23 feb 2023
4 min read

Mejora la gestión y el control del gasto con límites y aprobaciones personalizables

cómo la gestión y el control del gasto pueden reducir el gasto excesivo de las empresas
Resumen

Aunque tengan estructuras diferentes, los equipos financieros de las PYMES y de las grandes empresas suelen tener mucho en común. Ambos quieren dar tarjetas de empresa a los empleados para que puedan desempeñar su trabajo, pero no quieren renunciar al control del gasto.

Índice

    Ponte en situación: Eres el director financiero de una PYME o una gran empresa. Se acerca el final de mes y te estás tomando el quinto café del día (y tirándote de los pelos) porque faltan toneladas de recibos. Y, lo que es aún peor, no tienes visibilidad sobre cuánto ha gastado la empresa.

    Has oído que las soluciones de gestión del gasto con tarjetas corporativas y un software de gestión de gastos, podrían ser la solución al problema. Sin embargo, te pone nervioso pensar que los fondos de la empresa estarán al alcance de los empleados y perderás el control y la supervisión de los mismos. ¿Te suena todo esto?

    Cómo controlar el gasto empresarial

    Muchas empresas llevan décadas utilizando soluciones con tarjetas de empresa. Pero no todas las soluciones con tarjetas son iguales.

    El equipo financiero de MDM Props, empresa líder en fabricación de material artístico y materiales para eventos, confiaba en diferentes soluciones de tarjetas para gestionar los gastos de la empresa. El problema era que tenían una clara falta de visibilidad. Además, la lentitud de los procesos que implicaban dichas soluciones planteaban grandes retos. El problema no se solucionaba, simplemente era diferente. Ellos eran conscientes de que tenía que haber una forma mejor de gestionar los gastos de la empresa.

    "Utilizábamos dos sistemas de tarjetas de crédito diferentes, uno de Barclays y otro de AMEX. Con la tarjeta de Barclays, recibíamos un extracto mensual y teníamos que pagarlo en siete días. Pero, a veces, cuando nos conectábamos al sistema para recuperar el extracto, ni siquiera estaba disponible", explica Uchenna, Director Financiero. "Así que no sabíamos lo que pagábamos y eso perjudicaba a nuestra tesorería. Teníamos que descargarnos un extracto en pdf y luego coger físicamente los recibos y adjuntarlos al extracto. Tardábamos días o incluso semanas en conciliar".

    Las tarjetas de empresa que hay ahora son diferentes, forman parte de una solución integral de la gestión del gasto. Dichas tarjetas corporativas se vinculan a un software de gestión que permite ver todo tipo de gastos (compras físicas, compras online, suscripciones,...) en tiempo real.

    Payhawk permite a los titulares pagar con una tarjeta virtual o física, sacar una foto del recibo, cargarlo en la aplicación y clasificarlo utilizando campos personalizados proporcionados por el departamento financiero.

    Las tarjetas y la aplicación incluyen límites personalizables y flujos de aprobación de los gastos, lo que hace que cumplir la política de gasto de tu empresa no sea una opción, sino la norma escrita. Esto significa que los titulares de las tarjetas no podrán gastar de más o salirse del presupuesto, tendrán que ceñirse a él. Y, en caso de necesitar más fondos, tendrás que realizar una solicitud que deberá ser aprobada.

    Flujos de aprobación multi-nivel

    Es decir, cada equipo contará con el presupuesto establecido y tú tendrás visibilidad en tiempo real y control en todo momento.

    Las soluciones modernas de gestión del gasto son cómodas, reducen los costes administrativos y ayudan a controlar los costes y los presupuestos permitiendo a los empleados gastar dentro de unos límites preestablecidos. Sin embargo, sorprendentemente, muchas empresas siguen prefiriendo ceñirse a los métodos anticuados y pasar apuros (o mucho estrés) a final de cada mes.

    Un informe reciente de Harvard Business Review Analytics Services, en asociación con Payhawk, explora el papel cambiante del equipo financiero, explica cómo ser más estratégicos y menos administrativos. El documento revela que el 67% de los directivos de empresas afirmaban que el equipo financiero se dedicaba principalmente a buscar recibos y gestionar los registros del día a día.

