18 jul 2023
3 mins

La gestión de compras ¿por qué es tan necesaria?

Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad. Eva Zamora
Empleados hablando de los flujos de trabajo de la empresa en relación con la gestión de compras
Resumen

La gestión de compras es fundamental en cualquier empresa, ya que permite optimizar el flujo de adquisición de bienes y servicios. Pero, ¿en qué consiste este proceso?, ¿cuál es su objetivo e importancia?, ¿qué actividades abarca? En este artículo respondemos a todo y te explicamos cómo un software de gestión de compras puede ayudarte enormemente y la importancia de la formación en este ámbito.

Índice

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Qué es la gestión de compras

Lo primero es definir qué es la gestión de compras como concepto. Y en este sentido podemos afirmar que la gestión de compras es el conjunto de actividades y procesos que una empresa realiza para adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Para ello abarca desde la identificación de las necesidades de la empresa hasta la recepción y pago de los productos o servicios adquiridos.

Por esa función, la gestión de las compras en empresas se ha convertido en un pilar fundamental. La razón es que es la mejor forma de garantizar la disponibilidad de los productos adecuados en el momento oportuno y al mejor precio posible.

Cuál es el objetivo de la gestión de compra

El objetivo principal de la gestión de compras es asegurar el abastecimiento eficiente de los recursos necesarios para la empresa. Esto implica tareas como:

  • Seleccionar proveedores fiables
  • Negociar contratos
  • Optimizar niveles de stock
  • Supervisar el cumplimiento de los plazos de entrega

Al gestionar adecuadamente las compras, una empresa minimiza los riesgos de desabastecimiento, aprovecha los recursos y mejora la eficiencia operativa.

Sin embargo, una gestión ineficiente puede acarrear riesgos importantes, como exceder los presupuestos asignados o detener operaciones debido a la falta de aprobaciones en el proceso. Esto último ocurre cuando las compras requieren múltiples autorizaciones que, si no se obtienen a tiempo, generan retrasos y paralizaciones.

Una solución por la que optan muchas empresas es usar un software de gestión de gastos que incluya un módulo de POs, como Payhawk. Usar un sistema de gestión de compras y proveedores, ayuda a las empresas agilizar los procesos de compra, evitar interrupciones en las operaciones, cumplir con los presupuestos establecidos y automatizar la triple conciliación.

Especialmente, la triple conciliación asegura que no haya desviaciones ni desajustes entre lo acordado con los proveedores, lo recibido físicamente y lo facturado, optimizando así el control y la transparencia en toda la cadena de compras.

Órdenes de compra

Gana control y agilidad en el proceso de compras

¿Qué sistema de gestión de compras se ajusta a tu empresa?

En las empresas, la gestión de compras y proveedores puede abordarse de dos formas muy distintas: de manera manual o con un sistema de gestión de compras automatizado. Cada enfoque tiene implicaciones directas en la eficiencia operativa, el control del gasto y la capacidad de escalar.

A continuación, te mostramos cómo funciona cada sistema para que puedas identificar fácilmente cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa y cuál te ayudará a ganar más control, visibilidad y agilidad en tus procesos.

Cómo funciona un sistema de gestión de compras manual

En un sistema manual, la gestión de compras depende en gran medida de procesos tradicionales y la intervención directa de las personas en cada paso. Esto implica una gran cantidad de tareas repetitivas y potencialmente lentas, que pueden dificultar la agilidad y el control en la empresa.

Así es como suele funcionar este proceso:

  1. Solicitud de compra: El empleado identifica la necesidad y envía una solicitud, generalmente por correo electrónico o incluso en papel.
  2. Aprobación: El responsable revisa la solicitud de forma manual, verificando presupuestos y políticas, y responde o firma para aprobar o rechazar.
  3. Emisión de la orden de compra: Una vez aprobada, el equipo administrativo crea la orden de compra manualmente, a menudo utilizando hojas de cálculo o documentos.
  4. Recepción de facturas: Las facturas llegan en formato papel o correo electrónico, y deben ser registradas y cotejadas con la orden y el albarán de forma manual.
  5. Seguimiento y pago: El equipo financiero controla los pagos mediante registros manuales o sistemas poco integrados, con riesgo de retrasos o errores.
  6. Archivo y auditoría: La documentación se archiva físicamente o en carpetas digitales sin una organización centralizada, complicando auditorías y controles posteriores.

