La automatización de cuentas a pagar y por qué te interesa tanto implementarla

Pero ¿cómo implementarla correctamente? Eso es precisamente lo que veremos en detalle en este artículo. Qué son las cuentas a pagar, cómo se gestionan, los beneficios de dicha automatización y cómo Payhawk es la solución ideal para ello.

Qué son las cuentas a pagar

Comenzamos dando una definición del concepto: las cuentas por pagar, o cuentas a pagar, representan las obligaciones financieras de una empresa con sus proveedores y acreedores. En esencia, son los importes que una empresa debe abonar a terceros por bienes o servicios recibidos.

Estas cuentas pueden incluir facturas, pagos pendientes y otros compromisos financieros que deben ser liquidados en un plazo acordado. Así que, como entenderás, la gestión adecuada de este aspecto es de vital importancia para mantener una relación sólida con los proveedores y para garantizar la estabilidad financiera de la organización.

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Qué implica la gestión de las cuentas por pagar

La gestión de las cuentas por pagar abarca una serie de pasos esenciales que garantizan el cumplimiento de las obligaciones financieras de una compañía. Así mismo, se reciben, registran y supervisan las facturas y pagos pendientes, se gestionan los plazos de vencimiento y se efectúan los pagos a proveedores. Además, en este proceso se verifica la exactitud de las facturas y se resuelven posibles discrepancias.

En concreto, el paso a paso con un sistema como el de Payhawk es el siguiente:

1. Carga o subida. Arrastra y suelta los archivos en el software o utiliza el buzón inteligente para capturar los datos directamente. Podrás cargar varias facturas a la vez para ahorrar tiempo.

2. Captura de datos. En nuestro caso, el OCR con inteligencia artificial lee y extrae todos los datos, los cuales se categorizan automáticamente sin dejar campos vacíos.

3. Aprobación. La aprobación de las facturas pendientes dependerá del flujo de que hayas configurado. También se sincronizarán con tu ERP o software de contabilidad. En caso de que hubiese campos sin rellenar, el propio sistema lo detectaría y exigiría que se completasen antes de aprobar la factura.

4. Revisión. Tras la aprobación, el equipo financiero podrá revisar los documentos. Si necesitas alguna aclaración, corrección o más información, puedes devolver la factura al empleado para que complete los datos del gasto y la vuelva a enviar.

5. Pago. Una vez revisada, la factura se procesa para el pago y se escoge la opción más rentable. Las tasas y los tipos de cambio se muestran antes de realizar el pago. Posteriormente, el pago se sincroniza con el ERP o software contable.

De todas formas, si quieres conocer más sobre el proceso de automatizar las cuentas a pagar con Payhawk, aquí puedes obtener una visión más detallada de estos pasos.

Qué es la automatización de cuentas a pagar

Pero, aunque ya hemos explicado el paso a paso de su gestión, no hemos definido exactamente qué es la automatización de una cuenta a pagar, así que vayamos a ello: la automatización de cuentas por pagar es un enfoque tecnológico que agiliza y simplifica el proceso de gestión de las cuentas pendientes de pago en una organización.

Para llevarlo a cabo, debes saber que tendrás que implementar un software y utilizar herramientas especializadas que permitan:

• La recepción automática de facturas.
• Su registro y la validación de los datos que figuren en ellas.
• La asignación de plazos de pago.
• La generación de pagos de forma eficiente.

Pero, sobre todo, más allá de mecanizar un proceso empresarial, este enfoque elimina gran parte del trabajo manual. Por ello, reduce los errores y acorta los tiempos de procesamiento. Además, la automatización de cuentas pendientes te proporciona visibilidad en tiempo real de las importes pendientes de abonar, lo que facilita la toma de decisiones.

Beneficios que conlleva

Así mismo, está más que demostrado que la automatización de cuentas por pagar ofrece ventajas significativas. Sean del sector que sea y sin importar su tamaño o volumen de facturación. Los principales beneficios de la automatización de las cuentas a pagar serían los que te detallamos:

1. Reduce drásticamente los errores humanos. Por eso, garantiza la precisión en la contabilidad y en la gestión financiera.
2. Agiliza el proceso de aprobación de facturas y pagos. Esta ventaja significa que las empresas pueden aprovechar los típicos descuentos por pago puntual.
3. Mejora la visibilidad y el control sobre las obligaciones financieras. Por consiguiente, facilita la toma de decisiones estratégicas.

Asimismo, al estar todo digitalizado, el proceso es mucho más rápido. En ese aspecto, la reducción de la carga de trabajo manual libera tiempo y recursos de equipo y de plantilla que pueden destinarse a actividades más estratégicas.

