Todo sobre los viajes de negocios (y los mejores tips)

Qué es un viaje de negocio

Comencemos por definir qué es un viaje de negocios y cuáles son sus metas principales. El término se utiliza para los desplazamientos que realiza cualquier profesional con el propósito de cumplir unos objetivos específicos relacionados con su actividad laboral.

Es un concepto fundamental en el mundo empresarial. El motivo es que se llevan a cabo en cualquier negocio, sea cual sea el sector, el tamaño de la empresa o la duración. Así mismo, es una actividad que conlleva una serie de costes, por lo que hay que tenerlo en cuenta y registrarlo debidamente en la contabilidad.

Objetivos de un viaje de negocios

Los objetivos de un viaje por negocio varían en función de múltiples factores: el tamaño de la organización, su industria, la estrategia diseñada para el ejercicio… No obstante, las metas más comunes con las que se realizan son:

• Exploración de mercados. Durante los viajes de empresa, las compañías buscan identificar nuevas oportunidades de mercado para expandirse.
• Establecimiento de relaciones comerciales. Los viajes de negocio permiten la creación y consolidación de relaciones con socios, clientes y proveedores.
• Cierre de ventas y negocios. En muchos casos, los desplazamientos por negocios tienen como objetivo concretar acuerdos comerciales cruciales o cerrar ventas importantes.
• Formación y capacitación. Algunos viajes de negocios se centran en la formación y el desarrollo de habilidades de los empleados.
• Representación y promoción. En eventos y ferias comerciales, las empresas aprovechan para representar y ofrecer sus productos o servicios.

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Tipos de viajes de negocio

Precisamente por esos objetivos, los viajes de negocio pueden clasificarse en diversos tipos. En ese sentido, las categorías más comunes son:

• Viajes de prospección. Son los que tienen como objetivo investigar y evaluar oportunidades de negocio en un mercado específico. Para ello, los profesionales visitan nuevos mercados en los que analizan su viabilidad y su potencial de expansión.
• Viajes de ventas. Aquellos destinados a tener reuniones con clientes actuales o potenciales para concretar acuerdos comerciales. Los suelen llevar a cabo los representantes de ventas, quienes viajan para presentar productos o servicios y cerrar tratos.
• Viajes de capacitación. Son los que están enfocados en la formación y el desarrollo de habilidades de los empleados. Este tipo de desplazamientos de trabajadores pueden incluir talleres, cursos y conferencias para mejorar sus competencias laborales.
• Viajes de representación. Hacen referencia a los que se hacen para participar en ferias comerciales y eventos en los que se representa a la empresa. Sirven para promocionar productos o servicios y también son eventos ideales para establecer contactos.
• Viajes de investigación y desarrollo. Hablamos de viajes que se centran en la investigación de nuevas tecnologías, productos o procesos que puedan ser relevantes para la empresa. Los empleados viajan para explorar colaboraciones con instituciones de investigación, asistir a conferencias de innovación o visitar empresas líderes en su campo.

Lo que queremos dejar claro es que cada tipo de viaje de negocio tiene sus propias metas y desafíos. Por esa razón, la elección dependerá de los objetivos específicos de tu empresa en ese momento.

Cómo planificar un viaje de negocio

A nivel financiero, estos desplazamientos fuera del centro de trabajo suponen un coste para la compañía. Además, en algunos casos, el desembolso puede ser elevado. Por lo tanto, hay una pregunta que debes hacerte: ¿cómo planificar un viaje de negocios optimizando los recursos?

Realizar una planificación meticulosa es esencial. No solo por el coste de los billetes o el alojamiento, sino también por los gastos del día a día durante el viaje de empresa.

Desde nuestra experiencia en cómo prepararlos, destacaremos varios puntos a tener en cuenta. Principalmente, el itinerario del viaje de negocio, aunque hay otros aspectos a considerar y que enumeramos más adelante.

Itinerario de un viaje de negocio

Como te decíamos, un itinerario de viaje de negocio bien organizado es de vital importancia, ya que te permitirá aprovechar al máximo el tiempo y gestionar el dinero. Por eso, si tienes que organizar uno, te recomendamos incluir en él:

• Reuniones programadas. Detalla las reuniones con sus ubicaciones y los horarios precisos.
• Alojamiento. Reserva un hotel cercano, con antelación y pensando en que disponga de comodidades como Wi-Fi o salas de conferencias.
• Transporte. Planifica tus vuelos, los traslados en el lugar y, si es necesario, el alquiler de vehículos.
• Documentación. Verifica que todos los documentos necesarios estén en orden, como pasaportes y visas. Lo mismo con las tarjetas, algo en lo que Payhawk te podemos ayudar enormemente gracias a nuestras tarjetas de empresa, las cuales conocerás mejor si nuestros especialistas te enseñan todo sobre nuestra herramienta. Solicitar demo.

