El proceso de compras de una empresa y cómo optimizarlo

Qué es el proceso de compras de una empresa y cuál es su importancia y objetivos

Podemos definir el proceso de compras como el conjunto de los pasos que se siguen en una empresa para conseguir los suministros necesarios.

A nadie se le escapa que no es algo que se pueda hacer por cualquier trabajador, en el momento que sea o acudiendo a un proveedor elegido aleatoriamente sino que en cada entidad hay una persona o un departamento que se dedica a estas funciones y que las llevan a cabo siguiendo una serie de pautas fijadas de antemano. En cualquier proceso de compra se sigue un sistema diseñado al efecto y este abarca un campo más amplio que lo que es el hecho material de la compra en sí, que vendría a ser poco más que realizar el pedido y recibir la mercancía.

Pues bien, esa secuencia completa de pasos llevados a cabo por las personas que corresponden y que abarca todo el proceso de abastecimiento es lo que se conoce como proceso de compras.

Más adelante veremos las fases que lo componen pero antes un par de precisiones terminológicas:

• Si bien el término “compras” hace referencia a la adquisición de los elementos que la empresa después vende (con o sin transformación) cuando hablamos de proceso de compras el sentido que se otorga a la expresión es más amplio y en él se incluyen no solo el aprovisionamiento de mercancía o materias primas sino de cualquier otro elemento necesario para el funcionamiento de la empresa (por ejemplo, material de oficina).
• Técnicamente, el proceso de compras sería una parte del proceso de adquisición. Este último abarca una serie de fases iniciales, como pueden ser el estudio del mercado o la formación de una lista de posibles proveedores y termina algo más allá de la compra en sí, con actuaciones como pueden ser con la aprobación de las facturas o el mantenimiento de una buena relación con los proveedores.

Si bien, en sentido estricto, ambos términos no son sinónimos nosotros los vamos a emplear como si lo fueran por varios motivos: en primer lugar porque esta distinción se da mucho más en el plano teórico que en el práctico, y en segundo lugar porque la mayoría de autores también se inclinan por esta opción.

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Objetivos

Un proceso de compras bien estructurado y ejecutado es el que permite adquirir los suministros de la manera más eficiente posible, lo que se manifiesta en aspectos como que la rotación del stock sea la más óptima y que la calidad y precio del producto sea el requerido.

Esta es la finalidad última y para llegar ahí algunos objetivos considerados de manera individual serían:

• Reducir en la medida de lo posible los precios de coste, no solo el de la compra en sí sino también otros relacionados como puede ser, por ejemplo, el relativo al transporte, al seguro o al almacenamiento.
• Conseguir que el flujo de entrada de productos sea el adecuado para que no haya problemas a la hora de servir las ventas pero que tampoco se sobredimensione el almacén.
• Aumentar la rotación de los bienes, de forma que pertenezcan a la empresa el menor tiempo posible. Con ello se aumenta la liquidez de la entidad y se disminuyen los posibles riesgos.
  Contar con vías alternativas con las que conseguir los productos para evitar roturas de stock.

Importancia

La importancia del proceso de compra es enorme porque sus efectos en la cuenta de resultados se dejan notar, tanto de forma directa como indirectamente:

Por un lado, porque el precio al que se adquieran los productos va a determinar el importe del beneficio que se obtenga en cada operación: a menor precio de compra mayor ganancia. Y a la inversa: si compramos más caro el margen será menor.

Por otro lado, porque otros elementos diferentes al precio van a incidir en el número de ventas totales. Por ejemplo, mayor calidad del producto, más variedad de características entre las que elegir o disponibilidad inmediata son elementos que inciden en el montante de las ventas porque el consumidor valora mucho este tipo de cuestiones. Y todo ello se consigue con un proceso de adquisición eficiente.

Aún así, para conseguir el mayor potencial es necesario que el departamento de compras esté bien integrado con el resto para que la comunicación sea fluida tanto para poder aportar a otras áreas como para que las necesidades de producción, de ventas o de atención al cliente se vean satisfechas. En este sentido, la elaboración de informes periódicos será de gran ayuda.

Etapas del proceso de compras en las empresas

Como hemos comentado, el proceso de compra abarca desde la prospección del mercado para detectar los productos más idóneos hasta el pago de la factura del acreedor, pasando por todo lo relacionado con la recepción y almacenamiento de la mercancía.

A grandes rasgos, las etapas por las que el proceso de compra pasa en la mayoría de las empresas son:

• Concreción de qué bienes son los que se necesitan, en qué fecha y en cuáles condiciones.
• Estudio de los distintos proveedores y selección de los más adecuados.
• Solicitud de presupuestos y condiciones
• Negociación de las estipulaciones que regirán toda la relación comercial: características de los productos, embalajes, forma de entrega, plazos, garantías, precio, condiciones de pago, descuentos por volumen, etc.
• Firma del contrato
• Emisión de la orden de compra.
• Recepción de la mercancía y almacenaje, con la correspondiente comprobación.
• Aprobación, pago y contabilización de la factura.

Cómo mejorar el proceso de compras de una empresa

Es evidente que optimizar el proceso de compra de una empresa es hacerla más competitiva, y eso se reflejará en su cuenta de resultados sin ninguna duda.

