La gestión de compras es fundamental en cualquier empresa, ya que permite optimizar el flujo de adquisición de bienes y servicios. Pero, ¿en qué consiste este proceso?, ¿cuál es su objetivo e importancia?, ¿qué actividades abarca? En este artículo respondemos a todo y te explicamos cómo un software de gestión de compras puede ayudarte enormemente y la importancia de la formación en este ámbito.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
Lo primero es definir qué es la gestión de compras como concepto. Y en este sentido podemos afirmar que la gestión de compras es el conjunto de actividades y procesos que una empresa realiza para adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Para ello abarca desde la identificación de las necesidades de la empresa hasta la recepción y pago de los productos o servicios adquiridos.
Por esa función, la gestión de las compras en empresas se ha convertido en un pilar fundamental. La razón es que es la mejor forma de garantizar la disponibilidad de los productos adecuados en el momento oportuno y al mejor precio posible.
El objetivo principal de la gestión de compras es asegurar el abastecimiento eficiente de los recursos necesarios para la empresa. Esto implica tareas como:
Al gestionar adecuadamente las compras, una empresa minimiza los riesgos de desabastecimiento, aprovecha los recursos y mejora la eficiencia operativa.
Sin embargo, una gestión ineficiente puede acarrear riesgos importantes, como exceder los presupuestos asignados o detener operaciones debido a la falta de aprobaciones en el proceso. Esto último ocurre cuando las compras requieren múltiples autorizaciones que, si no se obtienen a tiempo, generan retrasos y paralizaciones.
Una solución por la que optan muchas empresas es usar un software de gestión de gastos que incluya un módulo de POs, como Payhawk. Usar un sistema de gestión de compras y proveedores, ayuda a las empresas agilizar los procesos de compra, evitar interrupciones en las operaciones, cumplir con los presupuestos establecidos y automatizar la triple conciliación.
Especialmente, la triple conciliación asegura que no haya desviaciones ni desajustes entre lo acordado con los proveedores, lo recibido físicamente y lo facturado, optimizando así el control y la transparencia en toda la cadena de compras.
En las empresas, la gestión de compras y proveedores puede abordarse de dos formas muy distintas: de manera manual o con un sistema de gestión de compras automatizado. Cada enfoque tiene implicaciones directas en la eficiencia operativa, el control del gasto y la capacidad de escalar.
A continuación, te mostramos cómo funciona cada sistema para que puedas identificar fácilmente cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa y cuál te ayudará a ganar más control, visibilidad y agilidad en tus procesos.
En un sistema manual, la gestión de compras depende en gran medida de procesos tradicionales y la intervención directa de las personas en cada paso. Esto implica una gran cantidad de tareas repetitivas y potencialmente lentas, que pueden dificultar la agilidad y el control en la empresa.
Así es como suele funcionar este proceso:
Al ser un sistema manual, fácilmente se pueden generar cuellos de botella, cometer errores y dificultar la visibilidad del estado real de las compras y presupuestos, lo que limita la capacidad de reacción rápida ante imprevistos o necesidades de ajuste.
Con un sistema automatizado, como el que proporciona Payhawk, la gestión de compras se vuelve mucho más eficiente y controlada. Todo el proceso, desde la solicitud hasta el pago y la conciliación, se digitaliza y se gestiona desde una única plataforma.
Así es como funciona el proceso con Payhawk:
Este sistema no solo reduce drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas, sino que también mejora el control, minimiza errores y permite a los equipos financieros y operativos centrarse en tareas estratégicas que aportan valor real a la empresa.
Agiliza las compras y controla el gasto desde el pedido hasta el pago
Contar con las herramientas adecuadas es clave para tener un mayor control sobre el ciclo de compra y garantizar el cumplimiento de las políticas internas. Soluciones como Payhawk permiten digitalizar y automatizar todo el proceso de gestión de compras, desde la solicitud de compra hasta el pago y la contabilización. Estas soluciones integran flujos de aprobación personalizados, asignación de presupuestos, conciliación automática de facturas y seguimiento en tiempo real, lo que facilita la colaboración entre equipos y evita cuellos de botella. Además, al centralizar la información, se reduce el riesgo de errores y se agilizan las auditorías.
Payhawk permite configurar flujos de aprobación flexibles que se adaptan a la estructura de cada organización, asegurando que cada solicitud de compra pase por los responsables adecuados antes de ser aprobada. Una vez aprobada, la plataforma vincula automáticamente la orden de compra con la factura recibida y el justificante de pago, facilitando la triple conciliación sin intervención manual. Gracias a sus integraciones con los principales ERPs, los equipos financieros pueden sincronizar la información en tiempo real y obtener una visibilidad completa del gasto, sin tareas repetitivas ni riesgo de duplicidades.
Ejemplo práctico sobre la gestión de compras y proveedores con Payhawk:
Una empresa tecnológica con equipos en varios países utiliza Payhawk para gestionar todas sus solicitudes de compra.
En vista de los resultados, está demostrado que la gestión de compra desempeña un papel crucial en el funcionamiento de cualquier negocio y contribuye a evitar problemas empresariales. Nos referimos, por ejemplo, al exceso o la falta de inventario, al incremento de costes innecesarios o a la planificación de los tiempos de entrega.
Además, una buena gestión de compras ayuda a establecer relaciones sólidas con proveedores de confianza. Esta buena relación suele derivar en condiciones comerciales más favorables y mejores acuerdos.
Por lo tanto, un negocio que cuenta con un departamento o equipo de compras eficiente y con una estrategia de gestión de proveedores sólida tiene una considerable ventaja competitiva en el mercado.
