La Ley Crea y Crece y la factura electrónica explicadas de manera fácil (incluye preguntas frecuentes)

Últimamente, y como es lógico, los términos Ley Crea y Crece y factura electrónica aparecen juntos con mucha frecuencia. Aquí tratamos los puntos más importantes de ambas materias de manera sencilla y directa. Y también respondemos las dudas que surgen más frecuentemente.

La Ley Crea y Crece

El 28 de septiembre de 2022 se aprobó la Ley 18/2022 de Creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, que irrumpe en nuestro ordenamiento jurídico con la finalidad principal de impulsar el desarrollo de la actividad empresarial y de eliminar obstáculos que dificultan su progreso.

Objetivos que persigue

Esa finalidad general se traduce en una serie de objetivos concretos que podríamos resumir de la siguiente forma:

• Agilizar y facilitar la creación de empresas.
• Luchar contra la morosidad en los pagos en el ámbito de los negocios.
• Facilitar el acceso a la financiación, flexibilizando y potenciando el empleo de instrumentos alternativos.
• Mejorar el crecimiento y avance del conjunto empresarial, actualizando la regulación vigente.

En definitiva, con los cambios que introduce, se pretende conseguir una mejora sustancial en el ámbito de los negocios y que esta se vea reflejada positivamente en lo relativo a la creación de empleo y la inversión extranjera.

Novedades que introduce

Para conseguir esas metas regula una serie de aspectos novedosos:

1.- Se permite la constitución de Sociedades de Responsabilidad Limitada con un capital social de 1 euro (hasta ahora el mínimo era de 3.000 euros).

Esta es una medida que sin duda impulsará la creación de este tipo de entidades, pero no es la única, porque también se establece la posibilidad de realizar el proceso de una manera más ágil, cómoda y rápida al poder llevar a cabo los trámites de forma telemática.

2.- La promoción, y obligatoriedad en determinados casos, del uso de la factura electrónica como medida para digitalizar las empresas y reducir costes. Pero también, y de manera prioritaria, se instaura con el fin de atajar la morosidad en los pagos.

En este sentido, se presenta como la herramienta que va a permitir obtener información clara y precisa de los plazos reales de pago de las facturas, lo cual es el primer requisito para atajar los retrasos que se pretenden evitar.

3.- Como medidas adicionales se establecen varios incentivos para promover que las empresas cumplan con los períodos de pago establecidos y que consisten, básicamente, en la imposibilidad de optar a subvenciones públicas si no se respetan y el establecimiento de ciertos requisitos a la hora de celebrar contratos con el Sector Público.

Además, se establece con más rigor la obligatoriedad de informar sobre el período medio de pago a proveedores.

4.- Se amplía la lista de actividades a desarrollar sin licencia previa y se refuerza y facilita la posibilidad de que las empresas reclamen a la Administración en los casos de regulación económica inadecuada.

5.- Se potencia y flexibiliza el acceso a fuentes de financiación alternativa tales como el crowdfunding, la inversión colectiva o el capital riesgo.

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Incidencia a la hora de recibir subvenciones

Si bien ya lo hemos comentado anteriormente, es de destacar el efecto que en el ámbito de las subvenciones produce la Ley Crea y Crece.

Y es que establece que en los casos de subvenciones por importe superior a 30.000 euros no podrán ser beneficiarios de las mismas aquellas empresas que no cumplan los plazos de pago establecidos en la normativa y que son de 30 días naturales con carácter general o de 60 como máximo, si las partes así lo han acordado.

Desarrollo reglamentario

Si bien la Ley Crea y Crece es de 2022, a la fecha de publicación de este artículo aún no se ha aprobado el reglamento que la debe desarrollar. Es necesario que este regule en detalle ciertos aspectos de la norma que no se pueden aplicar mientras tanto, como es lo relativo a la facturación electrónica.

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica es aquella que se emite y se recibe en formato digital. Se trata de un archivo informático que se transmite telemáticamente, es decir, de forma online de un ordenador a otro.

Produce los mismos efectos que la factura en papel y se diferencia de ella, además de en el formato, en que es obligatorio que se garantice su autenticidad e integridad mediante la firma electrónica avanzada correspondiente.

