Cómo desgravar el IVA correctamente (ejemplos)

Quién tiene derecho a deducir el IVA

Deducir o desgravar el IVA que se ha soportado es restarlo del IVA repercutido para determinar el resultado de la declaración correspondiente. Así, igual que al desgravar la hipoteca de la vivienda habitual se paga menos en la declaración de la renta, al deducir el IVA soportado se paga menos en la declaración del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Y quién puede puede hacer esto? Pues:

Tienen derecho a deducir el IVA todas las personas físicas y entidades que realicen actividades empresariales o profesionales que no estén declaradas exentas por la normativa vigente, exportaciones o entregas intracomunitarias. Son los denominados sujetos pasivos del IVA.

Por tanto, no tienen esta posibilidad:

• Ni los particulares.
• Ni las entidades que no lleven a cabo una actividad económica.
• Ni las empresas o autónomos cuya actividad esté exenta según la Ley del IVA, como por ejemplo (y cumpliendo algunos requisitos), la asistencia sanitaria, la enseñanza, las operaciones de seguro, etc.

[Nota: en este artículo nos vamos a referir a quienes tienen este derecho con el término empresa o sujeto pasivo de IVA. Utilizaremos estas expresiones como sinónimas y englobando ambas tanto a personas físicas o autónomos como a cualquier tipo de entidad que realicen una actividad gravada con este tributo.]

Qué IVA se puede desgravar

Solo puede ser objeto de desgravación el IVA deducible. Y es deducible el IVA soportado que cumple determinados requisitos.

Los veremos a continuación pero antes aclararemos los siguientes términos:

IVA soportado, IVA deducible e IVA no deducible

Por la inmensa mayoría de las adquisiciones de bienes y servicios se paga IVA. Los particulares solo podemos asumir ese importe como un mayor coste de la compra pero para las empresas es diferente y en ese ámbito (en el de los negocios) se utilizan los siguiente conceptos:

IVA soportado

Es el que se paga por la adquisición de bienes y servicios en el ejercicio de su actividad.
Por ejemplo, el IVA incluido en la factura de la luz, el del alquiler del local o el cobra el asesor fiscal.

IVA deducible

Es el IVA soportado que cumple los requisitos que exige la ley para que se pueda desgravar en la declaración del impuesto.

Por ejemplo, será deducible el IVA de la factura de la luz que hemos mencionado siempre que se cumplan las condiciones previstas en la ley.

IVA no deducible

No es deducible el IVA soportado que no cumpla los requisitos requeridos ni aquel que la legislación señala expresamente como no deducible (por ejemplo, el de joyas, tabaco o atenciones a empleados).

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Requisitos

Para poder desgravar el IVA soportado se han de cumplir los siguientes requisitos:

• Ser empresario o profesional a efectos de IVA.
• Realizar operaciones que dan derecho a deducción, es decir, desempeñar actividades de entregas de bienes o prestación de servicios sujetas y no exentas, exportaciones o entregas intracomunitarias y asimiladas.
• Las cuotas soportadas deben estar originadas por adquisiciones de bienes o servicios que se afecten a la actividad. Es decir, que se destinen a la realización de operaciones necesarias para la obtención de ingresos.
• Estar en posesión de la factura que sea válida y esté debidamente contabilizada en el Libro Registro de Facturas Recibidas.
• No sería válida una factura que no contenga todas las menciones que son necesarias según el Reglamento de Facturación.

Ejemplos

Con los siguientes ejemplos entenderás muy bien la aplicación práctica de estos requisitos:

1.- El médico que tiene una consulta privada no podrá desgravar el IVA que soporte porque su actividad está exenta de IVA (es decir, la prestación de sus servicios no conlleva el devengo del IVA y, por tanto, no es sujeto pasivo de este impuesto).

2.- El IVA de los muebles que el dueño de la empresa compra para su casa junto con unas estanterías para el negocio no es deducible porque no estamos ante bienes afectos a la actividad.

3.- Por una compra de mercancía, recibimos una factura que se contabiliza en el libro diario pero no en el de facturas recibidas. El IVA que incluye no es deducible, porque el requisito de contabilización va referido al Libro de facturas recibidas, no al libro diario.

Dónde se desgrava

La deducción del IVA se realiza al incluirlo en el modelo 303, que es el formulario que se utiliza para liquidar este impuesto.

El importe a desgravar se anota en las casillas habilitadas al efecto, en las que habrá que consignar tanto la base imponible como la cuota deducible.

Cuándo se puede deducir el IVA

La regla general es que el IVA se puede deducir cuando se devengan las cuotas y se esté en posesión de la factura correspondiente.

