Con Payhawk redujimos a la mitad el tiempo en la gestión de gastos

Cafés Candelas es una empresa familiar que desde 1973 viene dedicándose al café en todas sus variedades. Gestiona toda la cadena del proceso productivo, desde la selección en origen hasta su distribución, pasando por el tueste y la creación de nuevos blends.

El mayor desarrollo de la compañía se registró entre los años 2007 y 2010, convirtiéndose en líder en el tueste y comercialización de café para el sector de la hostelería en España. En los últimos años inició un proceso de expansión al mercado luso, donde se ha convertido en una marca de referencia.

La gestión de gastos antes de Payhawk

“Antes de utilizar Payhawk como nuestro software de gestión de gastos, todo el proceso era muy manual y engorroso”, explica Alejandro Álvarez, director financiero de Cafés Candelas. “Cada vez que un empleado necesitaba fondos de la empresa, tenía que solicitarlos de la nómina por adelantado y luego enviar un informe de gastos mensual para conciliar todo", explica.

Además, como el software que usaban anteriormente no estaba certificado por la Agencia Tributaria, no podían deshacerse del papel. Tenían que recopilar los recibos de todos los gastos y cargar manualmente en el sistema copias de cada uno.

En cuanto a las tarjetas de empresa solo se usaban un par de tarjetas corporativas para empleados de alto nivel.

Al llegar el fin de mes, el equipo de Finanzas tenía que realizar toda la contabilidad de forma manual, conciliando cada uno de los gastos. No había integración alguna entre el sistema donde se cargaban los gastos y el ERP o el software de contabilidad.

Tarjetas de empresa y app: factores decisivos

El tema de gastos de representación y dietas siempre ha sido un punto bastante crítico para todas las empresas. Según comenta Alejandro, en general resulta difícil encontrar una plataforma que te permita hacer una gestión integral de los gastos. Esto fue lo que Cafés Cadelas consiguió con Payhawk.

“Lo que nos convenció de Payhawk, en primer lugar, fue la posibilidad y facilidad para emitir nosotros mismos las tarjetas para los empleados, en el sentido de que no tenemos que depender de un tercero”.

Según la experiencia del director financiero, si se va a la banca comercial tradicional a pedir una tarjeta corporativa, es necesario solicitarla a un gestor. “Estamos hablando de unos 15 días. Es muy poco ágil”, resalta. Con Payhawk, en cambio, la emisión de tarjetas puede ser incluso instantánea, si se trata de tarjetas virtuales:

“La posibilidad del pago con tarjetas virtuales a través del móvil es un punto muy fuerte. En cuestión de segundos somos capaces de crear un método de pago para el empleado”.

Otro factor decisivo fue la app de Payhawk. “La aplicación es muy cómoda por la mecánica en que se hace la presentación de los gastos. Cuando haces un pago automáticamente ya puedes subir la foto y que esté certificado por la AEAT nos permite evitar el papel”, destaca.

Por último, la integración de Payhawk con su sistema ERP les permite gestionar de forma óptima todos los gastos y pagos de empresa, manteniendo sincronizados los datos contables.

Ahorrar tiempo y ganar eficiencia gracias a Payhawk

Para Cafés Candelas, ganar eficiencia y agilidad ha sido uno de los principales beneficios de trabajar con Payhawk.

“Con Payhawk somos más eficientes y todos estamos encantados con la plataforma. Hemos reducido a la mitad el tiempo destinado a la gestión de los gastos, gracias a toda la organización. Es muy eficiente y vamos a ahorrar mucho más con las mejoras de procesos que vamos a implementar gracias a Payhawk”.

Cafés Candelas es una organización que maneja mucho volumen de gastos. Por ello, su equipo financiero necesitaba contar con un buscador dentro de la plataforma, que permitiera encontrar fácilmente a los empleados, las tarjetas, etc. Esta funcionalidad la lanzamos justo después de la entrevista a Alejandro. Desde finales de diciembre de 2021 está disponible un buscador para las tarjetas, donde se pueden realizar búsquedas por empleado, nombre de la tarjeta, o los últimos 4 dígitos.

Para Cafés Candelas, una empresa con un alto volumen de gastos y muchos usuarios, es vital contar con un software de gestión de gastos que le facilite la vida tanto al equipo financiero, como a cada uno de los miembros de la organización.

Si tu empresa todavía sigue perdiendo tiempo con un arduo proceso de gestión de gastos, considera automatizar todo el trabajo manual con un software todo en uno. Gestiona las tarjetas de empresa, los pagos, los gastos y los reembolsos, reduciendo el tiempo de gestión a la mitad, como lo hizo Cafés Candelas. Si quieres saber más, programa una demo.