La conciliación contable: cómo se hace de forma fácil

Con esto ya te puedes hacer una idea de la importancia de llevar a cabo esta operación y de hacerlo correctamente, por eso hemos dedicado este artículo a explicártelo con detalle.

Qué es la conciliación contable y para qué sirve

La conciliación contable es el proceso por el que se cotejan los saldos de las diferentes cuentas con los importes reales de cada una de ellas con el fin de comprobar si son correctos o no y, en caso de que no lo sean, detectar las anomalías a corregir.

Y es que muchas veces al contabilizar se cometen errores, (teclear un importe que no es, por ejemplo), se anota el mismo apunte dos o más veces, no se registra algún dato porque no llega el justificante o por olvido, etc. Todo esto hace que la información final no concuerde con la realidad.

De ahí la importancia de la conciliación contable, porque sirve para que los datos que figuran en la contabilidad sean exactos y los informes que se extraigan de ella sean correctos y reflejen fielmente la realidad económica de la empresa.

Ejemplos

En contabilidad, la conciliación se lleva a cabo, fundamentalmente, con las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y la tesorería, porque es el ámbito donde hay más movimiento y, por lo tanto, pueden surgir más discrepancias.

Para que tengas clara la terminología que te puedes encontrar sobre este tema y sepas exactamente qué significa, te explico la más usada con algunos ejemplos:

Conciliación de cuentas contables

Consiste en comparar el saldo de la cuenta de mayor de que se trate con el real y si no coincide buscar las diferencias para poder corregirlas.

Por ejemplo, la empresa debe a un proveedor 2.000 euros. Al conciliar los saldos, se comprueba que, según la contabilidad, la deuda asciende a 3.000. El siguiente paso sería buscar el apunte o apuntes que sobran, faltan o contienen un error, para después corregirlos y que el saldo contable final sean los 2.000 euros reales.

Conciliación de cuentas por pagar

Es la comprobación y subsanación de las cuentas que reflejan las deudas de la empresa. Por ejemplo: proveedores, acreedores, Hacienda Pública y Organismos de la Seguridad Social, préstamos a corto y largo plazo, nóminas pendientes de pago…

Conciliación de cuentas por cobrar

Es la comprobación y subsanación de las cuentas que reflejan los derechos de cobro de la empresa. Por ejemplo: clientes, deudores, importes a devolver por los organismos públicos…

Conciliación de tesorería

La tesorería es el dinero del que dispone la empresa, que puede estar en Caja (efectivo metálico) o en Bancos. Nuevamente es necesario que el saldo contable de estas cuentas coincida con el que arroja el libro de caja o el extracto bancario y para eso se lleva a cabo su conciliación.

Conciliación del balance

La conciliación del balance es la comprobación de la concordancia con la realidad de las diferentes partidas del balance. Es una manera de analizar todas las cuentas y detectar las que hay que corregir.

Conciliación bancaria

Es la conciliación por excelencia. A ella dedicamos un apartado específico más adelante.

Por último, por si alguien no lo tiene claro, en contabilidad se usa un término muy concreto como sinónimo de conciliar y es el verbo cuadrar. Y en este sentido, por ejemplo, la expresión el banco está cuadrado significa que la cuenta del banco ya está conciliada, hay que cuadrar los proveedores es lo mismo que hay que conciliar las cuentas de los proveedores o hay un descuadre o no cuadra indica que no coincide con la realidad.

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¿Es obligatoria?

Si y no. Es decir:

Como tal, la conciliación no es un proceso que se exija por la normativa expresamente pero esta sí que requiere que la contabilidad refleje la imagen fiel de la entidad. Y como la forma de asegurar que los datos que arroja son exactos es a través de la conciliación de las cuentas contables sí que es obligatorio llevarla a cabo, porque sin ella no se tendría la certeza de la veracidad de los datos.

Por eso, quizás sería más adecuado calificar la conciliación en contabilidad como necesaria en lugar de como obligatoria.

Cómo se hace la conciliación en contabilidad

El proceso de conciliar las cuentas contables ya ha quedado más o menos esbozado anteriormente pero aquí te tienes el paso a paso:

Primero.- Preparar la información extracontable, es decir, disponer del dato real de la cuenta de que se trate. Por ejemplo, conocer a ciencia cierta la cantidad que se debe a un proveedor.

Segundo.- Comprobar que el saldo de la cuenta en cuestión coincide con el importe anterior. Por ejemplo, si a ese proveedor se le debe 8.000 euros ese es el saldo que debe arrojar la cuenta de mayor.

Si ambas cantidades coinciden habrá terminado el trabajo porque el objetivo se ha cumplido: la veracidad de la contabilidad.

Sin embargo, si no coinciden habrá que seguir de la siguiente manera:

Tercero.- Cuando los saldos no coinciden hay que buscar el origen de la discrepancia y determinar las incidencias a subsanar.

La forma de llevar a cabo este punto varía en función de si se realiza una conciliación manual o automática. Ambas las veremos con detalle al terminar este apartado.

Cuarto.- Ya que se conocen las diferencias que existen hay que corregirlas, lo cual varía en función de si estamos ante una discrepancia temporal o permanente:

Descuadres temporales

Tienen lugar cuando hay un decalaje temporal entre lo anotado en la contabilidad y la información extracontable.

