür Unternehmensgelder ausgegeben werden, wie sich die Ausgaben auf die Rentabilität auswirken, und welche Ausgaben gekürzt werden können.
Fundiertere Geschäftsentscheidungen – Echtzeit-Einblicke in Ihre finanzielle Lage bilden eine solide Basis für intelligente Geschäftsentscheidungen. Mit geeigneten Mechanismen zur Ausgabenkontrolle haben Sie zu 100 % Echtzeit-Zugriff auf alle Ihre Ausgabendaten. Diese Daten können für genauere Prognosen eingesetzt werden und enthalten für Stakeholder relevante Informationen, wodurch Sie das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärken können.

Der Unterschied zwischen Ausgabenkontrolle und Kostenkontrolle

Ausgabenkontrolle betrifft alle bestehenden Workflows in Ihrem Unternehmen, während sich Kostenkontrolle eher auf die Senkung der Betriebskosten bezieht. Kostenkontrolle ist ein wichtiger Aspekt der Ausgabenverwaltung, da sie zur Kostenreduzierung im Unternehmen beiträgt. Ohne wirksame Prozesse zur Ausgabenkontrolle ist es jedoch unmöglich, Kostenkontrollmaßnahmen zu implementieren und die Gewinne zu erhöhen.

Ausgabenkontrolle hat hingegen nicht die Senkung der Betriebskosten zum Ziel. Stattdessen geht es hierbei um eine effektivere und effizientere Ausgabenverwaltung insgesamt.

Unkontrollierte Ausgaben können Ihrem Unternehmen schaden

Um die Unternehmensausgaben im Auge zu behalten, ist es notwendig, die monatlichen Ausgaben zu klassifizieren. Dazu benötigen Sie robuste Kategorien für Geschäftsausgaben.

Diese Kategorien dienen auch dazu, Ihr Unternehmen vor unautorisierten Ausgaben über eine Firmenkarte zu schützen.

Wenn Sie Ausgabenkategorien erstellen, um nachzuvollziehen, wofür Ihre Mitarbeitenden Geld ausgeben (möglich ist etwa eine Klassifizierung nach Projekt, Standort, Team usw.), sollten Sie die folgenden drei Faktoren berücksichtigen:

Sichtbarkeit – Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der richtigen Kategorisierung von Ausgaben und erklären Sie, warum es notwendig ist.
Transparenz – Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden, wie ihr Ausgabenverhalten mit dem Unternehmen insgesamt zusammenhängt.
Genauigkeit – Richten Sie Tools ein, mit denen Mitarbeitende ihre geschäftlichen Ausgaben präzise und effizient erfassen können.

Sollten bei Ihren Workflows zur Ausgabenkontrolle diese drei Faktoren fehlen, könnten Sie von einer Formalisierung Ihrer Prozesse für die Ausgabenverwaltung profitieren.
Unkontrollierte Ausgaben zu klassifizieren, ist für Unternehmen also von großer Bedeutung. Aber Sie sollten auch die Nachteile mangelnder Ausgabenkontrollmechanismen verstehen.

Fünf schwerwiegende Folgen unkontrollierter Ausgaben

1. Lückenhafte Finanzplanung
   Unkontrollierte Unternehmensausgaben wirken sich nachteilig auf die Budgetplanung aus. Wenn Sie aufgrund fehlender Daten Ihre Ausgaben unter- oder überschätzen und Budgets falsch berechnen, untergraben Sie Ihre Glaubwürdigkeit Ihren Stakeholdern gegenüber.

2. Überflüssige und zeitaufwendige Verwaltung
   Auch Ihre Mitarbeitenden brauchen geeignete Ausgabenkontrollen, um Ihre Ausgabenrichtlinien einhalten zu können und Erstattungsanträge pünktlich einzureichen. Fehlen diese Kontrollen, muss Ihr Buchhaltungsteam Speseneinreichungen korrigieren oder um eine Neueinreichung bitten, was zu Verzögerungen bei den Rückerstattungen und mangelndem Vertrauen in Bezug auf die Ausgabeneffizienz führt.

3. Hohe Fehlerquote
   Ineffiziente und manuelle Verfahren bei der Ausgabenverwaltung führen vermehrt zu menschlichen Fehlern. Ohne einen klaren Leitfaden unterlaufen den Mitarbeitenden zwangsläufig Fehler, wenn sie ihre Spesenabrechnungen einreichen. Ein Mitarbeiter tippt vielleicht die falsche Rechnungsnummer ein, ein anderer wählt eine unzutreffende Ausgabenkategorie aus. Diese Fehler müssen dann in zeitaufwendigen Verfahren von der Buchhaltung korrigiert werden, bevor die Rückerstattungen abgewickelt werden können.

