Seguimiento del presupuesto y control de sus desviaciones (11 consejos)

¿Qué es el seguimiento de un presupuesto?

Por definición, el seguimiento de un presupuesto es el proceso de monitorizar y evaluar sistemáticamente los ingresos y gastos de una empresa. Se utiliza para confirmar que los recursos financieros se ajustan a las metas y objetivos establecidos. A su vez, el proceso implica comparar constantemente los resultados reales con las proyecciones presupuestarias.

A su vez, el seguimiento de presupuestos también exige analizar las desviaciones que puedan surgir en el camino. Por todo ello, su objetivo principal es identificar oportunidades de mejora, reducir costos innecesarios y garantizar una toma de decisiones informada y eficiente.

¿Y cada cuánto debes llevarlo a cabo? Al tratarse de un proceso constante, lo ideal es que hagas controles y seguimientos presupuestarios de forma anual, trimestral y con cierre mensual. Es la mejor manera de que no se te escape nada y de evitar sobresaltos financieros.

Importancia y utilidad del seguimiento del presupuesto

Por sus características, el seguimiento del presupuesto es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Algunas de las razones por las que este proceso es tan importante son:

1. Control presupuestal: Un seguimiento regular te permite mantener un control detallado sobre el flujo de dinero. Así, evitas excesos de gastos y optimizas los recursos.
2. Identificación temprana de desviaciones: Al comparar los resultados reales con las previsiones presupuestarias, puedes detectar desviaciones del presupuesto de tesorería en una etapa temprana. Esto te da la oportunidad de adoptar medidas correctivas antes de que los problemas se agraven.
3. Toma de decisiones informada: Al tener una visión clara de los recursos disponibles, puedes tomar decisiones estratégicas fundamentadas en datos.
4. Planificación a largo plazo: El seguimiento del presupuesto te facilita la planificación financiera a largo plazo, pudiendo fijar metas realistas.

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Cómo se realiza el seguimiento y control presupuestario

A su vez, el seguimiento y control presupuestario implica una serie de pasos clave que garanticen su eficacia. Aquí te presentamos una guía sobre cómo llevar a cabo este proceso de manera efectiva:

1. Establece un presupuesto sólido: Antes de iniciar el seguimiento, haz un presupuesto bien estructurado y realista. Define objetivos claros y asigna fondos a cada área o proyecto estratégicamente.
2. Registra y compara datos: Mantén un registro preciso de todos los ingresos y gastos y compáralos con las proyecciones presupuestarias periódicamente.
3. Utiliza herramientas de seguimiento: Emplea herramientas y un software especializado que faciliten el proceso: hojas de cálculo, aplicaciones de contabilidad, plataformas de gestión empresarial... De hecho, puedes solicitar una demo con los expertos de Payhawk y probar nuestra completa plataforma.
4. Realiza análisis de desviaciones: Identifica las diferencias entre los datos reales y los proyectados. Si hay desviaciones, investiga las causas y evalúa su impacto.
5. Ajusta y optimiza: Con base en los resultados del análisis de desviaciones, ajusta el presupuesto y busca formas de optimizar los gastos sin comprometer la calidad o el crecimiento de tu negocio.

11 consejos para ganar en eficiencia

Precisamente, para ser más eficiente en el seguimiento y el control del presupuesto, te ofrecemos los siguientes consejos apoyándonos en nuestra experiencia:

1. Establece metas SMART

Asegúrate de que tus metas presupuestarias sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (por sus siglas, SMART). Las metas SMART te proporcionan una base clara para evaluar tu desempeño financiero y te facilitan la identificación de desviaciones.

2. Revisa y actualiza el presupuesto regularmente

El entorno empresarial es dinámico y cambiante. Por lo tanto, revisa y actualiza el presupuesto regularmente para reflejar las últimas condiciones económicas y las necesidades de la empresa.

3. Involucra a todo el equipo

La responsabilidad del seguimiento del presupuesto no debe recaer solo en el equipo financiero. Involucra a todos los departamentos en el proceso para que comprendan la importancia del control presupuestario y colaboren en su cumplimiento.

4. Realiza análisis de tendencias

Además de las desviaciones, observa también las tendencias financieras. Esto te permitirá anticiparte a posibles desviaciones y adoptar medidas preventivas.