Algunas acciones que puedes llevar a cabo en este sentido son las siguientes:

1. Audita todos los pasos del procedimiento de compras establecido y busca puntos de mejora. Igual hay alguna operación que se puede hacer de forma más ágil o con la que se gane en fiabilidad.

Ya sabes: lo que no se mide no se puede mejorar.

2. El control del inventario es fundamental. Asegúrate de que no hay fallos en él, que se cumple el objetivo de que haya la máxima rotación posible de los productos y que, a su vez, su estructura permite que no haya rotura de stock.

3. La correcta y detallada planificación marcará una diferencia en el resultado final. Es la única manera de que el proceso sea lo más eficiente posible y que se compre lo que realmente se necesita, en los plazos requeridos y en las mejores condiciones.

4. Analiza el impacto que produzcan en las ventas los cambios que introduzcas en el proceso de compras y ve testeando según los resultados que vayas obteniendo.

5. Observa a la competencia y analiza cómo están actuando ellos en esta línea. Implementa nuevas estrategias que a otros agentes del sector les funciona.

6. No dejes de contactar con nuevos proveedores con los que llegar a acuerdos más beneficios.

7. Haz uso de la tecnología. Con ella podrás automatizar muchos procesos y minimizar el riesgo de error. En ambos casos ahorrarás dinero y pronto la inversión te será rentable.

El diagrama de flujo de compras

El diagrama de flujo de compras es la plasmación en un soporte digital o en papel del proceso se compras al completo, dejando constancia detallada de todos sus fases y con mención expresa de las personas o puestos que intervienen. Visualmente queda como una sucesión de recuadros y líneas en forma de itinerario.

Resulta muy útil para diseñar el procedimiento y tener así una imagen clara tanto del conjunto como de los detalles.

En la red puedes encontrar muchas imágenes de un diagrama de flujo de compras.

Ejemplos de proceso de compras

En ocasiones, las fases del proceso de compras que hemos comentado pueden variar de unas a otras empresa, sobre todo por el tamaño de las mismas, los recursos con los que cuentan y el sector al que pertenecen. Y si bien el planteamiento general es el mismo también es cierto que habrá que adaptarlo a la idiosincrasia propia del negocio de que se trate.

Por eso, a continuación tomamos como ejemplo dos tipos de empresas diferentes para poner de manifiesto cómo las peculiaridades de su propia actividad inciden en su dinámica de actuación.

Ejemplo de proceso de compras en un restaurante

La particularidad de un restaurante es que buena parte de la mercancía con la que trabaja está compuesta por productos frescos o de temporada. Esto hace que las compras deban realizarse con bastante frecuencia y la recepción del género tenga lugar cada muy pocos días y, en algunos casos, a diario.

Por este motivo en este tipo de negocios cobra mucho más protagonismo la rotación eficiente de los productos porque, en muchos casos, su tenencia por un tiempo superior al recomendado puede acarrear pérdida de calidad o, incluso, su deterioro total.

También merece especial mención la bodega con la que cuentan muchos establecimientos, en las que suele haber referencias de muy variados precios. Mantener un buen stock de vinos y licores puede implicar la inmovilización de una importante cantidad de dinero, por lo que la selección de las marcas y la relación con los distribuidores es de vital importancia.

Ejemplo de proceso de compras de una gran superficie de alimentación

El proceso de compra de las grandes cadenas de alimentación se caracteriza por su gran capacidad para negociar precios, calidades y condiciones de entrega. Al hacer pedidos de cantidades tan grandes suelen imponer sus cláusulas a la hora de contratar con ellos.

Su margen de beneficio no es alto, por lo que andan a la búsqueda continua de proveedores que le puedan suministrar más barato.

Procesos de compras que presentan ciertas particularidades

Proceso de compras públicas

En las compras que realiza la Administración pública se aplica escrupulosamente la normativa vigente, que contiene un procedimiento que garantiza la concurrencia de todas las empresas que reunan los requisitos establecidos y que los bienes o servicios adquiridos cumplan con todas las especificaciones que obren en el expediente.

Proceso de compras internacionales

Cuando se realizan compras fuera del territorio español hay que tener en cuenta, fundamentalmente, dos cuestiones:

Si está permitida la entrada a la comunidad europea del producto de que se trate y en qué condiciones, si el proveedor no es de un estado miembro, así como la documentación específica a preparar.
La liquidación de los impuestos que gravan la operación, que varía a como se hace cuando se trata de un proveedor español. También habrá que pagar los derechos arancelarios en la frontera si la mercancía viene de fuera de la unión europea.

En definitiva, comportan una serie de trámites y de costes que habrá que tener en cuenta.

Procedimientos de compras ISO 9001

La ISO 9011 es la norma más utilizada para los sistemas de gestión de calidad. En base a ella se han expedido más de 1 millón de certificados en todo el mundo.

Pues bien, como no podría ser de otra manera, también hace referencia al proceso de compra y si la empresa quiere obtener este tipo de certificado de calidad tendrá que implementar un procedimiento que cumpla con todo lo que ella establece.

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La última parte del proceso de compra es la recepción, contabilización y pago de la factura, y es ahí donde Payhawk te hará ganar en eficiencia, con el ahorro de tiempo y dinero que ello implica.

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