Was tun, wenn persönliche Ausgaben auf der Firmenkreditkarte landen?

Warum Firmenkosten und persönliche Ausgaben getrennt werden sollten

Im Folgenden finden Sie einige Aspekte, die kritisch sind und sogar unternehmensschädigend sein können, wenn persönliche Ausgaben auf Kosten des Unternehmens getätigt werden.

Ressourcen zielführend einsetzen

Unternehmen werden gegründet, um Gewinne und hohe Rendite mit investiertem Kapital zu erzielen. Das geschieht, wenn sie ihre verfügbaren Mittel effizient einsetzen. In der Praxis bedeutet das, auf die Dinge und Aktivitäten zu setzen, die den größten Mehrwert für das Unternehmen bringen. Daher sollten Firmengelder auch für den Zweck eingesetzt werden, das Unternehmen weiterzubringen.

Eventuelle Steuernachteile

Zudem kann es einen nachteiligen Steuereffekt für das Unternehmen haben, Firmengelder für persönliche Ausgaben einzusetzen. Steuerbehörden erkennen ausschließlich Ausgaben als steuerlich absetzbar an, die im Kontext des Kerngeschäftes stehen. Sobald persönliche Ausgaben in den Geschäftsbüchern enthalten sind, kann dies zu Steuerprüfungen und Strafen führen.

Verfälschte Geschäftsanalysen

Performance KPIs und Business Analytics hängen von der Datenqualität der Aufzeichnungssysteme ab. Buchungsspesen, die nicht durch das Unternehmen entstehen, aber in den Büchern aufgelistet sind, verfälschen die Datenberichte. Das kann zu einer verzerrten Geschäftsanalyse mit falschen Schlussfolgerungen führen.

Umgang mit Investorengeldern

Auch an Investoren und Kreditgeber des Unternehmens muss gedacht werden. Deren Gelder sollten für unternehmerische Zwecke verwendet werden, nicht aber für persönliche Belange. Das könnte rechtliche Folgen haben. Im schlimmsten Fall: Eine offizielle Aufforderung zur sofortigen Rückzahlung von sämtlichen Investitionen oder gewährten Krediten. Kredite und Investitionen haben normalerweise Auflagen und Beschränkungen für die Verwendung von Firmengeldern.

Warum passiert es dennoch immer wieder?

Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen sind oft anfällig für eine unsaubere Buchhaltung, bei der persönliche und geschäftliche Finanzen miteinander vermischt werden. Es gibt viele Fälle, bei denen das Geschäftskonto gleichzeitig als persönliches Bankkonto verwendet wird.

Oft landen persönliche Ausgaben solcher Mitarbeiter im Unternehmen, die:

• versuchen bessere Prämien und Zuschläge (Kilometerleistung, etc.) durch die Verwendung von Geschäftskreditkarten zu bekommen;
• die Auslastung Ihrer persönlichen Kreditkarte gering halten wollen, um so eine hohe Bonität beizubehalten;
• einen höheren Kreditrahmen für einen Einkauf oder eine Reihe von persönlichen Anschaffungen brauchen;
• Geschäftskarten für persönliche Vorteile missbrauchen;
• Aus versehen eine private Transaktion getätigt haben.

Was tun, wenn persönliche Ausgaben auf der Firmenkarte landen?

Wenn Sie Ihre Firmenkredit- oder Debitkarte für einen persönlichen Zweck verwendet haben, sollten Sie unbedingt alle Belege dafür sammeln und aufbewahren.

Falls Sie der Inhaber des Unternehmens sind, sollten Sie als Nächstes einen Termin mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter vereinbaren und alle Schritte durchgehen. Je früher Sie das machen, desto besser. Wenn Sie es aufschieben, kann es für manche Lösungsansätze zu spät sein.

Falls Sie ein Mitarbeiter sind, sollten Sie so bald wie möglich (nachdem Sie alle Belege gesammelt und aufbewahrt haben) Ihren direkten Vorgesetzten darüber informieren. Befolgen Sie dabei die Ausgabenpolitik Ihrer Firma.

Unternehmen haben normalerweise eine detaillierte Ausgabenpolitik, die genau solche Vorfälle abdeckt. Außerdem finden Sie darin meist eine genaue Angabe, wie und wofür Firmengelder eingesetzt werden können und was im Fall eines Missbrauchs zu tun ist. Dort finden Sie auch die zuständige Person für die Freigabe von Geschäftsausgaben.