Al ser un sistema manual, fácilmente se pueden generar cuellos de botella, cometer errores y dificultar la visibilidad del estado real de las compras y presupuestos, lo que limita la capacidad de reacción rápida ante imprevistos o necesidades de ajuste.

Qué ventajas ofrece un sistema de gestión de compras automatizado

Con un sistema automatizado, como el que proporciona Payhawk, la gestión de compras se vuelve mucho más eficiente y controlada. Todo el proceso, desde la solicitud hasta el pago y la conciliación, se digitaliza y se gestiona desde una única plataforma.

Así es como funciona el proceso con Payhawk:

  1. Solicitud de compra a través de la app: El empleado realiza la solicitud directamente desde la plataforma, indicando detalles, motivos y adjuntando documentos si es necesario.
  2. Flujos de aprobación automáticos: La solicitud pasa automáticamente a los responsables correspondientes según reglas y presupuestos predefinidos, acelerando las aprobaciones sin necesidad de correos o llamadas.
  3. Generación automática de órdenes: Una vez aprobada la solicitud, el sistema crea y envía automáticamente la orden de compra al proveedor sin intervención manual.
  4. Recepción y conciliación automática: Al recibir la factura, Payhawk coteja automáticamente los datos con la orden y el albarán, detectando posibles discrepancias y evitando errores.
  5. Seguimiento en tiempo real: Todos los implicados pueden ver el estado actualizado de cada compra, desde la solicitud hasta el pago, con notificaciones y alertas en tiempo real.
  6. Integración contable y pago simplificado: La plataforma se integra con el software de contabilidad y bancos, automatizando los pagos y facilitando la conciliación financiera.
  7. Archivo centralizado y auditorías fáciles: Toda la documentación queda almacenada de forma ordenada y accesible, simplificando la auditoría y el cumplimiento normativo.

Este sistema no solo reduce drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas, sino que también mejora el control, minimiza errores y permite a los equipos financieros y operativos centrarse en tareas estratégicas que aportan valor real a la empresa.

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Agiliza las compras y controla el gasto desde el pedido hasta el pago

Herramientas para mejorar el control en la gestión de compras y proveedores

Contar con las herramientas adecuadas es clave para tener un mayor control sobre el ciclo de compra y garantizar el cumplimiento de las políticas internas. Soluciones como Payhawk permiten digitalizar y automatizar todo el proceso de gestión de compras, desde la solicitud de compra hasta el pago y la contabilización. Estas soluciones integran flujos de aprobación personalizados, asignación de presupuestos, conciliación automática de facturas y seguimiento en tiempo real, lo que facilita la colaboración entre equipos y evita cuellos de botella. Además, al centralizar la información, se reduce el riesgo de errores y se agilizan las auditorías.

Cómo Payhawk automatiza la gestión de compras y proveedores

Payhawk permite configurar flujos de aprobación flexibles que se adaptan a la estructura de cada organización, asegurando que cada solicitud de compra pase por los responsables adecuados antes de ser aprobada. Una vez aprobada, la plataforma vincula automáticamente la orden de compra con la factura recibida y el justificante de pago, facilitando la triple conciliación sin intervención manual. Gracias a sus integraciones con los principales ERPs, los equipos financieros pueden sincronizar la información en tiempo real y obtener una visibilidad completa del gasto, sin tareas repetitivas ni riesgo de duplicidades.

Ejemplo práctico sobre la gestión de compras y proveedores con Payhawk:

Una empresa tecnológica con equipos en varios países utiliza Payhawk para gestionar todas sus solicitudes de compra.

  1. Cuando un empleado solicita una suscripción de software, el sistema lanza automáticamente un flujo de aprobación específico para su equipo y ubicación.
  2. Tras la aprobación, la factura se recibe y se vincula de forma automática con la orden de compra.
  3. El pago queda registrado en la plataforma y se concilia sin necesidad de intervención manual.
  4. El resultado: una trazabilidad completa y más de un 50 % de reducción en tiempo dedicado a tareas administrativas.

Importancia de contar con un sistema de gestion de compras eficiente

En vista de los resultados, está demostrado que la gestión de compra desempeña un papel crucial en el funcionamiento de cualquier negocio y contribuye a evitar problemas empresariales. Nos referimos, por ejemplo, al exceso o la falta de inventario, al incremento de costes innecesarios o a la planificación de los tiempos de entrega.