4. Hohes Betrugsrisiko
   Ihr Unternehmen benötigt strenge Ausgabenrichtlinien und automatische Prüfungen von eingereichten Ausgaben, da vorschriftswidrige Ausgaben sonst unentdeckt bleiben. Ohne geeignete Tools zur Ausgabenverwaltung wird die Überwachung aller Finanztransaktionen innerhalb des Unternehmens zur Herausforderung und das Risiko für Ausgabenbetrug steigt.

5. Verlust der langfristigen Stabilität
   Für langfristigen Erfolg benötigen Unternehmen zuverlässiges Cashflow-Management. Das bedeutet, dass es eine klare Aufstellung aller Ausgaben und Einnahmen braucht. Wenn nicht klar ist, wie hoch die monatlichen Ausgaben sind, besteht das Risiko von Budgetüberschreitungen und in der Folge von reduzierten Kapitalreserven. In solch einem Fall ist der langfristige Erfolg des Unternehmens gefährdet.

Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Einrichtung von wirksamen Ausgabenkontrollen

In diesem Abschnitt erklären wir schrittweise, wie Sie wirksame Richtlinien für die Ausgabenkontrolle in Ihrem Unternehmen implementieren, angefangen bei der Erhebung aktueller Ausgaben bis hin zur Automatisierung der Ausgabenverwaltung.

1. Aktuelle Ausgaben erheben

Ohne eine Analyse der aktuellen Ausgaben fällt es schwer, die Ausgabenverwaltung zu verbessern, weil die Vergleichswerte fehlen. Um die aktuellen Unternehmensausgaben analysieren zu können, benötigen Sie die entsprechenden Ausgabendaten. In der Regel befinden sich diese Daten in Ihrem Ausgabenmanagement-Tool. Falls Sie über keines verfügen, finden Sie die Daten in Ihren Beschaffungstools, Firmenkarten oder Bankkonten, in der ERP- oder Buchhaltungssoftware bzw. in Ihren Lohnabrechnungstools.

Falls Sie kein Ausgabenmanagement-Tool mit integrierten anpassbaren Kategorien haben, sollten Sie im nächsten Schritt die Ausgaben nach Team oder Kategorie ordnen. So können Sie sehen, wohin das Geld fließt.

2. Finanzziele festlegen und Budgets zuweisen

Um zu wissen, wie sich die Ausgaben Ihres Unternehmens auf das Wachstum auswirken, sollten Sie realistische, erreichbare Ziele festlegen, die Ihnen helfen, Ihre Unternehmensausgaben strukturierter und treffsicherer zu gestalten.

Sobald Ihre Ziele feststehen, können Sie die entsprechenden Budgets zuweisen. Zum Beispiel könnten Sie Ausgabenlimits für Kreditkarten einrichten und eine umfassende Ausgabenrichtlinie erstellen, um vorschriftswidriges Ausgabenverhalten einzudämmen.

3. Genehmigungsprozesse einführen

Betrug durch Mitarbeitende kostet Unternehmen pro Jahr 5 % ihrer Einkünfte. Wenn auch Sie mit unautorisierten Ausgaben oder betrügerischen Spesenanträgen zu kämpfen haben, haben wir eine Lösung für Sie. Neben einer neuen Kostenrichtlinie können Sie auch einen Genehmigungsprozess einrichten, um das Verlustrisiko erheblich zu mindern.

Alle diese Funktionen sind in Enterprise Ausgabenmanagement-Lösungen enthalten. Dazu gehören auch Firmenkarten mit individuellen Limits, Sperrfunktion und Genehmigungsworkflows.

Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, können Sie sogar umfassende Automatisierungen vornehmen. Nutzen Sie angepasste Genehmigungsworkflows je nach Ausgabenart, Abteilung oder Höhe der Ausgaben und legen Sie fest, welche Personen für solche Genehmigungen zuständig sind. So gehen Sie wirksam gegen unautorisierte Ausgaben vor und gewinnen die Kontrolle über Ihre Finanzen zurück, ohne übermäßig restriktiv agieren zu müssen.

4. Ausgaben überwachen und analysieren

Eine schnelle und effektive Ausgaben- und Kostenüberwachung bzw. -analyse trägt maßgeblich zu einer effektiven Ausgabenverwaltung bei. Dazu eignet sich eine Ausgabenverwaltungssoftware, die übermäßige Ausgaben oder ineffiziente Prozesse identifiziert.

Möglicherweise nutzen Sie derzeit mehrere technologische Lösungen gleichzeitig. Eine Ausgabenverwaltungssoftware wie Payhawk ermöglicht es Ihnen, alle Technologien wie ERP-, Buchhaltungs- und Geschäftstools miteinander zu integrieren, sodass Sie auf Ihre Finanzdaten gesammelt an einem Ort zugreifen können. Das ermöglicht auch eine effizientere, rationalisierte und automatisierte Finanzberichterstattung.

