Guía especializada para el control del gasto corporativo en 2024

La liquidez es importante, en eso coinciden todos los directores financieros, pero la gestión del gasto va mucho más allá del efectivo que pueda tener la empresa.

Para controlar bien los costes es necesario priorizar la visibilidad de los gastos frente a la liquidez. La posibilidad de determinar de forma rápida y sencilla en qué se gasta el dinero te permite tomar decisiones más informadas sobre tus finanzas. Sin embargo, sin un nivel de transparencia adecuado, te resultará difícil tomar decisiones de gasto proactivas y con conocimiento de causa, y no podrás sacar partido a los datos de gastos.

Puede que en tu empresa impere una sólida cultura de conciencia respecto a los costes y el gasto excesivo no te preocupe demasiado. Suena bien, pero si los flujos de trabajo siguen siendo manuales, acabarán por salirte caros. Habrá que dedicarles horas de trabajo para corregir los errores humanos de las conciliaciones, hacer el seguimiento de recibos y recabar información.

Invertir en una estrategia de control de gastos eficaz sale más rentable que prescindir de ella, pero ¿cómo elegir los métodos, soluciones y tecnologías que mejor se adaptan a tu negocio? A continuación te presentamos un listado de medidas para controlar el gasto y mantener a tu empresa en primera línea en 2024.

¿Qué es el control de gastos y por qué es importante para tu empresa?

El control de gastos de empresa abarca todos los ámbitos de gasto, desde los pagos en efectivo y las tarjetas de crédito hasta las facturas y las suscripciones.

Disponer de un control y visibilidad completos sobre los gastos significa que todas las partes interesadas estarán al tanto de la situación de tu empresa, y que tú podrás tomar decisiones informadas sobre tu negocio y hacer previsiones de gastos más precisas, sentando así las bases del crecimiento futuro.

Dotar a tu negocio de un sistema de gestión de gastos eficiente es como ponerle velas a un barco: sin ellas no podrías emprender un viaje con éxito rumbo a tu objetivo.

Por qué es importante contar con un sistema de control de gastos eficaz:

• Rentabilidad máxima: para mejorar los resultados es necesario recortar en gastos innecesarios. Tanto si estás pagando dos suscripciones iguales como si los empleados gastan más de lo estipulado en la política, siempre hay margen de mejora. Sin embargo, será imposible detectar estas oportunidades de ahorro sin unas medidas adecuadas de reducción de costes y visibilidad sobre los gastos.
• Mayor visibilidad sobre las finanzas: no contar con un sistema de control de gastos es como conducir un coche en la oscuridad con la esperanza de llegar del punto A al punto B. Conviene saber dónde se gasta el dinero, en qué y cómo influye en la rentabilidad prescindir de ciertos elementos menos importantes.
• Toma de decisiones empresariales mejor informadas: disponer de información en tiempo real sobre el rendimiento financiero te permite tomar decisiones más provechosas para tu empresa. Un control de gastos adecuado se traduce en poder acceder en tiempo real al 100 % de los datos de gastos. Puedes utilizar estos datos para hacer previsiones precisas y proporcionar información relevante a las partes interesadas, lo cual fomentará su confianza en tu empresa.

El control de gastos frente a la reducción de costes

A diferencia del control de gastos, que gira en torno a los procesos relacionados con los flujos de trabajo existentes, la reducción de costes se centra en disminuir los costes de tu organización. La reducción de costes desempeña un papel clave en la gestión de gastos, pero sin un control adecuado, no podrás implementar medidas de reducción de costes eficaces para aumentar los beneficios.

En cambio, el control de gastos no se centra en reducir los costes de las empresas, sino que permite optimizar la gestión de gastos en general.
El gasto descontrolado puede ser nefasto para tu negocio
Si no eres capaz de definir de forma clara en qué se gasta el dinero cada mes, es porque no dispones de un control correcto sobre los gastos de tu empresa. Para llevar un mejor control financiero es esencial establecer categorías de gasto rigurosas.

Las categorías de gasto también te ayudan a proteger tu negocio de los pagos no aprobados realizados con las tarjetas de empresa.

