¿A cuánto se paga el kilometraje después de la reforma de 2023?

Para los que tienen prisa: Precio del kilometraje en 2024

Aunque en este artículo te vamos a explicar mucha información y muy útil sobre este tema, no queremos hacerte perder el tiempo si lo único que te interesa saber es cuál es el precio del kilometraje en 2024. Así que:

Para 2024, el precio del kilometraje que está exento en IRPF y de cotización a la Seguridad Social asciende a 0,26 euros por kilómetro recorrido.

Al margen de esto, el convenio colectivo del sector o los trabajadores y la empresa por su cuenta, pueden pactar cualquier otro mayor o menor a este. Pero todo lo que esté por encima de esos 0,26 euros estará sujeto a tributación en el Impuesto sobre la Renta y a cotización en los seguros sociales.

Y ahora sí entramos ya en materia…

¿Qué son los gastos de kilometraje?

Comencemos por lo básico para saber a cuánto se paga el kilómetro en 2024: respondiendo qué son los gastos de kilometraje: son los costes asociados al uso del vehículo propio para los desplazamientos que realiza el trabajador relacionados con motivo de su trabajo.

No obstante, dentro de esta definición debes conocer qué sí y qué no está considerado un gasto directamente ligado con un viaje.

Conceptos que incluye

Debes tener claro que al hablar del precio del kilometraje se engloba una serie de costes que están asociados al uso del vehículo personal para fines profesionales entre los que se incluyen:

• Combustible. El coste de la gasolina o diésel que consume el vehículo en el desplazamiento.
• Mantenimiento. Los gastos relacionados con el mantenimiento, reparación y puesta a punto.
• Seguro. La parte del seguro del automóvil que está relacionada con el uso profesional.
• Amortización. Es la depreciación del valor del vehículo que se va produciendo por el uso o transcurso del tiempo.

Por lo tanto, si te preguntas cómo calcular el precio del kilometraje, tendrás que anotar y tener en cuenta estos cuatro factores.

Conceptos que no incluye

En cambio, por otro lado, hay ciertos conceptos que no se incluyen como gastos de kilometraje. Dependerá de la empresa en cuestión, así como de los convenios colectivos, pero es común que no se consideren como tal los siguientes costes:

• Peajes. Aunque hay excepciones, los peajes generalmente no están incluidos en los gastos de kilometraje y deben ser reembolsados por separado.
• Multas. Cualquier multa de tráfico o infracción que se cometa durante el viaje no se considera parte de los gastos de kilometraje.
• Estacionamiento. Los costes de estacionar el vehículo en parkings o zonas de residentes tampoco se incluyen.

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Diferencia entre gastos de kilometraje, plus de transporte, gastos de locomoción y dietas

En este punto, es importante hacer una diferenciación porque es común confundir los gastos de kilometraje con otros conceptos relacionados con los desplazamientos laborales. Para evitar esto te explicamos lo que es cada uno exactamente:

• Gastos de kilometraje. Como hemos mencionado, estos gastos se relacionan con el uso del vehículo particular para fines profesionales y cubren costes como el combustible, el mantenimiento o el desgaste por el uso. Por ejemplo, si el precio del kilómetro establecido por la empresa es de 0,30 euros y, para realizar un trabajo, el empleado se desplaza con su propio coche a una ciudad que está a 100 kilómetros de distancia, la empresa le pagará 60 euros por gastos de kilometraje (0,30 euros x 200 km de ida y vuelta).
• Plus de transporte. Es una cantidad fija que se paga a los empleados para cubrir los gastos de desplazamiento sin necesidad de justificar su importe ni forma de realización. Normalmente, su obligatoriedad viene establecida por el convenio colectivo aplicable al sector y se incluye en la nómina como un importe fijo.
• Gastos de locomoción. Se refieren a los gastos de desplazamiento que un trabajador tiene que realizar para cumplir sus obligaciones laborales, pero que no están relacionados con el uso de un vehículo propio. Por ejemplo, un billete de tren o el importe de un desplazamiento en taxi.
• Dietas. Son pagos que se realizan para cubrir los costes de comida y alojamiento cuando un empleado tiene que viajar por motivos laborales.

