Los equipos de Finanzas pierden 4 años de trabajo con el problema de las facturas, pero el Agente Fetch está aquí para arreglarlo

Más de uno de cada cinco pagos en línea con tarjeta (21,4 %) siguen sin tener factura asociada hasta seis meses después del cierre del mes. Para los pagos con tarjeta en una tienda física, el porcentaje es del 6,5 %. Cuando haces un pago en línea, es tres veces más probable que se te traspapele algún documento.

Pero este problema tiene una distribución desigual. Son cinco las categorías que generan el 75 % de las facturas perdidas: las herramientas de IA, los viajes, la publicidad, los programas de productividad y las herramientas para desarrolladores.

El motivo es estructural: cada una de esas compras se hace en una plataforma de proveedores que a nadie se le ocurre mirar. Los equipos de Finanzas no tienen los credenciales de inicio de sesión y a los empleados no se les ocurre volver a entrar en la plataforma una vez terminada la transacción. En su lugar, la factura se queda esperando hasta que alguien la busca a la hora de cerrar el mes.

El coste real de cuatro años de trabajo manual

Buscar, descargar y subir manualmente una única factura lleva unos tres minutos. Los clientes de Payhawk tienen previsto generar más de 500 000 facturas virtuales en 2026. Eso significa que, a tres minutos por factura, entre todos van a dedicar casi cuatro años de trabajo manual a perseguir facturas para cerrar el mes.

Los equipos de Finanzas tienen que esperar de media unos 12,6 días para conseguir una factura en línea cada vez que se produce una transacción. Teniendo en cuenta que el coste de procesar manualmente una factura es de unos 18 €, eso es más que un problema de redondear las cifras. Es un coste recurrente que crece a medida que lo hace la empresa y que empeora con cada mes que pasa sin que se resuelva.

Lo que hace el Agente Fetch

El Agente Fetch es la nueva funcionalidad del Financial Controller AI Agent de Payhawk. Es un agente de IA aprobado por Cloudflare que solo debe iniciar sesión en el portal del proveedor una vez con la autorización de un empleado por medio de una sesión cifrada. Desde ese momento:

• Recupera todos los recibos y facturas vinculados a ese proveedor de manera automática.
• Concilia cada uno de ellos con su gasto en la tarjeta de crédito según su cantidad y fecha.
• Lo etiqueta con el código del libro mayor, el tipo de impuestos y la categoría correspondientes.

Un único inicio de sesión, adiós a tener que pasar de un portal a otro, a introducir reglas en tu bandeja de entrada y a resolver líos a la hora de cerrar el mes.

Lo que hace el Agente Fetch no es añadir un nuevo sistema de recordatorios al problema de base. Lo que hace es eliminar el origen del problema, que es el inicio de sesión.

Algunas consideraciones sobre esta funcionalidad para quienes se lo estén planteando:

• Nunca guarda las contraseñas de los portales. El empleado accede desde su propia cuenta solo una vez por medio de una sesión cifrada.
• No puede cambiar la configuración de una cuenta ni hacer compras en el portal del proveedor.
• Funciona con el mismo acceso por roles y segregación de datos por cliente que el resto de la plataforma de Payhawk.
• No se entrena con los datos de los clientes.

Cómo funciona en la práctica

Pongamos el caso de Anne. Ella es directora de marketing y, a lo largo del mes, tiene que lidiar con tres de los ámbitos más complejos: el gasto en publicidad, las herramientas de IA y los viajes.

Suscripciones a herramientas de IA. Cada mes, sus suscripciones a ChatGPT Enterprise y Claude se renuevan automáticamente en su tarjeta de Payhawk. Pero nadie se mete nunca en el portal de facturación para comprobarlas, porque no hay motivos para hacerlo. En su lugar, la factura acaba cogiendo polvo hasta que Finanzas la busca a la hora de cerrar el mes.

El Agente Fetch se conecta a la cuenta del proveedor una vez. Luego, cada vez que llega una nueva factura de renovación de la suscripción, se registra, concilia y cataloga sin que Anne o el equipo de Finanzas tengan que hacer nada.

Gastos publicitarios. El equipo de Anne organiza campañas de pago en Meta, Google Ads y LinkedIn Ads. Cada plataforma tiene su propio portal de acceso y facturación, lo que significa que, para conciliar cualquier gasto, hay que acceder a tres portales distintos todos los meses, y Finanzas acaba pidiendo a Anne facturas que todavía no ha tenido tiempo de conseguir.

Gracias al Agente Fetch, ambos se ahorran tener que ir detrás de nada. Basta con autenticar al agente de IA en cada plataforma una vez e irá recopilando todas las facturas en adelante.

Gastos de viaje. Varias veces al trimestre, Anne acude a un evento del sector. Cada vez que lo hace, tiene que coger un Uber a casi todas las reuniones y cenas, además de lanzaderas al aeropuerto. Cada viaje genera su propio recibo, que se almacena en una aplicación que nunca se le ocurre volver a abrir. Si multiplicamos estos gastos por todos los eventos a los que acude al año, esto significa que el equipo de Finanzas acaba teniendo que ir detrás de decenas de recibos que nunca llegan y que no tienen manera realista de conseguir.

El propio CEO de Payhawk, Hristo Borisov, describe exactamente la misma situación: hizo más de 30 viajes en Uber en un solo mes durante su viaje a Estados Unidos y el Agente Fetch descargó, adjuntó y presentó cada uno de esos gastos sin que él tuviera que hacer nada.

