La gestión de los gastos de los empleados en una empresa

Qué entendemos por gastos generados por los trabajadores de la empresa

Antes de nada, respondamos a la pregunta troncal del artículo. Es decir, ¿qué son los gastos generados por los empleados? Y, sobre todo, ¿a qué nos referimos con la gestión de estos costes?

Cuando hablamos de gastos generados por los trabajadores de la empresa, nos referimos a los desembolsos que los empleados realizan en nombre de la compañía como parte de sus funciones laborales. Estos pueden abarcar una amplia gama de categorías. Así mismo, entre ellos se incluyen desde gastos de viaje y representación hasta compras de suministros o servicios relacionados con el trabajo.

El caso es que la gestión y control adecuados de estos gastos son esenciales. La razón principal es que garantizan la transparencia financiera y optimizan los recursos de la organización. Precisamente, eso es lo que vamos a explicar en las próximas líneas.

Tenemos publicado otro artículo centrado en los costes que para la empresa supone contar con personal contratado. Es este: gastos de personal.

Tipos

Una vez aclarado a qué nos estamos refiriendo exactamente, empezaremos por destacar que para hacer una buena gestión de los mismos debes identificar dos categorías principales y distintas: gastos fijos y gastos variables.

• Gastos fijos. Son desembolsos regulares y predecibles que los empleados realizan en el desempeño de sus funciones. Por ejemplo, alquiler de oficinas, suscripciones a software y herramientas, servicios de telefonía e internet... A su vez, se mantienen constantes durante un largo periodo de tiempo y son cruciales para el buen funcionamiento de la empresa.
• Gastos variables. Por otro lado, los gastos variables fluctúan en función de la naturaleza de las actividades laborales y de los proyectos específicos. Estos pueden incluir desde comidas de representación o gastos de viaje, por ejemplo, hasta la compra de materiales específicos para un proyecto en particular, entre otros.

Gastos de viaje y representación

Precisamente, esos gastos de viaje y representación de los trabajadores son los más comunes dentro de los variables. Requieren una atención especial dentro de la gestión de los gastos de empleados y a nivel financiero para la empresa y por eso les dedicamos un apartado específico.

En concreto, abarcan todo lo relacionado con los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. O sea, que entre ellos se computan los desembolsos en comidas, hoteles, entretenimiento, etc., que se realizan en representación de la compañía. Para que lo veas más claramente, citamos varios ejemplos clásicos:

• Billetes de avión y transporte
• Alojamiento
• Alquiler de vehículos
• Comidas de negocios con clientes o proveedores
• Actividades de entretenimiento durante los desplazamientos

Una efectiva gestión de estos gastos de empleados no solo implica el control de los costes sino que también debe garantizar que se ajusten a las políticas de la compañía y que cumplen con las normativas fiscales pertinentes. Por eso, es esencial contar con un sistema que permita a los trabajadores registrar y justificar sus gastos por viajes y representación de forma eficiente, ya que simplifica la contabilidad y facilita la transparencia financiera.

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Objetivos y ventajas de la gestión y control de gastos de empleados

El control y una efectiva gestión de los gastos de empleados en una empresa son fundamentales porque ayudan a alcanzar las metas establecidas en la organización y, a la par, aportan diversos beneficios.

A continuación, te mostramos los principales objetivos que permiten lograr, así como las ventajas de implementar un sistema de gestión de gastos de empleados eficaz:

Objetivos

• Transparencia financiera. Uno de los objetivos clave en todo negocio es lograr una mayor transparencia en las finanzas. Esto implica un seguimiento preciso de todos los desembolsos de los empleados, garantizando que se ajusten a las políticas y a las regulaciones internas.
• Control de costes. La gestión de gastos de empleados es un mecanismo que busca controlar y reducir los desembolsos innecesarios. Algo que se logra al identificar áreas de gasto excesivo y adoptando medidas para optimizar los recursos financieros.

Ventajas

• Ahorro de tiempo. Un sistema eficiente de gestión de estos gastos en las empresas ahorra tiempo tanto a los empleados como al equipo financiero, ya que agiliza la presentación y la aprobación de informes. De esta manera, permite que los trabajadores se concentren en tareas más productivas.
• Cumplimiento normativo. La gestión adecuada de los gastos ocasionados por los empleados garantiza que la entidad cumpla con las normativas fiscales y regulatorias, evitando así posibles sanciones y multas.
• Mejora en la toma de decisiones. Al contar con datos precisos, la dirección puede tomar decisiones informadas sobre presupuestos y estrategias financieras.
• Satisfacción del empleado. Un proceso de presentación de gastos sencillo y eficiente mejora la satisfacción de los empleados, puesto que agiliza los reembolsos y minimiza las frustraciones relacionadas con el proceso.