Tal vez también te interese saber cómo gestionar órdenes de compra en Payhawk
En cuanto al procedimiento de la gestión de compras, éste puede variar según la empresa, el mercado, etcétera. Sin embargo, generalmente abarca unas áreas o actividades que son comunes a cualquier negocio y en cualquier sector y que son:
Lo primero para una gestión de compra y abastecimiento eficiente es detectar qué necesita la empresa. En esa línea, el departamento de compras debe trabajar estrechamente con los diferentes equipos para identificar las necesidades de productos y servicios.
Tras eso, se debe realizar un análisis de mercado para identificar proveedores potenciales. En este punto del proceso es cuando se evalúan criterios como la calidad, el precio, la fiabilidad de esos proveedores y la capacidad de entrega.
El tercer punto sería la negociación de las condiciones contractuales. Se discuten los términos y condiciones de compra, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y formas de pago.
Una vez se haya elegido un proveedor se realizará el pedido formalmente. En este punto es importante especificar claramente los productos o servicios contratados, así como las cantidades, los precios y las condiciones acordadas.
Hay que verificar y confirmar que se han recibido los productos o servicios adquiridos. Antes de eso, es recomendable llevar a cabo un control de calidad para tener la certeza de que cumplen con los estándares establecidos.
A continuación, corresponde realizar un seguimiento de los niveles de stock y, a la vez, gestionar el inventario de manera eficiente, ya que es lo que evitará el exceso o la falta de productos.
Tras confirmar todos los pasos anteriores, el proceso concluye con el pago a los proveedores de acuerdo con los términos y condiciones acordadas.
Muchas empresas ya usan sistemas de gestión de compras y proveedores, como Payhawk, para optimizar todo el ciclo de compras, desde la solicitud hasta el pago. Este proceso, no solo te ayuda a reducir las tareas manuales, si no que también te ofrece ventas como:
Por su papel en cualquier empresa, el personal del departamento de compras siempre ha estado compuesto por perfiles cualificados y preparados. Y es que la formación en gestión de compras es esencial para garantizar que los profesionales involucrados tengan los conocimientos y habilidades necesarios para realizar su trabajo con eficiencia.
Al hablar de cómo formarte en este campo, hay dos vías muy comunes. Por un lado, los libros de gestión de compra. Por otro, los cursos especializados.
Existen numerosos libros que abordan la gestión de compras desde diferentes perspectivas. Y no solo eso, sino que Internet ofrece cada vez más contenido didáctico mediante guías, webinars o ebooks. En este sentido, tres títulos que te recomendamos leer son:
Los tres proporcionan conocimientos teóricos, consejos prácticos y casos de estudio para mejorar la gestión de compras en una organización.
A su vez, los cursos de gestión de compras son otra excelente manera de aprender habilidades específicas y de actualizarse sobre las mejores prácticas del sector. En este momento, el medio digital ofrece numerosas alternativas. Institutos, escuelas de negocios, asociaciones profesionales o plataformas como Udemy o Coursera imparten cursos relacionados muy valiosos. Algunos de los más populares son:
Lo que está claro, más aún en un contexto tan cambiante como el actual, es que la formación continua en este campo es fundamental. Aprender y mantenerte actualizado sobre las nuevas tendencias te permitirá maximizar los beneficios de la gestión de compras en tu empresa o en tu negocio.
Precisamente por ser un campo en constante evolución, gestionar compras en la empresa es un campo que se enfrenta a nuevas tendencias y desafíos. Innovaciones y retos que, más pronto que tarde, ya están moldeando y moldearán su desarrollo más próximo.
Así mismo, también están revolucionando las diversas prácticas empresariales que podías haber estado siguiendo tú mismo hasta ahora.
En definitiva, estas tendencias y desafíos delinean un panorama dinámico para la gestión de compra. En ese contexto, la adaptabilidad y la innovación son fundamentales para tener éxito.
En el campo de la gestión de compras, Payhawk es una solución de vanguardia. En especial para el tratamiento de facturas de compras. Con Payhawk simplificas enormemente el proceso de registro, pago y contabilización de las facturas.
En concreto, la función de captura de facturas de Payhawk permite sacar una foto de la misma con un teléfono móvil y, mediante un par de clics, registrarla. El software utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente los datos relevantes. Después podrás aprobarla electrónicamente, asignarla a proyectos o departamentos y generar informes personalizados con ella.
Además, puedes integrar Payhawk con sistemas de contabilidad existentes, lo que facilita la exportación de datos y la conciliación contable.
Uno de nuestros clientes más reconocidos coincide en destacar, precisamente, la ventaja de Payhawk para gestionar compras y otras operaciones contables. En concreto, Adriá Vázquez, CFO de Vicio, cuenta que “desde que utilizamos Payhawk hemos ganado visibilidad y trazabilidad: en todo momento sabemos cuánto se está gastando, en qué departamento se ha realizado el gasto, qué persona lo ha hecho y cuál es la finalidad del mismo”.
A su vez, la funcionalidad de archivo digital de Payhawk también es muy interesante. Las facturas se almacenan de forma segura en la nube, reduciendo la necesidad de espacio físico para el archivo y minimizando el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos. Aparte, la búsqueda y recuperación de facturas es más rápida y sencilla, lo que te ahorra tiempo y te facilita el proceso de auditoría.
En definitiva, un software como Payhawk te proporciona herramientas poderosas para automatizar y agilizar el proceso de gestión de compra. Tendrás más control, ganarás en eficiencia y ahorrarás en dos recursos clave: tiempo y dinero. Combinado con la formación adecuada, el uso de nuestra herramienta (que puedes probar **solicitando una demo con nuestros expertos**) te ayudará a marcar la diferencia en el mercado actual.
Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
