Krijg meer controle over uitgaven met zakelijke betaalkaarten, goedkeuringen en beleidsregels

Maar bedrijven hoeven niet bang te zijn om zakelijke betaalkaarten te verstrekken, als ze maar de juiste kaarten kiezen. Uitgavenbeheer oplossingen zouden zowel zakelijke betaalkaarten met ingebouwde bedrijfskaartcontroles als uitgavenbeheer moeten bieden, zodat bedrijven flexibel kunnen blijven zonder de controle over de uitgaven te verliezen.

Wat zijn controles voor zakelijke betaalkaarten?

Controles voor zakelijke betaalkaarten zijn de verschillende beveiligingsfuncties en beperkingen die bedrijven instellen om het gebruik van deze betaalkaarten te regelen. Met behulp van deze controles kan je bedrijf uitgaven door medewerkers monitoren en beheren, het risico op fraude en misbruik minimaliseren en zorgen dat de beleidsregels en procedures van het bedrijf nageleefd worden.

Voorbeelden van controles voor zakelijke betaalkaarten zijn:

1. Uitgavenlimieten: bedrijven kunnen een maximaal bedrag instellen dat medewerkers met hun zakelijke betaalkaart kunnen uitgeven. Zo voorkom je dat er teveel wordt uitgegeven en houd je de uitgaven binnen het budget.
2. Beperking van categorieën leveranciers of winkels: bedrijven kunnen beperkingen instellen voor het soort leveranciers of aankopen dat medewerkers met hun zakelijke betaalkaart kunnen betalen. Ze kunnen bijvoorbeeld uitgaven in cafés en nachtclubs beperken.
3. Goedkeuring van transacties: bedrijven kunnen voorafgaande goedkeuring voor bepaalde aankopen zoals reizen of grote uitgaven vereisen, om er zeker van te zijn dat die passen binnen de beleidsregels en budgetten van het bedrijf.
4. Realtime monitoring: sommige programma's voor zakelijke betaalkaarten bieden realtime monitoring. Daarmee kunnen bedrijven uitgaven volgen terwijl ze gedaan worden en snel ongebruikelijke of verdachte activiteiten identificeren.
5. Kaartcontroles op maat: sommige programma's voor zakelijke betaalkaarten beschikken over kaartcontroles op maat die je voor afzonderlijke medewerkers, per team of in bulk kunt aanpassen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan aangepaste limieten en beperkingen.

In het algemeen zouden bedrijven zakelijke betaalkaarten (inclusief controles) moeten gebruiken om hun bedrijfsuitgaven te beheren, het risico op fraude te verminderen en te zorgen dat medewerkers geld van het bedrijf op de juiste manier besteden.

Waarom hebben bedrijven controles voor zakelijke betaalkaarten nodig?

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om geen zakelijke betaalkaarten te gebruiken vanwege de risico's die daaraan vastzitten, maar dan lopen ze ook het voordeel van de enorme tijdsbesparingen mis. Zo bespaart AIOPSGROUP twee uur per dag op handmatige financiële administratie en reconciliatie dankzij Payhawk.

Maar door een uitgavenbeheeroplossing met zakelijke betaalkaarten, ingebouwde controles en uitgavenbeheersoftware te kiezen, kunnen bedrijven alle beveiliging krijgen die ze nodig hebben (zonder de administratieve rompslomp).

Dit zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven kaartcontroles nodig hebben:

1. Fraudepreventie: beheer van zakelijke betaalkaarten helpt fraude en ongeoorloofde uitgaven voorkomen. Door uitgavenlimieten in te stellen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun medewerkers het geautoriseerde bedrag niet overschrijden. Dat kan helpen om misbruik van bedrijfsgeld te voorkomen.
2. Uitgavenbeheer: met controles voor zakelijke betaalkaarten kunnen bedrijven uitgaven door medewerkers monitoren en beheren (uitgavencontroles). Zo kunnen ze te hoge uitgaven voorkomen en zorgen dat uitgaven correct gecategoriseerd en verantwoord worden.
3. Naleving van beleidsregels: met controles voor zakelijke betaalkaarten kunnen bedrijven zorgen dat hun medewerkers zich houden aan de beleidsregels en procedures van het bedrijf, zoals bestedingslimieten en uitgavencategorieën.
4. Kostenbesparing: door uitgaven te controleren en beleidsregels af te dwingen, kunnen bedrijven onnodige uitgaven voorkomen en hun bottomline verbeteren.
5. Audittrail: controles voor zakelijke betaalkaarten bieden ook een audittrail van alle transacties, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om uitgaven bij te houden en de boekhouding te reconciliëren.

Controles voor zakelijke betaalkaarten zijn essentieel voor bedrijven om uitgaven te beheren, fraude tegen te gaan en te zorgen dat de beleidsregels en procedures van het bedrijf nageleefd worden.

Wat gaat er verkeerd bij controles voor zakelijke betaalkaarten in bedrijven?

Controles voor zakelijke betaalkaarten zijn zinvol. Met een uitgavenbeheeroplossing zoals Payhawk kunnen bedrijven zakelijke betaalkaarten onder andere gebruiken om de administratieve lasten en fouten van het handmatig vastleggen van bonnetjes en gegeven te verminderen, krijgen ze realtime inzicht in uitgaven, kunnen ze snel reconciliëren met boekhoudsoftware, ingebouwde beleidsregels aanmaken en in bulk bijwerken. De voordelen zijn enorm en het is gemakkelijk te implementeren.

Maar bedrijven kunnen in de problemen komen als ze controles voor zakelijke betaalkaarten aanmaken en implementeren zonder een uitgavenbeheeroplossing (of met een minder geavanceerde leverancier). Dit zijn enkele gangbare valkuilen:

Geen duidelijke beleidsregels en procedures: een veelgemaakte fout is dat bedrijven geen duidelijke beleidsregels en procedures hebben om het gebruik van zakelijke betaalkaarten te beheren. Zonder duidelijke richtlijnen weten medewerkers misschien niet hoe ze hun kaarten moeten gebruiken of wat beschouwd wordt als acceptabel gebruik.

Te strenge controles: een zekere mate van controle over het gebruik van zakelijke betaalkaarten is belangrijk, maar te strenge controles kunnen onnodige obstakels opwerpen voor medewerkers en het aankoopproces vertragen. Superstrenge controles kunnen leiden tot frustratie en zelfs tot gevolg hebben dat medewerkers hun kaart niet gebruiken.

Slechte communicatie: een andere fout die bedrijven maken, is niet met hun medewerkers communiceren over de nieuwe beheertool voor zakelijke betaalkaarten. En verwarring over beleidsregels en procedures kan zelfs leiden tot misbruik van zakelijke betaalkaarten.

Het gebruik niet monitoren: zelfs als bedrijven duidelijke beleidsregels en procedures ingesteld hebben, kan het met controles voor zakelijke betaalkaarten nog misgaan als het kaartgebruik niet gemonitord wordt. Door regelmatig te monitoren, kunnen ongeoorloofd gebruik en frauduleuze activiteiten geïdentificeerd en voorkomen worden.

Gebrek aan training: tot slot kan het verkeerd gaan met controles voor zakelijke betaalkaarten als bedrijven niet de juiste training geven over het correcte gebruik van hun kaarten. Dat kan leiden tot onbedoeld misbruik van de betaalkaarten of fouten bij het volgen van uitgaven.

Met Payhawk zijn de betaalkaarten en de app zo intuïtief en gebruiksvriendelijk dat ze massaal gebruikt worden. Zoals Scott Johnson, HR-manager bij Essentia Analytics, zegt: "Payhawk is zo gemakkelijk te gebruiken in vergelijking met sommige andere, onhandige bedrijfssystemen."

Die massale acceptatie leidt ook tot goede naleving van regels en procedures, doordat bij Payhawk de kaartcontroles en goedkeuringsprocessen voor uitgaven (uitgavencontroles) en financieringsverzoeken in de tool ingebouwd zijn.

