Les équipes financières perdent 4 ans de travail à chercher des factures. Avec Agent Fetch, le problème est réglé.

Même six semaines après la fin du mois, plus d’un paiement par carte en ligne sur cinq (21,4 %) n’a toujours pas de facture associée. Pour les paiements en magasin, ce taux est de 6,5 %. Un paiement en ligne a trois fois plus de chances de rester sans justificatif.

Ce phénomène n’est pas réparti uniformément. Environ 75 % des demandes de récupération de factures sont générées par cinq catégories de dépenses : les outils d’IA, les voyages d’affaires, la publicité en ligne, les logiciels de productivité et les outils de développement.

La raison est structurelle : les achats qui relèvent de ces catégories sont associés à un portail fournisseur que personne ne pense à consulter. L’équipe financière ne dispose pas des identifiants et, une fois la transaction effectuée, les collaborateurs ne songent pas à se reconnecter. Finalement, la facture reste sur ce portail jusqu’à ce que quelqu’un parte à sa recherche au moment de la clôture.

Quatre ans à chercher des factures : combien ça coûte ?

Trouver, télécharger et importer une seule facture manuellement prend environ trois minutes. Les clients de Payhawk devraient générer plus de 500 000 factures en ligne en 2026. À raison de trois minutes par facture, cela représente près de quatre années de travail manuel consacrées à la recherche des factures.

À l’heure actuelle, les équipes financières attendent 12,6 jours en moyenne avant qu’une facture en ligne ne soit accessible après la transaction. Avec un coût de traitement manuel d’environ 15 € par facture, ce détail n’est pas négligeable. C’est un coût récurrent qui augmente avec le développement de l’activité et s’accumule au fil des mois tant que le problème n’est pas résolu.

Comment fonctionne Agent Fetch ?

Agent Fetch est la toute dernière fonctionnalité du Financial Controller AI Agent de Payhawk. Notre agent IA, vérifié par Cloudflare, s’authentifie une seule fois au site d’un fournisseur, au nom d’un collaborateur, via une session chiffrée. À partir de là :

• Il récupère automatiquement tous les justificatifs et toutes les factures associés à ce fournisseur.
• Grâce au montant et à la date, il rapproche chaque document de la bonne dépense par carte.
• Enfin, il attribue à chaque dépense le compte du grand livre, le taux de TVA et la catégorie appropriés.

Une seule connexion suffit : plus besoin de naviguer entre les portails, de créer des règles de transfert d’e-mails ou de courir après les documents en fin de mois.

Agent Fetch n’ajoute pas un nouveau système de relances. Il s’attaque au problème à sa racine en supprimant la nécessité de se reconnecter au portail fournisseur pour récupérer chaque facture.

Quelques précisions à prendre en compte :

• Agent Fetch ne stocke jamais les mots de passe des portails. Le collaborateur se connecte lui-même, une seule fois et via une session chiffrée.
• Agent Fetch ne peut ni modifier les paramètres du compte ni effectuer d’achats sur le site du fournisseur.
• Agent Fetch est soumis aux mêmes contrôles d’accès par rôle et à la même séparation des données entre clients que le reste de la plateforme Payhawk.
• Agent Fetch n’est pas entraîné à partir des données clients.

Concrètement, comment ça marche ?

Prenons l’exemple d’Anne, responsable marketing. Chaque mois, elle effectue des dépenses dans trois des cinq catégories les plus problématiques : la publicité en ligne, les outils d’IA et les voyages d’affaires.

Abonnements aux outils d’IA. Chaque mois, ses abonnements à ChatGPT Enterprise et Claude sont renouvelés sur sa carte Payhawk, mais personne ne se reconnecte au portail de facturation, puisqu’il n’y a aucune raison de le faire. La facture attend donc sur le portail jusqu’à ce que l’équipe financière parte à sa recherche au moment de la clôture.

Agent Fetch se connecte à une seule reprise à ce compte fournisseur, récupère les factures de renouvellement, les rapproche et les impute : Anne et l’équipe financière n’ont rien à faire.

Dépenses publicitaires. L’équipe d’Anne mène des campagnes payantes sur Meta, Google Ads et LinkedIn Ads. Chaque plateforme possède son propre tableau de bord de facturation et ses propres identifiants. Pour rapprocher les dépenses, il faut chaque mois consulter trois portails distincts. Pendant ce temps, l’équipe financière réclame à Anne des factures qu’elle n’a pas eu le temps de récupérer.

Avec Agent Fetch, Anne et les membres de l’équipe financière ont l’esprit serein. Notre agent s’authentifie une seule fois sur chaque plateforme, puis récupère chaque nouvelle facture dès qu’elle est disponible.

Dépenses de déplacement. Plusieurs fois par trimestre, Anne participe à un événement professionnel. Sur place, elle prend un Uber pour pratiquement chaque rendez-vous, dîner ou trajet depuis l’aéroport. Chaque course génère un justificatif qui finit par dormir dans une application à laquelle Anne n’a plus aucune raison de se connecter. À l’échelle de tous les événements auxquels Anne participe dans l’année, le calcul est vite fait : l’équipe financière doit partir à la recherche de dizaines de justificatifs manquants, sans avoir aucun moyen réaliste de les retrouver.

Hristo Borisov, CEO de Payhawk, a vécu cette même situation : lors d’un voyage aux États-Unis, en un seul mois, il s’est déplacé plus d’une trentaine de fois en Uber. Agent Fetch a téléchargé chaque justificatif, l’a joint à la dépense correspondante, puis a soumis cette dernière pour traitement, sans qu’Hristo ait à intervenir.

