Was tun, wenn persönliche Ausgaben auf der Firmenkreditkarte landen?

• Unternehmen werden gegründet, um Gewinne und hohe Rendite mit dem investierten Kapital zu erzielen. Das geschieht, wenn sie ihre verfügbaren Mittel effizient einsetzen. In der Praxis bedeutet das, auf die Dinge und Aktivitäten zu setzen, die den größten Mehrwert für das Unternehmen bringen. Für 500€ Drinks zu spendieren oder mit Freunden in ein fancy Restaurant zu gehen entspricht kaum diesem Kriterium. Im Gegenteil, es kann sogar schädlich für das Unternehmen sein.
• Firmengelder für persönliche Ausgaben einzusetzen kann einen nachteiligen Steuereffekt für das Unternehmen haben. Steuerbehörden erkennen zu Recht nur Ausgaben als  steuerlich absetzbar an, die im Zusammenhang mit dem Kerngeschäft stehen. Sobald in den Geschäftsbüchern persönliche Ausgaben enthalten sind, kann dies zu Steuerprüfungen und Strafen führen.
• Performance KPIs und Business Analytics hängen von der Datenqualität der Aufzeichnungssysteme ab. Buchungsspesen, die nicht in Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, aber in den Büchern aufgelistet sind, verfälschen die Datenberichte. Das kann zu einer verzerrten Geschäftsanalyse mit falschen Schlussfolgerungen führen.
• Investoren und Kreditgeber des Unternehmens werden ziemlich sicher nicht amüsiert sein, wenn sie feststellen, dass jemand das Geld, das sie in das Unternehmen gesteckt haben, für persönliche Vorteile verwendet. Das könnte rechtliche Folgen haben. Im schlimmsten Fall: Eine offizielle Aufforderung zur sofortigen Rückzahlung von sämtlichen Investitionen oder gewährten Krediten. Kredite und Investitionen haben normalerweise Auflagen und Beschränkungen für die Verwendung von Firmengeldern.

Warum passiert es dennoch immer wieder?

Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen sind oft anfällig für eine unsaubere Buchhaltung, bei der Privates mit Geschäftlichem vermischt wird. Es gibt viele Fälle, bei denen das Geschäftskonto gleichzeitig als persönliches Bankkonto verwendet wird.

Oft landen persönliche Ausgaben solcher Mitarbeiter im Unternehmen, die:

• versuchen bessere Prämien und Zuschläge (Kilometerleistung, etc.) durch die Verwendung von Geschäftskreditkarten zu bekommen;
• die Auslastung Ihrer persönlichen Kreditkarte gering halten wollen, um so eine hohe Bonität beizubehalten;
• einen höheren Kreditrahmen für einen Einkauf oder eine Reihe von persönlichen Anschaffungen brauchen;
• Geschäftskarten für persönliche Vorteile missbrauchen;
• Ausversehen eine private Transaktion getätigt haben.

Was tun, wenn persönliche Ausgaben auf der Firmenkarte landen?

Wenn Sie Ihre Firmenkredit- oder Debitkarte für einen persönlichen Zweck verwendet haben, sollten Sie unbedingt alle Belege dafür sammeln und aufbewahren.

Falls Sie der Inhaber des Unternehmens sind, sollten Sie als Nächstes einen Termin mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter vereinbaren und alle Schritte durchgehen. Je früher Sie das machen, desto besser. Wenn Sie es aufschieben, kann es für manche Lösungsansätze zu spät sein.

Falls Sie ein Mitarbeiter sind, sollten Sie so bald wie möglich (nachdem Sie alle Belege gesammelt und aufbewahrt haben) Ihren direkten Vorgesetzten darüber informieren. Befolgen Sie dabei die Ausgabenpolitik Ihrer Firma.

Unternehmen haben normalerweise eine detaillierte Ausgabenpolitik, die genau solche Vorfälle abdeckt. Außerdem finden Sie darin meist eine genaue Angabe, wie und wofür Firmengelder eingesetzt werden können und was im Fall eines Missbrauchs zu tun ist. Dort finden Sie auch die zuständige Person für die Freigabe von Geschäftsausgaben.

Mitarbeiter werden oft von ihrem Arbeitgeber gebeten, eine Karteninhabervereinbarung zu unterzeichnen, bevor sie eine Kredit- oder Debitkarte des Unternehmens erhalten. In dieser wird erklärt, dass jeder auf die Karte geladene Euro / Dollar / Pfund Eigentum des Unternehmens ist und nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden darf. Die Vereinbarung kann auch bestimmte Nutzungsbedingungen festlegen und / oder auf die Ausgabenpolitik des Unternehmens verweisen.

Wir haben Ihnen hier noch eine kurze Liste zusammengestellt, was Unternehmen bei der Verwendung von Firmenkarten für persönliche Ausgaben tun können:

• den/die Mitarbeiter*in auffordern, die gekauften Sachen zurückzugeben bzw. den Betrag der Firma zurückerstatten
• den/die Mitarbeiter*in verwarnen, aber nichts vom Gehalt abziehen (meistens passiert es aus Versehen und für einen geringen Betrag, der nicht zurückerstattet werden kann)
• den Betrag der persönlichen Ausgabe vom Gehalt abziehen
• Disziplinarmaßnahmen einleiten, die eine Kündigung und gesetzliche Ansprüche gegen den/die Mitarbeiter*in umfassen können, und die persönlichen Ausgaben von der Vergütung des Arbeitnehmers abziehen