Ausgabenpolitik für Firmenkarten: So gelingt die Umsetzung

Die finanzielle Stabilität und Rentabilität eines Unternehmens hängt entscheidend davon ab, wie effizient es sein Betriebskostenmanagement gestaltet. Mit einer fundierten Ausgabenpolitik stärken Unternehmen die Kontrolle über getätigte Zahlungen und gewährleisten verantwortungsvolle Ausgabepraktiken.

Was umfasst eine Ausgabenpolitik für Firmenkarten?

Im Kontext von Firmenkarten bezieht sich der Begriff „Ausgabenpolitik“ auf die Gesamtheit der Vorschriften, die für den Umgang mit diesen Geldkarten innerhalb eines Unternehmens gelten. Dabei werden alle Regeln und Bestimmungen abgedeckt, nach denen sich Mitarbeitende richten müssen, wenn sie mit Firmenkarten Betriebsausgaben tätigen.

Eine zielführende Ausgabenpolitik enthält im Allgemeinen folgende Informationen:

• Wer ist für die Genehmigung von Zahlungen mit der Firmenkreditkarte verantwortlich?
• Welche Arten von Ausgaben sind zulässig und welche nicht?
• Wie sollen Mitarbeitende Ausgaben tätigen und abrechnen?
• Weitere Einschränkungen oder Richtlinien in Bezug auf Ausgabenkontrolle, wie beispielsweise Ausgabenlimits, erforderliche Genehmigungsworkflows und zusätzliche Budgetanfragen.

Diese formelle Grundlage stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden ihre jeweiligen Verantwortungen im Umgang mit Firmenkarten verstehen, und schützt Unternehmensgelder vor missbräuchlicher Verwendung (wie Privatkäufen über eine Firmenkarte).

Warum sollten Unternehmen eine Ausgabenpolitik für Firmenkarten einführen?

Eine klar definierte Richtlinie dient als Leitfaden, an dem sich alle im Unternehmen orientieren können, und dadurch gleichzeitig als Maßnahme gegen Betrug oder Missbrauch im Zusammenhang mit Firmenkreditkarten.

Bei der Erarbeitung einer effektiven Ausgabenpolitik sollten Sie diese zehn Komponenten einbeziehen:

1. Kriterien für die Berechtigung von Mitarbeitenden zum Erhalt einer Firmenkreditkarte
2. Anweisungen für die Ausstellung und Aktivierung einer neuen Firmenkreditkarte
3. Beschreibung der Abläufe bei Einreichung, Genehmigung und Abstimmung von Ausgaben
4. Vorgehensweise zur Meldung verlorener oder gestohlener Karten
5. Prüfrichtlinien zur Überwachung und Verwaltung von Kartenausgaben
6. Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Ausgabenpolitik
7. Ausgabenkontrollen zur Festlegung zulässiger Zahlungen mit Unternehmensgeldern (z. B. könnte festgelegt werden, dass jedem Mitarbeiter maximal 150 € im Monat für Fahrtkosten zur Verfügung stehen)
8. Übersicht über zusätzliche Dokumente wie Rechnungen, die vorliegen müssen, damit die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften gewährleistet sowie eine pünktliche Rückerstattung möglich ist
9. Beschränkungen zur Festlegung von genehmigungspflichtigen Ausgabentypen und Zugriffsrechten für Firmenkarten, um unautorisierte Nutzung zu verhindern
10. Genehmigungsworkflows zur transparenten Darstellung der Regeln, die rund um die Nutzung von Firmenkarten Anwendung finden

In vier Schritten zur effektiven Ausgabenpolitik für Firmenkarten

Das alles klingt kompliziert – muss es aber nicht sein. Der Weg zu einer erfolgreichen kartenbezogenen Ausgabenpolitik (und zu besserer Ausgabenkontrolle mit Firmenkarten) beginnt in der Regel mit diesen vier Schritten:

1)Entscheiden Sie, welche Arten von Ausgaben mit Unternehmensgeldern (nicht) möglich sein sollen und wer für seine tägliche Arbeit Zugriff auf diese Gelder benötigt.

2)Sprechen Sie mit Rechts- oder Finanzberatern, bevor Sie endgültige Entscheidungen treffen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Richtlinien auf dem neuesten Stand sind und den geltenden Gesetzen und Vorschriften für die betriebliche Ausgabenverwaltung entsprechen. Hier finden Sie zum Beispiel eine entsprechende Bekanntmachung des Bundesfinanzministeriums.

3)Bestimmen Sie die exakten Parameter Ihrer Ausgabenpolitik – etwa die Ausgabenarten (Fahrtkosten, Aufwendungen auf Dienstreisen, Bürobedarf usw.) und wie viel Mitarbeitende für jede dieser Kategorien im Monat ausgeben dürfen. An dieser Stelle sollte auch festgelegt werden, wer für die Berichterstattung zu (und die Genehmigung von) Kosten zuständig ist. Wird dieser Prozess manuell durchgeführt, kann er durchaus einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Daher empfehlen wir die Nutzung einer Ausgabenverwaltungslösung für Unternehmen.

4)Sorgen Sie dafür, dass die neue Ausgabenpolitik im gesamten Unternehmen klar und deutlich kommuniziert wird. Das erleichtert den Einführungsprozess und stärkt die Compliance.
Wenn Sie hinter jeden dieser vier Schritte einen Haken setzen können, haben Sie damit die wesentliche Grundlage für die Einrichtung eines unternehmensinternen Firmenkartensystems geschaffen.

Erfolg mit Expertise

Der nächste Schritt ist nun die Erarbeitung einer umfassenden Ausgabenpolitik für Firmenkarten, zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Diese Vorarbeit erspart Ihnen jede Menge Kopfschmerzen, falls es zur missbräuchlichen Verwendung von Karten, zu Budgetüberschreitungen durch Mitarbeitende oder Lieferanten oder zu menschlichen Fehlern kommt.

Vertrauen Sie außerdem auf Experten, die über das nötige Fachwissen zur Umsetzung des Vorhabens verfügen. Immerhin kommt es letztendlich darauf an, dass die kartenbezogenen Ausgabenrichtlinien von Ihrem Team auch tatsächlich angenommen werden. Über eine geeignete Plattform lässt sich ein Großteil der Aufgaben zur Verwaltung von Unternehmensausgaben automatisieren: von der Kartenausstellung über die Einrichtung von Kontrollen bis hin zu Abrechnung und Abstimmung.

Mit Payhawk als Partner profitieren Sie beispielsweise von Firmenkarten mit verbundener Software. Ihre Ausgabenpolitik ist dabei direkt in das Tool integriert, das Mitarbeitende für Zahlungen nutzen. Konformität wird so zum Kinderspiel: Mitarbeitende müssen sich nicht erst durch Unternehmensunterlagen wühlen, um die entsprechenden Regeln und Vorschriften zu finden.

Mercell, Kunde von Payhawk, erklärt die Bedeutung integrierter Ausgabenkontrollen für das Unternehmen: Demnach ermöglichen sie es dem Finanzteam, durch umfassende Richtlinienanpassungen die Einhaltung unternehmensweiter Vorschriften zu stärken. „Am besten gefällt mir die Möglichkeit, Mitarbeitenden Ausgabenrichtlinien zuzuweisen“, so Leon Steenbrink, CFO bei Mercell Nederland. „Dadurch können Mitarbeitende ihre Arbeit erledigen, ohne Zahlungen beantragen zu müssen, die sie ohnehin bereits veranschlagt hatten.“

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