Payhawk dispose d’une entité juridique en France : nous avons donc dû nous prêter nous-mêmes à l’exercice. Notre directrice fiscale, Dilyana Peycheva, nous explique comment elle s’y est prise. L’analyse à mettre en œuvre ne se limite pas à une vérification ponctuelle. Il faut suivre régulièrement la situation de l’entité, car les obligations qui s’appliquent peuvent évoluer.

Deux échéances, quatre catégories. Et votre entreprise dans tout ça ?

La réforme comporte deux obligations assorties d’échéances différentes. À compter du 1er septembre 2026, toute entreprise établie en France devra être en mesure de recevoir des factures électroniques, sans exception. Dilyana précise :

J’ai commencé par vérifier les dates d’entrée en vigueur des obligations de réception et d’émission, puis par analyser ce qu’elles impliquaient concrètement pour Payhawk en France. Pour la réception, l’échéance était claire et, franchement, ça ne m’inquiétait pas : je savais que notre propre solution nous permettrait de recevoir les factures électroniques.

Pour l’émission, c’est la taille de l’entité qui entre en ligne de compte. En France, les entreprises sont réparties en quatre catégories à partir des comptes du dernier exercice clos de l’entité juridique française concernée, et non de ceux de sa société mère.

Catégorie	Effectif	Chiffre d’affaires	Total du bilan	Échéance d’émission
Grande entreprise	5 000 personnes ou plus	Plus de 1,5 milliard d’euros	Plus de 2 milliards d’euros	1er septembre 2026
Entreprise de taille intermédiaire (ETI)	Moins de 5 000 personnes	1,5 milliard d’euros maximum	2 milliards d’euros maximum	1er septembre 2026
Petite et moyenne entreprise (PME)	Moins de 250 personnes	50 millions d’euros maximum	43 millions d’euros maximum	1er septembre 2027
Microentreprise (TPE)	Moins de 10 personnes	2 millions d’euros maximum	2 millions d’euros maximum	1er septembre 2027

L’effectif constitue le premier critère. Lorsqu’une entreprise dépasse le plafond d’effectif d’une catégorie, elle passe dans la catégorie supérieure, quels que soient son chiffre d’affaires et le total de son bilan. Si elle reste en dessous de ce plafond, elle ne change de catégorie que si ces deux montants dépassent les seuils prévus. Ainsi, une entité comptant 300 personnes et réalisant 30 millions d’euros de chiffre d’affaires relève des ETI : même si son chiffre d’affaires reste inférieur au seuil des PME, son effectif dépasse le seuil de 250 personnes. Elle est donc soumise à l’obligation d’émission dès 2026.

Payhawk a mené cette analyse pour son entité française avec son conseiller fiscal. Résultat : un an sépare les deux échéances, avec une obligation de réception à compter du 1er septembre 2026 et une obligation d’émission à compter du 1er septembre 2027.

Une analyse répétée dans chaque pays

Cette analyse ne s’arrête pas aux frontières françaises. L’équipe fiscale de Payhawk la reproduit dans tous les pays où le groupe possède une entité, notamment en Espagne, aux Pays-Bas, en Lituanie, en Allemagne et au Royaume-Uni. Chaque pays suit son propre calendrier en ce qui concerne le déploiement de l’e-facturation, et les échéances annoncées sont toujours susceptibles d’être modifiées. Dilyana explique :

Nos conseillers fiscaux locaux nous aident à appréhender cette complexité et à réagir rapidement aux changements d’échéances et aux délais serrés.

L’équipe répète le même processus chaque fois qu’une nouvelle obligation est annoncée : suivre la législation dans la juridiction concernée, s’appuyer sur un conseiller fiscal local et analyser les transactions de chaque entité pour déterminer laquelle doit se préparer en premier. C’est ainsi que Payhawk a déterminé qu’il fallait donner la priorité à la France et reporter temporairement les travaux dans les pays dont la réglementation est toujours en cours de finalisation.

