Los gastos de viaje de empresa: todo lo que necesitas saber (y más)

Este artículo te interesa porque en él vamos a tratar, entre otros aspectos, qué importes están exentos de cotización y de IRPF, cómo optimizar su gestión o en qué cuenta contable se anotan. Pero antes nos pondremos en contexto.

Qué son los gastos de viaje

Los gastos de viaje son aquellos que se ocasionan como consecuencia del desplazamiento de los trabajadores de la empresa fuera de la localidad donde ejercen su empleo o en la que radica el centro de trabajo con el fin de ejercer su función.

Por ejemplo, en una entidad que se dedica a la venta de maquinaria industrial con sede en Bilbao, los pagos que se originan como consecuencia del desplazamiento de un trabajador a Málaga y su estancia allí durante tres días para instalar una cadena de montaje en la fábrica de un cliente, tienen consideración de gastos de viaje y abarcan tanto los billetes de avión como la factura del hotel o la del restaurante, por ejemplo.

También lo son los que se abonan en concepto de gastos de kilometraje a ese mismo trabajador cuando se desplaza a un pueblo que está a una hora de distancia y utiliza su propio vehículo. En este otro artículo te contamos a cuánto se paga el kilometraje tras la reforma de 2023 (contenido actualizado en 2024).

En definitiva, cualquier otro gasto que se origine por el traslado puntual de un empleado para desarrollar su trabajo.

Conceptos básicos

En este tema es muy frecuente el uso de una serie de términos específicos que, para que nadie se pierda, explicamos a continuación:

• Dieta: Es el importe que se abona al trabajador para cubrir los gastos de estancia y manutención en la localidad a la que se ha desplazado.
• Gastos de locomoción: Son los que se originan por el transporte y servicios accesorios.
• Gastos de kilometraje: Entra en juego cuando el empleado hace el desplazamiento en su propio vehículo y la compañía le paga una cantidad por kilómetro recorrido. Ese dinero no solo cubre el consumo de combustible sino también el deterioro del vehículo y demás gastos que son inherentes a su propiedad.
• Política de gastos de viaje: Son las normas que ha establecido la empresa referentes a los gastos de viaje y que hace públicas ante su personal para que en todo momento sea conocedor de las pautas a seguir y de lo que la compañía admite o no en este sentido.
• Tarjeta para gastos de empresa: Es la que la entidad entrega a sus trabajadores para que con ella puedan pagar los gastos en los que incurren y que son por cuenta de la empresa. Por ejemplo, los gastos de viaje. Al hacer uso de ella el dinero sale de la cuenta bancaria de la entidad y el empleado no tiene que manejar dinero efectivo ni adelantar los importes del suyo propio.

Tal vez también te interese:

• Gestión de compras
• IVA a compensar
• Seguimiento del presupuesto
• Empresas fintech

Cómo afectan los gastos de viaje a las empresas

Para las empresas, los de viaje son otro tipo de gasto más y serán deducibles a la hora de calcular los impuestos si cumplen los requisitos generales que establece la normativa y que vienen a ser, a grandes rasgos: que sean necesarios para la obtención de ingresos, que estén debidamente anotados en la contabilidad o en los Libros Registro correspondientes y que se conserve el justificante adecuado.

En este aspecto funcionan prácticamente como cualquier otro. La principal diferencia radica en que, en muchos casos, es el trabajador el que realiza el pago que después hay que resarcirle. Y a eso nos referimos en el siguiente punto.

Lo bueno de implementar una solución de gestión de gastos como Payhawk es que puedes emitir tarjetas de gastos para los empleados, reembolsar los gastos a sus cuentas personales en cuestión de clics y calcular los gastos de viaje como el kilometraje y las dietas de forma totalmente automática.

Los principales desafíos de las empresas a la hora de gestionar los gastos de viaje

Un estudio realizado por Payhawk y IBTA refleja que el 66% de las empresas españolas deja que los empleados se hagan cargo del coste del viaje y, tras presentar los recibos correspondientes del viaje, es la empresa quién realiza el reembolso. Encuentra todos los datos del estudio llevado a cabo por Payhawk y la Asociación Ibérica de Viajes de Negocio en 2024 sobre cómo las empresas españolas gestionan los gastos de los viajes de negocio.

