Tarjeta de empresa y gastos personales

Cada vez más empresas están adoptando las tarjetas bancarias corporativas para que los empleados puedan hacer frente a sus gastos profesionales, ahorrando tiempo a los equipos administrativos, mientras optimizan el control y la gestión financiera. No obstante, dotar de un instrumento de pago a gerentes y empleados también tiene sus riesgos. El principal es el uso de la tarjeta de empresa para gastos personales.

La utilización de tarjetas de empresa para pagar indistintamente gastos corporativos y personales es bastante común entre emprendedores y socios de pequeñas empresas, que todavía no han implantado una contabilidad profesional.

No obstante, tanto para efectos fiscales como para mantener saneadas las cuentas de un negocio y poder crecer, resulta vital gestionar separadamente lo que son los gastos personales de trabajadores y socios, de los que corresponde a los gastos y costes operativos de la compañía.

Con las tarjetas bancarias corporativas lo que se busca es contar con un instrumento de pago práctico y seguro para sufragar los gastos de oficina, los distintos compromisos de los departamentos y los gastos representación. Pero para ello es muy importante que cada uno de los integrantes del equipo tenga claro qué tipo de gastos son admisibles.

En ese sentido, es fundamental que las organizaciones hayan definido unas categorías de gastos claras y funcionales para cada tipo de negocio. De allí también que, en la gestión de presupuesto, resulte vital el establecimiento de una política de gastos práctica, operativa y ajustada a las características y la cultura organizacional de la empresa.

Cada empleado debería conocer plenamente la política de gastos que opera en su compañía y acudir a ella al realizar alguna compra o consumo con la tarjeta de crédito o débito corporativa.

¿Qué gastos puedo cargar a la tarjeta de empresa?

Si bien cada empresa debe establecer su propia política de gastos, existen algunas consideraciones generales a tomar en cuenta. La principal es que los gastos personales, es decir, todas aquellas compras o consumos que no tengan relación directa con el negocio y las operaciones de la compañía no deben entrar en su contabilidad y, por tanto, tampoco deberían pagarse con la tarjeta corporativa.

Aunque se trate de gastos realizados por empleados o los propios socios en el horario de oficina, si no tienen que ver con la actividad comercial, no podrían cargarse a la tarjeta de empresa. Serían gastos no deducibles en el Impuesto de Sociedades, por lo que tampoco deberían tomarse en cuenta para el cálculo de beneficios.

Los trabajadores, sin embargo, sí pueden utilizar las tarjetas de empresa para los llamados gastos de representación. Las tarjetas corporativas son especialmente útiles para que los propios empleados paguen sus gastos profesionales, con autonomía y control, sin tener que solicitar reembolsos.

Los gastos de representación son los relacionados con viajes, estancias y comidas de empresa. Igualmente entran aquí los regalos y atenciones que los ejecutivos ofrecen a proveedores y clientes. Siempre que sean derivados de la actividad comercial y con importes razonables según la facturación, podrían cargarse a las tarjetas corporativas. También deberán considerarse en la contabilidad de la empresa y tomarse en cuenta para los cálculos fiscales.

La ley establece que serán deducibles únicamente aquellos gastos que correspondan a operaciones reales, estén relacionados con la obtención de ingresos y estén debidamente contabilizados y documentalmente justificados. De allí la necesidad de que todo pago realizado con una tarjeta de empresa cuente con su respectiva factura o recibo.

Control de gastos, un factor clave en la gestión empresarial

Ahora bien, aunque no es lo recomendable, hay casos donde las tarjetas de crédito de empresa también son utilizadas por socios o ejecutivos para gastos personales. Tales consumos son movimientos bancarios que habría que incluir en la contabilidad. No obstante, como no se corresponden con las operaciones de la compañía, los pagos deberían correr a cargo del titular de la tarjeta.

En ese sentido, el propio socio o ejecutivo al que se le otorgó la tarjeta debería liquidar el importe de sus gastos personales. Esto puede realizarse mediante descuentos en las nóminas o dietas correspondientes, o bien considerarse como retribuciones en especie.

Asimismo, deberá contemplarse en la declaración del impuesto a la renta (IRPF) del beneficiario. De lo contrario, puede entenderse como una forma de retribución que no paga impuestos. Y de convertirse en una práctica regular, podría considerarse delito de falsedad y apropiación indebida.

Llevar un correcto control de gastos es clave para la gestión empresarial y fiscal. De realizarse de manera manual y artesanal, puede convertirse en un proceso tedioso, complejo e, incluso, riesgoso, al poder incurrir en errores con consecuencias legales de gravedad. En ese sentido, la utilización de tarjetas de empresa con una clara política de gastos asociada es un buen primer paso.

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