10 Estrategias para controlar los gastos de empresa

El control de gastos es una parte importante de la gestión financiera de cualquier empresa. Ayuda a la empresa a analizar sus gastos y a reducirlos si es necesario.

Un buen sistema de control de gastos influye en

• La capacidad de ahorro de una empresa
• El aumento de los beneficios
• La mejora de su salud financiera.

Las empresas necesitan crear un sistema eficaz para supervisar los gastos empresariales a fin de lograr un control efectivo de los mismos.

¿Cómo puedes implementar este control en tu empresa? A través de muchas herramientas, incluidos diferentes tipos de software, que pueden ayudarte a gestionar mejor las finanzas de tu empresa.

Qué es la gestión de gastos de empresa

Los términos "gestión de gastos" y “control de gastos” se utilizan a veces indistintamente.

Ambos se refieren específicamente a las actividades realizadas por los departamentos financieros para supervisar, analizar y gestionar los gastos de empresa.

Estas utilizan herramientas y técnicas de gestión del gasto para asegurarse de que sólo pagan aquellos esenciales y de que el dinero no se malgasta en compras o servicios innecesarios.

Estas herramientas incluyen:

• Sistemas de agrupación de datos: Programas de software que hacen un seguimiento de dónde y cuánto gasta en categorías específicas como material de oficina, gastos de viaje, etc. Estos programas permiten identificar las áreas problemáticas en las que los costes son demasiado elevados.
• Sistemas ERP: Los programas de planificación de recursos empresariales (ERP) ayudan a automatizar muchas funciones de administración y gestión, incluidas las transacciones contables y los procesos de gestión de inventarios.

La gestión del gasto permite a las organizaciones medir su eficacia a la hora de controlar los costes y, al mismo tiempo, maximizar su poder adquisitivo minimizando los gastos innecesarios.

¿Por qué es importante controlar el gasto?

Gastar dinero es la parte fácil.

La mayoría de empresas gastan más de lo necesario porque no disponen de un sistema para gestionar sus gastos. Con un control adecuado, aumentará la eficacia determinando qué se puede gastar y en qué actividades, quién puede aprobarlo, etc.

Comprender el gasto empresarial es importante para el proceso de presupuestación y previsión de una organización.

Sin saber cuánto se gasta en determinadas categorías de bienes y servicios, es imposible predecir cuáles serán los gastos en períodos futuros. Esta falta de visibilidad dificulta la planificación de los gastos de capital y otras inversiones que requieren planificación. Si no sabes cuánto gastas ahora, ¿cómo puedes predecir cuáles serán tus necesidades en el futuro?

Tipos de costes que influyen en la gestión de gastos de empresa

Precisamente, para saber cuáles tienen mayor o menor incidencia en las finanzas de tu negocio, es importante conocer las categorías más comunes. En este sentido, los tipos de gastos de una empresa varían según la naturaleza y el tamaño de cada organización. No obstante, hay varias generales que determinan cualquier gestión de gastos empresariales:

• Operativos. Incluyen los costes relacionados con las operaciones diarias como alquileres, servicios públicos, suministros, salarios y beneficios de los empleados, publicidad y marketing... Son fundamentales para mantener la empresa en funcionamiento.
• Capital. Implican inversiones a largo plazo en activos físicos como maquinaria, equipos, propiedades o tecnología.
• De personal. Engloban los gastos asociados con la plantilla, incluyendo salarios, bonificaciones, beneficios, seguros de salud y planes de retiro.
• Gastos de viaje y entretenimiento. Incluyen los costes relacionados con viajes de negocios, alojamiento, comidas y entretenimiento para empleados o clientes.
• Gastos de suministros y materias primas. Son los que están asociados con la compra de materias primas o insumos necesarios para producir bienes o servicios.
• Financieros. Recogen los costes derivados de intereses, préstamos, comisiones bancarias y otros gastos financieros.

Al mismo tiempo, también hay que distinguir entre gastos variables y los fijos. Es decir, la recurrencia con la que un coste, sea del tipo que sea, repercute en la contabilidad de un negocio. Distinción que es esencial para planificar y llevar a cabo una gestión de los gastos de empresa totalmente eficaz. Así mismo:

• Los gastos variables son aquellos que fluctúan según la actividad comercial, como materiales o mano de obra directa.
• Los gastos fijos son los que permanecen constantes independientemente de la actividad, como, por ejemplo, los alquileres o los suministros.