Por ejemplo: el 31 de diciembre la empresa ha realizado una transferencia al proveedor y ha anotado el pago en su cuenta. Sin embargo, a ese proveedor el dinero le ha llegado en enero, por lo que a 31 de diciembre aún tendrá pendiente de cobro ese importe.

En el transcurso de unos días la información coincidirá pero no tal como está recogida a 31 de diciembre, así que la corrección consistirá en anotar el apunte no en la cuenta del proveedor sino en una transitoria. Esta cuenta es la 555 Partidas pendientes de aplicación, cuyo importe se llevará a la cuenta del acreedor cuando realmente este reciba el montante de que se trate.

Si te preguntas si se podría borrar el apunte en diciembre y contabilizarlo en enero del ejercicio siguiente la respuesta es no porque el dinero sí que ha salido del banco de la empresa, lo que ocurre el que no ha llegado a destino. Por eso, si se borrara el asiento descuadraríamos la cuenta del banco.

Descuadres permanentes

No se deben a una diferencia de fechas sino a un fallo, por ejemplo, un apunte duplicado, una cantidad anotada erróneamente, un importe que no se ha contabilizado…

La solución aquí es simple: se trata de corregir el error cometido, por lo que habrá que contabilizar los asientos que falten, borrar los que sobran y corregir las cuantías equivocadas.

Quinto.- Comprobar nuevamente que los saldos son los correctos. Si es así, el proceso habrá terminado, pero en caso contrario habrá que retomar en el punto tercero de nuevo.

Y cómo se desarrolla ese punto tercero en la práctica nos referimos a continuación distinguiendo entre la conciliación manual y la automática.

Conciliación manual

Nos referimos a conciliación manual a aquella que realiza una persona, no un programa informático (que sería la automática).

Y, a su vez, este proceso se puede desarrollar de dos maneras diferentes:

1.- Con papel:

Es la forma que se ha venido empleando “toda la vida” y se lleva a cabo más o menos así:

• Se imprime el mayor de la cuenta contable a conciliar y el listado que contiene la información extracontable.
• Se van punteando las cantidades en uno y otro sitio, de forma que las que queden sin marcar “sobran” en la contabilidad y las que queden sin marcar en el listado extracontable “faltan”. También se detectarán las que están en los dos sitios pero con importes erróneos o con fechas dispares.
  Con base en lo anterior, se corrige la contabilidad en todo aquello que sea necesario para ajustarla a la información extracontable.

2.- Con excel:

El proceso es igual que el anterior pero algo más cómodo porque se utiliza una hoja de excel para anotar los dos tipos de partidas y detectar las diferencias.

Conciliación automática

Cualquiera de las dos formas vista es válida y consigue el objetivo pero su uso está especialmente indicado para pymes o entidades que no tengan un volumen demasiado alto de apuntes contables.

En las grandes empresas o en aquellas otras que cuentan con una contabilidad muy extensa resultan menos operativos, máxime cuando ya existen herramientas que facilitan mucho el proceso.

Y es que hay programas que realizan la conciliación de forma automática, al menos la de las cuentas de bancos porque permiten la conexión con las entidades y cotejan los datos contables con los que constan en los extractos bancarios. Prácticamente pulsando un par de teclas el personal encargado se ahorra toda la labor de punteo y detección de discrepancias.

Payhawk, por ejemplo, te ahorra mucho trabajo a la hora de conciliar las tarjetas para gastos de empresa. Programar demo.

Dos casos concretos de conciliación

Llegados a este punto poco queda ya por ver de este tema, pero merecen especial mención dos conceptos importantes:

Conciliación bancaria

Como hemos dicho, se trata de la conciliación por excelencia. De hecho, en muchos casos, el término conciliación se utiliza como sinónimo de conciliación bancaria.

A ella hacemos referencia con detalle en otro artículo de nuestro blog, así que para no repetir aquí la información te remitimos a él. Ver ahora.

Conciliación del resultado contable y fiscal

La conciliación entre el resultado contable y fiscal es un proceso que entraña cierta complejidad, por lo que no es este el momento de explicarlo con detalle sino más bien de saber lo que es.

La idea general es la siguiente:

En la contabilidad se contabilizan como gasto del ejercicio partidas que fiscalmente no tienen esa consideración. Así mismo, existe la posibilidad de reflejar en la declaración del Impuesto de Sociedades ciertos gastos que no tienen tal naturaleza desde el punto de vista contable.

Por ello es necesario conciliar el resultado contable y fiscal, para que la empresa tribute en función del beneficio o pérdida que se ha originado en aplicación de la normativa del Impuesto de Sociedades, no de la que se aplica en contabilidad.

Se trata de un cálculo extracontable, que no implica ni la corrección de asientos del Libro Diario ni su borrado o inclusión, más allá de los que haya que realizar al contabilizar el Impuesto de Sociedades.

(H2) Payhawk concilia las tarjetas de la empresa

En ningún momento hemos hecho referencia a la conciliación de las tarjetas de empresa y lo hemos dejado para tratarlo ahora porque queremos poner en valor el gran trabajo que Payhawk hace en ese sentido.

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Pero la solución la tienes en Payhawk, porque trabajando con nosotros no solo podrás proporcionar tarjetas para gastos a tus empleados sino que podrás conciliarlas automáticamente.

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