5 Estrategias para controlar los gastos de empresa

¿Por qué es importante controlar el gasto?

Gastar dinero es la parte fácil.

La mayoría de empresas gastan más de lo necesario porque no disponen de un sistema para gestionar sus gastos. Con un control adecuado, aumentará la eficacia determinando qué se puede gastar y en qué actividades, quién puede aprobarlo, etc.

Comprender el gasto empresarial es importante para el proceso de presupuestación y previsión de una organización.

Sin saber cuánto se gasta en determinadas categorías de bienes y servicios, es imposible predecir cuáles serán los gastos en períodos futuros. Esta falta de visibilidad dificulta la planificación de los gastos de capital y otras inversiones que requieren planificación. Si no sabes cuánto gastas ahora, ¿cómo puedes predecir cuáles serán tus necesidades en el futuro?

El impacto del gasto descontrolado en tu empresa

El impacto del gasto descontrolado y no gestionado en una empresa es nefasto. Puede incluso llevar a un negocio al colapso.

Los cinco principales problemas causados por el gasto empresarial descontrolado son:

Tareas administrativas redundantes y lentas

Uno de los principales problemas de la gestión de gastos en múltiples plataformas y hojas de cálculo es la cantidad de tiempo que se tarda en tenerlos al día.

Es posible que hayas pasado horas actualizando una hoja de cálculo o creando nuevas facturas y luego te hayas olvidado de añadirlas al sistema.

Tampoco tendrás los pagos conectados al software de gestión de gastos, lo que significa que no tendrás visibilidad de los desembolsos en tiempo real y de forma automatizada.

Si no sabes lo que ocurre entre bastidores, resultará difícil detectar áreas en las que tu empresa podría ahorrar dinero o mejorar su eficacia.

Planificación financiera inadecuada

Si no controlas los gastos, puedes acabar teniendo un presupuesto irreal y pérdidas económicas.

Es probable que gastes mucho dinero sin saber realmente lo que estás gastando, lo que dificulta la estimación de costes y beneficios.

En los casos en que se supere el presupuesto, habrá que recortar gastos. Esto puede dar lugar a servicios o productos de menor calidad. Y, al no disponer de fondos suficientes para invertir, afectará al rendimiento general de la empresa.

En definitiva, un desastre.

Errores que cuestan dinero

Los errores en el control de gastos pueden dar lugar a pérdidas económicas.

Por ejemplo, una empresa que paga por un servicio que nunca se prestó. Esto ocurre cuando se ha pagado la factura del proveedor, pero no hay constancia de que se haya prestado el servicio.

Falta de confianza de inversores y accionistas

Si quieres que tus inversores y accionistas confíen en ti para gestionar su dinero, lo primero que tienes que hacer es controlar el gasto de tu empresa.

De lo contrario los accionistas perderán la fe en ella y dejarán de creer en tu capacidad para dirigir un negocio rentable.

La falta de confianza de los inversores y accionistas se traducirá probablemente en una incapacidad para reunir capital, lo que conllevará una pérdida de oportunidades de negocio, cuota de mercado y beneficios.

Mayor riesgo de fraude

La falta de transparencia en las gestiones financieras de la empresa puede generar problemas de confianza, afectar negativamente a la reputación de la organización y de sus dirigentes y facilitar la comisión de delitos fiscales y financieros.

En algunos casos, con tanta información personal disponible en Internet y el auge de los delitos informáticos, los delincuentes pueden robar tu identidad y utilizarla para cometer delitos sin dejar rastro.

Estrategias clave para controlar el gasto empresarial

Si gestionas una empresa, te enfrentarás a muchos retos.

Uno de los más importantes es controlar el gasto diario. Si estás constantemente decidiendo entre maximizar actividades o recortar gastos, sabrás que no es fácil.

Pero hay algunos pasos sencillos que puedes dar para asegurarte de que tu empresa gasta el dinero con control y estrategia.

Crear un proceso de gasto bien desarrollado
Un proceso bien gestionado es fundamental para controlar el gasto de tu empresa. Te ayudará a gestionar los riesgos y a garantizar el cumplimiento de la normativa.

Reconocer las áreas de gasto de alto coste
Identificar dónde gasta dinero tu empresa es crucial para conseguir ahorrar costes. Es esencial determinar qué áreas de tu negocio cuestan más para poder centrar primero tus esfuerzos en ellas.

Gastos con tarjeta
Si aún no utilizas tarjetas corporativas para los gastos y compras de tu empresa, empieza ya.

Estas tarjetas permiten a los empleados hacer compras sin tener que preocuparse por el efectivo. Proporcionan visibilidad instantánea del gasto para saber cuánto se desembolsa y adónde va ese dinero.

Facilitan la conciliación de las transacciones porque los recibos se quedan con el titular de la tarjeta, en lugar de quedarse perdidos en el correo electrónico o, en el peor de los casos, tirarse a la basura.

Extraer y analizar datos
Esto puede hacerse mediante diversos métodos, como programas de gestión de gastos que registran las compras, programas de contabilidad que actualizan los flujos de ingresos e informes de previsión de gastos futuros.

La clave está en extraer y analizar esos datos de múltiples fuentes en un único lugar para que tomar decisiones más informadas sobre cómo invertir el dinero de la empresa sea más sencillo.

Automatizar el control del gasto
La automatización ayuda a eliminar las tareas manuales y a reducir los errores al gestionar los informes de gastos de los empleados. Permite gestionar los desembolsos de forma más eficaz a lo largo del tiempo.

Control sin esfuerzo: Todos los gastos de tu empresa en un mismo panel

Desde la gestión de los gastos de viaje hasta el control de los presupuestos de marketing, las empresas necesitan visibilizar de forma integral sus movimientos para poder controlar sus gastos empresariales.

Con una solución de gestión de gastos como Payhawk, conseguirás tarjetas de empresa y software de gestión de gastos gracias a un único programa. Podrás realizar un seguimiento de todos tus gastos en un solo lugar y detectar tendencias para ver dónde se gasta el dinero con más frecuencia.

Los titulares de las tarjetas corporativas serán responsables de registrar sus recibos y facturas, y nuestro sistema automatizado de búsqueda de recibos se los recordará cuando lo olviden.

Con nuestras integraciones de primer nivel tendrás tus datos de gastos sincronizados con tu software de contabilidad o ERP, sin necesidad de registrar manualmente facturas ni recibos y evitando errores humanos.

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