Hoe hebben bedrijven de controles voor zakelijke betaalkaarten van oudsher via banken geregeld?

Van oudsher hebben bedrijven de controles voor zakelijke betaalkaarten via banken geregeld door bij de bank een bedrijfsrekening te openen en een creditcard op naam van het bedrijf aan te vragen. Bepaalde medewerkers kunnen die creditcard gebruiken voor geautoriseerde zakelijke uitgaven, zoals reizen, entertainment en kantoorbenodigdheden.

Het bedrijf kan bestedingslimieten instellen voor de kaart en transacties online monitoren om de uitgaven te beheersen. En de bank kan ook andere controles bieden, zoals de mogelijkheid om bepaalde soorten transacties te beperken, codes voor categorieën leveranciers te gebruiken en een maximumbedrag per transactie of per dag in te stellen.

Het is doorgaans het bedrijf dat elke maand de volledige creditcardrekening moet betalen via automatische incasso of handmatige online betaalopdrachten.

Over het algemeen levert de bank de infrastructuur en de tools om de creditcards van het bedrijf te beheren en moet het bedrijf beleidsregels en richtlijnen voor het gebruik van de kaarten opstellen, transacties monitoren en de rekeningen op tijd betalen. Maar voor moderne bedrijven is dat niet voldoende. Zij hebben inzicht in uitgaven en flexibiliteit nodig en kunnen niet wachten tot banken hun langdurige processen hebben afgerond.

Uchenna, financieel manager van MDM Props, zegt daarover: "Vroeger hadden we twee verschillende creditcardsystemen: een van Barclays en een van AMEX. Bij de Barclays-kaart kreeg je een maandelijks overzicht en moest je binnen zeven dagen betalen. Maar soms logden we in op het systeem en bleek het overzicht niet eens beschikbaar. We wisten dus niet wat we betaalden, wat slecht was voor de cashflow. We moesten een pdf-overzicht downloaden en dan de fysieke bonnetjes verzamelen en bij het overzicht voegen. Vervolgens duurde de reconciliatie dagen of zelfs weken."

Tegenwoordig gebruiken bedrijven uitgavenbeheeroplossingen zoals Payhawk om zakelijke betaalkaarten te verstrekken, de cashflow efficiënt te beheren en controle te houden over bedrijfsuitgaven.

Welke soorten kaartcontroles zijn er?

Kaartcontroles worden beschikbaar gesteld door kaartmaatschappijen zodat bedrijven en hun kaarthouders hun zakelijke betaalkaarten kunnen beheren en monitoren. Dit zijn enkele gangbare controles voor zakelijke betaalkaarten:

1. Transactielimieten: je kunt instellen hoeveel je medewerkers maximaal per transactie, dag of maand kunnen besteden.
2. Geografische beperkingen: je kunt het kaartgebruik tot specifieke regio's of landen beperken om frauduleuze transacties te voorkomen.
3. Beperking van categorieën leveranciers of winkels: je kunt bepaalde soorten leveranciers of winkels zoals cafés, casino's of webwinkels blokkeren, zodat zij je betaalkaarten niet kunnen verwerken.
4. Blokkeren en deblokkeren van kaarten: je kunt betaalkaarten tijdelijk uitschakelen of blokkeren om ongeoorloofd gebruik te voorkomen en weer deblokkeren als ze weer nodig zijn.
5. Bestedingsmeldingen: je kunt in real time meldingen ontvangen voor alle transacties die met betaalkaarten van je medewerkers uitgevoerd worden, zodat je kunt monitoren op verdachte activiteit.
6. Geldopnames: je kunt geldopnames uit geldautomaten blokkeren (en deblokkeren wanneer dat nodig is).
7. Online betalingen: je kunt ervoor kiezen om online betalingen te blokkeren, bijvoorbeeld als je medewerkers de betaalkaarten alleen gebruiken voor brandstof en boodschappen.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de beschikbare soorten kaart- en uitgavencontroles. Welke controles er precies beschikbaar zijn, is afhankelijk van de kaartmaatschappij en het type kaart.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van de implementatie van controles voor zakelijke betaalkaarten?

