18 jul 2023
3 mins

Software de gestión de tesorería: elige bien

Un empleado que utiliza el software de gestión de tesorería para simplificar la gestión de la tesorería y los recursos financieros
Resumen

Fundamental. Ese sería el mejor adjetivo para definir en una palabra la gestión de la tesorería en la administración de cualquier empresa. Controlar los flujos de efectivo que entran y salen es crucial para asegurar la estabilidad y el crecimiento de tu negocio. En este sentido, un software de gestión de tesorería es la herramienta imprescindible para optimizar esta tarea y aquí explicaremos en detalle su importancia y cómo gestionarla.

Índice

    Además, te diremos en qué debes fijarte para escoger el programa adecuado con el que satisfacer las necesidades de tu organización y, por supuesto, cuáles son los mejores que hay en el mercado.

    La importancia de la tesorería en la empresa

    El término tesorería tiene dos acepciones: por una lado hace referencia a los fondos líquidos de la empresa, es decir, al dinero efectivo con el que cuenta, ya sea en metálico o en cuentas bancarias. Es fundamental que la entidad cuente con la liquidez suficiente como para hacer frente a los pagos que vencen a corto plazo y en este sentido su importancia es obvia.

    Por otro lado, es el nombre que se le da al área de la empresa que se encarga de la administración y el control de los recursos monetarios, asegurando que existan fondos suficientes para cubrir las obligaciones y que los excedentes se administren adecuadamente. De esa manera, una gestión eficiente de la tesorería permite tomar decisiones informadas, minimizar riesgos y aprovechar oportunidades de inversión.

    La salud financiera de la empresa requiere de una tesorería suficiente y convenientemente gestionada.

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    Cómo llevar el control de la tesorería

    Por todo ello, el control de la tesorería es esencial para una gestión de las finanzas eficaz y algunos consejos prácticos para llevar a cabo esta tarea son los siguientes:

    · Realiza un seguimiento riguroso de los ingresos y gastos. Mantén registros precisos de todas las transacciones financieras de la empresa. Esto te permitirá tener una visión clara de la situación y decidir en base a cifras y datos.
    · Establece presupuestos y proyecciones. Elabora presupuestos detallados y proyecciones financieras realistas. Así podrás identificar posibles desviaciones y adoptar medidas a tiempo.
    · Automatiza los procesos. Utiliza herramientas de tesorería que te permitan automatizar tareas repetitivas y reduzcan el margen de error. La tecnología, como te contamos, te ayuda enormemente en este aspecto.

    Qué es un software de gestión de tesorería

    En cuanto a lo que es un software de gestión de tesorería, hablamos de una herramienta diseñada para facilitar el control y la gestión de los flujos de efectivo de una empresa. Por sus funcionalidades, te permite centralizar y automatizar tareas como el seguimiento de cuentas, la conciliación bancaria, la generación de informes financieros o la gestión de pagos.

    Quién lo utiliza en la empresa

    Normalmente, los softwares para el control de tesorería los utilizan los equipos financieros y contables. Por lo tanto, los responsables de los fondos, los contables y los directores financieros son los principales usuarios de estas herramientas. También puede ser controlado por otros miembros del equipo directivo para tomar decisiones estratégicas basadas en la información proporcionada por el software.

    Funciones principales

    La mayoría de los softwares de gestión de tesorería ofrecen una amplia gama de funciones para facilitar la administración financiera de una empresa. Estas son algunas de las características clave que puedes encontrar y aprovechar en este tipo de herramientas:

    · Control y seguimiento de cuentas bancarias. Con un software de gestión de tesorería centralizas y sincronizas todas tus cuentas bancarias en una sola plataforma. Así obtienes una visión global de los movimientos financieros de la compañía y puedes realizar conciliaciones bancarias de manera más eficiente.
    · Gestión de pagos. La herramienta de gestión de tesorería te permite realizar y programar pagos de manera segura. Puedes configurar salidas de fondos recurrentes, generar remesas bancarias y llevar un registro detallado de las transacciones.
    · Generación de informes financieros. Estos programas generan informes financieros personalizados. Suelen incluir información detallada sobre el flujo de efectivo, la posición de tesorería, las proyecciones financieras y otros indicadores clave. A su vez, te ayudarán a tomar decisiones estratégicas.
    · Prevención de riesgos. Algunos programas de gestión de tesorería incluyen funciones de gestión de riesgos, como el monitoreo de exposiciones cambiarias o la detección de transacciones fraudulentas. Son prestaciones que protegen los activos financieros de la empresa.
    · Integraciones con otras herramientas. Muchos softwares de tesorería ofrecen integraciones con otros sistemas y herramientas empresariales. Gracias a ello es más sencillo automatizar procesos y ser más eficiente en la gestión financiera de la compañía.

    Mira cómo te pueden ayudar las tarjetas de empresa a controlar la tesorería

    Diferencias con otras herramientas

    En este punto, es importante destacar las diferencias entre un software de gestión de tesorería y otras herramientas financieras. Así mismo, en ocasiones se confunden con los ERP, los softwares de facturación y los softwares de finanzas. Por eso, aprovechamos este apartado para diferenciarlos.

    En primer lugar, numerosas empresas trabajan con ERP (Enterprise Resource Planning). Estos programas pueden incluir módulos de tesorería. No obstante, su enfoque principal es la gestión integral de los recursos de la empresa. Por lo tanto, abarcan otras áreas como la producción, la logística, la gestión de inventarios o la contabilidad.