Además, una buena gestión de compras ayuda a establecer relaciones sólidas con proveedores de confianza. Esta buena relación suele derivar en condiciones comerciales más favorables y mejores acuerdos.

Por lo tanto, un negocio que cuenta con un departamento o equipo de compras eficiente y con una estrategia de gestión de proveedores sólida tiene una considerable ventaja competitiva en el mercado.

Tal vez también te interese saber cómo gestionar órdenes de compra en Payhawk

¿Qué proceso se usa para la gestión de compras en empresas?

En cuanto al procedimiento de la gestión de compras, éste puede variar según la empresa, el mercado, etcétera. Sin embargo, generalmente abarca unas áreas o actividades que son comunes a cualquier negocio y en cualquier sector y que son:

Identificación de necesidades

Lo primero para una gestión de compra y abastecimiento eficiente es detectar qué necesita la empresa. En esa línea, el departamento de compras debe trabajar estrechamente con los diferentes equipos para identificar las necesidades de productos y servicios.

Búsqueda y selección de proveedores

Tras eso, se debe realizar un análisis de mercado para identificar proveedores potenciales. En este punto del proceso es cuando se evalúan criterios como la calidad, el precio, la fiabilidad de esos proveedores y la capacidad de entrega.

Negociación de condiciones

El tercer punto sería la negociación de las condiciones contractuales. Se discuten los términos y condiciones de compra, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y formas de pago.

Formalización del pedido

Una vez se haya elegido un proveedor se realizará el pedido formalmente. En este punto es importante especificar claramente los productos o servicios contratados, así como las cantidades, los precios y las condiciones acordadas.

Recepción y control de calidad

Hay que verificar y confirmar que se han recibido los productos o servicios adquiridos. Antes de eso, es recomendable llevar a cabo un control de calidad para tener la certeza de que cumplen con los estándares establecidos.

Gestión de inventario

A continuación, corresponde realizar un seguimiento de los niveles de stock y, a la vez, gestionar el inventario de manera eficiente, ya que es lo que evitará el exceso o la falta de productos.

Pago a proveedores

Tras confirmar todos los pasos anteriores, el proceso concluye con el pago a los proveedores de acuerdo con los términos y condiciones acordadas.

¿Cómo ayuda un software de gestión de compras y proveedores a la empresa?

Muchas empresas ya usan sistemas de gestión de compras y proveedores, como Payhawk, para optimizar todo el ciclo de compras, desde la solicitud hasta el pago. Este proceso, no solo te ayuda a reducir las tareas manuales, si no que también te ofrece ventas como:

  • Automatización de procesos. Un ststema de gestión de compras y proveedores automatiza gran parte de las tareas manuales, como la emisión de órdenes de compra, recepción y registro de facturas, seguimiento de pagos, etc. Es decir, que reduce significativamente el tiempo y los recursos destinados a estas actividades.
  • Control y visibilidad. Estas herramientas te permiten tener un control exhaustivo sobre las compras que realizas. Así mismo, obtienes una visión clara de tus gastos y de tus tendencias de compra. Esto te facilita la toma de decisiones informadas y te ayuda a identificar oportunidades de ahorro.
  • Integración con proveedores. Muchos software de gestión de compras y proveedores ofrecen integraciones con proveedores y con sistemas de contabilidad, lo que agiliza los procesos y reduce la posibilidad de errores. De esta forma, disfrutarás de una comunicación más fluida y simplificarás la contabilidad.
  • Generación de informes. Este tipo de soluciones son capaces de generar informes detallados, así como de registrar los proveedores más frecuentes, los costes asociados y otros indicadores. Los informes te ayudan a evaluar el desempeño de la compañía o de tu negocio y, por ende, a adoptar medidas estratégicas basadas en datos.
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Agiliza la gestión de POs y gana control con Payhawk

Formación

Por su papel en cualquier empresa, el personal del departamento de compras siempre ha estado compuesto por perfiles cualificados y preparados. Y es que la formación en gestión de compras es esencial para garantizar que los profesionales involucrados tengan los conocimientos y habilidades necesarios para realizar su trabajo con eficiencia.