¿A cuánto se paga el kilometraje?

Pero la gran pregunta que nos ocupa en este artículo es la siguiente: ¿a cuánto se paga el kilometraje en 2024? En esta cuestión juegan un papel clave diversos factores, sobre todo, a nivel tributario.

¿A cuánto se paga el kilometraje en 2024?

Lo más importante para responder sobre el pago del kilometraje en 2024 es aclarar que la normativa no establece un importe fijo como precio máximo o mínimo que la empresa deba pagar al trabajador por kilómetro recorrido. En su lugar, esta cantidad estará determinada por lo que se haya acordado en el convenio colectivo o en el acuerdo entre la empresa y el trabajador.

Lo que la normativa establece tras la reforma de 2023 es un importe máximo de 0,26 euros que estará exento de tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y de cotización en la Seguridad Social. Hasta entonces, y desde el año 2005, el límite era 0,19 euros. Sin embargo, el aumento de los precios de los carburantes ha propiciado este ajuste.

¿Qué significa exactamente la exención en IRPF y en cotización en la Seguridad Social?

Como hemos dicho, los importes mencionados no son obligatorios en ningún caso pero sí que funcionan como límite para aplicar la normativa tributaria y de la Seguridad Social.

Por un lado, la exención en el Impuesto sobre la Renta significa que el dinero que recibe el trabajador por los gastos de kilometraje no se considerará un ingreso imponible para fines de este impuesto. En otras palabras, el trabajador no tiene que pagar impuestos por esta cantidad ni la empresa practicará retención de IRPF.

En cuanto a la exención en la cotización a la Seguridad Social, significa que los gastos de kilometraje no se tienen en cuenta a la hora de calcular las cotizaciones sociales, tanto en la parte que asume la empresa como la que afecta al trabajador.

Justificación y liquidación

Tanto para que la empresa esté obligada a pagar los gastos de kilometraje al trabajador como para que, si corresponden, estos estén exentos de tributación y de cotización a la Seguridad Social es necesario demostrar la realidad del desplazamiento, su carácter necesario y la distancia del mismo.
Por eso, en la información a preparar (y guardar para posibles comprobaciones) hay que incluir:

• Fecha y hora de inicio y fin de cada viaje.
• Kilometraje del vehículo antes y después del desplazamiento.
• Destino y motivo del viaje.

En cuanto a su liquidación, se incluirán en la nómina y se pagarán como una partida más del salario.

Preguntas frecuentes

Por mucho que estemos en plena época de globalización y que haya crecido el teletrabajo, los desplazamientos laborales continúan muy presentes. Las reuniones presenciales y las visitas comerciales siguen existiendo y siendo necesarias. Hay productos que no se pueden vender y probar online o conversaciones y acuerdos que no se pueden cerrar por videollamada.

Por eso, el tema de pagar kilometraje ni ha desaparecido ni parece que lo vaya a hacer en los próximos años. Así que en torno a él seguirán existiendo dudas, las cuales quizás puedas resolver apoyándote en esta Guía sobre los gastos de viajes de empresa.

Al margen de esto, a continuación, respondemos a algunas de las preguntas más habituales centradas en el coste por kilometraje.

¿Está la empresa obligada a pagar kilometraje?

En España, la obligación de una empresa de pagar kilometraje a sus empleados depende de los acuerdos internos y lo establecido en los convenios colectivos aplicables. No está establecida como una obligación legal universal.

En muchos casos, las empresas ofrecen un reembolso de los gastos de kilometraje como parte de su política de compensación y beneficios para incentivar el uso de vehículos personales para fines laborales. Estos acuerdos suelen incluir una tarifa por kilómetro recorrido u otras modalidades de compensación.

Precio kilometraje exento

En España, el kilometraje exento se refiere al importe máximo por kilómetro recorrido que puede ser reembolsado a los empleados sin que esté sujeto a tributación en IRPF ni en las cotizaciones a la Seguridad Social. Este importe es establecido por la normativa y se actualiza periódicamente.

