Tarjetas para empleados: por qué es la mejor forma de gestionar los gastos que realizan los trabajadores por cuenta de la empresa

Formas de gestionar los gastos de los empleados a nombre de la empresa

Primero, centraremos el tiro. En este artículo ponemos el foco en cómo ayudan las tarjetas para empleados a controlar los gastos en los que incurren los trabajadores. En este sentido, esa gestión se lleva a cabo de diversas maneras, cada una con sus implicaciones y procesos. Estos son los métodos más comunes:

• Reembolso posterior. En este enfoque los miembros del personal de la empresa cubren los gastos con sus propios medios y luego presentan informes para que se les reembolsen. Aunque este método ofrece flexibilidad, genera desafíos en la conciliación y retrasos en los cobros, lo que afecta a la liquidez del trabajador.
• Adelanto de fondos. La empresa proporciona un adelanto a los empleados para cubrir ciertos gastos que luego se liquidan con los comprobantes. A pesar de que ayuda a los trabajadores a enfrentar gastos inmediatos, exige un seguimiento exhaustivo de recibos y supone un proceso de conciliación complicado.
• Tarjetas bancarias de la compañía. La empresa autoriza a los empleados a utilizar una de sus tarjetas. Sin embargo, esta modalidad es compleja y difícil de llevar a la práctica porque no permite controlar o limitar el uso que de los fondos de la entidad puedan hacer los trabajadores.
• Tarjetas corporativas emitidas por la empresa. Es una solución eficiente por la que la compañía proporciona tarjetas específicas para gastos corporativos. Estas ofrecen un control preciso, permitiendo fijar límites, monitorizar gastos y simplificar la reconciliación de forma más efectiva.

Cada método tiene sus ventajas e inconvenientes. No obstante, las tarjetas para empleados corporativas ofrecen un enfoque más directo y controlado que el resto. O sea, son más eficaces para la gestión de los gastos en los que incurre el personal al realizar sus funciones, ofreciendo beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores, como verás más adelante.

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Paso a paso del proceso de pago con la tarjeta del empleado y diferencias con las otras alternativas

Lo cierto es que el uso de tarjetas para empleados simplifica el proceso de pago en comparación con esas otras alternativas.

Pongamos un ejemplo: un empleado debe realizar un viaje de negocios que conlleva gastos de transporte, alojamiento y comidas. Para ello, utiliza una tarjeta corporativa para cubrir todos los costes del viaje. ¿Qué beneficios tiene?

• Control y seguimiento. La empresa puede fijar límites de gasto por categoría (transporte, alojamiento, comida) y monitorizar cada transacción en tiempo real.
• Sencillez en la conciliación. Al finalizar el viaje, el empleado no necesita presentar recibos ni solicitar reembolsos, ya que todos los gastos están registrados y categorizados en el sistema.

A su vez, el uso de esa tarjeta presenta varias diferencias con otras alternativas.

• En el reembolso posterior, el empleado habría tenido que cubrir inicialmente todos los gastos y esperar su reintegro por parte de la empresa. En cambio, la tarjeta elimina este proceso y mejora la fluidez de efectivo.
• Frente al adelanto de fondos, donde se debe realizar un seguimiento meticuloso de los recibos como justificantes, la tarjeta ofrece un control más directo y transparente.
• Frente al uso de tarjetas de otro tipo, que puede dar lugar la realización de gastos por un importe no adecuado, la corporativa garantiza la actuación dentro de los límites y políticas preestablecidas.

El proceso simplificado, el control detallado y la eliminación de la necesidad de reembolsos posteriores hacen que el uso de esta herramienta optimice la gestión de gastos de empleados y la labor financiera en el día a día.

Ventajas de las tarjetas para empleados

No obstante, las tarjetas para empleados ofrecen otra serie de beneficios. Y los aportan tanto para la empresa como para los trabajadores, mejorando el proceso de gestión de gastos y aumentando la eficiencia en el flujo de trabajo.

Para la empresa

De cara a la compañía, representan una solución integral para la gestión de gastos corporativos, brindando mayor control y seguimiento. Algunas ventajas concretas pueden ser:

• Transparencia. Permiten un seguimiento detallado de los gastos en tiempo real, facilitando una visión clara de cómo se utilizan los fondos de la sociedad.
• Establecimiento de límites. La capacidad de fijar límites de gasto por empleado o por categoría asegura un control más preciso y previene gastos excesivos.
• Reducción de fraude. Detecta y previene transacciones fraudulentas o no autorizadas a tiempo, fortaleciendo la seguridad financiera de la empresa.

