El plan de gastos de una empresa como herramienta fundamental para aumentar el beneficio

Qué es un plan de gastos de una empresa

Un plan de gastos es una previsión de los gastos en los que va a incurrir la empresa a corto y medio plazo y, si se desea, también a largo.

Se trata de una previsión, lo más ajustada a la realidad que sea posible, que va a permitir tener una visión de conjunto y facilitará la toma de decisiones estratégicas.

Si en la empresa los gastos que hay son el alquiler, el teléfono y los de un trabajador, el plan de gastos va a ser muy simple y sencillo porque se trata de relacionar esos tres importes y totalizarlos.

Y si, por el contrario, se manejan muchas partidas, con unos importes fijos y otros variables, que no se repiten todos los meses… El presupuesto de gastos va a ser más complejo y extenso que el del caso anterior pero exactamente igual de útil y necesario.

Precisiones terminológicas

Antes de seguir vamos a explicar algunos conceptos que a veces se prestan a confusión, y el tenerlos claros va a ser de mucha ayuda para distinguir unas figuras de otras y utilizar las expresiones correctas.

Diferencia entre gastos, pagos e inversiones

Saber que un gasto no es lo mismo que un pago, y que una inversión también es algo diferente es fundamental. Y así:

• Un gasto es la adquisición de bienes o servicios que o se integran en el proceso productivo o se consumen en el ejercicio, de manera que no pasan a formar parte del patrimonio de la empresa. Por ejemplo, la mercancía que la empresa compra para vender o el consumo eléctrico.
• Una inversión es la adquisición de elementos que van a formar parte del patrimonio de la empresa y le van a reportar utilidad más allá del ejercicio económico. Por ejemplo, la compra de ordenadores para la oficina o de una furgoneta de reparto.
• Un pago es una salida de dinero que puede ir dirigida a liquidar un gasto, una inversión o a cancelar una deuda (un préstamo, por ejemplo).

Los que se restan de los ingresos del negocio para determinar el beneficio o la pérdida de la actividad son los gastos. Los pagos que se realicen y las inversiones que se acometan nada tienen que ver en ese cálculo (salvo por la vía de la amortización y del deterioro). Y es en este sentido al que nosotros hacemos referencia al hablar del Plan de gastos.

Esta naturaleza es la que hace que sea muy habitual que forme parte de otro más amplio y completo que se denomina Plan de ingresos y gastos.

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El Plan de inversiones y gastos

Diferente es el Plan de inversiones y gastos, que incluye una previsión no solo de los gastos sino también de las inversiones a realizar.

Lo normal es que por un lado se elabore la planificación de las inversiones y por otro lado la de los gastos. Y ambas se fusionen en el plan que las agrupa.

Este formato se suele utilizar, sobre todo, antes de la constitución de la empresa porque es el paso previo a determinar los importes de tesorería y financiación que son necesarios para arrancar el negocio.

El Plan de tesorería

Y, por último, el Plan de tesorería es el que contiene la previsión de todas las entradas y salidas de fondos, independientemente de la fuente de las que provengan.

Así, por ejemplo, la entrada de dinero puede tener su origen tanto en la venta de un inmueble, como en la obtención de un préstamo bancario o de los cobros por prestaciones de servicios.

Y los pagos pueden ir dirigidos a pagar los gastos del negocio pero también al reparto de dividendos a los socios o a cumplir con las obligaciones tributarias, por ejemplo.

La importancia de planificar los gastos

Al ser uno de los dos elementos que forman la cuenta de Pérdidas y Ganancias la planificación en este sentido es fundamental.

Y es que el que los gastos se mantengan dentro de los importes previstos es de vital importancia para obtener resultados.

Obviamente el beneficio o la pérdida del ejercicio no va a depender solo de esto, porque también están los ingresos. Pero sí que merece la pena resaltar que la necesidad de impulsar las ventas está muy interiorizada en el ámbito empresarial mientras que la idea de que el impacto del control de los gastos es igual de importante ya no se tiene tan presente.

De ahí que uno de los objetivos de este artículo sea destacar el hecho de que elaborar un plan de gastos lo más ajustado a la realidad posible y cumplirlo a rajatabla afecta directamente al beneficio obtenido por la entidad mientras que el presupuesto de pagos es igual de necesario e importante pero en un plano diferente, que es el de la salud financiera.

Cuándo un plan de gastos es eficiente

Un plan de gastos es eficiente cuando despliega todo su potencial y resulta una herramienta útil y certera tanto para controlar el resultado de la actividad como para detectar posibilidades de aumentarlo.

Y para conseguirlo es necesario:

• Que sea completo, es decir, que incluya todos los gastos reales en los que vaya a incurrir la empresa y una exhaustiva previsión de los posibles.
• Que sea cierto, es decir, que los importes sean correctos y que aquellos que no se puedan determinar con exactitud se acerquen a la veracidad lo máximo posible.
• Que contemple varios espacios temporales: corto, medio y largo plazo.
• Que permita detectar y controlar fácilmente las desviaciones que se produzcan.
• Que posibilite un análisis en profundidad con el fin de detectar posibilidades de mejora.