L’e-facturation ne relève pas du service informatique

Beaucoup d’équipes financières abordent spontanément l’e-facturation comme un sujet à confier au service informatique : choisir un connecteur, l’intégrer et le tour est joué. Dilyana conteste cette vision :

L’e-facturation n’est pas une tâche parmi d’autres à confier au service informatique. Sa mise en œuvre oblige chaque entreprise, y compris Payhawk, à prendre du recul et à revoir en profondeur son modèle opérationnel. Pour Payhawk SAS, nous avons commencé par passer en revue les ventes et les achats de l’année écoulée. Nous avons ensuite consulté l’équipe commerciale au sujet des contrats récemment signés ou à venir susceptibles d’introduire de nouvelles opérations, puis vérifié auprès des équipes métiers si une restructuration ou de nouvelles transactions intragroupes étaient prévues. Enfin, nous avons vérifié les données de référence des fournisseurs et des clients, ainsi que toute autre particularité susceptible de faire entrer l’entité dans le champ de la réforme.

Sur le papier, la situation de l’entité française de Payhawk paraît simple : les factures qu’elle émet concernent des opérations transfrontalières, hors du champ de l’e-facturation obligatoire. Cependant, dans les faits, certaines opérations ponctuelles, comme des refacturations à d’autres entités établies en France et assujetties à la TVA, peuvent faire entrer l’entreprise dans le périmètre de la réforme.

Dilyana cite l’exemple des campagnes marketing conjointes, dont les participants se partagent le coût total avant d’en refacturer une partie aux entités locales. Ces refacturations peuvent constituer des opérations B2B nationales soumises à la TVA et entrer, à ce titre, dans le champ de la réforme. « Notre situation peut néanmoins évoluer à la suite d’une opération exceptionnelle. Nous devons donc nous tenir prêts à émettre des factures électroniques si le besoin se présente », ajoute-t-elle.

Voilà pourquoi, même si l’échéance n’est fixée qu’en 2027, Payhawk se prépare dès aujourd’hui à l’émission des factures électroniques. Rien ne l’y oblige encore, mais attendre placerait l’entreprise dans une situation plus délicate par la suite. Pour Dilyana, il faut éviter le scénario suivant :

Une opération de refacturation exceptionnelle peut se présenter à tout moment. Si nous ne nous préparons pas, une équipe métier pourrait venir nous demander de procéder à une refacturation et nous serions contraints de répondre : « Ce n’est pas possible, nous ne sommes pas en capacité d’émettre cette facture. » Ce n’est pas comme ça que nous concevons le rôle de la Finance.

Une entreprise peut parfaitement faire appel à deux prestataires distincts pour la réception et l’émission, d’autant plus lorsque les deux obligations entrent en vigueur à un an d’intervalle. Cela dit, ce n’est pas le choix qu’a fait Payhawk :

Par souci de simplicité, nous utiliserons la même plateforme pour la réception et l’émission des factures. Il n’y a aucun intérêt à multiplier les prestataires pour une même entité et un même type d’activité.

Une autre obligation que l’on a parfois tendance à oublier vient s’ajouter à l’e-facturation : l’e-reporting. Les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale française les données relatives à toute transaction qui n’entre pas dans le champ de l’e-facturation obligatoire. C’est notamment le cas des factures que Payhawk émet chaque mois pour certaines transactions internationales. « Ces factures n’entreront pas dans le champ de l’e-facturation obligatoire, mais nous devrons tout de même déclarer leur émission à l’administration fiscale », précise Dilyana.

Payhawk prévoit de centraliser l’e-reporting et l’e-facturation sur une même plateforme pour éviter d’avoir à recourir à un troisième système.

Ce qui change pour la comptabilité fournisseurs

Du côté de la réception, l’évolution des processus quotidiens est plus simple à appréhender, et c’est sur ce volet que Dilyana se montre la plus confiante. Lorsqu’un fournisseur émet une facture électronique contenant des données structurées, celle-ci arrive automatiquement dans Payhawk et est rapprochée de la dépense correspondante. L’équipe financière n’a plus besoin de courir après les PDF.