Este sistema, por muy democratizado que esté en la actualidad, tiende a desaparecer por varios motivos:

• La retención del talento es clave en la actualidad y cada vez son menos los empleados que están dispuestos a "financiar" o adelantar el dinero para los gastos de viajes de trabajo.
• Además, el departamento financiero pierde el control y la visibilidad del gasto, ya que no sabe cuánto ha costado el viaje hasta que este acaba y el empleado presenta el reporte de gastos. Hasta que eso ocurre, pueden pasar semanas.
• La empresa no puede asegurarse de que se están implementando y respetando las políticas de gasto de la empresa.
• Es más probable perder los tickets cuando el empleado está fuera de casa: asistiendo a reuniones o cogiendo trenes o aviones. En caso de perderlos, es probable que la empresa decida no reembolsarlos aumentando la frustración del empleado. Y, en caso de que realice el reembolso aun sin tener el recibo, la empresa pierde liquidez por no poder compensar el IVA de todos esos gastos.

En este artículo veremos como la tecnología de Payhawk es capaz de solventar todos los problemas mencionados a tiempo que reduce el trabajo manual y aumenta el control sobre el gasto. A modo de adelanto Payhawk permite:

• Calcular automáticamente costes de kilometraje y dietas
• Implementar las políticas de los gastos de viaje en billetes de tren, aviones e incluso hoteles
• Realizar reembolsos prácticamente instantáneos a los empleados
• Obtener visibilidad de los gastos en tiempo real y conciliarlos de forma automática, lo que posibilita ir haciendo el cierre mensual a medida que se producen los gastos.
• Y mucho más

Cómo se reembolsan a los trabajadores los gastos de viaje

Muchas veces es la empresa la que directamente paga las facturas ocasionadas por los gastos de viaje y, por ejemplo, hace una transferencia directamente al hotel o proporciona a los empleados una tarjeta de gastos (si solicitas una demo de nuestra herramienta nuestros expertos te explicarán cómo hacerlo con Payhawk y otros muchas funcionalidades).

Pero en otras ocasiones son los trabajadores los que realizan los pagos.

En estos casos, la empresa tiene que reembolsar el importe de los gastos ocasionados. Cada una lo hará en la forma que tenga prevista pero, en general, se suele seguir alguno de estos patrones:

• La empresa entrega un importe fijo independientemente de la cuantía a la que ascienda el gasto real. Por ejemplo, entrega al trabajador 20 euros para la comida y 100 para la pernoctación, de forma que si el empleado gasta menos dinero se queda con el sobrante y si el pago es superior lo pone de su bolsillo.
• La empresa asume el gasto real ocasionado, de manera que reembolsará justo el importe que aparezca en los justificantes aportados.
• Se emplea a veces, también, un modelo mixto entre las dos opciones anteriores y la entidad asigna unos importes fijos para determinados gastos y otros los desembolsa en función del importe real que figura en el justificante.

También es posible que la compañía entregue un anticipo al trabajador y luego se rindan cuentas, pero también conlleva, la mayoría de las veces, la aplicación de alguno de estos métodos.

¿Cómo optimizar la gestión de los gastos de viaje gracias a la tecnología financiera?

Muchos de los clientes que utilizan Payhawk a día de hoy, lo hacen por sus excelentes funcionalidades capaces de simplificar los gastos de viaje, tanto para el departamento financiero como para los empleados.

Entre ellas destacamos:

Emitir tarjetas para viajes

Una vez que Payhawk esté implementado en tu empresa, puedes crear múltiples políticas de gastos. Una de ellas puede ser la política de los gastos de viaje. Después, cuando un empleado necesite realizar un viaje, puedes emitir una tarjeta nueva (las digitales están disponibles de forma inmediata), entregársela al empleado en cuestión y bloquearla cuando el viaje acabe.

Todos los gastos que se realicen con esa tarjeta, aparecerán al instante en el panel de control del departamento financiero y se conciliarán automáticamente.

Funcionalidad de kilometraje

¿Un empleado debe realizar un viaje por carretera? Ningún problema:

1. Abre la app de Payhawk y añade un gasto de kilometraje
2. Marca el inicio de la ruta y el destino (así como cualquier otra parada que tenga en el itinerario)
3. Payhawk calcula automáticamente los kilómetros y multiplica esa cifra por la tarifa de kilometraje que tenga tu empresa
4. El departamento financiero revisa el gasto y realiza el reembolso a la cuenta personal del empleado
5. (Opcional) Si quieres tener un control total sobre los gastos, puedes activar un flujo de aprobación de múltiples niveles 100% personalizado

Ejemplo:

• Si el gasto es inferior a 50€ se aprueba de forma automática
• Si el gasto es de entre 50€ y 100€ el jefe del departamento debe aprobarlo
• Si el gasto es superior a 100€ el jefe del departamento y el director financiero deben aprobarlo

Este mismo mecanismo está disponible para las dietas.

Combo: presentación de gastos y 60dias

Estas dos funcionalidades por separado ahorran horas y horas al departamento financiero, pero juntas multiplican la eficiencia de cualquier empresa.

