Verbeter de financiële controle met een bedrijfsbeleid voor creditcards

Duidelijk zakelijk uitgavenbeheer is cruciaal om de financiële stabiliteit te behouden en de winstgevendheid van je bedrijf te maximaliseren. Een goed opgesteld bedrijfsbeleid voor creditcards helpt bedrijven om hun uitgaven onder controle te houden en verantwoorde uitgaven te garanderen.

Wat is een bedrijfsbeleid voor creditcards?

Een bedrijfsbeleid voor creditcards omvat een aantal regels voor het gebruik van zakelijke creditcards binnen een organisatie. Het legt alle regels en voorschriften vast die werknemers moeten volgen om zakelijke creditcards te gebruiken voor zakelijke uitgaven.

Een goed uitgavenbeleid voor creditcards bevat meestal de volgende informatie:

• Wie er verantwoordelijk is voor het goedkeuren van aankopen met de zakelijke creditcard
• Welke soorten aankopen er wel en niet zijn toegestaan
• Hoe werknemers hun uitgaven moeten declareren en rapporteren
• Aanvullende beperkingen of richtlijnen voor uitgavencontroles, zoals het maximale bestedingsbedrag, noodzakelijke goedkeuringsprocedures en aanvullende bestedingsverzoeken.

Het beleid streeft ernaar dat alle werknemers hun verantwoordelijkheden kennen wanneer ze de creditcard van het bedrijf gebruiken en dat het bedrijf wordt beschermd tegen mogelijk misbruik van middelen (zoals het kopen van persoonlijke artikelen met een zakelijke creditcard).

Waarom heb je een bedrijfsbeleid voor creditcards nodig?

Een duidelijk beleid schept verwachtingen over het juiste gebruik van zakelijke creditcards en kan fraude of misbruik binnen een organisatie helpen verminderen.

Probeer de volgende tien elementen op te nemen in een degelijk bedrijfsbeleid voor creditcards:

1. Toelatingscriteria voor werknemers om een zakelijke creditcard te ontvangen
2. Instructies om een nieuwe zakelijke creditcard te krijgen en te activeren
3. Overzicht van het proces voor het indienen, goedkeuren en reconciliëren van uitgaven
4. Meldingsprocedures voor verloren of gestolen kaarten
5. Beleid voor kaartcontroles om uitgaven te controleren en beheren
6. De gevolgen van niet-naleving van het kaartbeleid
7. Limieten voor uitgavencontroles die beschrijven welke soorten aankopen zijn toegestaan met bedrijfsmiddelen. Je kunt bijvoorbeeld toestaan dat elke werknemer maximaal € 150 per maand uitgeeft aan woon-werkverkeer
8. Een overzicht van alle aanvullende documenten, zoals facturen, die nodig zijn om de geldende wet- en regelgeving na te leven en een tijdige vergoeding te krijgen
9. Beperkingen rond het soort aankopen waarvoor goedkeuring nodig is en wie toegang heeft tot zakelijke kaarten, om ongeoorloofd gebruik te voorkomen
10. Goedkeuringsprocedures: een duidelijk beleid zorgt ervoor dat alle werknemers zich bewust zijn van de regels rond het gebruik van bedrijfsmiddelen

Een effectief bedrijfsbeleid voor creditcards opstellen in vier stappen

Het opstellen van een bedrijfsbeleid voor creditcards hoeft niet ingewikkeld te zijn. Voor veel bedrijven begint een effectief kaartbeleid (en betere uitgavencontrole met zakelijke kaarten) met deze vier stappen:

1. Bepaal welke soorten aankopen wel (en niet) worden toegestaan met bedrijfsmiddelen en beslis wie toegang tot die middelen nodig heeft om goed werk te kunnen leveren.

2. Overleg met een juridisch adviseur of andere financiële experts voordat je beslissingen neemt, zodat je kunt controleren of je beleid voldoet aan de huidige wet- en regelgeving met betrekking tot het zakelijk kostenbeheer in je regio.

3. Bepaal de exacte parameters voor je uitgavenbeleid, zoals het soort uitgaven (woon-werkverkeer, zakenreizen, kantoorbenodigdheden enz.) en hoeveel je werknemers hier per maand aan mogen uitgeven. In deze stap is het ook cruciaal om te bepalen wie de uitgaven rapporteert (en goedkeurt). Dit proces kan eeuwen duren als het handmatig wordt gedaan, dus we raden je aan om een oplossing voor zakelijk kostenbeheer te gebruiken.

4. Zorg ervoor dat je het nieuwe beleid duidelijk communiceert in je hele organisatie zodat je een probleemloze implementatie en goede naleving kunt garanderen.

Zodra je deze vier belangrijke stappen hebt uitgevoerd, heb je alle informatie die je nodig hebt om zakelijke creditcards aan te maken en te verdelen onder je relevante teams en medewerkers.

Experts inschakelen

Neem nu de tijd om een uitgebreid bedrijfsbeleid voor creditcards op te stellen dat expliciet is afgestemd op de behoeften van je organisatie. Dit bespaart je veel kopzorgen als er problemen ontstaan door foutief gebruik van kaarten, te hoge uitgaven van werknemers of leveranciers en menselijke fouten.

Overweeg bovendien om experts in te schakelen, want je beleid voor zakelijke kaarten zal alleen effectief zijn als je team het ook correct toepast. Met een zakelijk platform voor kostenbeheer kun je een groot deel van het werk automatiseren, van kaartuitgifte en controles tot rapportage en reconciliatie van het boekhoudsysteem.

De zakelijke kaarten en gekoppelde software van Payhawk zorgen er bijvoorbeeld voor dat het uitgavenbeleid is ingebouwd in de tool die werknemers gebruiken om te betalen. Dit betekent dat werknemers de regels gemakkelijker kunnen naleven en niet hoeven te zoeken naar de regels en voorschriften van hun bedrijf.

Leon Steenbrink, CFO van Mercell Nederland, een klant van Payhawk, legt uit hoe cruciaal een ingebouwd uitgavenbeleid is voor hun bedrijf.

Het financiële team kan nu op een effectieve manier de naleving van bedrijfsbrede voorschriften stimuleren door wijdverspreide beleidsaanpassingen door te voeren. Mijn favoriete functie is de mogelijkheid om uitgavenbeleid toe te wijzen aan werknemers. Ik vind het leuk omdat werknemers hierdoor hun werk kunnen doen zonder dat ze toestemming hoeven te vragen om geld uit te geven dat ze al hebben gebudgetteerd.

Wil je meer weten over hoe je een uitgavenbeleid opstelt en uitgaven onder controle houdt? Boek vandaag nog een demo.