« Plus besoin de courir après les fournisseurs établis en France ou les collaborateurs en relation avec eux pour récupérer des PDF : toutes les factures arriveront automatiquement dans Payhawk », explique-t-elle. Pour les entreprises qui réalisent un volume important d’achats auprès de fournisseurs établis en France, la réception automatisée de leurs factures représente un véritable gain de temps. Ces factures sont indispensables à l’exercice du droit à déduction de la TVA.

L’e-facturation présente un deuxième avantage, sans rapport avec la rapidité. Avant d’émettre une facture, les entreprises doivent vérifier les numéros de TVA, les adresses et les numéros d’identification SIREN ou SIRET, car ces informations permettent d’établir le lien entre l’émetteur et le destinataire. Dilyana explique :

Les factures seront correctes à leur réception : plus besoin de faire des allers-retours.

Pour exercer son droit à déduction de la TVA, une entreprise doit disposer d’une facture conforme. Si un fournisseur établi en France n’est pas en capacité d’émettre des factures électroniques conformes dans les délais, ses clients peuvent rencontrer des difficultés pour déduire la TVA. Dilyana espère que l’administration fiscale fera preuve de tolérance pendant la période de transition, le temps que le marché s’adapte, mais les entreprises dont les fournisseurs tardent à se mettre en conformité restent exposées à un risque réel.

Vous avez pris du retard ? Voici par où commencer

Pour les responsables financiers qui ne sont pas encore prêts, le conseil de Dilyana est simple : faites les choses l’une après l’autre, sans chercher à tout régler d’un coup.

Commencez par vous équiper d’une plateforme capable de recevoir les factures électroniques. Cette étape est obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026, indépendamment de leur taille. Vous pouvez donc commencer à travailler sur ce point avant même d’avoir identifié la catégorie de votre entité.

Ensuite, identifiez la catégorie dont relève votre entité française en vous appuyant sur son dernier exercice clos, et non sur les chiffres de sa société mère. Si elle appartient à la catégorie des grandes entreprises ou des ETI, les obligations de réception et d’émission entreront en vigueur à la même date. Si votre entité relève des PME ou des microentreprises, vous disposez d’un délai supplémentaire jusqu’en 2027 pour l’émission. Dilyana recommande toutefois de ne pas attendre : un an est vite passé.

Si vous vous y prenez tard, une plateforme comme celle de Payhawk vous sera particulièrement utile. Développée avec Invopop via le réseau Peppol, notre plateforme vous permet de vous enregistrer rapidement et en toute conformité pour commencer à recevoir des factures électroniques sans devoir passer par un processus de déploiement fastidieux. Vous gagnerez ainsi du temps pour mener correctement un travail de fond : examiner le modèle opérationnel de votre entreprise, interroger les équipes commerciales et métiers sur les changements à venir et présenter les particularités de votre entité à votre conseiller fiscal. « Les entreprises auront ainsi plus de facilité à se lancer et disposeront du temps nécessaire pour préparer la suite », ajoute Dilyana.

Selon Dilyana, une entreprise peut se retrouver dans l’obligation d’émettre des factures électroniques du jour au lendemain.

Deux entités françaises liées peuvent soudainement être amenées à réaliser des transactions, notamment pour répondre à des enjeux de prix de transfert. Une entreprise peut aussi se retrouver à devoir réaliser une opération exceptionnelle qu’elle n’avait pas anticipée. Quelle que soit la structure de votre modèle opérationnel, vous devez être en capacité d’émettre une facture électronique dès qu’une opération qui sort de l’ordinaire se présente.

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Centraliser la réception et l’émission sur une même plateforme permet de mieux anticiper les imprévus. Découvrez le parcours complet d’une facture, du fournisseur à l’ERP. Regardez notre webinaire sur l’automatisation de l’e-facturation pour découvrir, étape par étape, comment Payhawk et Invopop gèrent la collecte, la validation, l’approbation et la synchronisation des factures avec votre ERP, afin de répondre aux obligations propres à chacune de vos entités.