Las menciones que debe contener para su validez son las mismas que se exigen para la factura común, y que son:

• Número y, en su caso, serie.
• Nombre o razón social, NIF y domicilio, tanto del emisor como del receptor.
• Descripción de las operaciones.
• Tipo impositivo de IVA.
• Cuota tributaria.
• Fecha de la operación si es distinta de la de la emisión de la factura.
• Otras menciones que establece la normativa para casos específicos (por ejemplo, inversión del sujeto pasivo, operación exenta, régimen especial de criterio de caja, etc.).

Pero, además, es necesario que contengan:

• Un código de identificación único que contendrá el NIF del emisor, el número y serie de la factura y la fecha de emisión.
• La firma electrónica avanzada.
• En este sentido, mencionar que la normativa también contempla la posibilidad de garantizar la autenticidad del origen de la factura electrónica y la integridad de su contenido de otras formas diferentes y que son el intercambio electrónico de datos (EDI) y cualquier otro medio que los interesados hayan comunicado a la AEAT previamente y que esta haya validado.

La factura electrónica en la Ley Crea y Crece

Hasta la promulgación de la Ley Crea y Crece la factura electrónica era obligatoria para todas aquellas empresas que realizaban entregas de bienes o prestación de servicios a la Administración, de forma que el documento soporte de estas operaciones tenía que ser obligatoriamente una factura electrónica.

Sin embargo, la citada normativa hace extensiva su obligatoriedad a los negocios realizados entre empresas del sector privado en los términos que veremos a continuación.

Así, se configura como una herramienta fundamental para impulsar la digitalización de las empresas y el ahorro de costes en las mismas al posibilitar la automatización de procesos gracias a la integración con otros programas de gestión (como, por ejemplo, los de contabilidad).

Además, pasa a tener un papel crucial dentro de las medidas que se introducen para atajar la morosidad en los pagos.

Para quién es obligatoria

Estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas todos los empresarios y profesionales que:

• Realicen operaciones comerciales con otros empresarios o profesionales.
• Tratándose de aquellas que la normativa considera empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica, cuando realicen operaciones comerciales con particulares que acepten recibirlas o lo hayan solicitado expresamente.
• En este grupo se encuentran, por ejemplo, las compañías que prestan servicios bancarios, de suministro eléctrico, comercio al menor, etc.

No se hace ninguna distinción en cuanto a alguna característica de la empresa, como puede ser, por ejemplo, el volumen de facturación o la forma jurídica adoptada.

Por tanto, en todas las operaciones B2B y las que hemos mencionado dentro de las B2C, es obligatoria la factura electrónica, tanto si se trata de una gran multinacional como en el caso de un autónomo que está empezando con su negocio.

Desde cuando es obligatoria

La obligatoriedad de expedir factura electrónica está vinculada a la aprobación del Reglamento que desarrollará lo regulado en la Ley Crea y Crece y que, a la fecha de publicación de este artículo, aún no ha tenido lugar.

En ese sentido, comenzará a ser obligatorio:

• En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento, para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
• En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento, para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.

Cómo funciona la facturación electrónica

Más adelante hablaremos de requisitos y pasos concretos en detalle, pero nos parece interesante dejar aquí un esbozo de lo que serían, en líneas generales, las notas básicas del proceso de facturación electrónica en la práctica. Vendrían a ser las siguientes:

1.- Para emitir y recibir facturas electrónicas se necesita emplear una herramienta que permita crear el fichero en el formato exigido.

Está prevista la creación de una plataforma pública, que podrán usar las empresas de forma totalmente gratuíta. Y, por supuesto, también existen en el mercado compañías privadas que comercializan este tipo de soluciones.

2.- La emisión de la factura electrónica se hará mediante la plataforma pública o cualquier otra privada que permita la creación de los ficheros en los formatos que exige la ley.

3.- Una vez enviada al cliente, la herramienta remitirá una copia a la Agencia Tributaria, aunque no con fines tributarios sino estadísticos.

Si se utiliza la plataforma pública no será necesario puesto que el fichero ya obrará en poder de la AEAT.

4.- El cliente también necesita contar con una plataforma para poder recibir las facturas electrónicas y está obligado a comunicar cuál es su puerto de entrada. Si no lo hace, se entenderá que es la herramienta pública.

5.- También es preceptivo para el receptor informar al emisor del estado de la factura electrónica en el plazo de 4 días naturales y que será:

• Aceptación o rechazo de la factura.
• Pago completo de la misma.

Adicionalmente, se podrá informar también de los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo parcial de la factura.
• Pago parcial e importe del mismo.
• Cesión de la factura a un tercero e identificación del mismo.

