Descubre cómo gestionar los gastos de viaje de forma eficiente y cómo, gracias a la tecnología de Payhawk, simplificamos la digitalización y la contabilidad de estos gastos. En este artículo también encontrarás el estudio que ha realizado Payhawk junto a IBTA para ver cómo gestionan los gastos las empresas españolas.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
En este artículo vamos a a tratar, entre otros aspectos, qué importes están exentos de cotización y de IRPF en los gastos de viaje, cómo optimizar la gestión de gastos de viaje, qué gastos de viaje son deducibles y en qué cuenta contable se anotan. Pero antes nos pondremos en contexto para entender qué se considera un gasto de viaje en la empresa.
Los gastos de viaje son aquellos que se ocasionan como consecuencia del desplazamiento de los trabajadores de la empresa fuera de la localidad donde ejercen su empleo o en la que radica el centro de trabajo con el fin de ejercer su función.
Por ejemplo, en una entidad que se dedica a la venta de maquinaria industrial con sede en Bilbao, los pagos que se originan como consecuencia del desplazamiento de un trabajador a Málaga y su estancia allí durante tres días para instalar una cadena de montaje en la fábrica de un cliente, tienen consideración de gastos de viaje y abarcan tanto los billetes de avión como la factura del hotel o la del restaurante, por ejemplo.
Los gastos de viaje son también los que se abonan en concepto de gastos de kilometraje a ese mismo trabajador cuando se desplaza a un pueblo que está a una hora de distancia y utiliza su propio vehículo. Si estás interesado en conocer costes en desplazamientos, en este otro artículo te contamos a cuánto se paga el kilometraje tras la reforma de 2023 (contenido actualizado en 2024).
En definitiva, entendemos como gastos de viaje cualquier gasto que se origine por el traslado puntual de un empleado para desarrollar su trabajo.
Análisis sobre cómo gestionan los gastos de viaje las empresas españolas
En este tema es muy frecuente el uso de una serie de términos específicos que, para que nadie se pierda, explicamos a continuación:
Tal vez también te interese:
Para las empresas, los de viaje son otro tipo de gasto más y serán deducibles a la hora de calcular los impuestos si cumplen los requisitos generales que establece la normativa y que vienen a ser, a grandes rasgos: que sean necesarios para la obtención de ingresos, que estén debidamente anotados en la contabilidad o en los Libros Registro correspondientes y que se conserve el justificante adecuado.
En este aspecto funcionan prácticamente como cualquier otro gasto en la empresa. La principal diferencia radica en que, en muchos casos, es el trabajador el que realiza el pago que después hay que reembolsarle. A eso nos referiremos más adelante, para entender cómo gestionar los reembolsos en la empresa.
Pero antes, vamos a tratar un tema que afecta a la mayoría de empresas: las tareas manuales en la gestión de gastos de viaje.
Recopilar los documentos de gasto como tickets y facturas es una tarea engorrosa para todo equipo financiero, y se vuelve más difícil cuándo hablamos de gastos de viaje:
Son muchos los imprevistos que pueden surgir cuando un empleado está en movimiento, pero por suerte, hay sistemas que permiten mejorar el control de los gastos cuando los empleados se encuentran realizando un viaje de empresa. Una solución de gestión de gastos como Payhawk te permite emitir tarjetas de gastos para los empleados con límites de gasto personalizables, reembolsar los gastos a sus cuentas personales en cuestión de clics y calcular los gastos de viaje como el kilometraje y las dietas de forma totalmente automática. Si quieres saber cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa a gestionar gastos de viaje, puedes solicitar más información aquí.
Emite tarjetas con límites de gasto, reembolsos y haz el cálculo de kilometraje automático
Muchas veces es la empresa la que directamente paga las facturas ocasionadas por los gastos de viaje y, por ejemplo, hace una transferencia directamente al hotel. O bien, o proporciona a los empleados una tarjeta para los gastos de viajes para que puedan abonar directamente los importes y posteriormente entregar los documentos justificantes al equipo financiero para su contabilización.
Pero en otras ocasiones son los trabajadores los que realizan los pagos, y adelantan el dinero por la empresa.
En estos casos, la empresa tiene que reembolsar el importe de los gastos ocasionados. Cada una lo hará en la forma que tenga prevista pero, en general, se suele seguir alguno de estos patrones:
También es posible que la compañía entregue un anticipo al trabajador y luego se rindan cuentas, pero también conlleva, la mayoría de las veces, la aplicación de alguno de estos métodos.
Un estudio realizado por Payhawk y IBTA refleja que el 66% de las empresas españolas deja que los empleados se hagan cargo del coste del viaje y, tras presentar los recibos correspondientes del viaje, es la empresa quién realiza el reembolso. Encuentra todos los datos del estudio llevado a cabo por Payhawk y la Asociación Ibérica de Viajes de Negocio sobre cómo las empresas españolas gestionan los gastos de los viajes de negocio.