Als bedrijven betaalkaarten verstrekken, moeten ze kaart- en uitgavencontroles implementeren. Dat kan onwennig zijn voor bedrijven die hun medewerkers niet graag geld van het bedrijf meegeven, maar uiteindelijk levert dat het bedrijf betere controle over uitgaven, minder risico en een betere cashflow op (om nog maar te zwijgen over meer gemotiveerde medewerkers die niet meer weken hoeven te wachten op betaling van hun declaraties).

Betere beveiliging is een ander belangrijk voordeel van beheer van zakelijke betaalkaarten met ingebouwde controles. Bedrijven kunnen bestedingslimieten instellen en transacties voor bepaalde leveranciers of categorieën beperken om fraude en ongeoorloofde uitgaven te voorkomen.

Beter volgen van uitgaven is ook niet onbelangrijk. Met controles voor zakelijke betaalkaarten kunnen bedrijven uitgaven in real time bijhouden, zodat ze de controle houden over de uitgaven en effectiever hun budgetten kunnen beheren.

Verbeterde naleving betekent dat bedrijven ervoor kunnen zorgen dat medewerkers zich houden aan de beleidsregels en richtlijnen van het bedrijf, zodat boetes en juridische problemen voorkomen kunnen worden. En met een oplossing zoals Payhawk, waarbij kaartcontroles in de kaarten en de app ingebouwd zijn, is het bijna onmogelijk om de regels te overtreden.

Een laatste belangrijk voordeel is het vereenvoudigde uitgavenbeheer. Controles voor zakelijke betaalkaarten kunnen uitgaven in een enkele kaart of platform consolideren, wat het uitgavenbeheer voor medewerkers en financiële teams eenvoudiger maakt.

Door controles voor zakelijke betaalkaarten te implementeren, kunnen bedrijven hun financiële beheer verbeteren, de risico's verminderen en de efficiëntie verhogen.

Welke externe impact hebben veilige kaart- en uitgavencontroles voor je bedrijf?

Veilige kaart- en uitgavencontroles kunnen diverse externe gevolgen hebben voor een bedrijf, waaronder onze belangrijkste vier:

1. Meer vertrouwen bij investeerders: door de uitgaven en cashflow te controleren en het realtime zicht op uitgaven te vergroten, kunnen bedrijven laten zien dat ze controle hebben over het geld dat hun bedrijf in en uit gaat.
2. Minder fraude: de implementatie van veilige kaartcontroles kan het risico op frauduleuze activiteit verminderen. Dat leidt tot minder storneringen en minder financiële verliezen, zodat je bedrijf meer kan doen.
3. Kostenbesparingen: door het risico op fraude en financiële verliezen te verminderen, kan de implementatie van veilige kaartcontroles leiden tot kostenbesparingen voor een bedrijf. Daardoor kunnen middelen efficiënter worden ingezet in andere delen van de organisatie.
4. Werving en personeelsbehoud: deze suggestie klinkt misschien raar, maar als je een sterke reputatie opbouwt als een bedrijf dat zijn medewerkers veel mogelijkheden biedt en flexibiliteit stimuleert, kun je de beste mensen aantrekken. Niemand wil bij een bedrijf werken dat zijn mensen geen beslissingen laat nemen.

De implementatie van veilige kaartcontroles kan een positieve externe impact hebben voor een bedrijf, het imago als werkgever versterken, het vertrouwen bij investeerders vergroten, fraude verminderen, naleving van regels waarborgen, een concurrentievoordeel bieden en kosten besparen.

Wat zijn goedkeuringsprocedures?

Kaart- en uitgavencontroles zijn niet de enige manier waarop je uitgaven kunt beheersen. Veel bedrijven maken ook gebruik van goedkeuringsprocedures voor het autoriseren van extra kaarttegoeden of 'opwaarderingen'.