En todos los casos se deberá dejar constancia de la fecha en que la circunstancia tenga lugar.

La factura electrónica y el plazo de pago

Uno de los objetivos que la Ley Crea y Crece quiere conseguir al extender la obligatoriedad de la facturación electrónica es, como ya hemos comentado, acabar con la morosidad en los pagos entre empresas.

Y para ello establece la necesidad de que se informe de la fecha exacta del pago de la factura. Esto permitirá, a su vez, calcular el período medio de pago que es obligatorio para las entidades comunicar en las Cuentas Anuales.

Recuerda que el plazo máximo de pago que establece la normativa es de 30 días, el cual se podrá ampliar a 60 por mutuo acuerdo de las partes.

Régimen sancionador

El no cumplimiento de las obligaciones derivadas de la facturación electrónica se sancionará con apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros.

Qué se necesita para hacer una factura electrónica

Para la facturación electrónica es preceptiva la utilización de una plataforma privada o bien utilizar la pública que se ponga a disposición de las empresas de manera gratuita.

No valdrá el uso de cualquier herramienta sino que será necesario que se emplee una que cumpla una serie de requisitos y permita llevar a cabo las actuaciones necesarias.

El detalle de esos extremos se recogerá en el Reglamento que está pendiente de desarrollo pero ya se conocen una serie de especificaciones:

• El formato de la factura electrónica debe ser uno de estos cuatro: XML, UBL, EDIFACT, o Facturae
• Han de incorporar la firma electrónica avanzada.
• Las soluciones deben estar preparadas para transformar un formato en otro diferente, garantizando la autenticidad e integridad de su contenido.
• Deben realizar el envío de una copia de la factura electrónica a la plataforma pública que se habilite al respecto.
• Es obligatorio que la interconexión e interoperabilidad de los distintos sistemas sea gratuita y que cualquier empresa pueda facturar desde su aplicación a todos sus clientes, independientemente de cual sea la plataforma que estos utilicen.
• Las facturas deberán estar a disposición del cliente durante un período de 4 años, plazo durante el cual podrá consultarlas o descargarlas. Y ello sin perjuicio de que la empresa ya no trabaje con esa plataforma.

El papel de la Agencia Tributaria en este tema

En lo relativo a la factura electrónica, tal como queda configurada tras la Ley Crea y Crece, la Agencia Tributaria tiene un papel doble:

Por un lado, la AEAT va a crear una plataforma pública y gratuita que podrán utilizar las empresas para realizar todos los trámites relativos a la facturación. Aún no se sabe si cualquier tipo de empresa podrá hacer uso de ella o si se reservará solo para las más pequeñas. Este extremo, los relativos a su funcionamiento y demás aspectos quedarán resueltos cuando se complete la regulación que está pendiente.

Y por otro lado, al ser la receptora de una copia de todas las facturas electrónicas y de la información del estado de las mismas, va a recopilar los datos necesarios para elaborar las estadísticas relativas al plazo de pago de las facturas en el ámbito B2B.

Dudas resueltas

Hemos preparado una serie de preguntas y respuestas con las dudas que se presentan más frecuentemente respecto a la factura electrónica, de manera que puedas encontrar una respuesta directa si es el caso.

Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica

Para las operaciones en las que interviene la Administración Pública la factura electrónica ya es obligatoria.

Y en aquellas realizadas entre empresarios o profesionales así como en los casos específicos contenidos en la norma en los que el cliente sea un particular, aún hay margen para adaptarse porque la obligatoriedad entrará en vigor según el tamaño de quien expide la factura:

• En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que está pendiente, en el caso de empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
• En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento, en el caso de empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.
• El Reglamento en cuestión, a la fecha de publicación de este artículo, aún no se ha publicado.

Quién sí está obligado a hacer facturas electrónica y quién no

Con la Ley Crea y Crece están obligados a emitir facturas electrónicas:

• Todos los empresarios y profesionales que lleven a cabo operaciones comerciales con otros empresarios o profesionales.
• Las empresas que presten servicios de especial trascendencia económica al público en general, según define la normativa (por ejemplo, servicios financieros, suministro de luz, de gas, comercio al menor…), cuando los particulares las acepten o las soliciten expresamente.