Cuando un empleado realiza un gasto de viaje con una tarjeta Payhawk, por ejemplo, el móvil le manda una notificación para que presente el recibo en ese mismo instante. Ese gasto, de forma automática, ya está procesado, contabilizado y categorizado gracias a la tecnología de reconocimiento de caracteres OCR de Payhawk.

[¡Atención! Tal y como vemos en la gráfica que aparece en la página 6 del estudio realizado por Payhawk e IBTA, el 41% de los empleados todavía no cuenta con una aplicación para gestionar los gastos de viaje]

• Si has activado la integración con tu ERP, los datos también aparecerán en él.
• Si activas la integración con 60dias, recuperas el IVA de forma automática.

Y hablando de integraciones.

Integración con TravelPerk

Si tu empresa utiliza TravelPerk ya sabrás lo cómodo que es gestionar el viaje con dicha herramienta. Además, a los departamentos financieros les encanta esa única factura que aglomera todos los gastos de viaje. Bien, al conectar ambos sistemas, esa factura se procesa y paga de forma automática (o según el flujo de aprobación que hayas implementado).

La última versión de la integración permite incluso conectar varias entidades de Payhawk a las diversas entidades de Travelperk.

La solución Pahawk es conocida por la calidad de sus integraciones con ERPs, softwares de contabilidad, sistemas de RR.HH...

Recuerda que puedes pedir una visita guiada por la herramienta a nuestro equipo sin ningún tipo de compromiso. Por mucho que te digamos lo fácil que se implementar nuestras integraciones, es mejor que lo veas.

Ahora que ya sabemos cómo gestionar los gastos de viaje de forma eficiente gracias a la tecnología, veamos los aspectos legales:

Importes exentos de tributación y de cotización a la Seguridad Social

La normativa establece que las dietas y gastos de locomoción que correspondan a los desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en un lugar distinto, no formarán parte de la base de cotización y estarán exentas de tributación en IRPF siempre que:

• Se justifique la realidad del desplazamiento, el lugar y el motivo.
• No sobrepasen los importes establecidos por la ley.

Para el trabajador, esto significa que no tendrá que incluir en su declaración de la renta las cantidades percibidas por este concepto ni estarán sujetas a retención.

Y para la empresa, implica que no tendrá que cotizar a la seguridad social por ellas ni practicar retención de IRPF en la nómina.

Importes exentos que establece la ley

Esta materia ha sido reformada por la Orden HFP/792/2023 que ha entrado en vigor el día 17 de julio y así, los importes que están exentos de cotización en la Seguridad Social y de tributar en la renta del trabajador son los siguientes:

1.- Gastos de estancia y manutención:

Los gastos de estancia estarán exentos en el importe que se justifique. Y los de manutención (dietas) se distingue en función de si se pernocta fuera o no:

• Con pernocta: En España, 53,34 euros y en el extranjero 91,35 euros.
• Sin pernocta: En España, 26,67 euros y en el extranjero 48,08 euros.

Si se trata de personal de vuelo: en España, 36,06 euros y en el extranjero 66,11 euros.

2.- Gastos de locomoción:

• En transporte público, el importe justificado.
• En el vehículo del trabajador (kilometraje), 0,26 euros por kilómetro recorrido más peajes y aparcamientos justificados.

La empresa puede abonar al trabajador un importe superior si lo estima conveniente, pero por el exceso tendrá que cotizar a la Seguridad Social y el trabajador tendrá que tributar por él, igual que ocurre con cualquier otra partida salarial. Puedes ver un ejemplo muy claro en la página de la Agencia Tributaria aquí.

Cómo se contabilizan los gastos de viaje

Cuando estamos ante cantidades que se pagan a los trabajadores y se incluyen en su nómina, puede surgir la duda de si contabilizarlos en la misma cuenta que se anotan los sueldos y salarios o en otra diferente. Aquí lo despejamos.

Cuenta contable a utilizar

La cuenta contable que se utiliza para contabilizar los gastos de viajes de los empleados es la 629 Otros servicios. Y lo es porque el Plan General de Contabilidad, al referirse a ella, establece que “en esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.”

Por tanto, aunque se trate de cantidades que se paguen a los trabajadores no se anotan dentro del subgrupo 64 Gastos de personal sino en el 62 Servicios exteriores.

Diferencia entre gastos de viaje y gastos de representación

Desde el punto de vista contable, los gastos de representación no son lo mismo que los gastos de viaje y se contabilizan en cuentas diferentes.

Los gastos de representación son aquellos en los que incurre la empresa con el fin de mejorar su relación con clientes o proveedores. Lógicamente, el objetivo de esto es obtener un beneficio para el negocio pero sin que consista en un acto comercial en sí.

