Digitalización de empresas y transformación digital: ¿es lo mismo?

Qué es la digitalización de empresas y para qué sirve

La digitalización de una empresa es la implementación de tecnologías digitales para desarrollar procesos del negocio en los cuales se pasa de lo analógico a lo digital, de la información en papel u otro soporte físico a datos expresados en 0 y 1 y del tratamiento manual de los datos al establecimiento de procesos automatizados.

Hoy día a pocos se les escapa la utilidad del empleo de este tipo de herramientas ya que sirven, básicamente, tanto para aumentar la eficiencia de los procesos vigentes como para instaurar otros nuevos. Esto permite ahorrar tiempo y dinero, por un lado, y ampliar o iniciar nuevas oportunidades de negocio, por otro. En definitiva, contribuyen a conseguir el objetivo que persigue toda empresa: optimizar los recursos para maximizar los beneficios.

Diferencia entre digitalizar documentación y digitalizar un negocio

Una cosa es digitalizar documentación y otra diferente es digitalizar un negocio.

Lo primero es un proceso por el que la información contenida en un soporte físico (papel, por ejemplo) se transforma en bits, de manera que se pueda procesar por programas informáticos.

Por ejemplo, con la tecnología adecuada, puedes hacer una foto a una factura y archivarla de forma online.

Sin embargo, al hablar de digitalizar un negocio se hace referencia a instaurar procedimientos en los que se emplea la tecnología digital para actuaciones tan diversas como pueden ser automatizar tareas, llevar a cabo relaciones con terceros o lanzar mensajes al mundo.

Al digitalizar documentación se extraen sus datos y se pasan a una versión expresada en un lenguaje binario (0 y 1) mientras que la digitalización de los procesos empresariales implica el manejo o procesamiento de lo datos que previamente se han pasado a formato digital con la tecnología adecuada.

Siguiendo el ejemplo anterior, en una empresa que cuenta con un programa de gestión de gastos, por ejemplo, esa factura a la que se hizo una foto se podría enviar al sistema ERP para su contabilización, incluirla en el informe que corresponda o pagarla en el acto y todo con un par de clics.

Diferencia entre transformación digital y digitalización de una empresa

Ya lo planteamos en el título del post: la digitalización de empresas y la transformación digital empresarial ¿es lo mismo?.

Pues no, no es exactamente lo mismo. Y si bien entraremos en este concepto con más detalle más adelante podemos decir que:

La transformación digital de la empresa supone la incorporación de herramientas digitales para la realización de todos sus procesos. Implica un cambio profundo en las estructuras del negocio y una nueva manera de llevar a cabo la totalidad de sus acciones.

La diferencia, por tanto, consiste en que mientras que la digitalización de la empresa es la implementación de la tecnología digital en uno o varios aspectos de la entidad, la transformación es cambiar todos los métodos que se venían siguiendo por otros digitales.

La digitalización afecta a ciertos aspectos pero la transformación digital incide en la totalidad de la empresa, en el concepto del negocio en sí. Un ejemplo de la primera podría ser crear una página web con un chat bot que resuelva dudas a tiempo real. Y uno de lo segundo sería el de la tienda física que cierra sus instalaciones y monta un e-commerce para vender solo online.

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Cuáles son los tipos de digitalización empresarial

Según la naturaleza de los procesos empresariales que se digitalicen podemos hablar de:

• Digitalización del área administrativa: Supone la implantación de sistemas y métodos basados en la tecnología digital en lo relativo a las labores administrativas y de gestión de la empresa, como pueden ser la contabilidad, los impuestos, los recursos humanos, el archivo de documentación, la elaboración de informes, etc.
• Digitalización del producto o de su forma de entrega: Abarca desde el diseño de productos en formatos digitales (por ejemplo, un software en la nube) o nuevas formas de prestación del servicio (por ejemplo, consultorías online) hasta la puesta en funcionamiento de sitios de venta en internet.
• Digitalización del área comercial: El trato con el cliente, la comunicación de la marca, la fidelización, etc. son aspectos en los que las nuevas tecnologías marcan una importante diferencia.
• Digitalización operativa.
  Su objetivo es aumentar la productividad y conseguir un ahorro en los costes que conlleva la actividad propia de la empresa. En este tipo se encuadran la implantación de sistemas de control de calidad, la automatización de diferentes aspectos de la producción o la utilización de programas de diseño en red, por ejemplo.