Existen también unas reglas especiales referidas a las operaciones asimiladas a las importaciones o a las entregas de medios de transporte nuevos, por ejemplo, que puedes ver aquí.

En cualquier caso, el derecho caduca en el plazo de cuatro años. Esto quiere decir que si transcurre este plazo y no se ha incluído en ninguna declaración ya no se podrá desgravar. Y también, que si aparece una factura que se había extraviado tres años después de su emisión, el IVA que contiene aún se puede desgravar.

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Desgravación parcial

Hay casos en los que la ley no permite que se pueda desgravar el importe total del impuesto que consta en una factura, y ello aunque se cumplan todos los requisitos de deducibilidad.

No es este el lugar de profundizar en ellos pero sí que vamos a esbozar a grandes rasgos los más usuales con el fin de que tengas una idea genérica al menos:

1.- Afectación parcial de bienes

Cuando un elemento del activo se utiliza tanto para fines empresariales como para fines particulares, el IVA será deducible en la misma proporción.

Por ejemplo, si el 30% del local alquilado por la sociedad se utiliza como tienda al público y el 70% restante lo emplea una de las social para su uso personal, el IVA de la factura del alquiler será deducible solo en ese 30%, porque es el importe que corresponde a la parte destinada al desarrollo de la actividad.

El caso más habitual en este sentido es el de los vehículos y motocicletas a los cuales la ley presume una afectación del 50% y si el sujeto pasivo pretende deducir un porcentaje mayor de IVA deberá demostrar que el grado de afectación es superior a este porcentaje.

2.- Regla de la prorrata

Cuando una empresa realiza actividades que dan derecho a deducir IVA y otras que no confieren esta posibilidad es de aplicación la regla de la prorrata que implica que solo una parte del IVA es deducible.

Con este sistema lo que se pretende es que la entidad se pueda desgravar el IVA que soporta de una manera proporcional al que repercute. Existen dos alternativas de cálculo:

• Prorrata general

En ella será deducible el IVA en la misma proporción que las ventas que dan derecho a deducción suponen sobre el total.

Por ejemplo, si la empresa tiene unos ingresos totales de 100.000 euros de los cuales 45.000 proceden de la actividad que da derecho a desgravación, el IVA soportado será deducible en la misma proporción, es decir, en el 45%.

• Prorrata especial

Con ella será deducible el IVA de los gastos que se puedan imputar directamente a la actividad que permite su desgravación, no lo será el directamente imputable a la exenta y respecto a los gastos comunes se aplicará la regla contenida en el prorrata general.

Preguntas frecuentes

¿Cómo desgravar el IVA de un coche?

Según establece la normativa vigente, los vehículos, sus remolques, las motocicletas, los vehículos mixtos y los todo terreno se entienden afectos a la actividad empresarial en un 50%, por lo tanto el IVA solo será deducible en esa proporción.

Si la entidad demuestra que el grado de afectación es mayor podrá desgravarlo en esa misma proporción.

¿Es lo mismo gasto deducible que IVA deducible?

No, no es lo mismo.

Gasto deducible es aquel que se resta de los ingresos para calcular el resultado de la actividad y se determina según la Ley del Impuesto de Sociedades (a la cual remite la de IRPF en caso de autónomos).

Sin embargo, el IVA deducible es el que se puede desgravar en la declaración de IVA minorando así el importe a pagar por este impuesto. Se regula en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Se puede desgravar el IVA de un ticket?

No, no se puede desgravar el IVA de un ticket.

Uno de los requisitos de desgravación es que la factura contenga todas las menciones que exige la normativa, y los tickets o facturas simplificadas no los contienen.

¿Cómo desgravar el IVA siendo autónomo?

No existe diferencia entre la desgravación del IVA siendo autónomo y la que corresponde a una sociedad o cualquier tipo de entidad.

Así que todo lo que se aplica en un ámbito es igual de válido en el otro.

Payhawk

De lo que no cabe duda es de lo importante que es que todo el IVA que soporte la empresa se lo pueda desgravar. Y en los casos en los que no se cumplan los requisitos para hacerlo se estará perdiendo dinero.

Para evitarlo, Payhawk te puede ser de gran ayuda porque con su tecnología OCR y una simple foto con el móvil las facturas entrarán en el sistema y se podrán comprobar a tiempo real.

Imagina el caso de un trabajador que está en otra ciudad y realiza un pago por cuenta de la empresa (si lo hace, además, con nuestras tarjetas para gastos notarás una importante diferencia), entrega la factura al cabo de una semana después y resulta que ésta está incompleta. El IVA que contiene no sería deducible.

Sin embargo, si en ese momento se puede revisar porque ya está en el sistema se podría pedir una corrección sobre la marcha y estar en posesión de un documento totalmente válido.

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