Por ejemplo, serían gastos de representación invitar a unos clientes a un espectáculo, a una comida o a un viaje. Con estas acciones la compañía agasaja a sus clientes con la intención de aumentar las ventas. Sin embargo, la visita del comercial de la empresa a un nuevo negocio para venderle sus productos sería un gasto de viaje, porque deriva del desplazamiento del comercial para desempeñar su trabajo, que es vender.

Los de representación se contabilizan en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Algunas diferencias que podemos señalar entre los dos conceptos son:

• Los gastos de viajes implican un traslado del personal fuera de la localidad en la que radica su centro de trabajo mientras que los gastos de representación pueden producirse dentro o fuera del municipio en cuestión, de forma que el sitio en el que se producen no los define.
• Los gastos de representación tienen por finalidad promocionar la empresa y mejorar sus relaciones comerciales, mientras que los gastos de viaje tienen lugar siempre que sea necesario el desplazamiento de un empleado para realizar su trabajo, sea cual sea el motivo.
• Los gastos ocasionados por los viajes se contabilizan en la cuenta 629 Otros servicios mientras que para los gastos de representación se utiliza la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Ambos tipos de gastos son compatibles entre sí en el sentido de que un empleado puede desplazarse a otra ciudad, y ocasionar gastos de viaje, para promocionar la empresa ante unos proveedores, por ejemplo, y producir por ello gastos de representación.

Cómo mejorar la gestión de los gastos de viaje

Todo lo que suponga una mejora en la gestión y control de los gastos de viaje del personal de la empresa se va a traducir en un ahorro económico, ya sea porque se consiga que la salida de fondos sea menor o por el ahorro de tiempo (que también es de dinero) que se consigue al trabajar de una forma más eficiente.

Mencionamos aquí dos acciones cuya implementación marca un antes y un después:

1.- El establecimiento de una política de gastos de viaje con normas claras y de aplicación obligatoria.

Una vez que todo el personal implicado sepa lo que está permitido y lo que no, la forma en la que hay que presentar la información, los justificantes que se exigen, los plazos de actuación, etc., se funcionará de una manera mucho más ágil y segura, que ahorrará tiempo y minimizará el margen de error.

2.- El uso de herramientas específicas que automaticen procesos y liberen de carga de trabajo al departamento financiero y de administración. Como te explicamos en el siguiente punto, Payhawk es un claro ejemplo de ello.

Cómo te puede ayudar Payhawk en este aspecto

Payhawk es la herramienta de control de gastos ideal para gestionar los relativos a los viajes que realice tu personal y hacerlo de una manera eficiente, cómoda y fluida. Para que te hagas una idea vamos a poner un ejemplo muy básico:

Imagina que el trabajador pasa el día trabajando en la ciudad vecina y la empresa corre con los gastos de la comida.

Como se ha venido haciendo hasta ahora, el trabajador tendrá que pagar de su bolsillo la factura del restaurante y entregarlo en la empresa para que le abone su importe. O igual ha recibido un adelanto y después tendrá que devolver el sobrante junto con el justificante.

En ambos casos es necesario justificar el gasto y pagar el importe al trabajador, o cuadrar el adelanto, y disponer de efectivo. Visto así parece sencillo pero la verdad es que pueden pasar días entre un momento y otro, o que el documento entregado no sea una factura completa y no sea deducible a efectos fiscales o, incluso, que se haya extraviado, por ejemplo.

Sin embargo, con Payhawk:

1.- En el propio restaurante, el empleado capturará los datos de la factura haciendo una simple foto con el móvil. A partir de ahí, el documento estará en el sistema y el formato digital creado cumple con todos los requisitos legales por lo que no será necesario guardar el papel. Además, con un par de clics podrá ordenarse su pago o enviarse al sistema ERP, por ejemplo. Por supuesto, formará parte de los informes que se hayan predeterminado y podrá ser fiscalizada por la persona o departamento autorizado prácticamente a tiempo real, con lo cual si el justificante no es correcto, por ejemplo, se podrá reclamar antes del regreso del trabajador.

2.- No será necesario el manejo de efectivo ni dejar al empleado la carga de tener que adelantar el dinero. Con las tarjetas para gastos de empresa, que se pueden crear de forma rápida y sencilla podrá pagar con dinero de la compañía sin que pase por sus manos ni un solo euro.

Y esto es solo una pequeña muestra de lo que nuestra herramienta puede hacer por empresa. Solicita una demo con nuestros expertos y ellos te explicarán, con detalle y sin compromiso, todas sus funcionalidades y beneficios.