¿A cuánto se paga el kilometraje después de la reforma de 2023?

El precio del kilometraje en 2024

Lo primero que debemos saber es que en el año 2023 el precio del kilometraje aumentó.

Probablemente te interese saber cuál es la cifra exacta por kilometro y la encontrarás a continuación. Pero antes debes tener en cuenta que, asumir que el coste real del viaje se limita al precio por kilómetro es un error muy común.

Hoy día, la gestión de los gastos de viaje está suponiendo miles y miles de euros a las empresas que no cuentan con las herramientas adecuadas. Desde Payhawk te contamos cuál es la manera más eficaz, rentable y automatizada de gestionar los gastos de viaje, entre ellos, el gasto en kilometraje.

Y ahora sí entramos ya en materia…

¿Qué son los gastos de kilometraje?

Comencemos por lo básico para saber a cuánto se paga el kilómetro en 2024: respondiendo qué son los gastos de kilometraje: son los costes asociados al uso del vehículo propio para los desplazamientos que realiza el trabajador relacionados con motivo de su trabajo.

No obstante, dentro de esta definición debes conocer qué sí y qué no está considerado un gasto ligado con un viaje.

Cuáles son los gastos de viaje directos

Debes tener claro que al hablar del precio del kilometraje se engloba una serie de costes que están asociados al uso del vehículo personal para fines profesionales entre los que se incluyen:

• Combustible. El coste de la gasolina o diésel que consume el vehículo en el desplazamiento.
• Mantenimiento. Los gastos relacionados con el mantenimiento, reparación y puesta a punto.
• Seguro. La parte del seguro del automóvil que está relacionada con el uso profesional.
• Amortización. Es la depreciación del valor del vehículo que se va produciendo por el uso o transcurso del tiempo.

Por lo tanto, si te preguntas cómo calcular el precio del kilometraje, tendrás que anotar y tener en cuenta estos cuatro factores. Debes tener en cuenta que los peajes, las multas y el estacionamiento, en líneas generales, no son considerados como gastos de kilometraje.

Cuáles son los gastos de viaje indirectos

Que la gasolina, el mantenimiento del coche y el seguro tienen un precio todos lo sabemos, tengamos coche o no. El problema viene cuando muchos departamentos financieros no son conscientes de los gastos indirectos que supone un viaje de trabajo y, por consiguiente, no hacen nada para evitarlos y/o optimizarlos.

Aquí te dejamos los errores más comunes relacionados con los viajes y, en especial, con el kilometraje:

Errores humanos

Pongamos que Juan, el jefe de ventas del departamento, tiene que ir de Madrid a Barcelona por un asunto profesional. En este caso, es relativamente sencillo calcular el precio del kilometraje de Madrid a Barcelona.

El problema viene cuando, el viaje requiere hacer varias paradas o incluso diseñar una ruta para que un equipo de ventas, por ejemplo, recorra cierta zona geográfica. Si el cálculo del kilometraje es manual, lo más probable es que no sea muy preciso. Lo cual hará que o la empresa o los trabajadores salgan perdiendo.

Payhawk ha creado una funcionalidad que permite crear itinerarios con múltiples paradas de forma rápida y, además, calcula el coste del viaje según las tarifas que tu departamento financiero haya estipulado, aquí tienes más información.

Falta de precisión

La mayoría de las empresas establecen una única tarifa por kilometro para que sea más fácil calcular los costes de los viajes. Pero, siendo honestos, no es lo más justo:

• No es lo mismo hacer un viaje con el coche de la empresa que hacerlo con uno personal
• No todos los coches consumen o gastan lo mismo recorriendo la misma distancia
• No es lo mismo hacer un viaje puntual que ser un viajero frecuente
• Y tampoco es lo mismo hacer el viaje el domingo a la tarde-noche que el lunes a las diez de la mañana.

Son muchos los factores que se deberían tener en cuenta a la hora de establecer el precio por kilómetro. Por eso cada vez son más las empresas que recurren a softwares inteligentes y automatizados para controlar y gestionar este tipo de gastos.

Tiempo

Otro factor que, en líneas generales, no se tiene en cuenta es el tiempo (el tiempo también es dinero).

Piénsalo: Juan, el jefe de ventas del que te hablaba, tiene que crear la nota de gasto y adjuntar los recibos, eso le lleva un tiempo que perfectamente podría utilizar para otras tareas más rentables. Jefe de ventas solo hay uno.

Juan envía un email al departamento financiero con toda la información y ellos son los responsables de revisarlo, contabilizarlo y realizar el reembolso (más tiempo, más dinero).

