Tarjeta de empresa y gastos personales

Cada vez más empresas están adoptando las tarjetas bancarias corporativas para que los empleados puedan hacer frente a sus gastos profesionales, ahorrando tiempo a los equipos administrativos, mientras optimizan el control y la gestión financiera. No obstante, dotar de un instrumento de pago a gerentes y empleados también tiene sus riesgos. El principal es el uso de la tarjeta de empresa para gastos personales.

La utilización de tarjetas de empresa para pagar indistintamente gastos corporativos y personales es bastante común entre emprendedores y socios de pequeñas empresas, que todavía no han implantado una contabilidad profesional.

Pero antes de abordar este tema, vamos a situarnos y dejar claro qué es exactamente una tarjeta para gastos de empresa, por qué es tan ventajosa su utilización y qué tipos hay. La tarjeta de gastos empresariales puede ser realmente útil si se hace un buen uso de ella. En Payhawk, las tarjetas tienen flujos de aprobación personalizados y políticas de empresa incluidas, pero no adelantemos acontecimientos.

Qué es la tarjeta para gastos de empresa

La tarjeta para gastos de empresa es aquella que se concede a los trabajadores para que puedan hacer frente, en nombre de la compañía, a determinados gastos derivados de la actividad laboral.

Y es que es muy habitual que, en su día a día, muchos empleados tengan que hacer pagos por cuenta de la empresa: desde gastos de viaje y desplazamiento (hotel, gasolina, aparcamiento, restaurante, billetes de avión…) hasta cualquier atención a clientes o mantenimiento de suscripciones, por ejemplo.

Si no se dispone de tarjeta de gasto como medio de pago, para gestionar todos estos gastos derivados de la actividad laboral o bien la empresa entrega un anticipo de dinero al trabajador o bien este adelanta los importes de su bolsillo y luego se le reembolsa. Cualquiera de las dos opciones supone una cantidad de trabajo considerable (y bastante tediosa) a la hora de justificar los importes y el empleo de los fondos así como llevar a cabo la entrega de dinero por una u otra parte. Las típicas notas de gastos de siempre, su liquidación y todo lo que acarrean…

Sin embargo, con las tarjetas empresariales el empleado paga con ellas como haría con cualquier otra tarjeta de crédito o débito y se evita así el movimiento de efectivo y todo lo que ello implica.

Ventajas de utilizar las tarjetas para gastos de empresa

La utilización de tarjetas corporativas para pagar los gastos de la entidad supone numerosas ventajas:

• La empresa tiene la información sobre los gastos a tiempo real (qué gasto se ha realizado, quién lo ha hecho, cuándo, dónde..) lo que le permite ejercer un mayor control de los mismos.
• Se simplifica enormemente todo lo relativo a los viajes de negocios: todos los pagos están centralizados y su cotejo es rápido y fácil.
• Posibilita la limitación de gastos por concepto, persona, fecha, etc. y es muy útil establecer una política de gastos.
• Es un método de pago más seguro que el efectivo.
• Ahorra tiempo e incomodidades al poner fin a la existencia de anticipos o reembolsos posteriores.
• Se pueden crear informes que faciliten el control del presupuesto y el análisis de sus desviaciones.
• Su gestión es rápida y sencilla porque están pensadas para emitirlas, cancelarlas o restringir su uso de forma ágil.
• Permiten un considerable ahorro de tiempo al facilitar el trabajo del departamento financiero y de contabilidad, que notará sobre todo en cada cierre mensual.

La tarjeta de gastos empresariales brinda un sinfín de beneficios tanto a directivos como a contables y empleados.

Tipos

El funcionamiento de este tipo de tarjetas es muy parecido al de cualquier otra (está, por ejemplo, la tarjeta corporativa visa) por lo que los tipos que existen son, básicamente, los siguientes:

Tarjetas para un gasto concreto o para uso general.

Las primeras solo permiten un tipo de operación determinada previamente mientras que las segundas se pueden utilizar para pagar cualquier tipo de gasto.

Tarjetas de débito, crédito o prepago.

Las tarjetas de débito implican un cargo directo en la cuenta corriente en el momento de su utilización, de forma que si no hay dinero en el banco no se realizará el pago en cuestión.

Por el contrario, las tarjetas de crédito suponen la existencia de una cantidad de la que la entidad financiera permite disponer (un “crédito”, tal como su nombre indica) y solo en la fecha pactada se hará un cargo en la cuenta por el total de dinero dispuesto. Es en ese momento cuando es necesario que exista el saldo mínimo que permita hacer el cargo.

Y las tarjetas de prepago son las que se recargan con saldo antes de su utilización y solo se podrán hacer pagos mientras quede dinero en ellas.

Tarjetas de empresa físicas o virtuales.

Las tarjetas físicas tienen una entidad corporal (normalmente son de plástico) y se deben llevar encima y enseñar para realizar los pagos.