Cómo es la eficiencia en la práctica

Antes de Payhawk, la empresa de comunicación y tecnologías de la educación Paradox, con sede en Francia, dedicaba buena parte del mes a buscar recibos de manera manual y contaban que podían pasarse hasta dos días enviando el mismo mensaje una y otra vez para recordar a sus empleados que se los enviaran.

Dado que el Financial Controller Agent es el que gestiona los recordatorios y recopila las facturas directamente de los portales de los proveedores, la Vicepresidenta de Finanzas y Alianzas Estratégicas de Paradox, Farah Rouassi, dice que por fin vive sin estrés:

«Mi Financial Controller Agent envía por mí todos los recordatorios a lo largo del mes, lo que significa que, al cierre, no tengo que mandar ningún mensaje. ¡Me quita el estrés y me ahorra tener que armarme de paciencia!».

Pero Paradox no es la única que está percibiendo las ventajas de la automatización; algunos datos nos cuentan lo mismo:

• La automatización reduce el coste de procesamiento de facturas de unos 18 € a unos 6 €. Esto supone un ahorro de 12 € por factura para cualquier empresa que tenga un alto volumen de cuentas por pagar.
• El 68 % de los equipos de cuentas sigue introduciendo manualmente los principales datos de las facturas en su ERP y la introducción de datos manuales es una de las causas de cerca del 40 % de los errores en las facturas, que incluyen desde la duplicación de pagos hasta la codificación errónea y la rectificación. Al eliminar el componente manual, no solo ahorramos tiempo, sino que atajamos la causa del error de raíz.
• La recopilación automatizada de facturas genera un registro plenamente digital y auditable para cada factura, lo que facilita rendir cuentas ante cualquier auditoría o requerimiento de Hacienda, en lugar de tener que reconstruir los hechos a toro pasado.
• Los documentos llegan en cuestión de horas, en vez de semanas, por lo que los equipos de Finanzas tienen visibilidad en tiempo real del gasto, en lugar de tener que poner todo en pie a final de mes.

Puede que, para un Director de Finanzas que se esté planteando esta problemática, un ahorro de 12 € por factura resulte insignificante, pero si multiplicamos esta cantidad por medio millón de facturas al año, vemos que las cuentas empiezan a salir. Un registro de auditoría más rápido puede parecer también algo bonito pero prescindible, hasta que marca la diferencia entre presentar una trimestral del IVA limpia o con errores. Entre una cosa y otra, el cierre del mes acaba pintando mucho mejor en términos económicos.

Una herramienta hecha para despegar

La mayoría de las herramientas financieras no acaban de cuajar porque obligan a los empleados a adoptar un nuevo hábito: entrar en un nuevo portal, abrir una nueva aplicación o recordar un nuevo procedimiento. Es una preocupación lógica cuando se quiere implantar cualquier tipo de automatización.

Sin embargo, el Agente Fetch esquiva este problema, dado que no se trata de una nueva herramienta que sumar a tu lista de herramientas existentes. Es un agente de IA encargado de hacer una tarea más.

Todo lo que deben hacer los empleados es, cuando falte un recibo o una factura, hacer clic en «Dar permiso al agente» (o activar esta función directamente en el chat con el agente), iniciar sesión en el portal del proveedor en cuestión y listo. Cualquier transacción futura con ese proveedor o cualquier gasto pendiente quedará registrado, conciliado y etiquetado en adelante, como parte del calendario de recuperación de facturas que Payhawk ya tiene integrado.

No hay que inculcar ningún nuevo hábito ni formar a los empleados en nada más que en hacer clic una vez en «Autorizar».

La herramienta se va introduciendo según la demanda. Si empiezas conectando el agente a las cinco categorías de gasto que generan el 75 % de las facturas que se han de perseguir, a saber, las herramientas de IA, los viajes, la publicidad, la productividad y las herramientas para desarrolladores, esta solución generará un valor tangible sin que nadie tenga que volver a preocuparse por ello.

Si alguna vez has intentado introducir una herramienta de IA sin éxito, debes saber que nuestro agente no obliga a nadie a cambiar la manera en la que compran, reservan o gastan. Es una herramienta que funciona sin llamar la atención y sobre gastos en los que ya se ha incurrido, por lo que tampoco tendrás que perseguir a tus empleados para que la adopten.

Una pieza más del puzle

La mitad de las organizaciones financieras siguen experimentando con la IA sin que esta afecte a ni uno de sus flujos de trabajo básicos. El Agente Fetch se ha ideado para hacer justo lo contrario. Es una herramienta que te ahorra trabajo de manera tangible y desde el primer día, sin necesidad gestionar el cambio de ninguna manera particular.

Esta herramienta es una pieza más del gran proyecto que Payhawk está poniendo en marcha: una oficina de IA para Finanzas en la que el Financial Controller Agent busca y clasifica las facturas, el Travel Agent reserva y concilia los gastos de los viajes en minutos y el Procurement Agent gestiona las solicitudes de compra antes de que se incurra en ningún gasto.

Más de 6000 equipos de Finanzas en todo el mundo ya gestionan sus gastos en Payhawk. Si quieres ver qué le puede aportar el Agente Fetch a tu equipo, solicita aquí una reunión con nosotros.