Goedkeuringsprocedures zijn stappen om goedkeuring of autorisatie voor een taak, project of proces te verkrijgen. Ze worden in zakelijke omgevingen vaak toegepast om alle belanghebbenden te raadplegen en de vereiste autorisatie te verkrijgen voordat een actie uitgevoerd wordt.

Goedkeuringsprocedures kunnen verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de complexiteit van de taak of de aard van het project. Ze kunnen meerdere goedkeuringsniveaus omvatten of de verantwoordelijkheid voor het besluitvormingsproces bij een enkele persoon leggen. In de procedure kunnen verschillende soorten beoordelingen opgenomen zijn, zoals juridische of financiële beoordelingen.

Veel organisaties gebruiken softwaresystemen om de goedkeuringsprocedures te automatiseren. Als een medewerker bijvoorbeeld een aanvraag voor nieuwe software indient, kan het bedrijf die aanvraag automatisch goedkeuren op basis van het bedrag. Het softwaresysteem houdt de voortgang van de aanvraag bij en de medewerker ontvangt meldingen over het verloop van de aanvraagprocedure.

Goedkeuringsprocedures zijn essentieel voor het juiste toezicht en de juiste autoriteit op het juiste moment om fouten te voorkomen, de efficiëntie te verhogen en de risico's te verminderen.

Waarom gebruiken bedrijven verschillende goedkeuringsniveaus voor geldverzoeken?

Bedrijven kunnen verschillende goedkeuringsniveaus voor geldverzoeken kiezen op basis van diverse factoren, zoals het bedrag van het verzoek, het risiconiveau van de uitgave en de interne beleidsregels en procedures van de organisatie.
Dit zijn enkele redenen waarom bedrijven verschillende goedkeuringsniveaus voor geldverzoeken gebruiken:

1. Budgetbeperkingen: als een bedrijf een beperkt budget heeft, kan het strengere goedkeuringsprocedures implementeren om te zorgen dat het beschikbare geld aan de belangrijkste projecten of uitgaven besteed wordt.
2. Risicobeheer: bedrijven kunnen een hoger goedkeuringsniveau hanteren voor uitgaven met een hoger risico, zoals investeringen of grootschalige projecten. Met zo'n procedure kunnen alle belanghebbenden de aanvraag beoordelen en de potentiële risico's afwegen voordat het geld wordt vrijgegeven.
3. Verantwoording: bedrijven kunnen meerdere goedkeuringsniveaus vereisen om de verantwoording van uitgaven te waarborgen en fraude of misbruik van bedrijfsgeld te voorkomen.
4. Naleving: veel bedrijven hebben beleidsregels en procedures om te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals juridische, belastingtechnische of boekhoudkundige regels. Met goedkeuringsprocedures kunnen ze zorgen dat alle uitgaven correct gedocumenteerd worden en aan die regels voldoen.
5. Hiërarchische structuur: sommige bedrijven baseren goedkeuringsprocessen op hiërarchische structuren, waarbij hogere managementniveaus de bevoegdheid krijgen om grotere uitgaven of belangrijkere projecten goed te keuren.

Kortom, bedrijven kunnen verschillende goedkeuringsniveaus voor geldverzoeken gebruiken op basis van factoren als budgettaire beperkingen, risicobeheer, naleving van regelgeving en hiërarchische structuur. En de vereiste goedkeuring voor elke uitgave is afhankelijk van de specifieke beleidsregels en procedures van het bedrijf.

Hoe definiëren bedrijven hun procedures?

Idealiter gebruikt je bedrijf een uitgavenbeheeroplossing zoals Payhawk, die zakelijke betaalkaarten combineert met uitgavenbeheersoftware. Met zulk gedegen uitgavenbeheer kun je de voordelen van kaartcontroles en goedkeuringsprocedures benutten en je bestedingsbeleid integreren in de tool die je kaarthouders gebruiken.