Este sistema, por muy democratizado que esté en la actualidad, tiende a desaparecer por varios motivos:
En este artículo veremos como la tecnología de Payhawk es capaz de solventar todos los problemas mencionados a tiempo que reduce el trabajo manual y aumenta el control sobre el gasto. A modo de adelanto Payhawk permite:
Muchos de los clientes que utilizan Payhawk a día de hoy, lo hacen por sus excelentes funcionalidades capaces de simplificar los gastos de viaje, tanto para el departamento financiero como para los empleados.
Entre ellas destacamos:
Con un software para la gestión de gastos de empresa como Payhawk, puedes emitir tarjetas físicas o virtuales con límites de gasto personalizables, que cumplan con las políticas de gasto de viaje de la empresa. De este modo, en cuánto el empleado realice un gasto con la tarjeta, el equipo de finanzas recibirá automáticamente el ticket o factura de forma digitalizada, y quedará listo para poder contabilizarse.
Ten en cuenta que todos los gastos que se realicen con esa tarjeta, aparecerán al instante en el panel de control del departamento financiero y se conciliarán automáticamente.
La flexibilidad que ofrece Payhawk a la empresa te permite cubrir múltiples escenarios. Por ejemplo, en caso que el empleado únicamente tenga que realizar un viaje, podrás emitir una tarjeta única para ese viaje en concreto. Y congelarla una vez termine. De este modo, puedes mejorar el control de los gastos de viaje en la empresa.
¿Un empleado debe realizar un viaje por carretera? Ningún problema, Payhawk te calcula el gasto de forma automática. Aquí tienes los pasos que deberás hacer:
Por ejemplo, puedes personalizar el proceso de aprobación de gastos de la siguiente forma:
Este mismo mecanismo está disponible para todo tipo de gastos en Payhawk, incluyendo también las dietas, de forma que se agiliza la gestión de gastos, ya sea por viajes, proyectos o equipos, a la vez que se garantiza el control al equipo de finanzas y el cumplimiento de los presupuestos en la empresa.
Automatiza la gestión de gastos de viaje y cálculo de kilometraje
Estas dos funcionalidades por separado ahorran horas y horas al departamento financiero, pero juntas multiplican la eficiencia de cualquier empresa.
Cuando un empleado realiza un gasto de viaje con una tarjeta Payhawk, por ejemplo, el móvil le manda una notificación para que presente el recibo en ese mismo instante. Ese gasto, de forma automática, ya está procesado, contabilizado y categorizado gracias a la tecnología de reconocimiento de caracteres OCR de Payhawk.
[¡Atención! Tal y como vemos en la gráfica que aparece en la página 6 del estudio realizado por Payhawk e IBTA, el 41% de los empleados todavía no cuenta con una aplicación para gestionar los gastos de viaje]
Y hablando de integraciones.
Si tu empresa utiliza TravelPerk ya sabrás lo cómodo que es gestionar el viaje con dicha herramienta. Además, a los departamentos financieros les encanta esa única factura que aglomera todos los gastos de viaje. Bien, al conectar ambos sistemas, esa factura se procesa y paga de forma automática (o según el flujo de aprobación que hayas implementado).
La solución Pahawk es conocida por la calidad de sus integraciones con ERPs, softwares de contabilidad, sistemas de RR.HH...
Recuerda que puedes pedir una visita guiada por la herramienta a nuestro equipo sin ningún tipo de compromiso. Por mucho que te digamos lo fácil que se implementar nuestras integraciones, es mejor que lo veas.
Ahora que ya sabemos cómo gestionar los gastos de viaje de forma eficiente gracias a la tecnología, veamos los aspectos legales:
La normativa establece que las dietas y gastos de locomoción que correspondan a los desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en un lugar distinto, no formarán parte de la base de cotización y estarán exentas de tributación en IRPF siempre que:
Para el trabajador, esto significa que no tendrá que incluir en su declaración de la renta las cantidades percibidas por este concepto ni estarán sujetas a retención.
Y para la empresa, implica que no tendrá que cotizar a la seguridad social por ellas ni practicar retención de IRPF en la nómina.
Esta materia ha sido reformada por la Orden HFP/792/2023 que ha entrado en vigor el día 17 de julio y así, los importes que están exentos de cotización en la Seguridad Social y de tributar en la renta del trabajador son los siguientes:
1.- Gastos de estancia y manutención:
Los gastos de estancia estarán exentos en el importe que se justifique. Y los de manutención (dietas) se distingue en función de si se pernocta fuera o no:
Si se trata de personal de vuelo: en España, 36,06 euros y en el extranjero 66,11 euros.
2.- Gastos de locomoción:
La empresa puede abonar al trabajador un importe superior si lo estima conveniente, pero por el exceso tendrá que cotizar a la Seguridad Social y el trabajador tendrá que tributar por él, igual que ocurre con cualquier otra partida salarial. Puedes ver un ejemplo muy claro en la página de la Agencia Tributaria aquí.