Concrètement, qu’est-ce que ça change ?

Avant Payhawk, Paradox, une entreprise française spécialisée dans l’EdTech et les médias, perdait chaque mois une grande partie de son temps à chercher des documents. Elle passait notamment deux jours à envoyer des messages répétitifs à ses collaborateurs pour leur rappeler de transmettre leurs justificatifs.

Maintenant que le Financial Controller Agent gère les relances et récupère directement les factures sur les sites fournisseurs, Farah Rouassi, VP Finance & Strategic Partnerships chez Paradox, affirme que le stress a disparu :

« Le Financial Controller Agent envoie tous les rappels au cours du mois. Je n’ai plus besoin d’envoyer le moindre message à la fin du mois. Fini le stress de la clôture mensuelle ! »

Paradox n’est pas la seule entreprise à bénéficier de l’automatisation. D’autres chiffres racontent la même histoire :

• L’automatisation fait passer le coût de traitement d’une facture d’environ 15 € à 5 €, soit une économie de 10 € sur chaque facture, ce qui n’est pas négligeable pour un service de comptabilité fournisseurs qui traite de gros volumes.
• 68 % des équipes de comptabilité fournisseurs saisissent encore manuellement les données des factures dans leur ERP. Or, la saisie manuelle est à l’origine de près de 40 % des erreurs de facturation, notamment les paiements en double et les mauvaises imputations, avec le travail de correction que cela implique. Supprimer cette étape manuelle permet donc non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les erreurs.
• Pour chaque facture, la récupération automatisée crée une piste d’audit entièrement numérique et vérifiable. En cas d’audit ou de contrôle par l’administration fiscale britannique (HMRC), l’entreprise dispose ainsi d’un dossier plus solide que si elle devait reconstituer les faits a posteriori.
• Les documents sont disponibles en quelques heures, pas en quelques semaines. L’équipe financière peut ainsi suivre les dépenses en temps réel, au lieu d’attendre la fin du mois pour disposer de données à jour.

Pour un directeur financier (CFO), une économie de 10 € par facture peut sembler insignifiante. Mais multiplié par un demi-million de factures par an, ce chiffre prend rapidement une tout autre ampleur. Disposer rapidement d’une piste d’audit peut sembler secondaire. C’est pourtant ce suivi complet qui peut permettre de récupérer la TVA facilement, sans avoir à fournir d’explications supplémentaires à l’administration. Ces deux avantages ont des conséquences directes sur le coût réel de la clôture mensuelle.

Agent Fetch est facile à adopter

La plupart des outils financiers peinent à se faire une place. En effet, pour les adopter, les collaborateurs doivent souvent modifier leurs habitudes : consulter un nouveau tableau de bord, ouvrir une nouvelle application ou mémoriser un nouveau processus. Avant de déployer une nouvelle solution d’automatisation, il est donc légitime de se demander si elle sera réellement utilisée.

Agent Fetch contourne ce problème, car ce n’est pas un outil distinct qui vient s’ajouter à votre environnement existant. Il s’agit du même agent, doté d’une fonctionnalité supplémentaire.

Lorsque Payhawk détecte qu’il manque un justificatif ou une facture, les collaborateurs n’ont qu’à cliquer sur « Autoriser l’agent », ou à l’activer directement depuis le chat, puis à se connecter au portail du fournisseur concerné. Rien de plus. À partir de là, Agent Fetch récupère, rapproche et impute automatiquement les documents associés aux futures transactions avec ce fournisseur, ainsi que ceux qui manquent encore pour des dépenses antérieures, le tout dans le cadre du calendrier de relance déjà en place dans Payhawk.

Il n’y a aucune nouvelle habitude à prendre et aucune formation n’est à prévoir : il suffit de cliquer une fois sur « Autoriser ».

L’ordre de déploiement doit se baser sur les données relatives aux demandes de récupération. Établissez d’abord la connexion avec les fournisseurs des cinq catégories de dépenses à l’origine de 75 % des demandes de récupération : les outils d’IA, les voyages d’affaires, la publicité en ligne, les logiciels de productivité et les outils de développement. Une fois que c’est fait, Agent Fetch s’occupe du reste.

Vous avez déjà vu un projet d’IA s’enliser après son lancement ? Sachez qu’Agent Fetch ne demande à personne de modifier sa façon d’acheter, de réserver ou de déclarer ses dépenses. Il intervient discrètement sur les dépenses déjà engagées. Vous n’avez donc pas à vous soucier de son adoption.

Agent Fetch s’inscrit dans la vision globale de Payhawk

La moitié des équipes financières expérimentent encore une IA qui n’intervient pas dans le moindre workflow important. Agent Fetch n’a pas été conçu dans ce sens : dès le premier jour, notre agent allège concrètement la charge de travail des collaborateurs, sans bouleverser leurs habitudes.

Agent Fetch s’inscrit dans une évolution plus large portée par Payhawk : l’AI Office pour les CFO. Au sein de cet environnement, le Financial Controller Agent gère les relances et impute les factures, le Travel Agent réserve et rapproche les déplacements en quelques minutes, tandis que le Procurement Agent traite les demandes d’achat avant que les dépenses ne soient engagées.

Plus de 6 000 équipes financières à travers le monde gèrent déjà leurs dépenses avec Payhawk. Prenez rendez-vous pour découvrir comment Agent Fetch peut alléger la charge de votre équipe.