El control de cuentas por pagar como herramienta para optimizar los recursos

Qué es llevar el control de las cuentas por pagar

Comencemos definiendo el concepto clave:

Las cuentas por pagar son un componente esencial del flujo financiero de cualquier empresa y representan los compromisos de pago adquiridos con proveedores por los bienes o servicios recibidos.

El caso es que estamos ante un proceso vital para la actividad de toda compañía ya que llevar un control adecuado implica registrar cada transacción, desde la recepción de la factura hasta su posterior liquidación. Es decir, va más allá de la simple contabilización: conlleva una gestión proactiva que asegura la correcta asignación de fondos y evita retrasos o errores que afecten a la estabilidad financiera.

Beneficios que aporta a la gestión financiera

Así mismo, un control efectivo del proceso de cuentas a pagar es más que una simple tarea administrativa. Se convierte en el motor que impulsa la eficiencia financiera de tu empresa y que aporta importantes beneficios en lo que se refiere a la gestión financiera. Por ejemplo:

1. Estabilidad en el flujo de caja. Un control minucioso de las cuentas por pagar te da una visión clara de los pagos pendientes y sus fechas límite. Así, evitas problemas de liquidez y garantizas que la empresa cuente con fondos suficientes.
2. Planificación financiera precisa. Disponer de datos concretos a corto, medio y largo plazo agiliza la toma de decisiones estratégicas sobre inversiones, expansiones o desarrollo de nuevos proyectos. Por ende, minimizas riesgos y optimizas recursos.
3. Cumplimiento presupuestario. Al tener un registro detallado de los compromisos que afectan a la tesorería, puedes ajustar el gasto evitando desviaciones que influyan en tus objetivos financieros.
4. Fortalecimiento de relaciones comerciales. El cumplimiento oportuno de los pagos y la transparencia en las transacciones fomentan la confianza y ayudan a tener condiciones más favorables, como descuentos por pronto pago o mejores términos crediticios.
5. Mejora en la gestión de riesgos. Controlar correctamente las cuentas por pagar te permite anticiparte a posibles problemas (retrasos en pagos, disputas con proveedores…).

Estos beneficios tienen un impacto significativo en la salud general de la empresa, contribuyendo a su sostenibilidad y crecimiento a largo plazo.

Tal vez te pueda interesar:

• La gestión de gastos de empleados
• Empresas fintech
• Tarjetas para empleados

Problemas que genera el no optimizar el control de las cuentas pendientes de pago

Pero, la falta de un control adecuado en las cuentas por pagar también puede generar diversas consecuencias negativas. Sin ir más lejos, suele dar lugar a varios problemas o inconvenientes. Entre los más habituales:

• Retrasos en los pagos
• Penalizaciones por abonos tardíos
• Pérdida de descuentos por pronto pago
• Discusiones y deterioro de las relaciones con los proveedores

En definitiva, hablamos de un proceso que repercute directamente en la calidad del servicio o los productos recibidos y en la relación con socios, clientes y proveedores.

Cómo gestionar las cuentas a pagar

La gestión de las cuentas por pagar se puede hacer de dos formas principales: de manera manual, siguiendo procesos tradicionales, o de forma automatizada, usando herramientas como Payhawk que simplifican y agilizan cada paso.

Vamos a ver qué implica cada método para que puedas elegir el que mejor se adapte a tu negocio:

Proceso de gestión manual de cuentas por pagar

Si optas por gestionar las cuentas por pagar de forma manual, ten en cuenta que es un proceso que requiere bastante dedicación y control. Para ello debes:

• Recibir y organizar facturas, ya sea en formato físico o digital, que llegan por correo postal o electrónico.
• Revisar y validar manualmente los datos, asegurándote de que coinciden con los pedidos o contratos para evitar errores o pagos indebidos.
• Introducir la información en el sistema contable o en hojas de cálculo, lo que implica transcribir datos con el consiguiente riesgo de errores humanos.
• Enviar las facturas a los responsables para su aprobación, normalmente por correo electrónico o incluso impresas en papel.
• Programar manualmente las fechas de pago, teniendo en cuenta los plazos de cada proveedor y posibles descuentos por pronto pago.
• Realizar los pagos uno a uno, mediante transferencias bancarias, cheques u otros métodos.
• Conciliar los pagos con los movimientos bancarios y los registros contables, revisando todo de forma manual para asegurar que no hay discrepancias.

Este método puede ser suficiente si tu empresa tiene pocos proveedores o un volumen reducido de facturas, pero cuando el negocio crece, el proceso se vuelve lento, propenso a errores y muy difícil de escalar. En ese momento, considerar un software especializado puede marcar la diferencia en eficiencia, visibilidad y control. Vamos a ver cómo gestionar las cuentas a pagar de forma automatizada.

Gestión automática de las cuentas a pagar con Payhawk

Si quieres automatizar la gestión de tus cuentas a pagar, puedes usar una solución como Payhawk que te permita digitalizar todo el proceso de principio a fin. Para ello puedes:

• Recibir automáticamente las facturas directamente en la plataforma a través del correo o integraciones con proveedores.
• Digitalizar y extraer los datos clave de cada factura (importe, proveedor, fechas…) sin necesidad de introducirlos manualmente.
• Validar la información al instante, comparando los datos de la factura con los pedidos o contratos vinculados.
• Registrar todas las facturas y gastos de forma automática y centralizada, con acceso para todos los equipos implicados.
• Activar flujos de aprobación configurables para que las facturas lleguen a los responsables adecuados según el importe, el equipo o el proveedor.
• Programar pagos automáticamente según las condiciones pactadas con cada proveedor, sin depender de calendarios manuales.
• Ejecutar los pagos desde la misma plataforma, con métodos seguros y posibilidad de hacer pagos individuales o masivos.
• Conciliar los pagos en tiempo real, sincronizando la información con el ERP y los movimientos bancarios sin esfuerzo adicional.

