Krijg meer controle over bedrijfsuitgaven door controle functies op betaalkaarten

Stel je voor: je bent financieel manager bij een mkb of grote onderneming. Het einde van de maand nadert. Je zit aan je vijfde kop koffie en trekt je de haren uit het hoofd omdat er talloze bonnetjes ontbreken en, erger nog, je niet eens weet hoeveel het bedrijf heeft uitgegeven.

Je hebt gehoord dat een oplossing voor uitgavenbeheer, inclusief zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, het antwoord kan zijn. Maar je bent huiverig om bedrijfsmiddelen aan collega's toe te vertrouwen en het toezicht op de uitgaven te verliezen.

Komt dit je bekend voor?

Afstand nemen van traditionele banken voor betere controle over uitgaven

Veel bedrijven maken al tientallen jaren gebruik van oplossingen voor zakelijk betaalkaarten. Maar niet alle kaartoplossingen zijn gelijk.

Het financiële team van MDM Props, een toonaangevend kunstproductiebedrijf, gebruikte verschillende kaartoplossingen om de zakelijke uitgaven te beheren. Het gebrek aan zichtbaarheid en de uitgebreide processen die gepaard gingen met de huidige oplossingen leverden grote problemen op, en het was duidelijk dat er een betere oplossing moest worden gevonden.

"We gebruikten twee verschillende creditcardsystemen, een van Barclays en een van AMEX. Bij de Barclays-kaart kreeg je een maandelijks overzicht, wat je binnen zeven dagen moest afbetalen. Maar soms logden we in bij het systeem en was het overzicht niet eens beschikbaar," legt financieel manager Uchenna uit. "We wisten dus niet wat we betaalden, wat slecht was voor de cashflow. We moesten een PDF-overzicht downloaden en dan de bonnetjes fysiek verzamelen en bij het overzicht voegen. Vervolgens duurde de reconciliatie dagen of zelfs weken."

De nieuwe generatie zakelijke betaalkaarten is anders. Als onderdeel van een complete oplossing voor uitgavenbeheer moeten moderne betaalkaarten worden gekoppeld aan software voor uitgavenbeheer die realtime inzicht geeft in de uitgaven en gedecentraliseerd uitgavenbeheer met ingebouwde uitgavecontroles mogelijk maakt. Met Payhawk kunnen kaarthouders bijvoorbeeld betalen met een virtuele of fysieke kaart, een foto maken van het bonnetje, deze uploaden naar de app en categoriseren met behulp van aangepaste velden die door het financiële team zijn vastgesteld.

Deze kaarten en apps zijn uitgerust met ingebouwde uitgavenplafonds en -limieten om te voorkomen dat kaarthouders te veel uitgeven of hun budget overschrijden. Kaarthouders hebben dus de vrijheid om geld uit te geven, maar jij houdt de controle.

Moderne oplossingen voor uitgavenbeheer bieden allerlei voordelen, waaronder gemak, lagere administratieve kosten en een betere controle over budgetten en kosten door uitgavenlimieten voor werknemers in te stellen. Verrassend genoeg kiezen veel bedrijven nog steeds voor een verouderde aanpak, om aan het einde van de maand met de handen in het haar te zitten.

Harvard Business Review Analytics Services heeft in samenwerking met Payhawk een rapport uitgebracht waarin wordt gekeken naar de veranderende rol van financiële teams en praktische stappen om minder bezig te zijn met administratie en meer met strategie. Uit het rapport bleek dat 67% van de bedrijfsleiders dacht dat de afdeling financiën zich voornamelijk bezighield met het achterhalen van bonnetjes en het afhandelen van de dagelijkse administratie.

Stel limieten in en bekijk de bedrijfsuitgaven in real time

Bij Payhawk weten we dat uitgavenbeheersing voor veel financiële teams een topprioriteit is. Van uitgavenbeleid tot naleving: je moet ervoor zorgen dat de uitgaven van je team in overeenstemming zijn met het budget en de doelstellingen van het bedrijf.

Met de oplossing van Payhawk kunnen financiële teams een uitgavenbeleid handhaven met ingebouwde kaartcontroles en goedkeuringsprocessen die het voor kaarthouders gemakkelijk maken zich aan de regels te houden.

