En algunos casos ocupan una partida presupuestaria importante y en otros son algo más anecdóticos pero pocas son los negocios que no incurren en gastos de viaje para desarrollar su actividad normal.
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Y si estás leyendo esto seguro que es porque tu empresa no integra el segundo grupo. Por eso este artículo te interesa, porque en él vamos a tratar, entre otros, aspectos, por ejemplo, qué importes están exentos de cotización y de IRPF, cómo optimizar su gestión o en qué cuenta contable se anotan. Pero antes nos pondremos en contexto.
Los gastos de viaje son aquellos que se ocasionan como consecuencia del desplazamiento de los trabajadores de la empresa fuera de la localidad donde ejercen su empleo o en la que radica el centro de trabajo con el fin de ejercer su función.
Por ejemplo, en una entidad que se dedica a la venta de maquinaria industrial con sede en Bilbao, los pagos que se originan como consecuencia del desplazamiento de un trabajador a Málaga y su estancia allí durante tres días para instalar una cadena de montaje en la fábrica de un cliente, tienen consideración de gastos de viaje y abarcan tanto los billetes de avión como la factura del hotel o la del restaurante, por ejemplo.
También lo son los que se abonan en concepto de gastos de kilometraje a ese mismo trabajador cuando se desplaza a un pueblo que está a una hora de distancia y utiliza su propio vehículo. Y, en definitiva, cualquier otro que se origine por el traslado puntual de un empleado para desarrollar su trabajo.
En este tema es muy frecuente el uso de una serie de términos específicos que, para que nadie se pierda, explicamos a continuación:
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Para las empresas, los de viaje son otro tipo de gasto más y serán deducibles a la hora de calcular los impuestos si cumplen los requisitos generales que establece la normativa y que vienen a ser, a grandes rasgos: que sean necesarios para la obtención de ingresos, que estén debidamente anotados en la contabilidad o en los Libros Registro correspondientes y que se conserve el justificante adecuado.
En este aspecto funcionan prácticamente como cualquier otro. La principal diferencia radica en que, en muchos casos, es el trabajador el que realiza el pago que después hay que resarcirle. Y a eso nos referimos en el siguiente punto.
Muchas veces es la empresa la que directamente paga las facturas ocasionadas por los gastos de viaje y, por ejemplo, hace una transferencia directamente al hotel o proporciona a los empleados una tarjeta de gastos (si solicitas una demo de nuestra herramienta nuestros expertos te explicarán cómo hacerlo con Payhawk y otros muchas funcionalidades). Pero en otras ocasiones son los trabajadores los que realizan los pagos.
En estos casos, la empresa tiene que reembolsar el importe de los gastos ocasionados (lo que se conoce como liquidación de los gastos de viaje). Cada una lo hará en la forma que tenga prevista pero, en general, se suele seguir alguno de estos patrones:
También es posible que la compañía entregue un anticipo al trabajador y luego se rindan cuentas, pero también conlleva, la mayoría de las veces, la aplicación de alguno de estos métodos.
La normativa establece que las dietas y gastos de locomoción que correspondan a los desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en un lugar distinto, no formarán parte de la base de cotización y estarán exentas de tributación en IRPF siempre que:
Para el trabajador, esto significa que no tendrá que incluir en su declaración de la renta las cantidades percibidas por este concepto ni estarán sujetas a retención.
Y para la empresa, implica que no tendrá que cotizar a la seguridad social por ellas ni practicar retención de IRPF en la nómina.
Esta materia ha sido reformada por la Orden HFP/792/2023 que ha entrado en vigor el día 17 de julio y así, los importes que están exentos de cotización en la Seguridad Social y de tributar en la renta del trabajador son los siguientes:
1.- Gastos de estancia y manutención:
Los gastos de estancia estarán exentos en el importe que se justifique. Y los de manutención (dietas) se distingue en función de si se pernocta fuera o no:
Si se trata de personal de vuelo: en España, 36,06 euros y en el extranjero 66,11 euros.
2.- Gastos de locomoción:
La empresa puede abonar al trabajador un importe superior si lo estima conveniente, pero por el exceso tendrá que cotizar a la Seguridad Social y el trabajador tendrá que tributar por él, igual que ocurre con cualquier otra partida salarial.
Cuando estamos ante cantidades que se pagan a los trabajadores y se incluyen en su nómina, puede surgir la duda de si contabilizarlos en la misma cuenta que se anotan los sueldos y salarios o en otra diferente. Aquí lo despejamos.
La cuenta contable que se utiliza para contabilizar los gastos de viajes de los empleados es la 629 Otros servicios. Y lo es porque el Plan General de Contabilidad, al referirse a ella, establece que “en esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.”