Y todo esto teniendo "la suerte" de que no falte información en el reporte de gastos de Juan. Sino empezaría un viaje de idas y venidas por correo electrónico.

Bien, ahora multiplica este proceso por viaje y por empleado. No hace falta que lo calcules, te lo decimos nosotros que lo hemos visto muchas veces: mucho tiempo = mucho dinero.

El coste de oportunidad de esta clase de procesos manuales y obsoletos, acaba siendo extremadamente caro (y silencioso) para las grandes empresas.

Gastos fraudulentos

Prácticamente todas las empresas tienen un documento que se llama "Política de gastos de viaje" y que explica de forma clara qué gastos de viaje se pueden realizar y cuáles no con los fondos de la empresa. El problema viene a la hora de implementar dicha política.

La mayoría de las empresas no cuentan con la tecnología necesaria para controlar los gastos de viaje incluso antes de que se produzcan, las que tienen Payhawk implementado sí. Y el hecho de que una de las mayores empresas de Transporte y Logística de Europa, Discodia, haya elegido e implemetado Payhawk lo demuestra. Saben de lo que hablan.

Algunas de las funcionalidades que permiten controlar los gastos de viaje antes de que se produzcan son lo flujos de aprobación de múltiples niveles o las tarjetas con controles de gasto avanzados. Aquí tienes toda la información.

Imprevistos en el viaje

La probabilidad de que haya imprevistos en un viaje de trabajo es real. Lo que es seguro es que, si no cuentas con un seguro, los imprevistos van a multiplicar los gastos del viaje.

¿A cuánto se paga el kilometraje?

Pero la gran pregunta que nos ocupa en este artículo es la siguiente: ¿a cuánto se paga el kilometraje en 2024? En esta cuestión juegan un papel clave diversos factores, sobre todo, a nivel tributario.

¿A cuánto se paga el kilometraje en 2024?

Lo más importante para responder sobre el pago del kilometraje en 2024 es aclarar que la normativa no establece un importe fijo como precio máximo o mínimo que la empresa deba pagar al trabajador por kilómetro recorrido. En su lugar, esta cantidad estará determinada por lo que se haya acordado en el convenio colectivo o en el acuerdo entre la empresa y el trabajador.

Lo que la normativa establece tras la reforma de 2023 es un importe máximo de 0,26 euros que estará exento de tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y de cotización en la Seguridad Social. Hasta entonces, y desde el año 2005, el límite era 0,19 euros. Sin embargo, el aumento de los precios de los carburantes ha propiciado este ajuste.

Justificación y liquidación

Tanto para que la empresa esté obligada a pagar los gastos de kilometraje al trabajador como para que, si corresponden, estos estén exentos de tributación y de cotización a la Seguridad Social es necesario demostrar la realidad del desplazamiento, su carácter necesario y la distancia del mismo.
Por eso, en la información a preparar (y guardar para posibles comprobaciones) hay que incluir:

• Fecha y hora de inicio y fin de cada viaje.
• Kilometraje del vehículo antes y después del desplazamiento.
• Destino y motivo del viaje.

En cuanto a su liquidación, se incluirán en la nómina y se pagarán como una partida más del salario.

Cómo se calcula y gestiona el kilometraje con Payhawk, el software de gestión de gastos

Como hemos mencionado anteriormente, hay una forma más eficaz, práctica, sencilla y transparente de gestionar los gastos en kilometraje gracias a la tecnología adecuada. Esta tecnología se encarga de hacer gran parte del trabajo.

Paso 1: Establecer el precio por kilometro

Establecer la tarifa del kilometraje apenas conlleva unos minutos. Son los administradores de la cuenta de Payhawk quienes, entrando en la configuración de los tipos de gasto de la empresa y seleccionando la opción de "Kilometraje", pueden establecer tantos ratios como quieran.

Paso 2: Crear el itinerario del viaje

Tanto los administradores como los empleados pueden crear un itinerario de viaje. Basta con:

• Añadir hacer clic en Añadir gasto de kilometraje
• Seleccionar en el mapa el Inicio y el Destino del viaje (y cualquier parada que quieras hacer)
• Presentar el gasto

Payhawk hace el resto: se encarga de calcular la distancia y multiplicarla por el número total de kilometros recorridos.

A continuación adjuntamos una imagen de la funcionalidad de kilometraje de Payhawk.

Una vez presentado el gasto de viaje, con Payhawk, puedes activar un flujo de aprobación personalizado de múltiples niveles.