Met onze software kun je:

• Uitgavenlimieten instellen voor individuele werknemers of groepen
• Zien wie hun kaart heeft gebruikt en hoeveel ze hebben uitgegeven (per persoon, team en entiteit)
• Transacties met bijbehorende bonnetjes en facturen bekijken om te controleren of alle aankopen wel kloppen
• Regels en waarschuwingen instellen, zodat je weet wanneer een werknemer te veel uitgeeft aan een bepaalde categorie artikelen of diensten
• Goedkeuringsprocessen opzetten voor teamleiders om geldverzoeken goed te keuren (die je zo kunt instellen dat ze automatisch worden goedgekeurd als ze onder een bepaald bedrag zijn)

Buitensporige bedrijfsuitgaven beperken

Is het tijd om de broekriem aan te halen? Het is onmogelijk om de uitgaven te verminderen zonder a) inzicht te hebben in de uitgaven en b) te weten waar je controle over nodig hebt (en waar uitgaven uit de hand lopen).

Met Payhawk kun je kaartcontroles afzonderlijk of in bulk bijwerken:

1. Geldopnames bij een geldautomaat activeren of blokkeren

Het beheren van geldopnames is een goede manier om de uitgaven van werknemers bij te houden en te beperken. Met deze functie kun je bepalen of werknemers hun kaart kunnen gebruiken bij een geldautomaat. Beheerders en accountants kunnen het opnemen van geld bij geldautomaten afzonderlijk of in bulk in- en uitschakelen. Deze functie is handig voor grote bedrijven met meerdere afdelingen en locaties waar werknemers verschillende toegangsrechten nodig hebben.

2. Online transacties blokkeren

Je kunt kiezen of je online betalingen toestaat of niet. Als je team vooral onderweg is en geld nodig heeft voor benzine en boodschappen, kun je bijvoorbeeld online betalingen uitschakelen.

3. Kaartuitgaven blokkeren of bevriezen

Als je misbruik of verdachte activiteiten vermoedt, kun je met een paar klikken de kaart van een werknemer bevriezen. Vervolgens kun je de kaart gewoon weer vrijgeven.

4. Kaarten gemakkelijk verwijderen

Je kunt kaarten gemakkelijk verwijderen via de portal. Kaarten van vertrekkende werknemers kun je gemakkelijk verwijderen zonder dat ze daar iets voor hoeven te doen.

5. Dagelijkse uitgavenlimieten instellen voor zakelijke betaalkaarten

Dagelijkse limieten zijn een goede manier om de totale bedrijfsuitgaven per dag te beheersen. Met deze limieten krijg je een nauwkeurig beeld van hoeveel geld er wordt uitgegeven en waar het naartoe gaat. Zo kun je ook potentiële problemen signaleren voordat ze uit de hand lopen. Als een werknemer bijvoorbeeld steeds over zijn budget heen gaat, kun je actie ondernemen voordat de toegewezen middelen voor die maand volledig zijn opgebruikt.

Slim uitgavenbeheer

Veel bedrijven geven hun werknemers bedrijfskaarten om aankopen voor het bedrijf te kunnen doen. Vaak gebruiken diezelfde bedrijven dan verschillende software voor uitgavenbeheer of houden ze alle uitgaven handmatig bij.

Beide opties maken het onmogelijk om precies te weten hoeveel elke werknemer (of elk team) uitgeeft, waarom en waar.

Met Payhawk kun je alle aankopen van je bedrijf op één plek bijhouden en in real time analyseren hoeveel er elke maand wordt uitgegeven. Dankzij deze koppeling kun je uitgaven beter dan ooit in de gaten houden en onnodige budgetoverschrijdingen voorkomen.

De beste tools voor uitgavenbeheer maken het werknemers gemakkelijk om snel declaraties in te dienen vanaf hun telefoon of laptop. En ze geven volledige zichtbaarheid en controle over uitgaven via allerlei handige en aanpasbare functies.

Kom meer te weten over hoe je bedrijf de uitgaven onder controle kan krijgen met zakelijke betaalkaarten en software. Boek vandaag nog een demo.