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La gestión de compras es fundamental en cualquier empresa, ya que permite optimizar el flujo de adquisición de bienes y servicios. Pero, ¿en qué consiste este proceso?, ¿cuál es su objetivo e importancia?, ¿qué actividades abarca? En este artículo respondemos a todo y te explicamos cómo un software de gestión de compras puede ayudarte enormemente y la importancia de la formación en este ámbito.
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Lo primero es definir qué es la gestión de compras como concepto. Y en este sentido podemos afirmar que la gestión de compras es el conjunto de actividades y procesos que una empresa realiza para adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Para ello abarca desde la identificación de las necesidades de la empresa hasta la recepción y pago de los productos o servicios adquiridos.
Por esa función, la gestión de las compras en empresas se ha convertido en un pilar fundamental. La razón es que es la mejor forma de garantizar la disponibilidad de los productos adecuados en el momento oportuno y al mejor precio posible.
El objetivo principal de la gestión de compras es asegurar el abastecimiento eficiente de los recursos necesarios para la empresa. Esto implica tareas como:
Al gestionar adecuadamente las compras, una empresa minimiza los riesgos de desabastecimiento, aprovecha los recursos y mejora la eficiencia operativa.
En vista de los resultados, está demostrado que la gestión de compras desempeña un papel crucial en el funcionamiento de cualquier negocio y contribuye a evitar problemas empresariales. Nos referimos, por ejemplo, al exceso o la falta de inventario, al incremento de costes innecesarios o a la planificación de los tiempos de entrega.
Además, una buena gestión de compras ayuda a establecer relaciones sólidas con proveedores de confianza. Esta buena relación suele derivar en condiciones comerciales más favorables y mejores acuerdos.
Por lo tanto, un negocio que cuenta con un departamento o equipo de compras eficiente y con una estrategia de gestión de proveedores sólida tiene una considerable ventaja competitiva en el mercado.
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En cuanto al procedimiento de la gestión de compras, éste puede variar según la empresa, el mercado, etcétera. Sin embargo, generalmente abarca unas áreas o actividades que son comunes a cualquier negocio y en cualquier sector y que son:
Lo primero para una gestión de compras y abastecimiento eficiente es detectar qué necesita la empresa. En esa línea, el departamento de compras debe trabajar estrechamente con los diferentes equipos para identificar las necesidades de productos y servicios.
Tras eso, se debe realizar un análisis de mercado para identificar proveedores potenciales. En este punto del proceso es cuando se evalúan criterios como la calidad, el precio, la fiabilidad de esos proveedores y la capacidad de entrega.
El tercer punto sería la negociación de las condiciones contractuales. Se discuten los términos y condiciones de compra, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y formas de pago.
Una vez se haya elegido un proveedor se realizará el pedido formalmente. En este punto es importante especificar claramente los productos o servicios contratados, así como las cantidades, los precios y las condiciones acordadas.
Hay que verificar y confirmar que se han recibido los productos o servicios adquiridos. Antes de eso, es recomendable llevar a cabo un control de calidad para tener la certeza de que cumplen con los estándares establecidos.
A continuación, corresponde realizar un seguimiento de los niveles de stock y, a la vez, gestionar el inventario de manera eficiente, ya que es lo que evitará el exceso o la falta de productos.
Tras confirmar todos los pasos anteriores, el proceso concluye con el pago a los proveedores de acuerdo con los términos y condiciones acordadas.
Lo cierto es que, con las nuevas tecnologías, la gestión de aprovisionamiento y compras es mucho más ágil y sencilla que antes. Así mismo, un software de gestión de compras, como el que puedes probar solicitando una demo en Payhawk, puede ser una herramienta imprescindible para simplificar y optimizar este proceso. En concreto, te ofrece ventajas como las que destacamos a continuación:
Triple conciliación automatizada
Por su papel en cualquier empresa, el personal del departamento de compras siempre ha estado compuesto por perfiles cualificados y preparados. Y es que la formación en gestión de compras es esencial para garantizar que los profesionales involucrados tengan los conocimientos y habilidades necesarios para realizar su trabajo con eficiencia.
Al hablar de cómo formarte en este campo, hay dos vías muy comunes. Por un lado, los libros de gestión de compras. Por otro, los cursos especializados.
Existen numerosos libros que abordan la gestión de compras desde diferentes perspectivas. Y no solo eso, sino que Internet ofrece cada vez más contenido didáctico mediante guías, webinars o ebooks. En este sentido, tres títulos que te recomendamos leer son:
Los tres proporcionan conocimientos teóricos, consejos prácticos y casos de estudio para mejorar la gestión de compras en una organización.
A su vez, los cursos de gestión de compras son otra excelente manera de aprender habilidades específicas y de actualizarse sobre las mejores prácticas del sector. En este momento, el medio digital ofrece numerosas alternativas. Institutos, escuelas de negocios, asociaciones profesionales o plataformas como Udemy o Coursera imparten cursos relacionados muy valiosos. Algunos de los más populares son:
Lo que está claro, más aún en un contexto tan cambiante como el actual, es que la formación continua en este campo es fundamental. Aprender y mantenerte actualizado sobre las nuevas tendencias te permitirá maximizar los beneficios de la gestión de compras en tu empresa o en tu negocio.
Precisamente por ser un campo en constante evolución, la gestión de compras se enfrenta a nuevas tendencias y desafíos. Innovaciones y retos que, más pronto que tarde, ya están moldeando y moldearán su desarrollo más próximo.
Así mismo, también están revolucionando las diversas prácticas empresariales que podías haber estado siguiendo tú mismo hasta ahora.
En definitiva, estas tendencias y desafíos delinean un panorama dinámico para la gestión de compras. En ese contexto, la adaptabilidad y la innovación son fundamentales para tener éxito.
En el campo de la gestión de compras, Payhawk es una solución de vanguardia. En especial para el tratamiento de facturas de compras. Con Payhawk simplificas enormemente el proceso de registro, pago y contabilización de las facturas.
En concreto, la función de captura de facturas de Payhawk permite sacar una foto de la misma con un teléfono móvil y, mediante un par de clics, registrarla. El software utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente los datos relevantes. Después podrás aprobarla electrónicamente, asignarla a proyectos o departamentos y generar informes personalizados con ella.
Además, puedes integrar Payhawk con sistemas de contabilidad existentes, lo que facilita la exportación de datos y la conciliación contable.
Uno de nuestros clientes más reconocidos coincide en destacar, precisamente, la ventaja de Payhawk para gestionar compras y otras operaciones contables. En concreto, Adriá Vázquez, CFO de Vicio, cuenta que “desde que utilizamos Payhawk hemos ganado visibilidad y trazabilidad: en todo momento sabemos cuánto se está gastando, en qué departamento se ha realizado el gasto, qué persona lo ha hecho y cuál es la finalidad del mismo”.
A su vez, la funcionalidad de archivo digital de Payhawk también es muy interesante. Las facturas se almacenan de forma segura en la nube, reduciendo la necesidad de espacio físico para el archivo y minimizando el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos. Aparte, la búsqueda y recuperación de facturas es más rápida y sencilla, lo que te ahorra tiempo y te facilita el proceso de auditoría.
En definitiva, un software como Payhawk te proporciona herramientas poderosas para automatizar y agilizar la gestión de compras. Tendrás más control, ganarás en eficiencia y ahorrarás en dos recursos clave: tiempo y dinero. Combinado con la formación adecuada, el uso de nuestra herramienta (que puedes probar solicitando una demo con nuestros expertos) te ayudará a marcar la diferencia en el mercado actual.
Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.
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