Herramientas para llevarla a cabo

Las herramientas para llevar a cabo la digitalización de una empresa son, como ya hemos comentado, todos aquellos programas, sistemas o métodos que emplean o están basados en la tecnología digital.

Ya hay soluciones para, prácticamente, todas las áreas del negocio: software de gestión de gastos, de recursos humanos, de diseño, de control de almacén, de gestión de redes sociales, plataformas de comunicación, de gestión de documentos, CRM, contabilidad, ERP, e-commerce… y un largo etc.

En algunos casos solo existen versiones de pago pero en otros también las hay gratuitas, si bien estas suelen ofrecer la posibilidad de usarlas solo durante un tiempo determinado o con parte de las funcionalidades no accesibles.

Importancia y beneficios de la digitalización de las empresas

En unos tiempos en los que la tecnología evoluciona tan rápido y que constantemente están surgiendo nuevas soluciones el hecho de que un negocio no esté actualizado en este sentido supone un retroceso. Si la competencia tiene una web, por ejemplo, tu negocio no puede seguir sin ella o perderá puntos. Eso es evidente, como también lo es la necesidad de mejorar los procesos empresariales para ganar en competitividad y maximizar los resultados.

Son muchos los beneficios que la digitalización puede traer a cualquier tipo de entidad y entre ellos destacamos los siguientes:

• Conlleva la automatización de muchas actividades, lo que mejora la eficiencia y la productividad y se traduce en ahorro de tiempo y de dinero.
• Al tratarse, en su mayoría, de softwares o sistemas en la nube pueden acceder a ellos varias personas, en cualquier momento y desde cualquier lugar. La deslocalización es un valor en auge.
• Permite tratar la información de forma muy rápida, con lo que se disponen de datos actualizados y se facilita la toma de decisiones.
• Posibilita una mayor la exposición de la marca al público, aumentando así las posibilidades de llegar a más clientes.
• Conlleva la posibilidad de establecer nuevos canales de venta.
• Favorece la comunicación interna y externa.
• Puede mejorar la experiencia de los clientes.

Cómo digitalizar una empresa: pasos a seguir

Para comenzar con la digitalización de procesos empresariales, en primer lugar lo más importante es determinar qué aspecto o aspectos del negocio son los que se van a cambiar y, a partir de ahí, buscar la solución más adecuada.

En general, una buena hoja de ruta podría ser:

• Realizar un estudio de mercado y analizar a la competencia con el fin de determinar la situación de las demás empresas del sector.
• Identificar puntos de mejora o acciones nuevas a implementar en cuanto a procedimientos internos, canales de venta, comunicación externa, experiencia del cliente…
• Analizar los procesos de trabajo y rediseñar los que se puedan mejorar gracias a la tecnología digital.
• Elaborar un presupuesto asumible y priorizar las acciones que causen más impacto en la mejora del negocio.
• Tomar conciencia de que el uso de la tecnología digital requiere de un conocimiento mínimo, como ocurre con cualquier otra, y que los miembros de la empresa deberán formarse en ese sentido.
• Además, es posible que sea necesaria la colaboración de profesionales especializados en estos temas como puede ser un consultor en estrategia digital, un community manager, un experto en big data…

Ayudas y subvenciones a la digitalización de procesos empresariales

El estado, consciente de la importancia de la actualización de las empresas y de la necesidad de incorporar las nuevas tecnologías para aumentar su competitividad, ha puesto en marcha varias líneas de ayudas y subvenciones para la digitalización de las empresas.

Dentro del programa “Acelera pyme”, el “Kit digital” es la ayuda pública más notoria hasta la fecha y según la información oficial se trata de “una iniciativa del Gobierno de España, cuyo objetivo es subvencionar la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital.”

Las empresas que cumplan los requisitos establecidos en las bases de la convocatoria, y su solicitud resulte aprobada, dispondrán de un bono digital por una determinada cantidad de dinero que les permitirá acceder a las soluciones previstas. Estas forman una lista cerrada y a cada partida se asigna un importe máximo que varía en función del tipo de empresa.