Aparte, también debes pensar en qué hacer durante el tiempo libre. En ese caso ten en cuenta, a la hora de diseñar el itinerario, el tiempo de descanso o el que se destina a asuntos personales.

Pero, además, la planificación de un viaje de negocio también debe incluir otras consideraciones adicionales:

Presupuesto detallado

Establece un presupuesto detallado que cubra los gastos de viaje. Hablamos, por ejemplo, del alojamiento, los restaurantes o los desplazamientos en el destino. Y ten en cuenta posibles imprevistos.

Seguridad personal y de archivos

Investiga sobre la seguridad del lugar y toma precauciones. También es muy útil que hagas copias de tus documentos importantes, sobre todo si los vas a tener que utilizar y presentar. Aun así, hoy en día, con la gestión de gastos en la nube**** y de otros archivos, los datos se almacenan de forma mucho más segura.

Comunicación constante

Mantén la comunicación con la oficina y con tus compañeros de viaje, sobre todo, de cara a ser eficiente a nivel operativo y de negocio. Aparte, también es útil compartir el itinerario con colegas o familiares, ya que así se podrán resolver mejor las posibles situaciones de emergencia.

Equipaje práctico

Haz una lista de los elementos esenciales que necesitas y síguela al pie de la letra. Al margen de tus enseres personales, recuerda que los viajes de negocios conllevan la carga de varios dispositivos tecnológicos de trabajo: ordenador portátil, tableta, teléfono de empresa… Y, por supuesto, no te olvides de sus respectivos cargadores.

9 tips para los viajes de negocio y cómo gestionarlos

Siguiendo con lo que debes sopesar al organizarlos, te ofrecemos algunos consejos para los viajes de negocio. Son recomendaciones que harán tu experiencia más productiva y placentera:

• Reserva los vuelos y los alojamientos con anticipación para obtener mejores tarifas y alternativas.
• Haz un presupuesto total anticipado, ya que te permitirá tener una visión clara de cuánto costará el viaje y te evitará sorpresas desagradables.
• Llévate solo lo esencial en tu equipaje de mano para mayor comodidad y rapidez en los controles de seguridad.
• Conecta con profesionales locales a través de redes sociales como LinkedIn, antes de tu viaje, para establecer contactos útiles en el destino.
• Controla los gastos diarios durante el viaje. Para ello, utiliza una aplicación de seguimiento de gastos o herramientas de control financiero como Payhawk con la que simplificar este proceso.
• Evita gastos innecesarios y no excedas los límites presupuestarios. Y si esos gastos adicionales son necesarios, asegúrate de obtener la aprobación de la empresa de antemano.
• Dedica tiempo libre para conocer la cultura y la gastronomía local, lo cual enriquecerá tu viaje.
• Al volver, comprueba que todos los gastos estén correctamente registrados y clasificados. Esta revisión minuciosa garantizará la precisión de los informes finales y facilitará el proceso de conciliación de cuentas.
• Asegúrate de entender completamente las políticas de gastos de tu empresa y si tienes alguna pregunta o inquietud, comunícate con el departamento financiero o de recursos humanos para resolverla.

Al seguir estos consejos y utilizando las herramientas adecuadas, podrás mantener un control financiero óptimo. Y no solo eso, sino que maximizarás el retorno de la inversión en cada desplazamiento laboral.

También hay que gestionar los gastos

Como habrás visto cuando enumerábamos los consejos para los viajes de negocios, la gestión eficiente de los gastos es fundamental.

En ese sentido, Payhawk es una herramienta esencial, puesto que con sus funcionalidades agiliza y simplifica todo este proceso. Entre otras cosas, te da la posibilidad de:

• Capturar fácilmente los recibos
• Llevar un seguimiento de los gastos
• Generar informes detallados
• Facilitar la conciliación de cuentas
• Cumplir con las políticas de gastos y las regulaciones correspondientes.

En resumen, para garantizar el éxito en tus viajes de negocio es de vital importancia planificar con antelación, tener claros los objetivos y seguir nuestros consejos. Además, gestionar los gastos con herramientas como Payhawk te ayudará a mantener un control financiero óptimo. Si quieres saber cómo, solo tienes que solicitar ahora una demo con nuestros especialistas y ellos te lo explicarán. A partir de ahí, ya estarás listo para enfrentar cualquier desafío en tus viajes de negocios. Programar demo.