Al crear categorías de gastos empresariales para medir y supervisar los gastos de los empleados (clasificación por proyecto, lugar, equipo, etc.), debes tener en cuenta tres factores determinantes:

1. Visibilidad: los empleados deben entender cómo y por qué se clasifican los gastos.
2. Transparencia: los empleados deben entender cómo se relacionan sus gastos con el conjunto general de la empresa.
3. Precisión: los empleados deben tener acceso a las herramientas necesarias para registrar sus gastos de empresa de forma precisa y eficaz.

Si estos tres factores básicos no están presentes en los flujos de control de gastos de tu organización, deberías plantearte formalizar los procesos de gestión de gastos.
Ahora que ya ha quedado claro por qué es esencial clasificar los gastos no previstos en las políticas de gasto, veamos qué ocurre cuando no se hace.

Cinco consecuencias de no llevar el control de los gastos

1. Planificación financiera deficiente
Si te resulta difícil controlar los gastos de tu empresa, no podrás planificar los presupuestos con exactitud. Cuando los presupuestos no están debidamente estructurados, es fácil subestimar o sobrestimar los gastos, poniendo en juego la confianza que tienen las partes interesadas en tus acciones.

2. Procesos administrativos innecesarios y lentos
Sin las medidas adecuadas de control de gastos, a los empleados les costará respetar las políticas y tardarán más tiempo en presentar las solicitudes de reembolso. Esto supondrá un aumento de la carga de trabajo para los profesionales financieros, pues se verán obligados a buscar y corregir notificaciones de gastos, provocando retrasos en los reembolsos y una situación general de incertidumbre en torno a la gestión.

3. Índice de error elevado
Los procesos de gestión de gastos ineficaces y manuales generan un gran número de errores humanos. Los empleados no saben qué se espera de ellos, por lo que es probable que cometan errores en los informes de gasto. Antes de emitir cualquier reembolso, los equipos financieros deberán corregir todos los errores cometidos al introducir los datos de las facturas, clasificar los gastos, etc.

4. Riesgo de fraude
Sin una política de gastos restrictiva ni la posibilidad de notificar de los gastos de forma automatizada, es fácil que los gastos no contemplados en la política pasen desapercibidos. La falta de herramientas para la gestión de gastos dificulta el seguimiento de todas las transacciones financieras de la empresa, aumentando el riesgo de fraude.

5. Pérdida de estabilidad a largo plazo
Para mantener tu negocio a flote, debes ser capaz de gestionar el flujo de caja con total confianza. Esto significa que debes saber cuánto dinero sale y entra en tu empresa. Si no llevas un control mensual de los gastos, es posible que estés gastando más de la cuenta, y pronto lo notarás en las reservas de capital. Como consecuencia, tu negocio no estará en posición de mantener el crecimiento a largo plazo.

Guía detallada para implementar un sistema eficaz de control de gastos corporativos

A continuación te contamos qué pasos debes seguir para implementar políticas eficaces de control de costes, que abarcan desde la evaluación del gasto actual hasta la automatización de la gestión de gastos.

1. Evaluar el gasto actual

Si no se analiza el gasto actual, será imposible mejorar los procesos de gestión relacionados por la falta de referencias con las que contrastarlos.

Para analizar el gasto actual hay que recopilar datos de gastos relevantes. Estos datos suelen figurar en las herramientas de gestión de gastos, aunque si no dispones de una, podrás localizarlos en las herramientas de compras, las cuentas bancarias o tarjetas de crédito de empresa, el ERP, el software de contabilidad o las herramientas de nóminas.

A menos que utilices una herramienta de gestión de gastos que incorpore categorías personalizadas, el siguiente paso será agrupar los gastos por equipo o categoría para saber dónde y en qué se gasta el dinero.

2. Establecer objetivos financieros y asignar los presupuestos

Para comprender los gastos de tu empresa y su repercusión en el crecimiento del negocio, debes marcarte objetivos realistas y alcanzables que te permitan estructurarlos y centrarte en ellos.

Una vez definidos los objetivos, es hora de asignar los presupuestos. En este contexto, puedes establecer límites en las tarjetas de crédito y crear una política detallada de gastos para reducir las compras no aprobadas.

3. Implementar procesos de aprobación

Los fraudes cometidos por los empleados cuestan a las empresas un 5 % de los ingresos anuales. Si estás perdiendo dinero en forma de gastos no aprobados o reclamaciones fraudulentas, no temas: además de implementar una nueva política de gastos, también puedes poner en marcha un proceso de aprobación para mitigar en gran medida estas pérdidas.