    Establecer límites y visualizar los gastos empresariales en tiempo real es posible

    En Payhawk, sabemos que el control del gasto es una prioridad para muchos equipos financieros (por no decir todos). La empresa ha invertido mucho tiempo en establecer los objetivos, asignar recursos y presupuestos y crear políticas de gasto. Es una pena que, en la práctica, no se cumplan las políticas o no se respeten los presupuestos por despistes del día a día por falta de control y de herramientas que faciliten su cumplimiento.

    Los equipos financieros pueden implementar fácilmente las políticas de gasto con Payhawk: nuestras tarjetas de empresa tienen límites y flujos de aprobación del gasto personalizables.

    Nuestro software te permite:

    • Establecer límites de gasto para empleados individuales o grupos.
    • Ver quién ha utilizado su tarjeta y cuánto ha gastado (por individuo, equipo y/o entidad)
    • Ver transacciones pasadas, incluidos recibos y facturas, para asegurarte de que todas las compras son legítimas
    • Establecer flujos de aprobación para que los jefes de equipo aprueben las solicitudes de fondos*

    *Estos flujos de aprobación están vinculados a las tarjetas. Pueden aprobarse automáticamente hasta la cantidad que tú decidas, requerir la aprobación de una persona o incluso de dos personas dentro de la organización.

    Limitar el gasto empresarial innecesario

    ¿Quieres conocer las posibilidades de ahorro que tiene tu empresa? Seguro que ya sabes que es imposible reducir el gasto sin a) entenderlo a la perfección b) saber dónde hay que establecer más controles y en qué áreas se está realizando un gasto empresarial innecesario.

    Con Payhawk, puedes establecer los siguientes controles en las tarjetas (de forma individual o en grupo):

    Permitir o bloquear retiradas en cajeros automáticos

    Establecer retiradas en cajeros automáticos es una forma excelente de controlar y limitar el gasto de los empleados. Con esta funcionalidad, puedes decidir si los empleados pueden utilizar sus tarjetas en los cajeros automáticos o no. Los administradores y contables pueden activar o desactivar el uso individual o masivo de cajeros según sea necesario.

    Bloquear transacciones online

    Puedes seleccionar si deseas permitir o no los pagos online. Si tu equipo viaja y utiliza la tarjeta para pagar la gasolina o la comida, por ejemplo, puedes optar por desactivar los pagos online.

    Activar y desactivar tarjetas a tu antojo

    En caso de uso indebido o actividad sospechosa, puedes bloquear fácilmente el gasto de las tarjetas de los empleados en cuestión de clics. También podrás reactivar las tarjetas para reanudar el uso acordado.

    Borrar tarjetas fácilmente

    El portal facilita la eliminación de tarjetas. Haz un seguimiento de la rotación de personal y elimina las tarjetas innecesarias. No necesitarás ninguna acción por parte del empleado saliente.

    Establece límites de gasto diario en las tarjetas corporativas

    Los límites diarios son una excelente forma de controlar el límite de gasto global de tu empresa para un día determinado. Estos límites ayudan a tener una idea precisa de cuánto dinero se gasta y a dónde va. También te permiten detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes. Por ejemplo, si un empleado se pasa continuamente del presupuesto asignado, podrás tomar medidas antes de que agote todos los fondos asignados para el mes.

    Cómo conseguir una gestión inteligente del gasto

    Muchas empresas tienen tarjetas corporativas para que los empleados puedan realizar compras que les permitan desempeñar sus funciones. Estas mismas empresas después tendrán que conectar los gastos a un software de contabilidad o bien llevar el registro de todo de forma manual.

    Ambas opciones hacen imposible saber exactamente cuánto gasta cada empleado (o equipo), por qué y dónde.

    Con Payhawk, puedes realizar un seguimiento de todas las compras de tu empresa en un solo lugar y obtener análisis en tiempo real sobre cuánto se gasta cada mes. Esta experiencia conectada te permite controlar tus gastos al detalle y evitar gastos excesivos o innecesarios. Pide una demostración gratuita con nuestros especialistas.

    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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