5. Implementa un sistema de incentivos

Considera la posibilidad de establecer un sistema de incentivos para los empleados y equipos que cumplan o superen los objetivos presupuestarios. Les motivará a mantenerse enfocados en el control de gastos y en el logro de metas.

6. Controla los gastos no recurrentes

Es común que algunas partidas presupuestarias estén destinadas a gastos únicos o no recurrentes. Asegúrate de controlarlos especialmente, ya que pueden afectar significativamente a la estabilidad financiera de la empresa.

7. Aprende de las desviaciones

En lugar de ver las desviaciones como fracasos, utilízalas como oportunidades para aprender y mejorar. Analiza las causas y aplica tu experiencia y conocimientos para realizar ajustes y evitar errores futuros.

8. Haz proyecciones a corto y largo plazo

Realiza proyecciones a corto y largo plazo para tener una visión más amplia del futuro financiero de la empresa. Te preparará para posibles cambios y para adoptar decisiones estratégicas a largo plazo.

9. Controla el flujo de efectivo

El flujo de efectivo es crucial para la supervivencia de cualquier negocio. Asegúrate de controlarlo de cerca y evita enfrentarte a problemas de liquidez inesperados.

10. Realiza análisis comparativos constantes

Compara el rendimiento financiero actual con años anteriores y con empresas similares de tu sector. Por eso es útil guardar y utilizar presupuestos anuales, trimestrales y de cierre mensual, ya que te permitirán medir e identificar fortalezas y debilidades en todo momento y contexto.

11. Aprovecha la tecnología

Utiliza herramientas y software de gestión financiera avanzados para automatizar tareas, simplificar el proceso y obtener informes precisos en tiempo real.

Con estos consejos estarás en una posición más sólida para realizar un seguimiento eficiente y efectivo. Por experiencia propia, te aseguramos que es la mejor vía para tomar decisiones informadas y llevar el control presupuestario de una empresa.

El control de las desviaciones del presupuesto

Una parte crucial del seguimiento del presupuesto es el control de las desviaciones. Es decir, la identificación de las diferencias entre los datos reales y las previsiones presupuestarias. Hay dos tipos de desviaciones del presupuesto: positivas y negativas.

Desviaciones positivas

Ocurren cuando los resultados reales superan las expectativas presupuestadas. Aunque pueden parecer favorables, analízalas para asegurarte de que no son el resultado de errores o de ineficiencias que afecten a tu rentabilidad a largo plazo.

Desviaciones negativas

Se dan cuando los resultados reales están por debajo de las proyecciones. Como las positivas, requieren una atención inmediata para evitar problemas financieros y tomar medidas correctivas para volver al camino previsto.

Cómo te ayuda Payhawk en el seguimiento del presupuesto de tu empresa

Payhawk es una herramienta de gestión de gastos todo en uno que transforma la forma en la que llevas a cabo el seguimiento del presupuesto de tu negocio. Podrías realizarlo con otros medios: control de presupuesto con Excel, en bloc de notas, con libros contables… Sin embargo, desaprovecharías muchas de las ventajas que te ofrecemos. Algunas de las más destacadas son:

• Automatización y digitalización: Payhawk automatiza muchos de los procesos financieros, lo que te ahorra tiempo y reduce errores.
• Categorización inteligente: La plataforma categoriza automáticamente los gastos, lo que simplifica el análisis y la identificación de desviaciones.
• Generación de informes personalizados: Payhawk genera informes detallados y personalizados con los que evaluar fácilmente el desempeño financiero y comparar resultados.
• Alertas y notificaciones: Te envía alertas y notificaciones en tiempo real para mantenerte informado sobre cualquier desviación significativa o gasto inusual.

En definitiva, el seguimiento del presupuesto y el control de las desviaciones garantizan estabilidad financiera y un crecimiento sostenible. Además, un enfoque estratégico y el uso de herramientas como Payhawk aportan más eficiencia, ya que te permiten tomar decisiones financieras coherentes e informadas. Solicita ahora una demo con nuestros especialistas y compruébalo por ti mismo. No subestimes el poder del seguimiento y control presupuestario; es la brújula que te guiará hacia un futuro próspero.