Por todo esto, la gestión y control de gastos de empleados optimiza la administración financiera. Además, contribuye a la eficiencia operativa y al cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Cómo realizar la gestión de los gastos de los empleados de forma eficiente

Ahora, tras toda la teoría, pasemos a la práctica. La gestión eficiente de los gastos de los empleados es esencial para manejar los recursos financieros de las compañías, pero, ¿cómo implementarla? Aquí te presentamos siete estrategias clave para ello:

• Políticas de gastos claras. Establecer políticas de gastos sólidas y claras es el primer paso. La plantilla debe comprender las directrices sobre qué se puede reembolsar y cómo deben presentar los informes.
• Automatización con un software. Más adelante detallamos este punto, pero ya te avanzamos que utilizar un software de gestión de gastos simplifica el proceso al permitir a los empleados cargar recibos y automatizar las aprobaciones.
• Revisión y aprobación eficiente. Implementar un proceso de revisión y aprobación eficaz garantiza que los gastos cumplan con las políticas antes de su reembolso.
• Categorización de gastos. Clasificar los gastos en categorías facilita su seguimiento y el análisis.
• Auditoría regular. Realizar auditorías periódicas de los informes de gastos te ayudará a detectar posibles fraudes o errores.
• Formación continua. Proporcionar a tus empleados capacitación y orientación sobre las políticas y el uso del software reduce errores y malentendidos.
• Integración con contabilidad. Integrar el software con el sistema de contabilidad simplifica la reconciliación financiera y garantiza una visión global.

Nuestra recomendación es que hagas una gestión eficiente de los gastos de tu plantilla aplicando un enfoque sistemático y una combinación de políticas claras y tecnología adecuada y eficaz.

Por qué utilizar un software para la gestión de gastos de los empleados

Ahora sí, es el momento de detenernos en ese segundo punto que comentábamos en el apartado anterior: el uso de un software especializado para la gestión de gastos de los empleados. Es una estrategia que aporta numerosos beneficios, los cuales podrías aprovechar si implementaras un programa de gestión de gastos de empleados, ya que:

• Automatizan gran parte del proceso. Desde la captura de recibos hasta la generación de informes, todo es automático. Así, reduces la carga de trabajo manual, aceleras los flujos de trabajo y minimizas los errores humanos.
• Establecen políticas de gastos claras y garantizan que se cumplan. Es decir, que ayudan a mantener la conformidad con regulaciones fiscales y con normativas internas.
• Ahorran tiempo. Son útiles en este aspecto tanto para los empleados como para el equipo de finanzas que revisa los desembolsos.
• Proporcionan una visión en tiempo real de los gastos. Por eso, facilitan la toma de decisiones informadas y la detección rápida de anomalías.
• Ayudan a controlar los costes y evitan gastos excesivos. Permiten establecer límites y restricciones a medida.
• La auditoría se vuelve más simple y precisa. La documentación y los registros son electrónicos y fáciles de rastrear, lo cual es ideal para este tipo de controles.
• Se integran con sistemas de contabilidad. O sea, que facilitan la reconciliación financiera y garantizan una contabilidad mucho más precisa.
• Mejoran la satisfacción de los empleados. Los trabajadores experimentan menos frustraciones a la hora de registrar los gastos y recibir sus reembolsos.

Payhawk: la herramienta que simplifica el control de gastos de la empresa

Por último, es aquí donde entramos nosotros. Payhawk es el socio ideal para el control financiero de tu compañía. ¿Podrías hacer esta función de controlar tus gastos de forma manual y arcaica? Sí, y, de hecho, podrías continuar haciendo la gestión de gastos de empleados en Excel, por ejemplo. O, peor aún, a papel y boli. Pero perderías toda ventaja competitiva y desaprovecharías un recurso muy potente.

Somos una solución integral de control de gastos que revoluciona la manera en que las empresas administran y controlan los desembolsos que acarrea su plantilla. Con características de lo más innovadoras, en Payhawk simplificamos la gestión de gastos de tus trabajadores en todos los aspectos. Sin ir más lejos, con estos productos y funcionalidades:

• Tarjetas implementadas con política de gastos. Payhawk te permite dar a tus empleados tarjetas preconfiguradas con la política de gastos de la compañía.
• Tarjetas de saldo 0 y solicitudes de gastos. También puedes asignar tarjetas con un saldo de 0 euros y pedir que los empleados soliciten fondos para viajes o gastos de negocios, lo que te da un mayor control del presupuesto.
• Conciliación automática. Payhawk te permite automatizar la conciliación de gastos. Es decir, los registros se actualizan automáticamente, reduciendo así la carga administrativa.
• Flujos de aprobación automatizados. Con flujos de aprobación personalizables, Payhawk simplifica la toma de decisiones. Por ejemplo, las compras por debajo de 50 euros pueden no requerir aprobación, mientras que las de mayor valor pasan por el proceso de aprobación correspondiente.
• Reembolsos sencillos. Los reembolsos se gestionan directamente desde el portal de Payhawk con un simple clic, mejorando la satisfacción y el bienestar de tus trabajadores.
• Presupuestos de equipo. La herramienta facilita la creación de presupuestos para equipos o departamentos específicos. De esta manera, te dan un control más preciso y garantizan el cumplimiento de los límites presupuestarios.
• Cumplimiento y transparencia. Payhawk asegura el cumplimiento de los presupuestos y políticas de gastos proporcionando datos en tiempo real para un análisis de rentabilidad más eficaz y evitando sorpresas desagradables.
• Clientes satisfechos. Te invitamos a que conozcas el testimonio de uno de nuestros clientes.

En resumen, Payhawk simplifica la gestión y el control de gastos de empleados, mejora la eficiencia operativa y garantiza la transparencia financiera en toda tu empresa. Con sus características innovadoras y capacidades personalizables, somos una herramienta fundamental para cualquier empresa que busque optimizar su administración financiera. Haz clic en Programar demo y nuestros expertos te lo demostrarán en profundidad y con todo lujo de detalles.