En 2023, el kilometraje exento es de 0.26 euros por kilómetro. Así que, si una empresa paga a sus empleados una cantidad igual o inferior por cada kilómetro recorrido en desplazamientos laborales, ese importe no se considerará ingreso imponible ni estará sujeto a cotizaciones sociales.

¿A partir de cuántos kilómetros se paga el desplazamiento?

La cantidad mínima de kilómetros requeridos para que un desplazamiento sea elegible para el pago de kilometraje, generalmente, se fija en el convenio colectivo o en el acuerdo entre la empresa y el trabajador. No existe una norma universal al respecto, por lo que es esencial verificar la regulación vigente en el sector y las políticas de la compañía.

¿Cómo se paga el kilometraje?

El método de pago del kilometraje también se establece en el convenio colectivo o en el acuerdo individual.

En cualquier caso, su importe debe aparecer en la nómina junto con las demás partidas que corresponden al empleado.

Ten presente que soluciones como Payhawk te serán muy útiles a la hora de gestionar todo tipo de gastos. Puedes comprobarlo por ti mismo solicitando una demo con nuestros expertos para conocer los diferentes servicios y productos con los que optimizar y controlar estos gastos.

¿Todos los trabajadores cobran el mismo precio por kilometraje?

No. La cantidad también varía en función de los acuerdos establecidos en el convenio colectivo o en los acuerdos individuales. Las empresas pueden establecer diferentes tarifas por kilómetro recorrido o utilizar otros métodos de cálculo para determinar la compensación. Además, esas tarifas pueden variar en función del tipo de vehículo, la distancia de los desplazamientos, la posición del empleado y la política de compensación.

¿El kilometraje se paga ida y vuelta?

La compensación por kilometraje puede cubrir tanto el viaje de ida como el de vuelta, o solo uno de ellos, dependiendo de los términos acordados. Nuevamente, esto es algo que se especifica en el convenio colectivo o en el acuerdo entre la empresa y el trabajador, pero lo habitual es que sí, que se compute la distancia total recorrida.

Payhawk y los gastos de viaje de tu empresa

En resumen, la reforma de 2023 ha modificado el importe exento de tributación y de cotización respecto a los gastos de kilometraje, pero todo lo relativo al importe a pagar, forma, justificación y demás no ha sufrido variación alguna.

Ahora bien, en los últimos tiempos la gestión y control de los gastos de la empresa sí que ha evolucionado mucho y en el mundo de los negocios modernos contar con una herramienta eficiente, que ahorre tiempo y dinero en este sentido es esencial. En ese contexto, las funcionalidades de Payhawk pueden ser el mejor asistente para, por ejemplo, todo lo relativo a los gastos de viajes del personal.

Y es que se trata de una solución que simplifica y automatiza todos estos procesos.

• Las tarjetas tienen límites recurrentes y flujos de aprobación de varios niveles para respetar en todo momento las políticas de gasto de la empresa.
• Es posible activar o desactivar la opción de realizar compras online o las retiradas de efectivo en cajeros automáticos.
• Es posible poner diferentes ratios de kilometraje según el empleado o el departamento.
• Podrás establecer dietas para los viajeros frecuentes.
• Los empleados que estén fuera de la oficina podrán presentar los tickets mediante la app móvil (tan sencillo como sacar una foto del recibo) y se contabilizará en el programa en tiempo real.
• También es posible automatizar los reembolsos a los empleados.
• Payhawk puede integrarse tanto con TravelPerk como con tu ERP o software de contabilidad.

Payhawk ha diseñado una herramienta capaz de simplificar todos los gastos de viaje de tu empresa.

Sin ir más lejos, con las tarjetas de empresa y sus funciones de seguimiento y presentación de informes tienes control total sobre cualquier pago que realicen los trabajadores por cuenta de la empresa, podrás hacer un seguimiento de los mismos a tiempo real y, con su sistema homologado, introducir los documentos en el sistema con una simple foto. Solicita ahora una demo con nuestros especialistas y ellos te mostrarán todo lo que puedes conseguir trabajando con nosotros. Programar demo.