Por tanto, aunque se trate de cantidades que se paguen a los trabajadores no se anotan dentro del subgrupo 64 Gastos de personal sino en el 62 Servicios exteriores.
Desde el punto de vista contable, los gastos de representación no son lo mismo que los gastos de viaje y se contabilizan en cuentas diferentes.
Los gastos de representación son aquellos en los que incurre la empresa con el fin de mejorar su relación con clientes o proveedores. Lógicamente, el objetivo de esto es obtener un beneficio para el negocio pero sin que consista en un acto comercial en sí.
Por ejemplo, serían gastos de representación invitar a unos clientes a un espectáculo, a una comida o a un viaje. Con estas acciones la compañía agasaja a sus clientes con la intención de aumentar las ventas. Sin embargo, la visita del comercial de la empresa a un nuevo negocio para venderle sus productos sería un gasto de viaje, porque deriva del desplazamiento del comercial para desempeñar su trabajo, que es vender.
Los de representación se contabilizan en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.
Algunas diferencias que podemos señalar entre los dos conceptos son:
Ambos tipos de gastos son compatibles entre sí en el sentido de que un empleado puede desplazarse a otra ciudad, y ocasionar gastos de viaje, para promocionar la empresa ante unos proveedores, por ejemplo, y producir por ello gastos de representación.
Todo lo que suponga una mejora en la gestión y control de los gastos de viaje del personal de la empresa se va a traducir en un ahorro económico, ya sea porque se consiga que la salida de fondos sea menor o por el ahorro de tiempo (que también es de dinero) que se consigue al trabajar de una forma más eficiente.
Mencionamos aquí dos acciones cuya implementación marca un antes y un después:
1.- El establecimiento de una política de gastos de viaje con normas claras y de aplicación obligatoria.
Una vez que todo el personal implicado sepa lo que está permitido y lo que no, la forma en la que hay que presentar la información, los justificantes que se exigen, los plazos de actuación, etc., se funcionará de una manera mucho más ágil y segura, que ahorrará tiempo y minimizará el margen de error.
2.- El uso de herramientas específicas que automaticen procesos y liberen de carga de trabajo al departamento financiero y de administración. Como te explicamos en el siguiente punto, Payhawk es un claro ejemplo de ello.
Payhawk es la herramienta de control de gastos ideal para gestionar los relativos a los viajes que realice tu personal y hacerlo de una manera eficiente, cómoda y fluida. Para que te hagas una idea vamos a poner un ejemplo muy básico:
Imagina que el trabajador pasa el día trabajando en la ciudad vecina y la empresa corre con los gastos de la comida.
Como se ha venido haciendo hasta ahora, el trabajador tendrá que pagar de su bolsillo la factura del restaurante y entregarlo en la empresa para que le abone su importe. O igual ha recibido un adelanto y después tendrá que devolver el sobrante junto con el justificante.
En ambos casos es necesario justificar el gasto y pagar el importe al trabajador, o cuadrar el adelanto, y disponer de efectivo. Visto así parece sencillo pero la verdad es que pueden pasar días entre un momento y otro, o que el documento entregado no sea una factura completa y no sea deducible a efectos fiscales o, incluso, que se haya extraviado, por ejemplo.
Sin embargo, con Payhawk:
1.- En el propio restaurante, el empleado capturará los datos de la factura haciendo una simple foto con el móvil. A partir de ahí, el documento estará en el sistema y el formato digital creado cumple con todos los requisitos legales por lo que no será necesario guardar el papel. Además, con un par de clics podrá ordenarse su pago o enviarse al sistema ERP, por ejemplo. Por supuesto, formará parte de los informes que se hayan predeterminado y podrá ser fiscalizada por la persona o departamento autorizado prácticamente a tiempo real, con lo cual si el justificante no es correcto, por ejemplo, se podrá reclamar antes del regreso del trabajador.
2.- No será necesario el manejo de efectivo ni dejar al empleado la carga de tener que adelantar el dinero. Con las tarjetas para gastos de empresa, que se pueden crear de forma rápida y sencilla podrá pagar con dinero de la compañía sin que pase por sus manos ni un solo euro.
Y esto es solo una pequeña muestra de lo que nuestra herramienta puede hacer por empresa. Solicita una demo con nuestros expertos y ellos te explicarán, con detalle y sin compromiso, todas sus funcionalidades y beneficios.
Tanto si tienes decenas, cientos o miles de empleados, hacemos que el gasto de tu empresa trabaje para ti, dándote el control del gasto a gran escala con una única solución. Despídete de las tareas manuales y repetitivas, programa una demo hoy.
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