Los gastos de la empresa: tipos y cómo gestionarlos eficientemente

¿Qué entendemos por gastos de empresa exactamente?

Podemos definir los gastos de empresa como las adquisiciones de bienes y servicios que se realizan con el fin de consumirlos o de integrarlos en el proceso productivo.

Así es un gasto, por ejemplo, la compra de la mercancía para su venta, la reparación de un ordenador, el alquiler de la oficina o la factura del abogado de la entidad.

Y no lo es, por el contrario, la compra de un nuevo camión de reparto o el pago del capital que forma parte de la cuota del préstamo. Con lo expuesto a continuación entenderás por qué. Pero antes de seguir te dejo por aquí una muestra sobre cómo te puede ayudar Payhawk en la gestión y control de gastos y también el testimonio de nuestros clientes.

Diferencia entre gasto e inversión

Se considera inversión la adquisición de bienes y servicios que van a reportar utilidad a la empresa a lo largo del tiempo. Y así, las inversiones forman parte del patrimonio estable de la entidad y tienen una vocación de permanencia a largo plazo.

Los gastos, sin embargo, tienen un ciclo muy corto (menos de un año) y no forman parte del activo de la empresa.

Por eso hemos dicho antes que la compra de un nuevo camión de reparto no es un gasto, porque se trata de un bien que va a ser propiedad de la empresa durante años y no se ha adquirido ni para venderlo ni para consumirlo.

Diferencia entre gastos y pago

Tampoco es lo mismo gasto que pago y, aunque a veces se utilizan ambos términos como si fueran sinónimos, la verdad es que no lo son.

Un pago es una salida de dinero de la empresa, tenga el destino que tenga. Por supuesto, siempre que se produce un gasto tendrá lugar un pago, ya sea en el mismo momento o en otro posterior, pero no siempre que sale dinero de las cuentas es como consecuencia de la realización de un gasto. Por ejemplo, cuando se devuelve una cantidad recibida en préstamo o cuando se paga por el camión de reparto que se ha comprado. En el primer caso, se está cancelando una deuda y en el segundo se está pagando una inversión. No estamos, por tanto, ante un gasto.

Importancia de tener claros estos conceptos

El beneficio o la pérdida que se obtiene en el negocio viene determinado por la diferencia entre ingresos y gastos, mientras que ni las inversiones ni los pagos afectan al resultado de la actividad.

La importancia, por tanto, es evidente porque mientras mayor sea la distancia entre ingresos y gastos mayores serán las ganancias que obtendrá la empresa y más alta su rentabilidad.

Es evidente, entonces, que el realizar un control adecuado y una gestión eficiente de los gastos va a impactar en la cuenta de pérdidas y ganancias en la misma medida en la que lo hacen los ingresos.

Payhawk te puede ser muy útil en este sentido porque, por ejemplo:

• Te facilita mucho la gestión de las notas de gasto.
• Puedes acceder a los datos a tiempo real.
• Te ayuda a respetar los presupuestos.
• Mejora la liquidez y el flujo de caja.

Tipos de gastos de una empresa

Los gastos en los que incurre cualquier entidad se pueden clasificar desde distintas perspectivas. Es interesante, y más práctico de lo que en principio puede parecer, saber a qué tipo de gasto pertenece cada uno para poder establecer previsiones, cálculos y presupuestos con rigor.

En este apartado vamos a explicar las distintas categorías que existen pero empezaremos por la que nos parece, teniendo en cuenta a quien nos dirigimos desde este blog, la que conviene tener muy presente:

Gastos de empresa deducibles y no deducibles

Un gasto es deducible cuando cumple los requisitos que establece la normativa fiscal para poder restarlo de los ingresos y calcular así el beneficio o la pérdida del ejercicio.

Por el contrario, un gasto no será deducible de los ingresos cuando no cumple los requisitos que la normativa fiscal establece en ese sentido.

Es decir, el resultado de la cuenta de explotación no coincidirá con la base imponible del impuesto de sociedades (o del IRPF si el titular del negocio es una persona física) cuando en la contabilidad figuren gastos que no sean deducibles.

Estaremos ante un gasto deducible siempre que:

• Sea necesario para la obtención de ingresos.Por ejemplo, el pago de las vacaciones de la familia de uno de los socios no es un gasto deducible porque si se trata de algo que se necesite para que la entidad venda sus productos o servicios y si se suprime no disminuirían los ingresos.
• Se esté en posesión del justificante documental correspondiente. Por ejemplo: facturas, nóminas, etc.

Si no se cumplen estas condiciones, el gasto se incluirá como tal en la contabilidad pero no se tendrá en cuenta a la hora de calcular los impuestos que graven el beneficio.

Otros tipos de gastos

1.- Gastos fijos y variables

Los gastos fijos son aquellos que se producen bajo cualquier circunstancia y no dependen de ninguna variable. Por ejemplo, el alquiler: hay que pagarlo todos los meses tanto si la empresa está abierta como si está cerrada.

Los gastos variables, por el contrario, tienen lugar en función de si se produce o no otro hecho y en qué medida. Por ejemplo, la compra de mercancía: a más ventas mayor será el gasto por compra de existencias.

2.- Gastos directos e indirectos

Son gastos directos los que se originan como consecuencia directa de la adquisición o producción del servicio o mercancía que se vende. Por ejemplo, el coste de los detergentes si nuestra empresa presta servicios de limpieza, porque sin ellos no se podría hacer el trabajo.