Sin embargo, el formato de las tarjetas virtuales es digital, y requieren de una app para su utilización. Lo más común es utilizarlas con el teléfono móvil.

No obstante, tanto para efectos fiscales como para mantener saneadas las cuentas de un negocio y poder crecer, resulta vital gestionar separadamente lo que son los gastos personales de trabajadores y socios, de los que corresponde a los gastos y costes operativos de la compañía.

Con las tarjetas bancarias corporativas lo que se busca es contar con un instrumento de pago práctico y seguro para sufragar los gastos de oficina, los distintos compromisos de los departamentos y los gastos representación. Pero para ello es muy importante que cada uno de los integrantes del equipo tenga claro qué tipo de gastos son admisibles.

En ese sentido, es fundamental que las organizaciones hayan definido unas categorías de gastos claras y funcionales para cada tipo de negocio. De allí también que, en la gestión de presupuesto, resulte vital el establecimiento de una política de gastos práctica, operativa y ajustada a las características y la cultura organizacional de la empresa.

Cada empleado debería conocer plenamente la política de gastos que opera en su compañía y acudir a ella al realizar alguna compra o consumo con la tarjeta de crédito o débito corporativa.

¿Qué gastos puedo cargar a la tarjeta de empresa?

Si bien cada empresa debe establecer su propia política de gastos, existen algunas consideraciones generales a tomar en cuenta. La principal es que los gastos personales, es decir, todas aquellas compras o consumos que no tengan relación directa con el negocio y las operaciones de la compañía no deben entrar en su contabilidad y, por tanto, tampoco deberían pagarse con la tarjeta corporativa.

Aunque se trate de gastos realizados por empleados o los propios socios en el horario de oficina, si no tienen que ver con la actividad comercial, no podrían cargarse a la tarjeta de empresa. Serían gastos no deducibles en el Impuesto de Sociedades, por lo que tampoco deberían tomarse en cuenta para el cálculo de beneficios.

Los trabajadores, sin embargo, sí pueden utilizar las tarjetas de empresa para los llamados gastos de representación. Las tarjetas corporativas son especialmente útiles para que los propios empleados paguen sus gastos profesionales, con autonomía y control, sin tener que solicitar reembolsos.

Los gastos de representación son los relacionados con viajes, estancias y comidas de empresa. Igualmente entran aquí los regalos y atenciones que los ejecutivos ofrecen a proveedores y clientes. Siempre que sean derivados de la actividad comercial y con importes razonables según la facturación, podrían cargarse a las tarjetas corporativas. También deberán considerarse en la contabilidad de la empresa y tomarse en cuenta para los cálculos fiscales.

La ley establece que serán deducibles únicamente aquellos gastos que correspondan a operaciones reales, estén relacionados con la obtención de ingresos y estén debidamente contabilizados y documentalmente justificados. De allí la necesidad de que todo pago realizado con una tarjeta de empresa cuente con su respectiva factura o recibo.

Control de gastos, un factor clave en la gestión empresarial

Ahora bien, aunque no es lo recomendable, hay casos donde las tarjetas de crédito de empresa también son utilizadas por socios o ejecutivos para gastos personales. Tales consumos son movimientos bancarios que habría que incluir en la contabilidad. No obstante, como no se corresponden con las operaciones de la compañía, los pagos deberían correr a cargo del titular de la tarjeta.

En ese sentido, el propio socio o ejecutivo al que se le otorgó la tarjeta debería liquidar el importe de sus gastos personales. Esto puede realizarse mediante descuentos en las nóminas o dietas correspondientes, o bien considerarse como retribuciones en especie.

Asimismo, deberá contemplarse en la declaración del impuesto a la renta (IRPF) del beneficiario. De lo contrario, puede entenderse como una forma de retribución que no paga impuestos. Y de convertirse en una práctica regular, podría considerarse delito de falsedad y apropiación indebida.

Llevar un correcto control de gastos es clave para la gestión empresarial y fiscal. De realizarse de manera manual y artesanal, puede convertirse en un proceso tedioso, complejo e, incluso, riesgoso, al poder incurrir en errores con consecuencias legales de gravedad. En ese sentido, la utilización de tarjetas de empresa con una clara política de gastos asociada es un buen primer paso.

Cómo evitar el fraude en la tarjeta de gastos empresariales

Hasta ahora, al hablar de utilizar la tarjeta de gastos de la empresa para uso personal nos venimos refiriendo a la realización de pagos llevados a cabo, en su mayoría de los casos, por socios o directivos. Es decir, por personas con capacidad para disponer de los fondos de la compañía y que no actúan con la intención de apropiarse de lo que no es suyo sino más bien bajo un concepto erróneo del manejo del dinero de la entidad. De ahí que se hable de devolución de los importes o de considerarlos parte de su remuneración.

Pero otra cosa distinta es que un empleado que no tiene potestad para disponer con libertad de los recursos de la entidad intente, de manera engañosa, que esta corra con gastos que no le corresponden y, por supuesto, sin intención alguna de devolver sus cuantías. Por ejemplo, al cargar el coste de un taxi que se ha usado con fines particulares o la factura de una comida familiar.

