¿Qué es el seguimiento de un presupuesto?
Por definición, el seguimiento de un presupuesto es el proceso de monitorizar y evaluar sistemáticamente los ingresos y gastos de una empresa. Se utiliza para confirmar que los recursos financieros se ajustan a las metas y objetivos establecidos. A su vez, el proceso implica comparar constantemente los resultados reales con las proyecciones presupuestarias.
A su vez, el seguimiento de presupuestos también exige analizar las desviaciones que puedan surgir en el camino. Por todo ello, su objetivo principal es identificar oportunidades de mejora, reducir costos innecesarios y garantizar una toma de decisiones informada y eficiente.
¿Y cada cuánto debes llevarlo a cabo? Al tratarse de un proceso constante, lo ideal es que hagas controles y seguimientos presupuestarios de forma anual, trimestral y con cierre mensual. Es la mejor manera de que no se te escape nada y de evitar sobresaltos financieros.
Importancia y utilidad del seguimiento del presupuesto
Por sus características, el seguimiento del presupuesto es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Algunas de las razones por las que este proceso es tan importante son:
- Control presupuestal: Un seguimiento regular te permite mantener un control detallado sobre el flujo de dinero. Así, evitas excesos de gastos y optimizas los recursos.
- Identificación temprana de desviaciones: Al comparar los resultados reales con las previsiones presupuestarias, puedes detectar desviaciones del presupuesto de tesorería en una etapa temprana. Esto te da la oportunidad de adoptar medidas correctivas antes de que los problemas se agraven.
- Toma de decisiones informada: Al tener una visión clara de los recursos disponibles, puedes tomar decisiones estratégicas fundamentadas en datos.
- Planificación a largo plazo: El seguimiento del presupuesto te facilita la planificación financiera a largo plazo, pudiendo fijar metas realistas.
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Cómo se realiza el seguimiento y control presupuestario
A su vez, el seguimiento y control presupuestario implica una serie de pasos clave que garanticen su eficacia. Aquí te presentamos una guía sobre cómo llevar a cabo este proceso de manera efectiva:
- Establece un presupuesto sólido: Antes de iniciar el seguimiento, haz un presupuesto bien estructurado y realista. Define objetivos claros y asigna fondos a cada área o proyecto estratégicamente.
- Registra y compara datos: Mantén un registro preciso de todos los ingresos y gastos y compáralos con las proyecciones presupuestarias periódicamente.
- Utiliza herramientas de seguimiento: Emplea herramientas y un software especializado que faciliten el proceso: hojas de cálculo, aplicaciones de contabilidad, plataformas de gestión empresarial... De hecho, puedes solicitar una demo con los expertos de Payhawk y probar nuestra completa plataforma.
- Realiza análisis de desviaciones: Identifica las diferencias entre los datos reales y los proyectados. Si hay desviaciones, investiga las causas y evalúa su impacto.
- Ajusta y optimiza: Con base en los resultados del análisis de desviaciones, ajusta el presupuesto y busca formas de optimizar los gastos sin comprometer la calidad o el crecimiento de tu negocio.
11 consejos para ganar en eficiencia
Precisamente, para ser más eficiente en el seguimiento y el control del presupuesto, te ofrecemos los siguientes consejos apoyándonos en nuestra experiencia:
1. Establece metas SMART
Asegúrate de que tus metas presupuestarias sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (por sus siglas, SMART). Las metas SMART te proporcionan una base clara para evaluar tu desempeño financiero y te facilitan la identificación de desviaciones.
2. Revisa y actualiza el presupuesto regularmente
El entorno empresarial es dinámico y cambiante. Por lo tanto, revisa y actualiza el presupuesto regularmente para reflejar las últimas condiciones económicas y las necesidades de la empresa.
3. Involucra a todo el equipo
La responsabilidad del seguimiento del presupuesto no debe recaer solo en el equipo financiero. Involucra a todos los departamentos en el proceso para que comprendan la importancia del control presupuestario y colaboren en su cumplimiento.
4. Realiza análisis de tendencias
Además de las desviaciones, observa también las tendencias financieras. Esto te permitirá anticiparte a posibles desviaciones y adoptar medidas preventivas.
5. Implementa un sistema de incentivos
Considera la posibilidad de establecer un sistema de incentivos para los empleados y equipos que cumplan o superen los objetivos presupuestarios. Les motivará a mantenerse enfocados en el control de gastos y en el logro de metas.
Es común que algunas partidas presupuestarias estén destinadas a gastos únicos o no recurrentes. Asegúrate de controlarlos especialmente, ya que pueden afectar significativamente a la estabilidad financiera de la empresa.
7. Aprende de las desviaciones
En lugar de ver las desviaciones como fracasos, utilízalas como oportunidades para aprender y mejorar. Analiza las causas y aplica tu experiencia y conocimientos para realizar ajustes y evitar errores futuros.
8. Haz proyecciones a corto y largo plazo
Realiza proyecciones a corto y largo plazo para tener una visión más amplia del futuro financiero de la empresa. Te preparará para posibles cambios y para adoptar decisiones estratégicas a largo plazo.
9. Controla el flujo de efectivo
El flujo de efectivo es crucial para la supervivencia de cualquier negocio. Asegúrate de controlarlo de cerca y evita enfrentarte a problemas de liquidez inesperados.
10. Realiza análisis comparativos constantes
Compara el rendimiento financiero actual con años anteriores y con empresas similares de tu sector. Por eso es útil guardar y utilizar presupuestos anuales, trimestrales y de cierre mensual, ya que te permitirán medir e identificar fortalezas y debilidades en todo momento y contexto.
11. Aprovecha la tecnología
Utiliza herramientas y software de gestión financiera avanzados para automatizar tareas, simplificar el proceso y obtener informes precisos en tiempo real.
Con estos consejos estarás en una posición más sólida para realizar un seguimiento eficiente y efectivo. Por experiencia propia, te aseguramos que es la mejor vía para tomar decisiones informadas y llevar el control presupuestario de una empresa.
