La gestión de compras ¿por qué es tan necesaria?

Qué es la gestión de compras

Lo primero es definir qué es la gestión de compras como concepto. Y en este sentido podemos afirmar que la gestión de compras es el conjunto de actividades y procesos que una empresa realiza para adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Para ello abarca desde la identificación de las necesidades de la empresa hasta la recepción y pago de los productos o servicios adquiridos.

Por esa función, la gestión de las compras en empresas se ha convertido en un pilar fundamental. La razón es que es la mejor forma de garantizar la disponibilidad de los productos adecuados en el momento oportuno y al mejor precio posible.

Cuál es su objetivo

El objetivo principal de la gestión de compras es asegurar el abastecimiento eficiente de los recursos necesarios para la empresa. Esto implica tareas como:

• Seleccionar proveedores fiables
• Negociar contratos
• Optimizar niveles de stock
• Supervisar el cumplimiento de los plazos de entrega

Al gestionar adecuadamente las compras, una empresa minimiza los riesgos de desabastecimiento, aprovecha los recursos y mejora la eficiencia operativa.

Importancia

En vista de los resultados, está demostrado que la gestión de compras desempeña un papel crucial en el funcionamiento de cualquier negocio y contribuye a evitar problemas empresariales. Nos referimos, por ejemplo, al exceso o la falta de inventario, al incremento de costes innecesarios o a la planificación de los tiempos de entrega.

Además, una buena gestión de compras ayuda a establecer relaciones sólidas con proveedores de confianza. Esta buena relación suele derivar en condiciones comerciales más favorables y mejores acuerdos.

Por lo tanto, un negocio que cuenta con un departamento o equipo de compras eficiente y con una estrategia de gestión de proveedores sólida tiene una considerable ventaja competitiva en el mercado.

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Cómo se realiza el procedimiento de gestión de las compras y qué actividades abarca

En cuanto al procedimiento de la gestión de compras, éste puede variar según la empresa, el mercado, etcétera. Sin embargo, generalmente abarca unas áreas o actividades que son comunes a cualquier negocio y en cualquier sector y que son:

Identificación de necesidades

Lo primero para una gestión de compras y abastecimiento eficiente es detectar qué necesita la empresa. En esa línea, el departamento de compras debe trabajar estrechamente con los diferentes equipos para identificar las necesidades de productos y servicios.

Búsqueda y selección de proveedores

Tras eso, se debe realizar un análisis de mercado para identificar proveedores potenciales. En este punto del proceso es cuando se evalúan criterios como la calidad, el precio, la fiabilidad de esos proveedores y la capacidad de entrega.

Negociación de condiciones

El tercer punto sería la negociación de las condiciones contractuales. Se discuten los términos y condiciones de compra, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y formas de pago.

Formalización del pedido

Una vez se haya elegido un proveedor se realizará el pedido formalmente. En este punto es importante especificar claramente los productos o servicios contratados, así como las cantidades, los precios y las condiciones acordadas.

Recepción y control de calidad

Hay que verificar y confirmar que se han recibido los productos o servicios adquiridos. Antes de eso, es recomendable llevar a cabo un control de calidad para tener la certeza de que cumplen con los estándares establecidos.

Gestión de inventario

A continuación, corresponde realizar un seguimiento de los niveles de stock y, a la vez, gestionar el inventario de manera eficiente, ya que es lo que evitará el exceso o la falta de productos.

Pago a proveedores

Tras confirmar todos los pasos anteriores, el proceso concluye con el pago a los proveedores de acuerdo con los términos y condiciones acordadas.

¿Cómo ayuda un software de gestión de compras?

Lo cierto es que, con las nuevas tecnologías, la gestión de aprovisionamiento y compras es mucho más ágil y sencilla que antes. Así mismo, un software de gestión de compras, como el que puedes probar solicitando una demo en Payhawk, puede ser una herramienta imprescindible para simplificar y optimizar este proceso. En concreto, te ofrece ventajas como las que destacamos a continuación:

• Automatización. Un software de gestión de compras automatiza gran parte de las tareas que antaño eran manuales (emisión de órdenes de compra, recepción y registro de facturas, seguimiento de pagos…). Es decir, que reduce significativamente el tiempo y los recursos destinados a estas actividades.
• Control y visibilidad. Estas herramientas te permiten tener un control exhaustivo sobre las compras que realizas. Así mismo, obtienes una visión clara de tus gastos y de tus tendencias de compra. Esto te facilita la toma de decisiones informadas y te ayuda a identificar oportunidades de ahorro.
• Integración con proveedores. Muchos softwares de gestión de compras ofrecen integraciones con proveedores y con sistemas de contabilidad, lo que agiliza los procesos y reduce la posibilidad de errores. De esta forma, disfrutarás de una comunicación más fluida y simplificarás la contabilidad.
• Generación de informes. Este tipo de soluciones son capaces de generar informes detallados, así como de registrar los proveedores más frecuentes, los costes asociados y otros indicadores. Los informes te ayudan a evaluar el desempeño de la compañía o de tu negocio y, por ende, a adoptar medidas estratégicas basadas en datos.