2021 nutzten 17 % der Finanzteams immer noch ausschließlich manuelle Prozesse, was darauf hinweist, dass die manuelle Abstimmung für viele Unternehmen nach wie vor eine große Herausforderung ist. Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig, fehleranfällig und stellen einen unwirtschaftlichen Umgang mit Ihren internen Ressourcen dar.

Mit einem Echtzeit-Abgleich hingegen profitieren Sie von genauen und aktuellen Finanzdaten, die Ihre Teams in der Buchhaltung und im Geschäftsbetrieb als Grundlage für wichtige Geschäftsentscheidungen nutzen können.

5. Bessere Beziehungen zu Lieferanten aufbauen

Wenn Sie nach Möglichkeiten zur Kostenreduzierung im Unternehmen suchen, dann stärken Sie die Beziehung zu Ihren Lieferanten. Mit geeigneten Ausgabenkontrollmechanismen können Sie sehen, welche Ausgaben für welche Lieferanten anfallen, was für Sie einen Vorteil beim Verhandeln von Zahlungsbedingungen und Stückpreisen bedeutet. Beziehungen zu neuen Lieferanten zu knüpfen, kann Ihre Ressourcen und Finanzen belasten. Für beide Parteien ist es daher am besten, eine langfristige Käufer-Lieferanten-Beziehung zu pflegen.

Je stabiler die Beziehung zu Ihren Lieferanten ist, desto effizienter werden Ihre Prozesse. Eine Software für das Ausgabenmanagement mit Funktionen wie Lieferantenmanagement oder Rechnungsmanagement kann Sie dabei unterstützen.

6. Richtlinien zur Ausgabenkontrolle einführen

Ihre Mitarbeitenden brauchen klare Richtlinien zu Ausgabenlimits, aus denen ersichtlich ist, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und wie die Spesenrückerstattung funktioniert. Richtlinien zur Ausgabenkontrolle informieren Ihre Mitarbeitenden über die Spielregeln, ohne die sie möglicherweise fehlerhafte Spesenabrechnungen einreichen und Ausgabendaten inkorrekt kategorisieren.

Sinn und Zweck von Ausgabenkontrollen ist es, die Unternehmensabläufe für Mitarbeitende stressfrei und für die Buchhaltung einfacher zu gestalten. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber, welche Ausgabenlimits für sie gelten und wie sie Ausgabenberichte einreichen können.

7. Spesenmanagement automatisierten

Genaue, fehlerfreie Informationen über Ihre Finanzen zu haben, ist aus vielerlei Gründen essenziell. Diese Daten sind die Grundlage für Finanzprognosen, die Budgetplanung und die Budgetverwaltung sowie Steuererklärungen.

Es gibt technologische Lösungen, die Ihnen diese Genauigkeit bieten – aber nicht nur das. Sie machen auch den manuellen Aufwand für die Abstimmung, Belegsammlung und Dateneingabe überflüssig, wodurch Sie menschliche Fehler eliminieren und Ihre Spesenabrechnung und die entsprechenden Verwaltungsprozesse optimieren.

Wie kann Payhawk Sie bei der Automatisierung Ihrer Ausgabenkontrollen unterstützen?

Kontrollmechanismen für Unternehmensausgaben mit Payhawk automatisieren

1. Alle Zahlungsmethoden automatisch auf einem einzigen Dashboard nachverfolgen

Finanzen über mehrere Gesellschaften hinweg zu verwalten, kann ganz schön kompliziert werden. Eine automatisierte Ausgabenkontrolle ermöglicht es Ihnen, in allen Gesellschaften getätigte Ausgaben über das Gruppen-Dashboard zu überwachen. Sie können sehen, welche Teams am meisten ausgeben, Ausgabentrends nach Abteilung oder Einheit analysieren und in der Folge intelligentere finanzielle Entscheidungen treffen.

2. Transparente Echtzeit Einblicke in ihre Geschäftsausgaben

Ein zentrales, benutzerfreundliches Dashboard mit umfassender Exportfunktion und zahlreichen Filtern bietet Ihnen genaue Einblicke in Ihre Unternehmensausgaben sowie einen Ort, an dem Sie die Ausgaben überwachen, nachverfolgen und verwalten können.

H.R. and Staffing Agency, HRS implementierte die Lösung für das Ausgabenmanagement von Payhawk und profitiert nun von einem effizienten Echtzeit-Abgleich.

Kiril Boradjiev, Mitgründer und Managing Partner bei HRS, berichtet:

Wir haben nun in Echtzeit einen Überblick darüber, wo und aus welchem Grund Ausgaben anfallen. Und da wir nun über Ausgabentransparenz verfügen, haben wir Einsparungsmöglichkeiten gefunden.