Mitarbeiter werden oft von ihrem Arbeitgeber gebeten, eine Karteninhabervereinbarung zu unterzeichnen, bevor sie eine Kredit- oder Debitkarte des Unternehmens erhalten. In dieser wird erklärt, dass jeder auf die Karte geladene Euro / Dollar / Pfund Eigentum des Unternehmens ist und nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden darf. Die Vereinbarung kann auch bestimmte Nutzungsbedingungen festlegen und / oder auf die Ausgabenpolitik des Unternehmens verweisen.

Wir haben Ihnen hier noch eine kurze Liste zusammengestellt, was Unternehmen bei der Verwendung von Firmenkarten für persönliche Ausgaben tun können:

• den/die Mitarbeiter*in auffordern, die gekauften Sachen zurückzugeben bzw. den Betrag der Firma zurückerstatten
• den/die Mitarbeiter*in verwarnen, aber nichts vom Gehalt abziehen (meistens passiert es aus Versehen und für einen geringen Betrag, der nicht zurückerstattet werden kann)
• den Betrag der persönlichen Ausgabe vom Gehalt abziehen
• Disziplinarmaßnahmen einleiten, die eine Kündigung und gesetzliche Ansprüche gegen den/die Mitarbeiter*in umfassen können, und die persönlichen Ausgaben von der Vergütung des Arbeitnehmers abziehen

Präventive Maßnahmen und Schulungen

Um das Auftreten von persönlichen Ausgaben auf Firmenkreditkarten zu minimieren, ist es wichtig, präventive Maßnahmen zu ergreifen. Mitarbeiter können unter anderem entsprechend geschult werden. So können unerfreuliche Interaktionen, Abmahnungen etc. vermieden werden.

Schulungen zur Ausgabenpolitik

Unternehmen sollten regelmäßige Schulungen für ihre Mitarbeiter anbieten, um sicherzustellen, dass diese die Ausgabenpolitik des Unternehmens vollumfänglich verstehen. Dies sollte auch die Konsequenzen für Verstöße gegen diese Richtlinien umfassen. Eine Schulung kann auch als Auffrischung fungieren und regelmäßig das Wissen der Mitarbeiter aktualisieren.

Klare Richtlinien für Karteninhaber

Eine detaillierte Karteninhabervereinbarung sollte nicht nur vor der Ausgabe von Firmenkreditkarten durch die Mitarbeiter unterzeichnet werden, sondern auch klare Anweisungen für den verantwortungsbewussten Umgang mit diesen Karten enthalten. Dies könnte etwa die Information über das Verbot der Nutzung für persönliche Ausgaben, die Meldung von Verlusten oder Diebstählen sowie die Abrechnungsvorgänge umfassen.

Automatisierte Ausgabenkontrolle

Die Implementierung von Systemen zur automatisierten Kontrolle jeglicher Ausgaben kann dazu beitragen, verdächtige Transaktionen frühzeitig zu identifizieren. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf möglicherweise gefährdende Aktivitäten und minimiert potenzielle Schäden.

Klare Kommunikation über Ausgabenpolitik

Eine transparente Kommunikation über die Ausgabenpolitik und deren Bedeutung für das Unternehmen kann das Bewusstsein der Mitarbeiter sensibilisieren und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern.

Regelmäßiger Audit der Geschäftsausgaben

Unternehmen sollten regelmäßig Ausgaben überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen den Richtlinien entsprechen. Dies schafft eine proaktive Atmosphäre und ermöglicht die Identifizierung potenzieller Probleme.

Fazit

Die klare Trennung von persönlichen und geschäftlichen Ausgaben ist von entscheidender Bedeutung, um potenzielle rechtliche, steuerliche und finanzielle Probleme zu vermeiden. Die Vermischung dieser Bereiche kann nicht nur zu negativen steuerlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen von Investoren und Kreditgebern beeinträchtigen. Es ist wichtig, dass Unternehmen eine klare Ausgabenpolitik haben und Mitarbeiter entsprechend schulen, um unerwünschte Vorfälle zu verhindern.

Wenn dennoch persönliche Ausgaben auf der Firmenkreditkarte landen, ist es entscheidend, sofort zu handeln. Inhaber sollten sich mit ihrem Steuerberater oder Buchhalter in Verbindung setzen, während Mitarbeiter ihre direkten Vorgesetzten informieren sollten. Die Einhaltung der Unternehmensausgabenpolitik und das transparente Melden von Fehlern sind entscheidend, um mögliche Konsequenzen zu mildern.

Unternehmen haben verschiedene Optionen, um auf solche Vorfälle zu reagieren, wobei die genaue Vorgehensweise von der Schwere und Absicht der Verletzung abhängt. Letztlich ist eine klare Kommunikation, Schulung und Einhaltung von Richtlinien der Schlüssel, um derartige Situationen zu vermeiden und das finanzielle Wohlergehen des Unternehmens zu schützen.

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