    Por otro lado, cuando hablamos de un software de facturación lo hacemos sobre un programa que toca una parte concreta del negocio relacionado con las ventas y es que estos se centran en la emisión de facturas y en el seguimiento de cobros, sin proporcionar un control completo de la tesorería.

    Y en cuanto a los softwares de finanzas, se trata de programas que se enfocan en campos más amplios. Por ejemplo, este tipo de herramientas gestionan aspectos relativos a la planificación financiera, el análisis de las inversiones o la gestión de activos.

    La importancia de contar con un programa de gestión de tesorería

    El caso es que contar con un programa de gestión de tesorería ofrece numerosas ventajas. Aunque otras herramientas financieras ayudan en ciertos aspectos, un software para la gestión de la tesorería se especializa en la administración y el control efectivo de los flujos de efectivo. A diferencia de los ERPs, se centra en la tesorería, proporcionando funcionalidades específicas y herramientas diseñadas para mejorar esta área clave de la gestión financiera.

    Cómo elegir el que más te conviene

    Al elegir un programa de este tipo, es importante considerar varios factores para asegurarte de que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, el precio, las funcionalidades, el tipo de compañía o el soporte. Ten en cuenta que hay softwares de gestión de tesorería gratis y de pago o herramientas pensadas y lanzadas para organizaciones con volúmenes de negocio más o menos grandes.

    A continuación, te ofrecemos algunos consejos para tomar la decisión correcta:

    · Gratuito o de pago. Existen softwares tanto gratuitos como de pago. Los programas de tesorería gratis pueden ser una buena opción para empresas pequeñas con necesidades básicas. Sin embargo, los softwares de pago suelen ofrecer funcionalidades más avanzadas y un soporte técnico más completo. Evalúa las necesidades específicas de tu negocio y elige la opción que se ajuste mejor a tu presupuesto y requerimientos.
    · Para grandes empresas o para pymes y autónomos. Algunos softwares de gestión de tesorería están diseñados para satisfacer las necesidades de grandes organizaciones, mientras que otros se centran en las de pymes y autónomos. Considera el tamaño y la complejidad de tu compañía a la hora de escoger y asegúrate, también, de que el software sea escalable y pueda adaptarse al crecimiento de tu negocio.
    · Funcionalidades requeridas. Haz una lista de las funcionalidades específicas que necesitas y ten en cuenta características como la gestión de cuentas, la conciliación bancaria, la generación de informes financieros, la gestión de pagos, entre otras. Compara las opciones disponibles y elige el que cumpla con la mayoría de tus requisitos.
    · Facilidad de uso. Un aspecto importante a considerar es la usabilidad del software. Debe ser intuitivo y fácil de aprender para que los usuarios aprovechen al máximo sus funcionalidades. Una programa complicado puede conllevar una curva de aprendizaje prolongada y aumentar la probabilidad de comisión de errores al principio.
    · Soporte técnico y actualizaciones. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen soporte técnico y actualizaciones regulares. Esto garantiza que la herramienta esté siempre actualizada y que puedas recibir ayuda en caso de tener alguna pregunta o problema.

    Por estos motivos, tómate el tiempo necesario para investigar y comparar diferentes opciones antes de tomar una decisión.

    Los mejores softwares de gestión de tesorería del mercado

    A continuación, te mostramos algunos de los mejores softwares de gestión de tesorería disponibles en el mercado. Estas soluciones ofrecen características destacadas y han sido bien evaluadas por usuarios y expertos en el campo financiero:

    Agicap

    Las opiniones sobre Agicap reflejan que es un software de gestión de tesorería eficaz y que ofrece una plataforma para el control financiero empresarial. Permite el seguimiento en tiempo real de los flujos de efectivo, por ejemplo.

    Kyriba

    Kyriba es otra plataforma de gestión de tesorería que proporciona algunas funcionalidades para el control financiero. Con él, las empresas pueden automatizar ciertos procesos como la conciliación bancaria.

    Holded

    Holded es un software de gestión empresarial que incluye un módulo de tesorería. Está centrado en pequeñas empresas y, sobre todo, autónomos.

    Sage

    Sage es una reconocida empresa de software de gestión empresarial (ERP) que también ofrece soluciones para la tesorería. Te da la posibilidad de llevar un control completo de las cuentas bancarias, generar informes financieros personalizados y automatizar tareas de tesorería.

    Estos son solo algunos ejemplos de los softwares de gestión de tesorería que hay disponibles en el mercado. Cada uno tiene sus propias características y funcionalidades únicas.

    Cómo te ayuda Payhawk con el control de la tesorería

    Payhawk es una solución integral de gestión de gastos y pagos que, entre otras cosas, simplifica y optimiza el control de la tesorería pero sus funcionalidades van más allá.

    Con nuestra herramienta podrás:

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    Conclusión

    En conclusión, la gestión de tesorería es fundamental para la salud financiera de una empresa. Un software adecuado ayuda a empresas de todo tipo a controlar y administrar de manera eficiente los flujos de efectivo, a realizar conciliaciones bancarias, a gestionar pagos y le genera informes financieros precisos.

    Eso sí, al elegir un software de gestión de tesorería, es importante que consideres las necesidades específicas de tu negocio. Nos referimos al tamaño de tu empresa, las funcionalidades que necesitas y el presupuesto del que dispones.

    Explora y compara estas alternativas y escoge la que mejor se adapte a tus necesidades. Será la mejor forma de optimizar tu gestión financiera y adoptar medidas estratégicas basadas en información actualizada y precisa.

    Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad.
    Eva Zamora
    Redactora de Contenidos
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    Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.

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