Para que te hagas una idea, adjuntamos varios ejemplos de cómo podría ser ese flujo de aprobación:

• Si la cantidad es menor a 100€ el gasto se aprueba de forma automática y el empleado recibe el reembolso a su cuenta personal (si no cuenta con una tarjeta Payhawk).
• Si la cantidad está entre 100€ y 200€, el responsable del equipo debe aprobar el gasto y el equipo financiero revisarlo antes de realizarse el reembolso.

Pero no solo la cantidad del gasto puede desencadenar un flujo de aprobación en Payhawk, otras opciones serían:

• Crear un responsable de categoría (en este caso un responsable para gastos de viaje o incluso para gastos de kilometraje) y que este tipo de gastos requieran su aprobación antes de pasar el gasto al equipo financiero y realizar el reembolso.
• Crear un responsable del proyecto. Pongamos que tu empresa está diseñando un evento en Málaga y el responsable de dicho proyecto es Pedro. Puedes hacer que todos los gastos de ese proyecto (sean de viaje o no), pasen por Pedro antes de ser aprobados. Esta configuración es perfecta para llevar un minucioso control de los presupuestos de los diferentes proyecto y analizar la rentabilidad de los mismos.

Implementar procesos de aprobación complejos, con Payhawk, es realmente fácil. Y, una vez más, los gastos se aprueban incluso antes de que se produzcan.

¿Qué más gastos de viaje se pueden gestionar con Payhawk?

Ya hemos visto lo complejo que puede ser seguir gestionando los gastos de viaje de forma manual (o incluso son softwares obsoletos). Y, aunque la funcionalidad de kilometraje sea una de las favoritas de Payhawk, no es la única.

• Tickets de tren y billetes de avión: Con Payhawk los empleados pueden reservar y gestionar sus propios viajes de negocio ciñendose a las políticas de gasto de la empresa. Lo bueno es que no hay sorpresas ni gastos fraudulentos. Además, el departamento financiero obtiene visibilidad de los gastos en tiempo real (y no 2 semanas después del viaje cuando toca cerrar el mes).
• Alojamiento: Los empleados solo podrán reservar los alojamientos que entren en la política de la empresa y, en caso de querer algo diferente, tendrán que hacer una solicitud mediante la app. Y sí, también puedes crear un flujo de aprobación para estas solicitudes.
• Dietas: Establece tarifas diarias para las dietas de los empleados cuando viajen.

Más beneficios de gestionar los gastos de viaje con Payhawk

Además, Payhawk te ayuda a mejorar la gestión de gastos a partir de estos dos puntos:

• Controlar en todo momento los gastos deducibles de los viajes. Payhawk está certificado por la AEAT así que tus empleados pueden olvidarse de los tickets subiéndolos de forma sencilla a la plataforma. También cuenta con una integración nativa a 60dias, gracias a ella, podrás recuperar el IVA de forma automática.
• ¿Utilizas TravelPerk para gestionar tus viajes? Tenemos una integración nativa entre Payhawk y TravelPerk, nuestros clientes la adoran.

Preguntas frecuentes

Por mucho que estemos en plena época de globalización y que haya crecido el teletrabajo, los desplazamientos laborales continúan muy presentes. Las reuniones presenciales y las visitas comerciales siguen existiendo y siendo necesarias. Hay productos que no se pueden vender y probar online o conversaciones y acuerdos que no se pueden cerrar por videollamada.

Por eso, el tema de pagar kilometraje ni ha desaparecido ni parece que lo vaya a hacer en los próximos años. Así que en torno a él seguirán existiendo dudas, las cuales quizás puedas resolver apoyándote en esta Guía sobre los gastos de viajes de empresa.

Al margen de esto, a continuación, respondemos a algunas de las preguntas más habituales centradas en el coste por kilometraje.

¿Qué significa exactamente la exención en IRPF y en cotización en la Seguridad Social?

Como hemos dicho, los importes mencionados no son obligatorios en ningún caso pero sí que funcionan como límite para aplicar la normativa tributaria y de la Seguridad Social.

Por un lado, la exención en el Impuesto sobre la Renta significa que el dinero que recibe el trabajador por los gastos de kilometraje no se considerará un ingreso imponible para fines de este impuesto. En otras palabras, el trabajador no tiene que pagar impuestos por esta cantidad ni la empresa practicará retención de IRPF.

En cuanto a la exención en la cotización a la Seguridad Social, significa que los gastos de kilometraje no se tienen en cuenta a la hora de calcular las cotizaciones sociales, tanto en la parte que asume la empresa como la que afecta al trabajador.

¿Está la empresa obligada a pagar kilometraje?

En España, la obligación de una empresa de pagar kilometraje a sus empleados depende de los acuerdos internos y lo establecido en los convenios colectivos aplicables. No está establecida como una obligación legal universal.