Esto puede conseguirse fácilmente gracias a soluciones de gestión de gastos para empresas que incluyen tarjetas corporativas con límites personalizados, bloqueos y aprobaciones integradas.

Si optas por un software, podrás incluso automatizar todo el proceso mediante flujos de trabajo de aprobación personalizados para distintos tipos de gastos y departamentos, o por importe y según la persona asignada a la supervisión de cada compra. De este modo evitarás los gastos no aprobados y podrás controlar adónde va cada céntimo con toda naturalidad.

4. Supervisar y analizar los gastos

Supervisar y analizar los gastos con rapidez y eficacia es el primer paso hacia una gestión óptima de los gastos. En este sentido, los softwares de gestión de gastos resultan muy útiles, ya que te permiten identificar los ámbitos con mayor gasto y los procesos ineficaces.

Por ejemplo, si actualmente utilizas varias soluciones tecnológicas, un software de gestión de gastos como Payhawk puede ayudarte a integrar todas las tecnologías —ERP, contabilidad y herramientas empresariales— en un solo lugar, facilitándote así el acceso a los datos financieros. Es una forma de simplificar y automatizar los procesos de elaboración de informes financieros.

El 17 % de los equipos financieros solo utilizaba procesos manuales en 2021, por lo que la conciliación manual sigue planteando retos importantes para muchas empresas, ya que requiere tiempo y da lugar a errores. En resumen, los procesos manuales no permiten aprovechar adecuadamente los recursos internos.

Por otro lado, la conciliación en tiempo real te proporciona información financiera precisa y actualizada al minuto, lo que para los equipos de finanzas y operaciones significa poder tomar decisiones que generen impacto.

5. Estrechar la relación con los proveedores

Para reducir los costes de empresa, es conveniente reforzar la relación con los proveedores. Contar con políticas adecuadas de control de gastos te da acceso a los datos de gastos de los proveedores, lo cual te coloca en una posición favorable para renegociar las condiciones de pago y los precios unitarios.

Establecer relaciones con nuevos proveedores puede mermar los recursos y las cuentas, por lo que permanecer con un proveedor de confianza es ventajoso para ambas partes.

Afianzar tu relación con los proveedores influirá positivamente en la eficacia de los procesos. Y una solución de control de gastos con funciones de gestión de proveedores —como Payhawk— puede ayudarte a conseguirlo.

6. Introducir políticas de control de gastos

Es importante crear políticas claras de límite de gasto para los empleados en las que se incluyan los gastos reembolsables y los procesos de reembolso. Si no tienes políticas de control de gastos, tus empleados no sabrán qué esperas de ellos, lo cual dará lugar a errores en las solicitudes de reembolso y la clasificación de gastos.

Con el control de gastos se pretende aliviar el estrés de los empleados y facilitar la labor a los expertos en finanzas. Informa a los empleados sobre los límites de gastos y explícales cómo se presentan los informes correspondientes.

7. Automatizar la gestión de gastos

Hay muchas razones por las que es esencial garantizar la exactitud de la información financiera, por ejemplo, cuando se trata de proyecciones financieras, gestión y planificación de presupuestos, y declaraciones fiscales.

La tecnología puede proporcionarte toda esa precisión y mucho más. Para agilizar los procesos de elaboración de informes y gestión de gastos es preciso eliminar las tareas manuales de conciliación, recopilación de recibos, inserción de datos, corrección de errores humanos, etcétera.

Entonces, ¿cómo puede ayudarte Payhawk a automatizar el control de gastos?

Cómo automatizar los procesos de control de gastos de empresa con Payhawk

1. Seguimiento automático de todos los métodos de pago desde un solo panel de control

Gestionar simultáneamente las finanzas de varias entidades puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza. Sin embargo, automatizando el control de gastos podrás hacer un seguimiento de todas las entidades a través del panel de grupo con total facilidad, así como comprobar qué equipos gastan más, analizar los patrones de gasto por departamento o entidad y tomar decisiones financieras más inteligentes.

2. Visibilidad sobre los gastos en tiempo real

Podrás supervisar, rastrear y gestionar los gastos desde un panel de control intuitivo y centralizado, con completas funcionalidades de exportación y numerosas opciones de filtrado, que proporcionan una visión detallada de los gastos de la empresa.