Qué pasa si cambio de herramienta para hacerlas

La plataforma debe tener disponible durante cuatro años las facturas para que el cliente pueda acceder a ellas y descargarlas si así lo desea. Y ello con independencia de que la empresa ya no trabaje con esa herramienta por los motivos que sean.

¿Puedo entregar facturas electrónicas sin firma?

Lo habitual es que incluyan la firma electrónica avanzada pero la normativa prevé varios sistemas que son válidos para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

Y así esto puede llevarse acabo, además de con la firma electrónica avanzada:

• Mediante el intercambio electrónico de datos (EDI) que prevea la utilización de procedimientos que aporten las garantías necesarias.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

¿La información que recibe la AEAT exime de algunas obligaciones tributarias?

No.

El envío de las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria no exime a los contribuyentes del cumplimiento de ninguna de las obligaciones fiscales, ni siquiera las que derivan del SII.

Cómo afecta la facturación electrónica a los autónomos

Afecta exactamente igual que a las sociedades o demás personas jurídicas: deberán expedir facturas electrónicas siempre que su cliente sea otro empresario o profesional o cuando se trate de un particular que lo acepte o lo haya solicitado expresamente si se dedica a la prestación de servicios de especial trascendencia económica.

Tampoco existe ninguna particularidad en cuanto a la fecha a partir de la cual van a estar obligados a hacerlo y que será de uno o dos años después de la aprobación del Reglamento que la regule en función de si su volumen de facturación es superior o inferior a 8.000.000 de euros.

Si emito facturas simplificadas ¿también tienen que ser electrónicas?

La normativa actual no se ha pronunciado sobre las facturas simplificadas, ni para establecer que sean electrónicas de manera obligatoria ni para dejarlas fuera de esta obligación.

Habrá que esperar al desarrollo reglamentario de la norma que está pendiente para saber su tratamiento con exactitud.

Al margen de esto, en el ámbito de la operaciones B2B las facturas simplificadas prácticamente no se utilizan porque no permiten la desgravación del IVA que incluyen.

¿Existen ayudas públicas para adaptarse a la nueva obligación?

Las ayudas públicas más significativas a las que las empresas pueden recurrir para implementar con éxito la facturación electrónica son el Kit Digital y las que prestan las Cámaras de Comercio.

Payhawk y la digitalización de gastos

Hoy día, estar al margen de la digitalización es perder oportunidades en cuanto a la optimización de recursos y a la hora de aprovechar al máximo el potencial de la información.

Y, en ese sentido, Payhawk es la solución global que combina control de gastos, cuentas a pagar, tarjetas de empresa e integraciones nativas con ERPs y que permite llevar a otro nivel la gestión financiera de la entidad.

A efectos prácticos, lo que más salta a la vista es, entre otras cosas:

• El ahorro de tiempo considerable: en torno a un 33% en el trabajo relativo a las cuentas por pagar, por ejemplo, o la reducción a la mitad del que se emplea en el cierre mensual.
• La recopilación de facturas de manera totalmente automática. Una simple foto con el móvil y ya entra en la plataforma a todos los efectos.
• La administración de los datos de los proveedores desde un único sitio, que no es necesario mecanizar sino que se pueden importar directamente desde el ERP.
• La disminución de errores y la rapidez que se consigue con la automatización de los pagos.
• La eficiencia que se alcanza al entregar los empleados tarjetas para gastos con políticas claras, con seguimiento a tiempo real o con posibilidad de limitar o no permitir su uso de forma inmediata, por ejemplo.

Y no solo lo decimos nosotros sino también nuestros clientes. Así, Adrià Vázquez, Director Financiero de VICIO comenta: “desde que utilizamos Payhawk hemos ganado visibilidad y trazabilidad: en todo momento sabemos cuánto se está gastando, en qué departamento se ha realizado el gasto, qué persona lo ha hecho y cuál es la finalidad del mismo”.

También Sonia Gómez, Accounting Manager de The Power Business School, nos comenta lo siguiente: “nos decantamos por Payhawk como solución de gestión de gastos porque era la más completa. Miramos varias soluciones, pero no te voy a engañar, Payhawk nos pareció que encajaba mejor para nuestra empresa, ya que nos ayuda a reducir tiempos y nos facilitaba el trabajo del día a día. Elegimos Payhawk porque abarca muchas más funcionalidades que otras soluciones de gestión y eso es genial, sobre todo cuando quieres conseguir mejoras y que tu empresa crezca”.

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