¿Cuánto se cobra por desplazamiento?

Qué son los gastos de desplazamiento y cuándo se cobran

Los gastos de desplazamiento son los costes adicionales en los que un trabajador incurre al viajar por motivos laborales. No obstante, esta definición es muy amplia, ya que dichos gastos varían según la naturaleza y la duración del desplazamiento.

Dentro de ellos hay que distinguir entre las principales categorías que son las dietas, la estancia y el kilometraje. Aunque hay otras que pueden incidir en el cálculo de lo que se cobra por un desplazamiento, estas tres son las más habituales.

Dietas

Las dietas cubren los costes de comida y otros gastos menores relacionados con la alimentación del empleado durante el viaje. Pero aquí es importante destacar que no incluyen comidas suntuosas o gastos excesivos, sino que están diseñadas para cubrir las necesidades básicas del trabajador mientras está fuera. Por eso, es común que las compañías utilicen tickets-restaurante o que fijen presupuestos máximos.

Por ejemplo: Si un empleado realiza un viaje de negocios y tiene que comer y cenar fuera, tú como empresa puedes cubrir los costes de estas comidas en función de una tarifa diaria preestablecida de 40 euros.

Estancia

Los gastos de estancia se refieren a los costes de alojamiento durante el desplazamiento laboral. Es decir, cubren el alquiler de habitaciones de hotel, apartamentos u otros lugares de hospedaje, pero no gastos personales del trabajador que no estén relacionados con el alojamiento.

Por ejemplo: Si un empleado tiene que pasar una noche en otra ciudad debido a una reunión de negocios, como empresa tendrás que pagar la factura del hotel en el que se haya alojado.

Kilometraje

Por último, el kilometraje, que se refiere a los costes asociados con el uso del vehículo personal del empleado para fines laborales. Se establece en función de un importe por kilómetro recorrido, el cual dependerá de lo que haya establecido cada empresa en sus políticas internas. De hecho, en lo que se tiene en cuenta a la hora de establecer el precio por kilometraje, puede haber notables diferencias entre una organización y otra.

Por ejemplo: Si un trabajador utiliza su coche para desplazarse a una reunión de negocios, la empresa reembolsará una cantidad fija por kilómetro recorrido.

En nuestro artículo sobre las dietas y el kilometraje en 2024 y que se llama “a cuánto se paga el kilometraje” profundizamos más en aspectos como las tasas de reembolso y las tarifas estándar.

Cuánto se cobra por desplazamiento

No hay un precio fijo o universal. El coste de los viajes laborales varía según la compañía y sus políticas. Generalmente, los empleados deben presentar recibos y documentación de respaldo para justificar sus gastos. Por lo tanto, la cantidad que se cobra por desplazamiento dependerá de lo que la empresa haya establecido o acordado con ellos.

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Cómo calcular los gastos por desplazamiento

Para calcular con precisión estos gastos, debes tener en cuenta lo siguiente:

1. Kilometraje. Si el desplazamiento implica el uso del vehículo del empleado, se debe calcular el kilometraje recorrido. Para ello, se tiene en cuenta la distancia entre el origen y el destino y se multiplica por la tarifa por kilómetro acordada.
2. Dietas. Las dietas se calculan en función del tiempo que el trabajador esté fuera del lugar de trabajo habitual. Ya hemos señalado que se aplican tarifas diarias o por comidas.
3. Estancia. Para calcular los gastos de estancia se suman todos los costes de alojamiento (tarifas de hotel, alquiler de apartamentos o cualquier otro tipo de hospedaje).
4. Transporte público. Si el empleado utiliza el transporte público para el desplazamiento, se considera el desembolso realizado por los billetes.
5. Peajes y aparcamiento. Los gastos relacionados con peajes y aparcamiento también deben sumarse.

En este punto entenderás que es clave que tanto la empresa como los empleados estén al tanto de las políticas y regulaciones vigentes. De esta manera se garantiza un cálculo preciso y justo de los gastos del viaje.

Importes exentos de tributación en IRPF y cotización a la Seguridad Social

Eso sí, también debes saber que algunos costes por desplazamiento están exentos de tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y en las cotizaciones a la Seguridad Social. En ese sentido, la normativa establece que está exento de tributar y cotizar un importe máximo de 0,26 euros en los desplazamientos.

Sin embargo, las regulaciones legales pueden cambiar. De hecho, este importe estaba fijado en 0,19 euros desde el año 2005, pero subió en 2023 por el aumento de los precios del combustible. Por lo tanto y en definitiva, es fundamental estar actualizado sobre las exenciones vigentes en cada momento sobre los gastos de viaje de empresa.