Los gastos indirectos son los que no presentan esa característica sino que se producen de forma independiente a la adquisición o producción del servicio o mercancía que se vende. Por ejemplo, en el mismo ejemplo anterior, el importe que se paga por la línea telefónica, que no está directamente relacionado con la prestación del servicio.

3.- Gastos periódicos y ocasionales

Los gastos periódicos son los que se repiten cada espacio de tiempo determinado. Por ejemplo, el de la seguridad social de los trabajadores, que tiene lugar todos los meses.

Y son ocasionales aquellos gastos que se producen en momentos concretos y puntuales. Por ejemplo, la reparación de un vehículo.

Para los primeros, nuestra gestión de suscripciones te puede resultar muy interesante.

4.- Gastos discrecionales y obligatorios

La diferencia entre gastos discrecionales y obligatorios estriba en que mientras que en los primeros la empresa tiene cierta libertad para decidir si se llevan a cabo o no en los segundos no se da esa posibilidad, si no que hay que afrontarlos se quiera o no.

Por ejemplo, la invitación a un evento a los empleados sería un gasto discrecional mientras que su sueldo sería obligatorio.

5.- Gastos ordinarios y extraordinarios

Los gastos empresariales ordinarios son aquellos que tienen lugar debido al desarrollo normal del negocio mientras que los extraordinarios son los que se producen como consecuencia de circunstancias excepcionales. Por ejemplo, la indemnización a pagar a un cliente tras una reclamación judicial.

6.- Gastos según su origen

La clasificación de gastos de empresa en función de su origen los agrupa en función del departamento o parte del negocio al que corresponde cada uno. Por ejemplo, de administración, de ventas, de logística, de marketing, de recursos humanos ….

Algunos ejemplos concretos

Ejemplos de gastos mensuales

Algunos ejemplos de gastos empresariales mensuales pueden ser: la luz, el agua, los sueldos, la seguridad social, el alquiler, el asesoramiento fiscal, la limpieza, el teléfono, …

Ejemplos de gastos de empresa iniciales

Al comienzo de su actividad la empresa tiene que afrontar los gastos propios de los trámites legales que correspondan (notaría, Registro Mercantil, asesoramiento…) y también los propios de poner un negocio en marcha, como pueden ser el acondicionamiento de las instalaciones, la compra inicial de mercancía, campañas de publicidad, etc.

Preguntas frecuentes

Gastos de empresa pagados con tarjeta personal

Dejando al margen los casos de reembolso a los trabajadores, los gastos de la empresa deben pagarse con el dinero de la empresa, bien directamente o bien utilizando una tarjeta corporativa, y en ningún caso hacerlo con una tarjeta personal.

Y esto por una razón muy sencilla: el patrimonio de la entidad es independiente del de los socios o propietarios y estos no pueden aportar o retirar fondos así porque sí.

Ahora bien, que no sea lo correcto no quiere decir que no se haga en muchas ocasiones… Así que si se pagan gastos de la empresa con una tarjeta personal se produciría un préstamo del titular a la compañía y esta debería devolverlo.

Con la ley en la mano, este préstamo devengaría unos intereses que también habría que abonar y el prestamista incluirlos en su declaración de la renta.

En qué cuentas se contabilizan los gastos de la empresa

Para contabilizar los gastos del negocio se utilizan las cuentas recogidas en el Grupo 6 del Plan General de Contabilidad.

Cómo reducir gastos de una empresa

Como mientras menor sea la proporción de los gastos sobre los ingresos mayor será el beneficio de la empresa, el poder reducirlos siempre tendrá un gran impacto en el negocio.

Cada compañía presenta sus propia particularidades y la forma de actuar variará de una a otra, pero un proceso general a seguir en cualquier ámbito sería empezar por registrar todos y cada uno de los gastos en los que se incurre y categorizarlos debidamente para, a partir de ahí, poder hacer un análisis certero del que extraer las conclusiones necesarias y suprimir, rebajar o reorganizar las distintas partidas.

Como cuestión de fondo, una correcta planificación será lo que marque la diferencia.

Gestiona y controla los gastos de tu empresa con Payhawk

Como ya hemos venido comentando, la gran utilidad de conocer a fondo los diferentes gastos de la empresa es el poder gestionarlos y controlarlos de la forma más eficiente posible y conseguir así aumentar la rentabilidad del negocio.

En este sentido, entre los beneficios que comporta trabajar con Payhawk podemos destacar los siguientes:

• El personal directivo tendrá a su disposición a tiempo real tanto los datos como los informes, lo que le permitirá tomar decisiones mejores y más fundamentadas. Además, la solución cuenta con gestión multi-entidad y visibilidad y control de gastos a nivel internacional.
• El personal de contabilidad experimenta, en lo referente al trabajo manual, un ahorro de tiempo de en torno al 33% gracias a los procesos de conciliación automática o a la supresión de los inconvenientes propios de recopilar los tickets o justificantes por mail o cualquier otra vía. Como es lógico, esto también trae como consecuencia una disminución considerable en la comisión de errores y un menor nivel de estrés a la hora de completar el trabajo.
• El resto de empleados podrán disponer de sus propias tarjetas para realizar pagos por cuenta de la empresa dentro de los límites de gasto que se establezcan.

Esto es solo una pequeña muestra de lo que nuestra herramienta puede hacer por tu empresa, pero nuestras integraciones permiten un gran número de funcionalidades que nuestro personal especializado estará encantado de explicarte en una demostración. Programar demo.