Cuando estamos ante cantidades que se pagan a los trabajadores y se incluyen en su nómina, puede surgir la duda de si contabilizarlos en la misma cuenta que se anotan los sueldos y salarios o en otra diferente. Aquí lo despejamos.
La cuenta contable que se utiliza para contabilizar los gastos de viajes de los empleados es la 629 Otros servicios. Y lo es porque el Plan General de Contabilidad, al referirse a ella, establece que “en esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.”
Por tanto, aunque se trate de cantidades que se paguen a los trabajadores no se anotan dentro del subgrupo 64 Gastos de personal sino en el 62 Servicios exteriores.
Desde el punto de vista contable, los gastos de representación no son lo mismo que los gastos de viaje y se contabilizan en cuentas diferentes.
Los gastos de representación son aquellos en los que incurre la empresa con el fin de mejorar su relación con clientes o proveedores. Lógicamente, el objetivo de esto es obtener un beneficio para el negocio pero sin que consista en un acto comercial en sí.
Por ejemplo, serían gastos de representación invitar a unos clientes a un espectáculo, a una comida o a un viaje. Con estas acciones la compañía agasaja a sus clientes con la intención de aumentar las ventas. Sin embargo, la visita del comercial de la empresa a un nuevo negocio para venderle sus productos sería un gasto de viaje, porque deriva del desplazamiento del comercial para desempeñar su trabajo, que es vender.
Los de representación se contabilizan en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.
Algunas diferencias que podemos señalar entre los dos conceptos son:
Ambos tipos de gastos son compatibles entre sí en el sentido de que un empleado puede desplazarse a otra ciudad, y ocasionar gastos de viaje, para promocionar la empresa ante unos proveedores, por ejemplo, y producir por ello gastos de representación.
Todo lo que suponga una mejora en la gestión y control de los gastos de viaje del personal de la empresa se va a traducir en un ahorro económico, ya sea porque se consiga que la salida de fondos sea menor o por el ahorro de tiempo (que también es de dinero) que se consigue al trabajar de una forma más eficiente.
Mencionamos aquí dos acciones cuya implementación marca un antes y un después:
1.- El establecimiento de una política de gastos de viaje con normas claras y de aplicación obligatoria.
Una vez que todo el personal implicado sepa lo que está permitido y lo que no, la forma en la que hay que presentar la información, los justificantes que se exigen, los plazos de actuación, etc., se funcionará de una manera mucho más ágil y segura, que ahorrará tiempo y minimizará el margen de error.
2.- El uso de herramientas específicas que automaticen procesos y liberen de carga de trabajo al departamento financiero y de administración. Como te explicamos en el siguiente punto, Payhawk es un claro ejemplo de ello.
Controla y automatiza la gestión de gastos de viaje
Payhawk es la herramienta de control de gastos ideal para gestionar los relativos a los viajes que realice tu personal y hacerlo de una manera eficiente, cómoda y fluida. Para que te hagas una idea vamos a poner un ejemplo muy básico:
Imagina que el trabajador pasa el día trabajando en la ciudad vecina y la empresa corre con los gastos de la comida.
Como se ha venido haciendo hasta ahora, el trabajador tendrá que pagar de su bolsillo la factura del restaurante y entregarlo en la empresa para que le abone su importe. O igual ha recibido un adelanto y después tendrá que devolver el sobrante junto con el justificante.
En ambos casos es necesario justificar el gasto y pagar el importe al trabajador, o cuadrar el adelanto, y disponer de efectivo. Visto así parece sencillo pero la verdad es que pueden pasar días entre un momento y otro, o que el documento entregado no sea una factura completa y no sea deducible a efectos fiscales o, incluso, que se haya extraviado, por ejemplo.
Sin embargo, con Payhawk:
1.- En el propio restaurante, el empleado capturará los datos de la factura haciendo una simple foto con el móvil. A partir de ahí, el documento estará en el sistema y el formato digital creado cumple con todos los requisitos legales por lo que no será necesario guardar el papel. Además, con un par de clics podrá ordenarse su pago o enviarse al sistema ERP, por ejemplo. Por supuesto, formará parte de los informes que se hayan predeterminado y podrá ser fiscalizada por la persona o departamento autorizado prácticamente a tiempo real, con lo cual si el justificante no es correcto, por ejemplo, se podrá reclamar antes del regreso del trabajador.
2.- No será necesario el manejo de efectivo ni dejar al empleado la carga de tener que adelantar el dinero. Con las tarjetas para gastos de empresa, que se pueden crear de forma rápida y sencilla podrá pagar con dinero de la compañía sin que pase por sus manos ni un solo euro.
Y esto es solo una pequeña muestra de lo que nuestra herramienta puede hacer por empresa. Solicita una demo con nuestros expertos y ellos te explicarán, con detalle y sin compromiso, todas sus funcionalidades y beneficios.
Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
Controla el gasto de empresa en tiempo real y despídete de las tareas manuales. Nuestros expertos te enseñarán cómo puedes beneficiarte de una solución integral como Payhawk.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