Este enfoque automatizado te ayuda a tener todo el proceso bajo control, con menos pasos manuales y mayor visibilidad desde el primer momento.

Métricas clave para evaluar la gestión de cuentas por pagar en la empresa

Si quieres saber si tu proceso de cuentas a pagar está funcionando correctamente, necesitas medirlo. Estas métricas no solo te ayudan a identificar posibles cuellos de botella o errores, sino que también te permiten evaluar si el equipo está rindiendo como debería o si ha llegado el momento de automatizar ciertas tareas.

Aquí tienes algunas de las métricas más útiles que puedes seguir de forma regular:

• Tiempo medio de aprobación de facturas: Cuántos días pasan desde que se recibe una factura hasta que se aprueba. Si este tiempo es alto, puede haber retrasos innecesarios que afecten al resto del proceso.
• Días pendientes de pago (DPO): El número medio de días que tarda tu empresa en pagar a sus proveedores. Un DPO demasiado bajo puede afectar la liquidez; uno demasiado alto puede deteriorar relaciones con proveedores.
• Porcentaje de descuentos por pronto pago aprovechados: Mide cuántas oportunidades de ahorro estás utilizando realmente. Si este porcentaje es bajo, puede que estés perdiendo dinero por falta de agilidad.
• Errores o duplicidades detectadas en facturas: Indica el nivel de precisión del proceso. Cuantos más errores manuales, mayor el coste en tiempo y correcciones.
• Coste por factura procesada: Calcula cuánto cuesta a tu empresa procesar una factura, incluyendo tiempo del equipo, recursos y herramientas.
• Nivel de automatización del proceso: Mide cuántas fases se hacen sin intervención manual. Es clave para escalar el proceso sin necesidad de ampliar el equipo.

Llevar un control regular de estas métricas te ayudará a saber si estás gestionando las cuentas por pagar de forma eficiente o si necesitas dar el paso hacia la automatización.

Gestión eficiente de las cuentas a pagar

Precisamente, para llevar un buen control de las cuentas a pagar debes tener muy presentes dos ideas principales: el proceso de gestión en sí que sigue tu empresa (o el que debería seguir) y la importancia de automatizarlo con la mejor tecnología.

Proceso de gestión

Una gestión de cuentas por pagar eficiente implica una serie de pasos meticulosos que van más allá del simple registro de las facturas pendientes. Comienza con la recepción y verificación de las facturas, donde se comprueba la exactitud de los datos y se cruza la información con la que consta en los pedidos o contratos correspondientes.

Posteriormente, se clasifican las facturas por fechas de vencimiento y se establece un calendario de pagos priorizados según las condiciones de cada proveedor y los acuerdos. Es crucial mantener una comunicación fluida con tus proveedores para solventar cualquier discrepancia y asegurar que los envíos de dinero sean precisos y puntuales.

Por último, la conciliación de las cuentas por abonar con los estados financieros es otro aspecto fundamental en el proceso. Es la forma de garantizar la exactitud de los registros contables y de obtener una visión integral de la situación financiera de la empresa en tiempo real.

Importancia de la automatización

Por otro lado, la automatización se erige como un componente esencial en el control de las cuentas a pagar. Más aún en plena era digital, donde la integración de sistemas automatizados simplifica y agiliza cada etapa. Los beneficios son evidentes:

• Eficiencia operativa. La automatización de las cuentas a pagar reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas. Por ende, permite a los equipos financieros enfocarse en actividades más estratégicas.
• Reducción de errores. El empleo de las herramientas adecuadas minimizan los errores humanos que se pueden cometer al realizar cálculos, registrar datos y llevar a cabo procesos de verificación. Por ejemplo, un control de cuentas por pagar en Excel, aunque ofrece agilidad, será más ineficaz que trabajar con un buen programa.
• Visibilidad y análisis mejorados. Los paneles de control y los reportes generados automáticamente analizan detalladamente los flujos financieros. De esta manera, facilitan la toma de decisiones estratégicas basadas en datos concretos.

Payhawk como herramienta de control de cuentas por pagar

En el contexto empresarial actual, que es plenamente digital y en el que predominan las automatizaciones, ha emergido Payhawk como una solución completa y eficiente para la gestión y control de cuentas por pagar. Proporcionamos a las empresas una plataforma centralizada que simplifica los procesos y potencia la eficiencia financiera.

Con una interfaz de lo más intuitiva, Payhawk te permite una gestión unificada de todas las transacciones pendientes. Desde la recepción de facturas hasta la programación de pagos, la plataforma te da una visión panorámica y en tiempo real de las obligaciones financieras de tu empresa.

A su vez, la integración de funciones avanzadas de seguimiento, conciliación y generación de informes optimizará el trabajo de tus equipos financieros. Sobre todo, porque dedicarán menos tiempo a las tareas administrativas y podrán enfocarse en áreas más estratégicas.

Sobre la optimización de los recursos y la agilidad de la plataforma va el testimonio de Montserrat Martínez, responsable de tesorería de VICIO. Ella señala que “Payhawk nos ha ayudado a unificar en una misma plataforma los procesos de liquidaciones de gastos, pudiendo realizar de forma sencilla desde la petición del reembolso hasta el pago de los mismos de una forma rápida y eficaz”.

Y por si no te sirve con su palabra ni con la nuestra, te** invitamos a una demostración personalizada con nuestros expertos que te será muy útil para explorar de primera mano las funcionalidades y beneficios de Payhawk de cara a controlar tus cuentas por pagar**. Descubre una herramienta que se convertirá en un aliado estratégico para optimizar tus recursos financieros y elevar tu eficiencia operativa. Programar demo.