Aquí ya no estamos hablando de la utilización de la tarjeta para usos personales pero sin apropiación de fondos, sino de actuaciones fraudulentas dirigidas a adueñarse de dinero ajeno.

Pues bien, un porcentaje muy alto de este tipo de actuaciones se puede evitar con el establecimiento de una correcta política de gastos y la aplicación de límites prácticos y adecuados.

La forma de implementarlos y la variedad y alcance de los mismos va a depender del tipo de tarjeta de que se trate pero si trabajas con una solución como la de Payhawk podrás:

• Impedir que se utilice en fechas u horarios determinados.
• Limitar el presupuesto para gastos de determinada naturaleza o por períodos de tiempo.
• Establecer la obligatoriedad de adjuntar la factura correspondiente, lo cual aportará más información sobre lo que se está pagando y facilitará su fiscalización.
• Modificar, en cualquier momento, los términos establecidos.
• Bloquearla rápidamente.

Aún así, es posible que haya algún empleado que consiga hacer pasar como necesario para el negocio algún pago que no lo es pero, desde luego, en mucha menor medida que con el sistema de reembolso de gastos manual.

A tener en cuenta si tus empleados aún no disponen de tarjeta para gastos de empresa

En este artículo ha quedado más que claro las importantes ventajas que para cualquier entidad supone la utilización de las tarjetas para gastos de empresa y la necesidad de delimitar muy bien el tipo de pagos que se pueden realizar con ellas para descartar, en la medida de lo posible, la posibilidad de destinarlas a sufragar partidas personales. Pero no podemos darlo por terminado sin hacer referencia a una serie de ideas que debes tener en cuenta a la hora de implementar este sistema en tu compañía:

Necesidades de la empresa
Antes de nada, lo primero y más importante es establecer cuáles son las necesidades que la empresa tiene que cubrir con la tarjeta corporativa. Para ello hay que tener claro, qué tipo de gastos se van a sufragar, si van a tener lugar solo en territorio nacional o también en el extranjero, qué número de trabajadores las van a utilizar, cómo se quieren establecer las políticas de gastos o los presupuestos previos, etc.

Teniendo claras las necesidades a cubrir y de qué manera hacerlo la elección de la tarjeta será mucho más fácil y, sobre todo, acertada.

Forma de llevar a cabo la gestión
A la hora de analizar las distintas opciones que existen en el mercado es importante tener en cuenta la sencillez de la gestión y la rapidez con la que se pueden crear tarjetas, limitar o restringir su uso e, incluso, cancelarlas.

Es posible que las circunstancias o planteamientos cambien y sea necesario ajustar las normas a seguir en los pagos, por lo que el hecho de que esto se pueda llevar a cabo de forma sencilla y fluida es una gran ventaja a tener en cuenta.

Cash back y comisiones
Existen opciones que permiten obtener un retorno por los pagos que se realicen con la tarjeta, cosa que nunca viene mal, al igual que el mayor o menor importe de las comisiones también puede tener incidencia en el coste final.

La integración en un programa de gestión de gastos
A las tarjetas de gastos de empresa se les saca el máximo partido cuando están integradas en un programa de gestión de gastos. Y es que con la tarjeta se hace el pago y con el resto de funcionalidades del software se llevan a cabo los demás aspectos relacionados con el gasto, así que todo lo relativo a él se gestiona de forma global e inmediata y se automatiza todo el proceso.

En Payhawk te ofrecemos el pack completo. Piensa en el ahorro de tiempo (y de dinero, por tanto) que supone manejar con un solo programa todo lo relacionado con los gastos de la empresa: desde la emisión y control de tarjetas corporativas hasta el envío automático de la información al sistema de contabilidad o ERP una vez hecho el pago, sin olvidar la posibilidad de acceder a informes a tiempo real o el decir adiós al archivo en papel, porque con hacer una foto a la factura esta se archiva digitalmente y tiene la misma validez que el documento físico.

Un ejemplo de funcionamiento básico podría ser este: tu trabajador está en una comida que ha organizado la empresa con un cliente, paga la factura con la tarjeta de gastos, hace una foto a la factura y su parte ya ha terminado. Pero lo que pasa en realidad es que el departamento de contabilidad tiene acceso a la factura de forma inmediata, por lo que la conciliación de pagos es muy rápida, se ahorra de reclamar una y otra vez justificantes (que muchas veces se han perdido) y se pone fin al hecho de no poder deducir determinados gastos (así como su IVA) por no contar con el soporte documental obligatorio.

Y, por supuesto, el control financiero será mucho más efectivo porque al estar la información disponible a tiempo real no habrá que estar esperando el envío de reportes por parte de los trabajadores ni dedicar tiempo a cuadrar los importes de los anticipos entregados o de los reembolsos posteriores.

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