Inconvenientes de no implementar un proceso de automatización

En este sentido, te advertimos, como se está demostrando, que la falta de implementación de un proceso de automatización de cuentas por pagar también conlleva varios inconvenientes:

1. La probabilidad de que se den errores humanos aumenta, lo que puede generar problemas de contabilidad y desacuerdos con proveedores.
2. La gestión manual de las cuentas por pagar es más lenta y propensa a retrasos. Por lo tanto, es posible perder ciertas ventajas como descuentos por pago en determinada fecha. Incluso, pueden generar tensiones con los proveedores.
3. La falta de visibilidad en tiempo real sobre las cuentas por pagar dificulta la planificación financiera y estratégica de cualquier negocio.

Por último, como también señalábamos al hablar de los beneficios de las cuentas por pagar automatizadas, la carga de trabajo manual excesiva suele llevar a una utilización ineficiente de recursos, lo cual acaba limitando el crecimiento de tu negocio.

Cómo sería la gestión automatizada de las cuentas pendientes de pago

Llegados a este punto, destacamos algo que quizás ya tengas claro: para llevar a cabo la gestión automatizada de cuentas pendientes de pago necesitas un software especializado. Uno como Payhawk, con el que simplifiques y optimices todo el proceso.

Con esta automatización, una vez recibidas las facturas, se escanean y se registran automáticamente en el sistema. A partir de ahí, el software verifica los datos, compara la información con las órdenes de compra y contratos y asigna plazos de pago de manera precisa.

Además, el sistema automatizado te permite una aprobación y validación más eficiente, ya que las facturas se enrutan automáticamente a los responsables correspondientes para su revisión. Al mismo tiempo, los pagos se generan automáticamente dentro de los plazos y el software hace un seguimiento en tiempo real de todas las transacciones. Por lo tanto, reduces errores y retrasos y obtienes una visión completa de tus obligaciones financieras.

En definitiva, la gestión automatizada de las cuentas por abonar aporta eficiencia, precisión y control a todo el proceso, permitiéndote adoptar decisiones informadas y centrarte en actividades más importantes para tu negocio u organización.

Automatiza tus cuentas a pagar con Payhawk

Concluimos el artículo haciendo una referencia clara a algo que hemos ido señalado desde la entradilla: Payhawk es una solución integral e ideal para automatizar tus cuentas por pagar. Y no lo decimos sin razón, ya que, al implementarlo, disfrutarás de una serie de beneficios clave en tu día a día y aprovecharás múltiples funcionalidades como las que enumeramos a continuación:

• Reducción del trabajo manual. Con Payhawk reduces hasta un 33% el trabajo manual relacionado con la gestión de cuentas por pagar, lo que garantiza una mayor precisión y eficiencia en tus procesos.
• Evita errores. La automatización de Payhawk minimiza los errores humanos en el proceso, lo cual se traduce en una contabilidad más precisa y en la eliminación de posibles discrepancias en tus cuentas por pagar.
• Cierre de mes más rápido. Payhawk te permite cerrar el mes en la mitad del tiempo, liberando recursos para otras tareas estratégicas.
• Pagos eficientes. Puedes hacer pagos nacionales gratuitos y transferencias bancarias internacionales en 160 países y 50 divisas sin comisiones ocultas. Además, apoyándonos en datos, el 57% de los pagos llegan de forma instantánea y el 93% lo hace en un plazo de 24 horas.
• Mejora la liquidez. Nuestra automatización contribuye a mejorar tu flujo de caja al optimizar la gestión de cuentas por pagar.
• Recopilación y almacenamiento de datos automatizada. Olvídate de meter manualmente los datos. Con Payhawk automatizas la recopilación de facturas y la inserción y el almacenamiento de información.
• Gestión de proveedores. Unifica la gestión de proveedores y de todos sus datos y recibe notificaciones instantáneas sobre cualquier cambio para prevenir fraudes.
• Tecnología OCR de primera. Utilizamos la mejor tecnología OCR, con la cual el software es capaz de reconocer y procesar facturas con eficiencia.
• Flujos de aprobación personalizados. Con nuestra plataforma puedes configurar flujos de aprobación según tus necesidades de negocio y tus procesos internos.
• Flujos de aprobación a nivel de grupo. Gestiona cuentas por pagar en varias entidades y países de manera centralizada.
• Sincronización con tu ERP. Payhawk se integra con los principales sistemas ERP, incluyendo Netsuite y Microsoft Dynamics, para mantener tus datos siempre actualizados.

Podríamos citar varias ventajas o funcionalidades más, pero lo mejor es que hagas clic en programar demo y lo compruebes tú mismo de la mano de nuestros expertos. Con Payhawk la automatización de tus cuentas a pagar será una realidad, permitiéndote optimizar tus procesos financieros y tomar decisiones informadas en tiempo real.

Por cierto, puedes hacer clic aquí para ver lo que opinan las empresas que utilizan Payhawk en su día a día.