Al hablar de cómo formarte en este campo, hay dos vías muy comunes. Por un lado, los libros de gestión de compra. Por otro, los cursos especializados.

Libros de gestión de compras

Existen numerosos libros que abordan la gestión de compras desde diferentes perspectivas. Y no solo eso, sino que Internet ofrece cada vez más contenido didáctico mediante guías, webinars o ebooks. En este sentido, tres títulos que te recomendamos leer son:

  • Gestión de compras. Edición 2021, escrito por varios autores. Comenzamos con un libro de gestión de compras de McGraw Hill que ha sido muy bien acogido por la crítica y por el mundo docente tras su publicación a cargo de esta editorial. En concreto, los autores Joan Escrivá Monzó, Vincent Savall Llidó y Alicia Martínez García abordan la gestión de compras con teoría, práctica e investigación y con información post COVID muy actualizada. A su vez, es muy útil para su uso como material didáctico en centros y universidades e incluye contenido audiovisual adicional, así como diversas actividades.
  • Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation (Gestión de la cadena de suministro: estrategia, planificación y operación) de Sunil Chopra y Peter Meindl. Este libro es un referente en el campo de la gestión de la cadena de suministro y aborda tanto la gestión de compras como otros aspectos relacionados, como la logística y el abastecimiento. Proporciona una visión integral de la gestión de la cadena de suministro y ofrece herramientas y estrategias para optimizarla. Este libro es ampliamente utilizado en programas académicos y ha sido reconocido internacionalmente como una referencia en el área.
  • Purchasing and Supply Chain Management (Compras y gestión de la cadena de suministro) de Kenneth Lysons y Brian Farrington. Un recurso completo para aquellos que buscan comprender y dominar los conceptos clave de la gestión de compra y la cadena de suministro. Ofrece una visión general de los principios y prácticas de la gestión de compras y aborda temas como la selección de proveedores, la negociación y la gestión de contratos. Ha sido utilizado ampliamente como material de estudio en cursos y programas de formación en gestión de compras y cadena de suministro.
  • Strategic Sourcing and Category Management: Lessons Learned at IKEA (Compras estratégicas y gestión de categorías: lecciones aprendidas en IKEA) de Magnus Carlsson y Lars-Erik Gadde. Este libro se centra en las estrategias de compras y la gestión de categorías y utiliza el caso de IKEA como ejemplo. Ofrece ideas y técnicas para mejorar el proceso de compras, incluyendo la gestión de proveedores, la planificación de categorías y la colaboración en la cadena de suministro. Es una lectura valiosa para aquellos interesados en aprender de la experiencia de una empresa reconocida mundialmente en la gestión de compras.

Los tres proporcionan conocimientos teóricos, consejos prácticos y casos de estudio para mejorar la gestión de compras en una organización.

Cursos de gestión de compras

A su vez, los cursos de gestión de compras son otra excelente manera de aprender habilidades específicas y de actualizarse sobre las mejores prácticas del sector. En este momento, el medio digital ofrece numerosas alternativas. Institutos, escuelas de negocios, asociaciones profesionales o plataformas como Udemy o Coursera imparten cursos relacionados muy valiosos. Algunos de los más populares son:

  • Curso de Gestión de Compras y Aprovisionamiento de IEBS Business School.
  • Curso de Gestión de Compras y Proveedores de ADR Formación.
  • Curso de Gestión de Compras y Negociación de EAE Business School.
  • Curso de Gestión de Compras y Aprovisionamiento de OBS Business School.
  • Curso de Compras Estratégicas y Negociación con Proveedores de Escuela de Negocios y Dirección (ENyD).

Lo que está claro, más aún en un contexto tan cambiante como el actual, es que la formación continua en este campo es fundamental. Aprender y mantenerte actualizado sobre las nuevas tendencias te permitirá maximizar los beneficios de la gestión de compras en tu empresa o en tu negocio.

Tendencias y desafíos para la gestión de compra

Precisamente por ser un campo en constante evolución, gestionar compras en la empresa es un campo que se enfrenta a nuevas tendencias y desafíos. Innovaciones y retos que, más pronto que tarde, ya están moldeando y moldearán su desarrollo más próximo.

Así mismo, también están revolucionando las diversas prácticas empresariales que podías haber estado siguiendo tú mismo hasta ahora.