Formación

Por su papel en cualquier empresa, el personal del departamento de compras siempre ha estado compuesto por perfiles cualificados y preparados. Y es que la formación en gestión de compras es esencial para garantizar que los profesionales involucrados tengan los conocimientos y habilidades necesarios para realizar su trabajo con eficiencia.

Al hablar de cómo formarte en este campo, hay dos vías muy comunes. Por un lado, los libros de gestión de compras. Por otro, los cursos especializados.

Libros de gestión de compras

Existen numerosos libros que abordan la gestión de compras desde diferentes perspectivas. Y no solo eso, sino que Internet ofrece cada vez más contenido didáctico mediante guías, webinars o ebooks. En este sentido, tres títulos que te recomendamos leer son:

• Gestión de compras. Edición 2021, escrito por varios autores. Comenzamos con un libro de gestión de compras de McGraw Hill que ha sido muy bien acogido por la crítica y por el mundo docente tras su publicación a cargo de esta editorial. En concreto, los autores Joan Escrivá Monzó, Vincent Savall Llidó y Alicia Martínez García abordan la gestión de compras con teoría, práctica e investigación y con información post COVID muy actualizada. A su vez, es muy útil para su uso como material didáctico en centros y universidades e incluye contenido audiovisual adicional, así como diversas actividades.
• Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation (Gestión de la cadena de suministro: estrategia, planificación y operación) de Sunil Chopra y Peter Meindl. Este libro es un referente en el campo de la gestión de la cadena de suministro y aborda tanto la gestión de compras como otros aspectos relacionados, como la logística y el abastecimiento. Proporciona una visión integral de la gestión de la cadena de suministro y ofrece herramientas y estrategias para optimizarla. Este libro es ampliamente utilizado en programas académicos y ha sido reconocido internacionalmente como una referencia en el área.
• Purchasing and Supply Chain Management (Compras y gestión de la cadena de suministro) de Kenneth Lysons y Brian Farrington. Un recurso completo para aquellos que buscan comprender y dominar los conceptos clave de la gestión de compras y la cadena de suministro. Ofrece una visión general de los principios y prácticas de la gestión de compras y aborda temas como la selección de proveedores, la negociación y la gestión de contratos. Ha sido utilizado ampliamente como material de estudio en cursos y programas de formación en gestión de compras y cadena de suministro.
• Strategic Sourcing and Category Management: Lessons Learned at IKEA (Compras estratégicas y gestión de categorías: lecciones aprendidas en IKEA) de Magnus Carlsson y Lars-Erik Gadde. Este libro se centra en las estrategias de compras y la gestión de categorías y utiliza el caso de IKEA como ejemplo. Ofrece ideas y técnicas para mejorar el proceso de compras, incluyendo la gestión de proveedores, la planificación de categorías y la colaboración en la cadena de suministro. Es una lectura valiosa para aquellos interesados en aprender de la experiencia de una empresa reconocida mundialmente en la gestión de compras.

Los tres proporcionan conocimientos teóricos, consejos prácticos y casos de estudio para mejorar la gestión de compras en una organización.

Cursos de gestión de compras

A su vez, los cursos de gestión de compras son otra excelente manera de aprender habilidades específicas y de actualizarse sobre las mejores prácticas del sector. En este momento, el medio digital ofrece numerosas alternativas. Institutos, escuelas de negocios, asociaciones profesionales o plataformas como Udemy o Coursera imparten cursos relacionados muy valiosos. Algunos de los más populares son:

• Curso de Gestión de Compras y Aprovisionamiento de IEBS Business School.
• Curso de Gestión de Compras y Proveedores de ADR Formación.
• Curso de Gestión de Compras y Negociación de EAE Business School.
• Curso de Gestión de Compras y Aprovisionamiento de OBS Business School.
• Curso de Compras Estratégicas y Negociación con Proveedores de Escuela de Negocios y Dirección (ENyD).

Lo que está claro, más aún en un contexto tan cambiante como el actual, es que la formación continua en este campo es fundamental. Aprender y mantenerte actualizado sobre las nuevas tendencias te permitirá maximizar los beneficios de la gestión de compras en tu empresa o en tu negocio.