Después de implementar la solución de gestión de gastos de Payhawk, H.R. and Staffing Agency, HRS ha empezado a disfrutar de las ventajas que le brinda la conciliación en tiempo real.

Kiril Boradjiev, cofundador y socio gerente de HRS, afirma lo siguiente:

«Ahora sabemos dónde y por qué se gasta el dinero, todo en tiempo real. También hemos encontrado formas de ahorrar gracias a la buena visibilidad sobre los gastos».

Después de que los empleados envíen los reportes de gasto, el software de gestión de gastos transfiere automáticamente los datos a un ERP o software de contabilidad compatible, es decir, que todos los datos de gastos se transmiten en tiempo real, facilitando así la conciliación.

3. Recopilación sencilla de recibos

Nuestra tecnología de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), respaldada por una cámara impulsada por IA, facilita al máximo la creación de facturas y recibos de gastos. Los empleados hacen una foto y la tecnología de IA extrae sin dificultad toda la información de los recibos en varios idiomas, incluido el importe total, los artículos comprados, la información del proveedor y la fecha del gasto.

Los recibos con escasa iluminación o arrugados tampoco son un problema gracias a nuestra tecnología de cámara inteligente con IA capaz de mejorar el escaneado de los recibos. Esto significa que los datos de gastos suelen introducirse correctamente por defecto, con lo que se reduce drásticamente el índice de errores humanos y se impulsa la eficiencia en toda la empresa.

Además, después de la última actualización, nuestro software ya es capaz de diferenciar entre recibos y facturas.

4. Políticas de gastos integradas y flujos de gasto personalizados

¿A que sería fantástico poder aplicar las políticas de gastos de forma automática? Con Payhawk, se puede. Nuestro software de gestión de gastos fomenta el gasto responsable al tiempo que proporciona visibilidad en tiempo real, ya sea con reglas y límites o mediante la automatización del cumplimiento.

5. Aprobación anticipada de los gastos

Es fundamental seguir el ritmo de aprobación de gastos mientras los responsables designados están fuera de la oficina: las operaciones no pueden detenerse porque una persona no pueda desempeñar sus funciones. En cambio, con Payhawk, los clientes pueden configurar la aprobación de gastos fuera de la oficina, trasladando así la responsabilidad de aprobarlos a otro miembro del equipo.

Otra posibilidad es que el responsable designado trabaje a distancia, en cuyo caso podrá aprobar los gastos con solo pulsar un botón en la aplicación móvil.

6. Las mejores funciones de seguridad para combatir el fraude

Las medidas de seguridad de la aplicación de gestión de gastos de Payhawk son las mejores de su clase. Cumplimos los estándares PCI DSS y SOC2 y tenemos la certificación ISO 27001. Nuestras certificaciones garantizan que tus datos financieros estarán en las mejores manos: solo una décima parte de los proveedores de soluciones de gestión de gastos cumplen los estándares del informe SOC 2 tipo 2.

Nuestras funciones de seguridad incluyen bloqueo automático de tarjetas, autenticación de dos factores, límites de gasto personalizados, escaneo de vulnerabilidades y detección de amenazas. Podemos ayudarte a prevenir y detectar el fraude en tiempo real, algo imposible de lograr con procesos de control de gastos manuales.

7. Numerosas integraciones de ERP, contabilidad y finanzas

Cuando se integran aplicaciones de software clave, como un sistema de contabilidad, se obtiene una mayor precisión y coherencia de los datos, lo que aumenta la productividad y la eficacia, pero no solo de los equipos financieros, sino de toda la organización, desde los titulares de las tarjetas hasta los equipos directivos.

También ofrecemos conexiones directas con el ERP e integraciones con el software de contabilidad para ayudarte a automatizar la gestión de los gastos corporativos.

Controla el gasto de tu empresa como nunca antes

Cuando no se controlan los gastos, es imposible tener una visibilidad completa sobre los mismos, por lo que no se pueden tomar decisiones empresariales de gran impacto. Por eso es tan importante controlar cuánto se gasta y a qué se destina.

Un software de gestión de gastos como el nuestro te da acceso a los datos de gasto en tiempo real, así como a controles de gastos inteligentes, lo que se traduce en procesos más eficientes que permiten supervisar los gastos de toda la empresa.

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