Uiteraard kun je zelf het aantal goedkeurders bepalen op basis van de specifieke structuur en eisen van je bedrijf. Onze klanten kiezen meestal voor twee of meer niveaus.

37,84% van de klanten van Payhawk hebben een procedure met twee goedkeurders. (Data van klanten die zakelijke Visa-kaarten van Payhawk gebruikten tussen 1 januari en 30 september).

Leon Steenbrink, CFO van Mercell Nederland, zegt: "Wat ik goed vind, is dat ik aan diverse mensen verschillende verantwoordelijkheden en goedkeuringsniveaus kan toekennen. Voordat we Payhawk gebruikten, hadden we slechts één niveau en dat was voor mij niet voldoende om de controle te houden over bedrijfsuitgaven."

Afhankelijk van je bedrijf en je doelen kun je één, twee of meer goedkeurders kiezen. En je kunt geldverzoeken tot een bepaald bedrag zelfs automatisch goedkeuren, zodat goedkeurders niet elk klein verzoek hoeven te beoordelen (vooral als het binnen je beleidsregels valt).

Hoe stel je goedkeuringsprocedures voor zakelijke betaalkaarten op met Payhawk?

Het is heel gemakkelijk om eigen goedkeuringsprocedures op te stellen in Payhawk. Kies om te beginnen voor welk type betaling of verzoek het goedkeuringsproces is, zoals:

• Betalingen met betaalkaarten
• Geldverzoeken
• Bankoverschrijvingen, inclusief verschuldigd of betaald
• Declaraties van medewerkers, waaronder uitgaven voor zakenreizen
• Contant geld van het bedrijf (betaald uit bedrijfsmiddelen)
• Aanvraag voor een betaalkaart

Je kunt de structuur van je procedures instellen en de nodige goedkeurders toewijzen, zoals teammanagers, projectmanagers, accountants en boekhouders.

En je kunt ook bepalen of je goedkeuringsprocedure een of meerdere stappen (en eventueel automatische goedkeuringen) moet bevatten.

Lees meer hierover in het artikel Je eigen goedkeuringsprocedures definiëren in ons helpcentrum.

Wat is een uitgavenbeleid?

Een uitgavenbeleid is een verzameling richtlijnen en regels die een organisatie volgt om de uitgaven te beheren. Het beleid beschrijft de goedgekeurde methoden en limieten voor het uitgeven van geld en de criteria voor vergoeding of betaling.

Een uitgavenbeleid omvat doorgaans diverse uitgaven, zoals voor reizen en entertainment, kantoorbenodigdheden en -apparatuur, professionele ontwikkeling en andere zakelijke kosten. Het beleid kan ook voorschrijven hoe en wanneer medewerkers declaraties moeten indienen, hoeveel ze aan specifieke activiteiten kunnen uitgeven en welke documentatie vereist is voor dergelijke declaraties.

Voor bedrijven kan een uitgavenbeleid er niet alleen voor zorgen dat medewerkers verantwoord en efficiënt omgaan met middelen van het bedrijf, maar ook fraude of misbruik van middelen voorkomen. Bovendien kunnen bedrijven met een goed omschreven uitgavenbeleid de kosten beheersen, de budgettering verbeteren en de naleving van interne en externe regels afdwingen.

Wat is een onkostenbeleid?

Een onkostenbeleid is een verzameling richtlijnen en regels van een bedrijf om de onkosten te beheren en te beheersen. Het beleid beschrijft de goedgekeurde methoden en limieten voor het maken van onkosten en de criteria voor vergoeding of betaling.

Bedrijven stellen een onkostenbeleid op om te zorgen dat onkosten redelijk, noodzakelijk en in overeenstemming met de doelstellingen van het bedrijf zijn. Het beleid kan een grote verscheidenheid aan uitgaven omvatten, zoals voor reizen en entertainment, kantoorbenodigdheden en -apparatuur, professionele ontwikkeling en andere zakelijke of persoonlijke kosten.