En muchos casos, las empresas ofrecen un reembolso de los gastos de kilometraje como parte de su política de compensación y beneficios para incentivar el uso de vehículos personales para fines laborales. Estos acuerdos suelen incluir una tarifa por kilómetro recorrido u otras modalidades de compensación.

Precio kilometraje exento

En España, el kilometraje exento se refiere al importe máximo por kilómetro recorrido que puede ser reembolsado a los empleados sin que esté sujeto a tributación en IRPF ni en las cotizaciones a la Seguridad Social. Este importe es establecido por la normativa y se actualiza periódicamente.

En 2023, el kilometraje exento es de 0.26 euros por kilómetro. Así que, si una empresa paga a sus empleados una cantidad igual o inferior por cada kilómetro recorrido en desplazamientos laborales, ese importe no se considerará ingreso imponible ni estará sujeto a cotizaciones sociales.

¿A partir de cuántos kilómetros se paga el desplazamiento?

La cantidad mínima de kilómetros requeridos para que un desplazamiento sea elegible para el pago de kilometraje, generalmente, se fija en el convenio colectivo o en el acuerdo entre la empresa y el trabajador. No existe una norma universal al respecto, por lo que es esencial verificar la regulación vigente en el sector y las políticas de la compañía.

¿Cómo se paga el kilometraje?

El método de pago del kilometraje también se establece en el convenio colectivo o en el acuerdo individual.

En cualquier caso, su importe debe aparecer en la nómina junto con las demás partidas que corresponden al empleado.

Ten presente que soluciones como Payhawk te serán muy útiles a la hora de gestionar todo tipo de gastos. Puedes comprobarlo por ti mismo solicitando una demo con nuestros expertos para conocer los diferentes servicios y productos con los que optimizar y controlar estos gastos.

¿Todos los trabajadores cobran el mismo precio por kilometraje?

No. La cantidad también varía en función de los acuerdos establecidos en el convenio colectivo o en los acuerdos individuales. Las empresas pueden establecer diferentes tarifas por kilómetro recorrido o utilizar otros métodos de cálculo para determinar la compensación. Además, esas tarifas pueden variar en función del tipo de vehículo, la distancia de los desplazamientos, la posición del empleado y la política de compensación.

¿El kilometraje se paga ida y vuelta?

La compensación por kilometraje puede cubrir tanto el viaje de ida como el de vuelta, o solo uno de ellos, dependiendo de los términos acordados. Nuevamente, esto es algo que se especifica en el convenio colectivo o en el acuerdo entre la empresa y el trabajador, pero lo habitual es que sí, que se compute la distancia total recorrida.

Payhawk y los gastos de viaje de tu empresa

En resumen, la reforma de 2023 ha modificado el importe exento de tributación y de cotización respecto a los gastos de kilometraje, pero todo lo relativo al importe a pagar, forma, justificación y demás no ha sufrido variación alguna.

Ahora bien, en los últimos tiempos la gestión y control de los gastos de la empresa sí que ha evolucionado mucho y en el mundo de los negocios modernos contar con una herramienta eficiente, que ahorre tiempo y dinero en este sentido es esencial. En ese contexto, las funcionalidades de Payhawk pueden ser el mejor asistente para, por ejemplo, todo lo relativo a los gastos de viajes del personal.

Y es que se trata de una solución que simplifica y automatiza todos estos procesos.

• Las tarjetas tienen límites recurrentes y flujos de aprobación de varios niveles para respetar en todo momento las políticas de gasto de la empresa.
• Es posible activar o desactivar la opción de realizar compras online o las retiradas de efectivo en cajeros automáticos.
• Es posible poner diferentes ratios de kilometraje según el empleado o el departamento.
• Podrás establecer dietas para los viajeros frecuentes.
• Los empleados que estén fuera de la oficina podrán presentar los tickets mediante la app móvil (tan sencillo como sacar una foto del recibo) y se contabilizará en el programa en tiempo real.
• También es posible automatizar los reembolsos a los empleados.
• Payhawk puede integrarse tanto con TravelPerk como con tu ERP o software de contabilidad.

Payhawk ha diseñado una herramienta capaz de simplificar todos los gastos de viaje de tu empresa.

Sin ir más lejos, con las tarjetas de empresa y sus funciones de seguimiento y presentación de informes tienes control total sobre cualquier pago que realicen los trabajadores por cuenta de la empresa, podrás hacer un seguimiento de los mismos a tiempo real y, con su sistema homologado, introducir los documentos en el sistema con una simple foto. Solicita ahora una demo con nuestros especialistas y ellos te mostrarán todo lo que puedes conseguir trabajando con nosotros. Programar demo.