Eine der wichtigsten Regeln bei der Firmengründung lautet: Persönliche und geschäftliche Ausgaben stets getrennt halten. Genauso wie man darauf achtet, Privat- und Berufsleben zu trennen. Die beiden zu vermischen ist nie eine gute Idee, das gilt für beide Bereiche.
Wir erklären Ihnen, wieso.
Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen sind oft anfällig für eine unsaubere Buchhaltung, bei der Privates mit Geschäftlichem vermischt wird. Es gibt viele Fälle, bei denen das Geschäftskonto gleichzeitig als persönliches Bankkonto verwendet wird.
Oft landen persönliche Ausgaben solcher Mitarbeiter im Unternehmen, die:
Wenn Sie Ihre Firmenkredit- oder Debitkarte für einen persönlichen Zweck verwendet haben, sollten Sie unbedingt alle Belege dafür sammeln und aufbewahren.
Falls Sie der Inhaber des Unternehmens sind, sollten Sie als Nächstes einen Termin mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter vereinbaren und alle Schritte durchgehen. Je früher Sie das machen, desto besser. Wenn Sie es aufschieben, kann es für manche Lösungsansätze zu spät sein.
Falls Sie ein Mitarbeiter sind, sollten Sie so bald wie möglich (nachdem Sie alle Belege gesammelt und aufbewahrt haben) Ihren direkten Vorgesetzten darüber informieren. Befolgen Sie dabei die Ausgabenpolitik Ihrer Firma.
Unternehmen haben normalerweise eine detaillierte Ausgabenpolitik, die genau solche Vorfälle abdeckt. Außerdem finden Sie darin meist eine genaue Angabe, wie und wofür Firmengelder eingesetzt werden können und was im Fall eines Missbrauchs zu tun ist. Dort finden Sie auch die zuständige Person für die Freigabe von Geschäftsausgaben.
Mitarbeiter werden oft von ihrem Arbeitgeber gebeten, eine Karteninhabervereinbarung zu unterzeichnen, bevor sie eine Kredit- oder Debitkarte des Unternehmens erhalten. In dieser wird erklärt, dass jeder auf die Karte geladene Euro / Dollar / Pfund Eigentum des Unternehmens ist und nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden darf. Die Vereinbarung kann auch bestimmte Nutzungsbedingungen festlegen und / oder auf die Ausgabenpolitik des Unternehmens verweisen.
Wir haben Ihnen hier noch eine kurze Liste zusammengestellt, was Unternehmen bei der Verwendung von Firmenkarten für persönliche Ausgaben tun können:
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