Tendencias y desafíos para la gestión de compras

Precisamente por ser un campo en constante evolución, la gestión de compras se enfrenta a nuevas tendencias y desafíos. Innovaciones y retos que, más pronto que tarde, ya están moldeando y moldearán su desarrollo más próximo.

Así mismo, también están revolucionando las diversas prácticas empresariales que podías haber estado siguiendo tú mismo hasta ahora.

Tendencias de futuro

• Inteligencia Artificial (IA) y automatización. La integración de la IA y de procesos automáticos está cambiando la operativa en la gestión de compras. Desde la automatización de pedidos hasta la optimización de inventarios, la IA está agilizando procesos y mejorando la toma de decisiones en las empresas.
• Sourcing estratégico. Las compañías buscan diversificar sus fuentes de suministro y adoptar estrategias de sourcing que sean más flexibles y resilientes. Esto incluye la exploración de proveedores locales, regionales e internacionales con los que minimizar riesgos y garantizar la continuidad del suministro.
• Foco en la Experiencia de Usuario (UX) en herramientas de compras. La facilidad de uso y la experiencia intuitiva en las plataformas de gestión de compras se están convirtiendo en prioridades. En esa línea, las soluciones tecnológicas deben ser accesibles y estar centradas en el usuario para optimizar la adopción de los sistemas de gestión de compras y su rendimiento.
• Sostenibilidad y Responsabilidad Social Corporativa (RSC). En cualquier sector, las empresas están integrando criterios sostenibles en cualquier estrategia de negocio. Por eso, la preferencia por proveedores que se adhieran a prácticas éticas y sostenibles está en aumento, impulsando la creación de cadenas de suministro más responsables.

Desafíos emergentes

• Ciberseguridad en la cadena de suministro. La creciente digitalización aumenta la vulnerabilidad de cualquier marca frente a ataques cibernéticos. Así mismo, proteger la integridad de los datos y la seguridad de las transacciones se vuelve fundamental en la gestión de compras.
• Gestión de datos y análisis predictivo. La información es poder, hoy más que nunca. No obstante, la gran cantidad de datos que hay disponibles actualmente necesita ser gestionada y analizada eficazmente. Por ello, la capacidad para extraer información valiosa y aplicar análisis predictivos se convierte en un desafío que afrontar para cualquier organización.
• Adaptación a la volatilidad del mercado. La incertidumbre económica, el desconocido avance del mundo online y las interrupciones en la cadena de suministro debida a eventos globales como pandemias o crisis geopolíticas requieren estrategias ágiles y flexibles.

En definitiva, estas tendencias y desafíos delinean un panorama dinámico para la gestión de compras. En ese contexto, la adaptabilidad y la innovación son fundamentales para tener éxito.

Automatiza el tratamiento de las facturas de compras con Payhawk

En el campo de la gestión de compras, Payhawk es una solución de vanguardia. En especial para el tratamiento de facturas de compras. Con Payhawk simplificas enormemente el proceso de registro, pago y contabilización de las facturas.

En concreto, la función de captura de facturas de Payhawk permite sacar una foto de la misma con un teléfono móvil y, mediante un par de clics, registrarla. El software utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente los datos relevantes. Después podrás aprobarla electrónicamente, asignarla a proyectos o departamentos y generar informes personalizados con ella.

Además, puedes integrar Payhawk con sistemas de contabilidad existentes, lo que facilita la exportación de datos y la conciliación contable.

Uno de nuestros clientes más reconocidos coincide en destacar, precisamente, la ventaja de Payhawk para gestionar compras y otras operaciones contables. En concreto, Adriá Vázquez, CFO de Vicio, cuenta que “desde que utilizamos Payhawk hemos ganado visibilidad y trazabilidad: en todo momento sabemos cuánto se está gastando, en qué departamento se ha realizado el gasto, qué persona lo ha hecho y cuál es la finalidad del mismo”.

A su vez, la funcionalidad de archivo digital de Payhawk también es muy interesante. Las facturas se almacenan de forma segura en la nube, reduciendo la necesidad de espacio físico para el archivo y minimizando el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos. Aparte, la búsqueda y recuperación de facturas es más rápida y sencilla, lo que te ahorra tiempo y te facilita el proceso de auditoría.

En definitiva, un software como Payhawk te proporciona herramientas poderosas para automatizar y agilizar la gestión de compras. Tendrás más control, ganarás en eficiencia y ahorrarás en dos recursos clave: tiempo y dinero. Combinado con la formación adecuada, el uso de nuestra herramienta (que puedes probar solicitando una demo con nuestros expertos) te ayudará a marcar la diferencia en el mercado actual.