A su vez, también debes tener claro que la gestión efectiva de estos diferentes tipos de gastos implica estrategias específicas adaptadas a cada categoría. Todas ellas, eso sí, tienen el objetivo común de optimizar el rendimiento financiero y mantener la salud económica de la empresa.

El impacto del gasto descontrolado en tu empresa

El impacto del gasto descontrolado y no gestionado en una empresa es nefasto. Puede incluso llevar a un negocio al colapso.

Los cinco principales problemas causados por el gasto empresarial descontrolado son:

Tareas administrativas redundantes y lentas

Uno de los principales problemas de la gestión de gastos en múltiples plataformas y hojas de cálculo es la cantidad de tiempo que se tarda en tenerlos al día.

Es posible que hayas pasado horas actualizando una hoja de cálculo o creando nuevas facturas y luego te hayas olvidado de añadirlas al sistema.

Tampoco tendrás los pagos conectados al software de gestión de gastos, lo que significa que no tendrás visibilidad de los desembolsos en tiempo real y de forma automatizada.

Si no sabes lo que ocurre entre bastidores, resultará difícil detectar áreas en las que tu empresa podría ahorrar dinero o mejorar su eficacia.

Planificación financiera inadecuada

Si no controlas los gastos, puedes acabar teniendo un presupuesto irreal y pérdidas económicas.

Es probable que gastes mucho dinero sin saber realmente lo que estás gastando, lo que dificulta la estimación de costes y beneficios.

En los casos en que se supere el presupuesto, habrá que recortar gastos. Esto puede dar lugar a servicios o productos de menor calidad. Y, al no disponer de fondos suficientes para invertir, afectará al rendimiento general de la empresa.

En definitiva, un desastre.

Errores que cuestan dinero

Los errores en el control de gastos pueden dar lugar a pérdidas económicas.

Por ejemplo, una empresa que paga por un servicio que nunca se prestó. Esto ocurre cuando se ha pagado la factura del proveedor, pero no hay constancia de que se haya prestado el servicio.

Falta de confianza de inversores y accionistas

Si quieres que tus inversores y accionistas confíen en ti para gestionar su dinero, lo primero que tienes que hacer es controlar el gasto de tu empresa.

De lo contrario los accionistas perderán la fe en ella y dejarán de creer en tu capacidad para dirigir un negocio rentable.

La falta de confianza de los inversores y accionistas se traducirá probablemente en una incapacidad para reunir capital, lo que conllevará una pérdida de oportunidades de negocio, cuota de mercado y beneficios.

Mayor riesgo de fraude

La falta de transparencia en las gestiones financieras de la empresa puede generar problemas de confianza, afectar negativamente a la reputación de la organización y de sus dirigentes y facilitar la comisión de delitos fiscales y financieros.

En algunos casos, con tanta información personal disponible en Internet y el auge de los delitos informáticos, los delincuentes pueden robar tu identidad y utilizarla para cometer delitos sin dejar rastro.

Estrategias clave para controlar el gasto empresarial

Si gestionas una empresa, te enfrentarás a muchos retos.

Uno de los más importantes es controlar el gasto diario. Si estás constantemente decidiendo entre maximizar actividades o recortar gastos, sabrás que no es fácil.

Pero hay algunos pasos sencillos que puedes dar para asegurarte de que tu empresa gasta el dinero con control y estrategia.

1 Crear un proceso de gasto bien desarrollado

Un proceso bien gestionado es fundamental para controlar el gasto de tu empresa. Te ayudará a gestionar los riesgos y a garantizar el cumplimiento de la normativa.

2 Reconocer las áreas de gasto de alto coste

Identificar dónde gasta dinero tu empresa es crucial para conseguir ahorrar costes. Es esencial determinar qué áreas de tu negocio cuestan más para poder centrar primero tus esfuerzos en ellas.

3 Gastos con tarjeta

Si aún no utilizas tarjetas corporativas para los gastos y compras de tu empresa, empieza ya.