In het beleid kan worden beschreven welke soorten onkosten toegestaan zijn, welke bedragen medewerkers maximaal aan elke categorie mogen besteden en welke procedure gevolgd moet worden om toestemming te vragen voor onkosten die buiten het beleid vallen. Verder kan de procedure voor het indienen van bonnetjes en declaraties en de termijn voor vergoeding of betaling beschreven worden.

Voor bedrijven kan een goed omschreven onkostenbeleid er niet alleen voor zorgen dat medewerkers verantwoord en efficiënt omgaan met middelen van het bedrijf, maar ook fraude of misbruik van middelen voorkomen. Bovendien kunnen bedrijven met een duidelijk onkostenbeleid de kosten beheersen door middel van uitgavencontroles, de budgettering verbeteren en de naleving van interne en externe regels afdwingen.

Hoe kunnen controles en procedures voor zakelijke betaalkaarten je uitgavenbeleid ondersteunen?

Controles en procedures voor zakelijke betaalkaarten kunnen op verschillende manieren een belangrijke rol spelen bij het ondersteunen van je uitgavenbeleid:

• Uitgavenlimieten instellen: met controles voor zakelijke betaalkaarten kunnen bedrijven bestedingslimieten instellen voor medewerkers, zodat die niet teveel uitgeven of aankopen doen die niet binnen het budget van het bedrijf, het project of het team vallen. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen bedrijven die limieten per medewerker of per team instellen.
• Goedkeuring voor aankopen afdwingen: bedrijven kunnen procedures instellen, zodat de juiste persoon alle aankopen en geldverzoeken kan goedkeuren voordat ze gedaan of toegekend worden.
• Uitgaven monitoren: met controles voor zakelijke betaalkaarten kunnen uitgaven van medewerkers in real time gemonitord worden, zodat managers ongebruikelijke of verdachte activiteiten kunnen identificeren. Dit voorkomt fraude en zorgt ervoor dat medewerkers zich aan het uitgavenbeleid van het bedrijf houden.
• Onkosten volgen: dankzij uitgavencontroles en procedures voor zakelijke betaalkaarten kunnen bedrijven gemakkelijk uitgaven van medewerkers bijhouden en zien waar er bespaard kan worden. Door uitgaven in real time te volgen, kunnen bedrijven weloverwogen financiële beslissingen nemen en op koers blijven.
• Uitgavenbeheer vereenvoudigen: controles en procedures voor zakelijke betaalkaarten stroomlijnen het uitgavenbeheerproces en verminderen op die manier de administratieve last van medewerkers en managers, die zich daardoor kunnen concentreren op andere belangrijke taken.

Samengevat ondersteunen controles en procedures voor zakelijke betaalkaarten het uitgavenbeleid doordat bedrijven daarmee uitgavenlimieten instellen, goedkeuringen voor aankopen afdwingen, bestedingen volgen, uitgaven bijhouden en het uitgavenbeheer vereenvoudigen. Door deze controles te implementeren, kunnen bedrijven zorgen dat medewerkers geld besteden volgens het beleid van het bedrijf en binnen het budget blijven.

Waarom je een uitgavenbeleid nodig hebt

Je hebt een uitgavenbeleid nodig om te zorgen dat je bedrijfsuitgaven binnen je financiële plannen passen. En het moet duidelijk en gemakkelijk na te leven zijn, zodat je medewerkers weten wat ze kunnen verwachten als het gaat om betalingen voor werkgerelateerde activiteiten. Volgens The Economist zijn tevreden medewerkers productiever en hebben je verwachtingen rond voorgeschoten onkosten en lange vergoedingsprocedures of wachttijden veel impact op de motivatie van je team.