Para el trabajador

Al mismo tiempo, mejoran la experiencia del empleado, ya que simplifican el manejo de los gastos relacionados con el trabajo:

• Eliminación de reembolsos. Evitan el adelanto de dinero personal para luego solicitar reembolsos.
• Autonomía. Le permiten realizar gastos relacionados con el trabajo de manera más ágil y sin depender de fondos propios.
• Facilidad de seguimiento. Simplifican la presentación de informes de gastos, reduciendo la carga administrativa y permitiendo poner el foco en otras áreas o responsabilidades laborales.

Tarjetas para empleados físicas y virtuales

Quizás en este punto ya estés convencido de que las tarjetas para empleados son una herramienta de lo más útil. En ese momento te preguntarás, ¿son físicas o virtuales? Actualmente, existen en ambos formatos. Cada tipo tiene sus ventajas y se adapta a diferentes necesidades del mundo empresarial.

Por un lado, las físicas son útiles a la hora de comprar en establecimientos a pie de calle. Por ende, aportan comodidad en situaciones donde se requiera el uso directo en puntos de venta. Además, son ideales para equipos o trabajadores que necesitan manejar gastos que no se pueden realizar online, como compras en tiendas, gasolineras o viajes.

Por otro lado, las virtuales facilitan las compras por internet y la suscripción a servicios digitales, ofreciendo una capa adicional de seguridad al no tener una presencia física. Al mismo tiempo, son idóneas para pagos únicos o suscripciones online por el control detallado que ofrecen y por su capacidad de limitar su uso.

Al igual que las físicas, también se pueden utilizar en todo tipo de establecimientos empleando el teléfono móvil.

En definitiva, la combinación de ambos formatos ofrece un amplio espectro de opciones para adaptarse a las necesidades específicas de las empresas y sus empleados. Su versatilidad aporta precisión y flexibilidad en la gestión de los gastos, ya sean operaciones cotidianas o compras digitales.

Payhawk y las tarjetas para empleados

En este punto es donde aparecemos nosotros. Payhawk destaca por ofrecer soluciones integrales en la gestión de gastos corporativos, especialmente con las tarjetas para empleados. Te ofrecemos un enfoque innovador y eficiente a través de nuestras tarjetas Visa para empresas.

De hecho, las tarjetas de empleados de Payhawk tienen unas características propias que nos diferencian y que te queremos detallar:

• Control total sobre gastos. Con ellas fijas límites de gasto y categorizas las transacciones. Así, disfrutas de un control total y una visibilidad completa sobre su uso por parte de tus empleados.
• Facilidad en la administración. Nuestra interfaz intuitiva y las herramientas de generación de informes simplifican tu proceso de seguimiento y conciliación de gastos, reduciendo considerablemente la carga administrativa.
• Seguridad y conformidad. Priorizamos la seguridad de las transacciones, incorporando medidas de seguridad avanzadas y garantizando el cumplimiento de las normativas financieras y de privacidad.

Precisamente por estas características, tanto tu empresa como tu plantilla obtendréis beneficios como los que te hemos descrito anteriormente. Ventajas que se resumen en una mayor eficiencia empresarial a la par que una mejor experiencia del empleado.

Lo que dicen nuestros clientes satisfechos

Como te hemos comentado, Payhawk emerge como una solución completa y centrada en la optimización de la gestión de gastos corporativos. ¿Cómo? A través de las tarjetas Visa para empresas. Pero, no solo lo decimos nosotros, sino que también lo confirman nuestros clientes con sus testimonios:

Javier Gorena, CFO de Rentals United apunta que las tarjetas para empleados de Payhawk les han ayudado enormemente: “La empresa ha creado unos presupuestos y las tarjetas tienen límites de uso para respetar automáticamente esa política de gastos”.

Benoît Menardo, cofundador de Payflow, destaca que a los trabajadores de esta startup española “les encanta tener su tarjeta Payhawk y poder pagar con Apple Pay y Google Pay”.

Cómo puedes conocer nuestra herramienta

Para concluir, solo nos queda animarte a que pruebes tú tanto la herramienta como las tarjetas para empleados que te ofrecemos. Es algo que hicieron en su momento estas dos y muchas otras compañías, marcas que, tras conocer y experimentar las ventajas de Payhawk, quisieron continuar trabajando con nosotros. Haz clic en Programar demo y compruébalo tú mismo de la mano de nuestros expertos.