Los conceptos que se subvencionan se refieren a:

• Sitio web
• Comercio electrónico
• Gestión de redes sociales
• Gestión de clientes y/o proveedores
• Inteligencia empresarial y analítica
• Servicios y herramientas de oficinas virtuales
• Gestión de procesos
• Factura electrónica
• Comunicaciones seguras
• Ciberseguridad online
• Presencia avanzada en internet
• Marketplace

Es obligatorio que los servicios subvencionados se contraten a un agente digitalizador, que se podrá elegir entre aquellas empresas que figuran como tal.

La transformación digital empresarial

Como ya comentamos al principio, la transformación digital empresarial implica un cambio más profundo que la digitalización de procesos porque supone implementar la tecnología digital en todos los aspectos del negocio y no solo en algunas de sus áreas.

La entidad que se transforma digitalmente deja atrás todos sus métodos y formas de hacer tradicionales y establece para su negocio unas nuevas bases asentadas en las nuevas tecnologías.

Un ejemplo sencillo podría ser la clínica de psicología que empieza a impartir sus sesiones de forma online, capta sus clientes a través de las redes sociales y realiza todos sus cobros y pagos por internet.

No en todos los sectores es viable este tipo de transformación, obviamente, pero en los que sí es factible merece la pena estudiar la posibilidad, al menos, porque puede suponer ampliar considerablemente los canales de venta, llegar a más clientes y minorar de manera significativa el importe de los gastos fijos. Hay muchas empresas que al pasarse a lo online han visto catapultados sus resultados.

Ejemplos de empresas digitalizadas

Muchas compañías están totalmente digitalizadas, pero hay dos archiconocidas por todos y que no se entenderían de otra manera. Nos referimos a:

• Netflix: Poco se puede decir de este gigante… Desde luego, muchos elementos han contribuido a su gran éxito, pero al hilo del tema que nos ocupa, merece la pena destacar el hecho de es gracias al uso del big data que puede hacer sugerencias a sus clientes y lo hace partiendo de la información que acumula sobre el género al que pertenecen las películas o series que consumen, el tiempo de visionado o las opciones descartadas. El conocer las preferencias y gustos de su público le permite ofrecer un mejor servicio.
• Amazon: ¿Alguien se puede imaginar una empresa del sector al que pertenece Amazon con su operativa, con un volumen de negocio similar o cercana en la cuantía de sus resultados pero fuera del entorno digital?

La digitalización de los gastos de la empresa y Payhawk

Uno de los aspectos del negocio en los que se nota mucho el impacto de la digitalización es en el relativo a la gestión de los gastos. En este sentido, la implementación de la solución que ofrece Payhawk se traduce en importantes beneficios que comentamos un poco más adelante, porque primero queremos que te pongas en situación con un sencillo ejemplo.

Imagina que un empleado está en un viaje de negocios y debe pagar los gastos que ello conlleva. O bien la empresa le ha adelantado una cantidad de efectivo que tendrá que transportar y manejar, o bien hace el pago de su bolsillo y después le será reembolsado. En ambos casos es necesario que cuando regrese entregue al responsable todos los justificantes y cuadren entre ambos los importes a entregar o a devolver.

Si la empresa trabajara con Payhawk, el empleado haría una simple foto a la factura y esta estaría a disposición del responsable a tiempo real. Además, la pagaría con la tarjeta proporcionada por la empresa y en la cual se habrían establecido previamente las pautas y límites necesarios.

La diferencia entre ambas situaciones es enorme:

• Se acabarían el extravío de justificantes y la presentación de documentos que no cumplen los requisitos para su desgravación, porque el departamento de administración los podría comprobar al momento y solicitar su rectificación.
• No sería necesario destinar espacio ni recursos a guardar y organizar las facturas porque nuestra tecnología permite que su formato digital tenga plenos efectos legales.
• Se pondría fin a la entrega y recogida de efectivo al personal y las tediosas comprobaciones que acarrean.
• Se reduciría considerablemente la posibilidad de comisión de errores al disminuir en gran parte el movimiento de documentación y de dinero.
• Disminuiría de forma importante el tiempo de dedicación a todo este tipo de tareas.

Podríamos seguir pero se haría demasiado largo, así que mejor solicita una demo a nuestros especialistas y con sus explicaciones comprenderás la cantidad de tiempo y dinero que puedes ahorrar.