Estas tarjetas permiten a los empleados hacer compras sin tener que preocuparse por el efectivo. Proporcionan visibilidad instantánea del gasto para saber cuánto se desembolsa y adónde va ese dinero.

Facilitan la conciliación de las transacciones porque los recibos se quedan con el titular de la tarjeta, en lugar de quedarse perdidos en el correo electrónico o, en el peor de los casos, tirarse a la basura.

4 Extraer y analizar datos

Esto puede hacerse mediante diversos métodos, como programas de gestión de gastos que registran las compras, programas de contabilidad que actualizan los flujos de ingresos e informes de previsión de gastos futuros.

La clave está en extraer y analizar esos datos de múltiples fuentes en un único lugar para que tomar decisiones más informadas sobre cómo invertir el dinero de la empresa sea más sencillo.

5 Automatizar el control del gasto

La automatización ayuda a eliminar las tareas manuales y a reducir los errores al gestionar los informes de gastos de los empleados. Permite gestionar los desembolsos de forma más eficaz a lo largo del tiempo.

6. Negociar con proveedores

La negociación con proveedores es fundamental para conseguir precios más bajos y para establecer relaciones sólidas que generen beneficios mutuos a largo plazo. Además, examina continuamente los acuerdos para garantizar que las condiciones son las mejores en términos de calidad, precio y servicio.

7. Apostar por la educación y sensibilización

La educación y sensibilización sobre la gestión de gastos de la empresa involucra a todos los empleados en la optimización de los recursos financieros de la compañía. Al capacitar a toda la plantilla, se fomenta una cultura de responsabilidad y de toma de decisiones informadas que unifica a la organización.

8. Fijar políticas de gastos claras

Establecer políticas de gastos claras y específicas es esencial para orientar a los trabajadores sobre cómo deben gastar los recursos de la empresa. Eso sí, deben ser comunicadas claramente y a todos los niveles de la compañía y actualizarse periódicamente para adaptarse a los cambios de la empresa y del mercado.

9. Hacer auditorías regularmente

Las auditorías evalúan la eficacia de las políticas y procesos de gestión de gastos empresariales. Estas revisiones internas permiten identificar áreas de mejora, detectar irregularidades o errores, asegurar el cumplimiento de las políticas y garantizar la precisión de los registros financieros.

10. Fomentar la cultura de ahorro

Fomentar una cultura de ahorro implica promover la mentalidad de optimizar recursos en toda la organización. Esto va más allá de simplemente reducir gastos; se trata de involucrar a los empleados en la identificación de oportunidades para ahorrar, eliminando gastos superfluos o con prácticas más eficientes. También puede incluir incentivos para quienes propongan ideas creativas y efectivas para reducir costes.

Control sin esfuerzo: Todos los gastos de tu empresa en un mismo panel

Desde la gestión de los gastos de viaje hasta el control de los presupuestos de marketing, las empresas necesitan visibilizar de forma integral sus movimientos para poder controlar sus gastos empresariales.

Con una solución de gestión de gastos como Payhawk, conseguirás tarjetas de empresa y software de gestión de gastos gracias a un único programa. Podrás realizar un seguimiento de todos tus gastos en un solo lugar y detectar tendencias para ver dónde se gasta el dinero con más frecuencia.

En este sentido, Diana Ruseva, gerente financiera del fondo de capital de riesgo Eleven, destaca la facilidad que ofrecen esas tarjetas de empresa y lo que ayudan en la gestión de gastos empresariales. De hecho, por eso las utilizan, ya que “la mitad de nuestro equipo son socios. Si no es una solución de gestión de gastos fácil para ellos, resulta un poco complicado.”

Los titulares de las tarjetas corporativas serán responsables de registrar sus recibos y facturas, y nuestro sistema automatizado de búsqueda de recibos se los recordará cuando lo olviden.

Con nuestras integraciones de primer nivel tendrás tus datos de gastos sincronizados con tu software de contabilidad o ERP, sin necesidad de registrar manualmente facturas ni recibos y evitando errores humanos.

¿Quieres saber cómo sería la gestión de tu negocio con Payhawk? Reserva una demo hoy mismo; con una inversión de apenas 15 minutos podrás visualizar cómo sería ahorrar horas de trabajo.