Sobald eine Spesenabrechnung eintrifft, leitet die Ausgabenverwaltungssoftware sie automatisch an eine unterstützte ERP- oder Buchhaltungssoftware weiter. Die Ausgabendaten werden also in Echtzeit übertragen, was die Abstimmung vereinfacht.

3. Einfache Belegerfassung

Unsere Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR) mit KI-gestützter Kamera ermöglicht eine einfache Erfassung von Spesenbelegen oder Rechnungen. Die Mitarbeitenden machen ein Foto und die KI-Technologie erfasst mühelos alle Belegdaten (in mehreren Sprachen), einschließlich der Betragshöhe, der gekauften Artikel, der Lieferanteninformationen und des Kaufdatums.

Schlechte Lichtverhältnisse oder zerknittertes Papier sind ebenfalls kein Problem, da die KI-Kamera die Belegscans automatisch verbessert. Das bedeutet, dass die eingegebenen Ausgabendaten üblicherweise von vornherein korrekt sind. Die menschliche Fehlerquote sinkt also erheblich und das Unternehmen wird insgesamt effizienter.

Dank unseres aktuellen Updates erkennt die Software jetzt auch den Unterschied zwischen einem Beleg und einer Rechnung.

4. Integrierte Ausgabenrichtlinien und benutzerdefinierte Ausgabenworkflows

Sie würden Ihre Ausgabenrichtlinien am liebsten einfach automatisch durchsetzen? Mit Payhawk ist das möglich. Unsere Ausgabenverwaltungssoftware verfügt über anpassbare Ausgabenregeln, -limits und automatisierte Compliance-Funktionen. So fördert sie einen verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensgeldern und bietet transparente Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben.

5. Einfache Genehmigung von Ausgaben im Voraus

Auch in Abwesenheit der zuständigen Personen müssen Ausgaben weiterhin genehmigt werden. Die Effizienz des Unternehmens darf nicht von einzelnen Mitarbeitenden abhängig sein. Payhawk verfügt über eine Out-of-Office-Funktion zur Genehmigung von Ausgaben, sodass die Aufgabe einfach von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden kann.

Und wenn der ursprüngliche Genehmiger im Homeoffice oder von unterwegs aus arbeitet, kann er die Genehmigung einfach mit einem Klick in unserer mobilen App erteilen.

6. Hochmoderne Sicherheitsfunktionen zur Betrugsbekämpfung

Die Sicherheitsmaßnahmen der Ausgabenverwaltungsanwendung von Payhawk zählen zu den führenden Technologien in diesem Bereich. Unsere Standards entsprechen PCI DSS und SOC2 Typ II und wir sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass Ihre Finanzdaten bei uns absolut sicher sind – nur ein Zehntel der Anbieter von Ausgabenverwaltungslösungen sind mit SOC 2 Typ II konform.

Zu unseren Sicherheitsfunktionen gehören automatische Kartensperrung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, individuelle Ausgabenlimits, Schwachstellen-Scans und Bedrohungserkennung. Wir unterstützen Sie dabei, Betrug in Echtzeit zu verhindern und aufzudecken – ein Vorteil, der sich mit rein manuellen Ausgabenkontrollen nicht umsetzen lässt.

7. Unzählige ERP-, Buchhaltungs- und Finanzintegrationen

Durch die Integration wichtiger Softwareanwendungen, etwa Ihrer Buchhaltungssysteme, profitieren Sie von einer höheren Datengenauigkeit und Einheitlichkeit. Das wirkt sich nicht nur in der Buchhaltung, sondern unternehmensweit positiv auf die Produktivität und Effizienz aus – von Mitarbeitenden mit Firmenkarten bis hin zu Managementteams.

Außerdem bieten wir direkte ERP-Verbindungen und Integrationen für Buchhaltungssoftware an, damit Sie die Verwaltung Ihrer Unternehmensausgaben rundum automatisieren können.

Unvergleichliche Kontrolle über Unternehmensausgaben

Fehlende Ausgabenkontrollen bringen viele Nachteile mit sich: Sie haben keinen Überblick über Ihre Unternehmensausgaben und können daher keine fundierten geschäftlichen Entscheidungen treffen. Aus diesem Grund ist es wichtig, nachzuverfolgen, wie viel Geld in Ihrem Unternehmen ausgegeben wird und wofür.

Eine Ausgabenverwaltungslösung wie Payhawk ermöglicht es Ihnen, Ausgabendaten in Echtzeit abzurufen und intelligente Ausgabenkontrollen einzurichten, sodass Sie die Ausgaben unternehmensweit auf optimierte Weise überwachen können.

Automatisieren Sie Ihre Ausgabenverwaltung jetzt mit Payhawk und buchen Sie noch heute Ihre Demo!