Cómo se justifican estos gastos

Con el fin de garantizar la transparencia y la legalidad, es de vital importancia que los empleados justifiquen sus gastos por desplazamiento. Para eso es esencial llevar a cabo un registro detallado y preciso como el que te permite una herramienta como la de Payhawk. Puedes programar una demo con nuestros expertos para conocer todas sus funcionalidades y ventajas sin compromiso.

En esa línea, para justificar todos los gastos de un desplazamiento correctamente te recomendamos utilizar los siguientes documentos y datos:

• Recibos y facturas. Asegúrate de que los trabajadores recopilen sus recibos detallados y legibles y que indiquen claramente el concepto, la fecha y el importe. Estos documentos sirven de respaldo y deben ser emitidos por proveedores legítimos y estar correctamente desglosados.
• Informe de gastos. Es una herramienta que organiza y presenta los gastos de manera sistemática. Tiene que incluir la fecha, el tipo de gasto, el lugar, el motivo del desplazamiento y el importe. Además, debe estar respaldado por recibos y facturas.
• Registros de kilometraje. Si el desplazamiento conlleva el uso de un vehículo personal, el empleado debe registrar los kilómetros que recorra, incluyendo la fecha, el punto de partida y de llegada y el motivo del viaje para respaldar los gastos de kilometraje.
• Tarjetas de crédito o débito. Utilizar una tarjeta de empresa o para los gastos de desplazamiento simplifica el proceso de justificación, ya que los estados de cuenta de la tarjeta sirven como documentación de respaldo. Así que asegúrate de anotar el propósito de cada gasto en el extracto de la tarjeta.

• Contratos y acuerdos previos. Si se han establecido acuerdos previos con proveedores o hay reservados servicios de antemano, como alojamiento o transporte, es necesario guardar las copias de los contratos. Con ellas se respaldan los gastos en caso de que sea necesario.
• Correos electrónicos y comunicaciones internas. Detallan los planes de viaje, aprobaciones de gastos y otros aspectos relacionados con el desplazamiento que son útiles como justificación.
• Informe detallado de actividades. En algunos casos, especialmente en traslados más largos o proyectos específicos, un informe detallado de las actividades realizadas durante el viaje ayuda a justificar los gastos.
• Comprobantes de transporte. Para gastos relacionados con el transporte público o alquiler de vehículos, el trabajador debe conservar los billetes, tarjetas de embarque o comprobantes de alquiler.

No olvides que la justificación de gastos debe ser precisa y coherente y todos los documentos deben ser legibles y estar en buen estado. Por eso, organizarlos rigurosamente facilitará el proceso de presentación y auditoría de gastos.

Las tarjetas de Payhawk y los gastos por desplazamiento

A estas alturas del artículo, tras contártelo todo sobre cuánto se cobra por desplazamiento, solo nos queda ofrecerte nuestra ayuda. Ya te hemos avanzado que las soluciones de Payhawk son muy útiles para la gestión de los gastos por desplazamiento de tus empleados.

Con nuestras tarjetas de empresa, entre otras cosas, simplificas el proceso, ya que tus empleados pagan de manera más sencilla y eficiente. Por eso, se reduce la carga administrativa tanto para ellos como para tu equipo de finanzas. A su vez, te dan más control sobre los gastos en tiempo real, ahorras tiempo y minimizas el riesgo de errores y problemas legales o fiscales.

Con su utilización disfrutarás de las siguientes ventajas:

• Registro en tiempo real. Los gastos pagados con las tarjetas de Payhawk se registran de inmediato, ofreciendo una visión en tiempo real de los costes de todos los desplazamientos laborales.
• Control de presupuesto. Tú estableces los límites de gasto para cada empleado o proyecto, garantizando que los viajes se ajusten al presupuesto asignado.
• Gestión de recibos digitales. Payhawk permite a tus empleados sacar fotos de los recibos directamente desde la aplicación móvil, lo cual facilita la gestión de documentación y la justificación de gastos.
• Información detallada. La plataforma te proporciona datos detallados sobre los gastos, facilitando la auditoría interna y la preparación de informes fiscales.
• Seguridad. Las tarjetas de Payhawk cuentan con medidas de seguridad avanzadas, como notificaciones de transacciones sospechosas o la capacidad de bloquear tarjetas en caso de pérdida o robo.

Como ves, nuestras tarjetas te ofrecen una solución integral para el control de gastos, ya sean originados por desplazamiento o por cualquier otro motivo. Así mismo, benefician tanto a la empresa como a los empleados, ya que facilitan la gestión de los viajes por trabajo y su contabilidad.

En resumen, hemos explicado al detalle todo lo que rodea a un término vital en la compensación de los empleados que se desplazan por motivos laborales. Sin embargo, lo que es seguro es que, para una gestión eficaz de estos costes, Payhawk y sus tarjetas son una herramienta de lo más valiosa. Contáctanos y te lo demostramos. Programar demo.