Dit zijn de zeven belangrijkste redenen waarom je een uitgavenbeleid nodig hebt:

• Duidelijkheid: een uitgavenbeleid maakt duidelijk wat wel en niet toegestaan is als het om uitgaven van medewerkers gaat. Die duidelijkheid voorkomt verwarring en misverstanden over welke kosten het bedrijf vergoedt.
• Consistentie: een uitgavenbeleid zorgt ervoor dat alle medewerkers zich aan dezelfde normen en richtlijnen moeten houden. Dat voorkomt ongelijkheid in de manier waarop verschillende teams in de organisatie omgaan met onkosten.
• Controle: een uitgavenbeleid geeft het bedrijf de controle over de manier waarop mensen geld uitgeven, zodat je zeker weet dat middelen voor de juiste zakelijke doelen worden benut.
• Naleving: een uitgavenbeleid kan het bedrijf helpen om te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals belastingwetten en boekhoudkundige regels.
• Kostenbesparingen: een uitgavenbeleid kan helpen om onnodige uitgaven te voorkomen en kosten te verminderen. Door duidelijk aan te geven welke uitgaven toegestaan zijn door middel van uitgavencontroles, kunnen bedrijven te hoge uitgaven en verspilling voorkomen.
• Duidelijke verantwoording: een uitgavenbeleid bevordert de transparantie en verantwoording binnen de organisatie doordat medewerkers bij hun declaraties bonnetjes en andere documentatie moeten verstrekken.
• Bedrijfsreputatie: een uitgavenbeleid kan de reputatie van een bedrijf helpen beschermen door te waarborgen dat medewerkers het geld van het bedrijf verantwoord en ethisch besteden.

Samengevat is een uitgavenbeleid belangrijk omdat het duidelijkheid, consistentie, controle, naleving, kostenbesparingen, transparantie en reputatiebescherming biedt. Door een effectief onkostenbeleid te implementeren, kunnen bedrijven zorgen dat hun medewerkers het geld van het bedrijf op verantwoorde en ethische wijze besteden en de doelstellingen van het bedrijf gerealiseerd worden.

Wat is een goed uitgavenbeleid?

Een goed uitgavenbeleid kan vrijwel niet overtreden worden.
Als je Payhawk gebruikt, kun je je beleidsregels in de tool inbouwen en zo nodig met een paar muisklikken bijwerken. Je kunt ook collectief beperkingen en controles instellen, wat je veel tijd bespaart en de consistentie waarborgt.
Dit is een kort overzicht van wat je kunt doen:

• Eigen uitgavenregels instellen voor afzonderlijke transacties, dagelijkse limieten, hiërarchieën en soorten uitgaven (uitgavencontroles)
• Veilige goedkeuringsprocedures opstellen en implementeren
• Gefaseerde goedkeuringen instellen (ook per type uitgave)
• Kaartlimieten instellen voor medewerkers, teams en in bulk
• Risicoloze betaalkaarten zonder saldo verstrekken (en goedkeuringsprocedures voor geldverzoeken toewijzen)
• Betaalkaarten blokkeren
• Betaalkaarten bevriezen
• Betaalkaarten verwijderen
• Offline uitgaven beperken
• Opnames bij geldautomaten blokkeren
• En veel meer

Alle bovenstaande functies zijn ingebouwd in de betaalkaarten en de app die de kaarthouders gebruiken. Deze ingebouwde regels maken het bijna onmogelijk om ze niet na te leven, tot grote tevredenheid van financiële teams en managers. En ook de kaarthouders zijn tevreden. Ze hoeven niet in het beleid na te zoeken wat wel en niet mag, want ze hebben alles letterlijk in hun hand.
Een echt goed uitgavenbeleid moet eenvoudig zijn en gemakkelijk nageleefd kunnen worden. En gemakkelijker dan met Payhawk wordt het niet. We delen alle updates met de geselecteerde boekhouders en accountants in de financiële teams van onze klanten, zodat zij die gemakkelijk kunnen implementeren bij kaarthouders. En ons Customer Success Team begeleidt de implementatie vanaf de allereerste dag, zodat admins precies weten hoe ze alles uit onze oplossing kunnen halen.

Ben je geïnteresseerd?

Zakelijke betaalkaarten zijn een uitstekende manier om uitgaven te beheersen. Boek een demo om te zien hoe je bedrijf met Payhawk tijd bespaart, de efficiëntie vergroot en uitgaven onder controle krijgt.