Tendencias de futuro

  • Inteligencia Artificial (IA) y automatización. La integración de la IA y de procesos automáticos está cambiando la operativa en la gestión de compra. Desde la automatización de pedidos hasta la optimización de inventarios, la IA está agilizando procesos y mejorando la toma de decisiones en las empresas.
  • Sourcing estratégico. Las compañías buscan diversificar sus fuentes de suministro y adoptar estrategias de sourcing que sean más flexibles y resilientes. Esto incluye la exploración de proveedores locales, regionales e internacionales con los que minimizar riesgos y garantizar la continuidad del suministro.
  • Foco en la Experiencia de Usuario (UX) en herramientas de compras. La facilidad de uso y la experiencia intuitiva en las plataformas de gestión de compras se están convirtiendo en prioridades. En esa línea, las soluciones tecnológicas deben ser accesibles y estar centradas en el usuario para optimizar la adopción de los sistemas de gestión de compras y su rendimiento.
  • Sostenibilidad y Responsabilidad Social Corporativa (RSC). En cualquier sector, las empresas están integrando criterios sostenibles en cualquier estrategia de negocio. Por eso, la preferencia por proveedores que se adhieran a prácticas éticas y sostenibles está en aumento, impulsando la creación de cadenas de suministro más responsables.

Desafíos emergentes

  • Ciberseguridad en la cadena de suministro. La creciente digitalización aumenta la vulnerabilidad de cualquier marca frente a ataques cibernéticos. Así mismo, proteger la integridad de los datos y la seguridad de las transacciones se vuelve fundamental en la gestión de compra.
  • Gestión de datos y análisis predictivo. La información es poder, hoy más que nunca. No obstante, la gran cantidad de datos que hay disponibles actualmente necesita ser gestionada y analizada eficazmente. Por ello, la capacidad para extraer información valiosa y aplicar análisis predictivos se convierte en un desafío que afrontar para cualquier organización.
  • Adaptación a la volatilidad del mercado. La incertidumbre económica, el desconocido avance del mundo online y las interrupciones en la cadena de suministro debida a eventos globales como pandemias o crisis geopolíticas requieren estrategias ágiles y flexibles.

En definitiva, estas tendencias y desafíos delinean un panorama dinámico para la gestión de compra. En ese contexto, la adaptabilidad y la innovación son fundamentales para tener éxito.

Automatiza el tratamiento de las facturas de compras con Payhawk

En el campo de la gestión de compras, Payhawk es una solución de vanguardia. En especial para el tratamiento de facturas de compras. Con Payhawk simplificas enormemente el proceso de registro, pago y contabilización de las facturas.

En concreto, la función de captura de facturas de Payhawk permite sacar una foto de la misma con un teléfono móvil y, mediante un par de clics, registrarla. El software utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente los datos relevantes. Después podrás aprobarla electrónicamente, asignarla a proyectos o departamentos y generar informes personalizados con ella.

Además, puedes integrar Payhawk con sistemas de contabilidad existentes, lo que facilita la exportación de datos y la conciliación contable.

Uno de nuestros clientes más reconocidos coincide en destacar, precisamente, la ventaja de Payhawk para gestionar compras y otras operaciones contables. En concreto, Adriá Vázquez, CFO de Vicio, cuenta que “desde que utilizamos Payhawk hemos ganado visibilidad y trazabilidad: en todo momento sabemos cuánto se está gastando, en qué departamento se ha realizado el gasto, qué persona lo ha hecho y cuál es la finalidad del mismo”.

A su vez, la funcionalidad de archivo digital de Payhawk también es muy interesante. Las facturas se almacenan de forma segura en la nube, reduciendo la necesidad de espacio físico para el archivo y minimizando el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos. Aparte, la búsqueda y recuperación de facturas es más rápida y sencilla, lo que te ahorra tiempo y te facilita el proceso de auditoría.

En definitiva, un software como Payhawk te proporciona herramientas poderosas para automatizar y agilizar el proceso de gestión de compra. Tendrás más control, ganarás en eficiencia y ahorrarás en dos recursos clave: tiempo y dinero. Combinado con la formación adecuada, el uso de nuestra herramienta (que puedes probar **solicitando una demo con nuestros expertos**) te ayudará a marcar la diferencia en el mercado actual.

Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad.
Eva Zamora
Redactora de Contenidos
LinkedIn

Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.

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