Cómo beneficia a la empresa de un plan de ahorro de gastos

Lo que no se mide no se puede mejorar. Y con el plan de gastos lo que se hace es precisamente eso: medir y controlar los gastos de la empresa para que se mantengan dentro del nivel previsto, además de servir de base para implementar medidas de optimización.

Y como a menor gasto mayor beneficio, la gran utilidad de trabajar con un sistema que permita evaluar y reducir el montante anual de esta partida es el poder incrementar la rentabilidad a obtener de unos mismos ingresos.

Como curiosidad vamos a comentar varios ejemplos que se hicieron famosos en su momento, por si no los conoces:

¿Te suena el ahorro que supuso para la compañía aérea American Airlines suprimir una aceituna de las ensaladas que servía a los pasajeros de primera clase? Pues fue una medida que empezó a implementar en 1987 y que le supuso un ahorro de 40.000 dólares al año. Sí, con solo servir una aceituna menos en cada ensalada…

Pues bien, ya en este siglo, esta misma empresa consiguió una importante bajada en el coste del combustible al reducir el peso de los carritos de las bebidas.

Y en España, también en la década de los 80 y 90, fue muy conocido el gran impacto que que en el sector de la automoción tuvo la novedosa forma de gestión que implementó el famoso “Superlópez” (José Ignacio López de Arriortúa) que revolucionó el sector basándose, principalmente, en el ahorro de costes.

Cómo hacer el plan de gastos de la empresa

El proceso lógico de elaboración del plan de gastos es el siguiente:

1.- Diseñar su estructura en función de la idiosincrasia de la empresa y de la forma en que se desea que la información aparezca agrupada y totalizada.

Por ejemplo, no es lo mismo una entidad con distintos centros de negocios repartidos por diferentes ciudades y con sus propios gastos cada uno que otra con una organización más simple y sencilla.

2.- Determinar las diferentes proyecciones temporales. Los períodos más habituales son los mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Y a partir de ahí, 3 años y 5 años.

3.- Una vez que se tiene clara la estructura habría que preparar toda la información a incluir en él, intentando que los cálculos sean lo más exactos posibles.

4.- El siguiente paso es ir anotando en la plantilla o formato utilizado los importes correspondientes.

5.- Y muy importante: para obtener el potencial del plan de gastos hay que ir revisando y ajustando los datos periódicamente, con el fin de detectar desviaciones y puntos de mejora.

En cuanto a la herramienta a emplear, Excel ha sido muy utilizada y ha dado buenos resultados teniendo en cuenta lo que es. Sin embargo, de un tiempo para acá, las empresas utilizan herramientas de gestión de gastos en la nube con funcionalidades muy potentes y que superan con creces a las hojas de cálculo, tanto a la hora de introducir los datos como en lo relativo a la variedad de informes que se pueden obtener con ellas.

Payhawk es un ejemplo claro en este sentido y nuestros clientes lo ponen de manifiesto con sus testimonios. Una muestra de ello es lo que nos comenta Adrià Vázquez (CFO de Vicio) en una entrevista reciente: “desde que utilizamos Payhawk hemos ganado visibilidad y trazabilidad: en todo momento sabemos cuánto se está gastando, en qué departamento se ha realizado el gasto, qué persona lo ha hecho y cuál es la finalidad del mismo”.

Payhawk y la gestión de gastos y pagos

Con Payhawk tu empresa se moverá en un nivel superior al que puede acceder trabajando con un plan de gastos más tradicional, porque se trata de una solución global que combina:

• El control del gasto con tarjeta a gran escala, donde puedes implementar fácilmente las políticas de la empresa y conciliar los pagos de manera automática. Nada que ver con las tarjetas tradicionales…
• El registro de todo tipo de gastos de forma automatizada y gracias a la extracción de datos con una simple foto realizada con el teléfono móvil, con lo que podrás decir adiós al extravío de justificantes y a los errores de mecanización.
• La gestión sencilla de las cuentas a pagar. Ten en cuenta que Payhawk aglutina las cuentas a pagar, las tarjetas y los gastos en un único software, por lo que la eficiencia y el control será mayor que la que puedas obtener con otras herramientas.
• lntegraciones nativas con ERPs, de forma que los datos referentes a los gastos y pagos están conectados con tu sistema así que no tendrás que hacer actualizaciones o trasvases manuales. Toda la información relativa a tus gastos estará a tu disposición a tiempo real.

Podríamos seguir y seguir pero el artículo se haría demasiado extenso. Puedes ver toda esta información con más detalle en nuestra web pero te sería mucho más útil e interesante comprobarla por ti mismo en una demostración realizada por nuestros expertos. Sin duda esta segunda es una mejor opción. Programar demo.