Hoe uitgavenbeheer startende ondernemers helpt hun uitgaven onder controle te houden na het aantrekken van durfkapitaal

Hoewel er tal van hulpmiddelen beschikbaar zijn om te helpen bij het bijhouden van je financiële gezondheid, vereisen de meeste tools enige vorm van handmatige invoer of ingewikkelde procedures. Hierdoor heeft je team die dit beheert, elke maand een extra taak wat ervoor zorgt dat ze hier veel tijd aan verliezen of zijn afgeleid van hun andere taken.

Hoe kan je als startende ondernemer of CFO van een groeiende onderneming je cijfers (bijvoorbeeld runway of bruto/netto burn rate) nauwkeurig in de gaten houden voor betere besluitvorming? Het antwoord ligt in de manier waarop je je bedrijfsuitgaven beheert.

Een oplossing voor uitgavenbeheer is een essentieel instrument voor elke groeiende onderneming. Het geeft inzicht in waar het geld aan wordt uitgegeven en door wie, zodat je kunt zien waar de kosten stijgen of dalen in verschillende gebieden van je bedrijf. Het maakt kostenefficiëntie mogelijk via geautomatiseerde regels voor uitgaven of workflows - wat kan helpen om risico's te verminderen en zowel tijd als geld te besparen. Met andere woorden, het vormt de basis voor een effectieve cashflow in alle afdelingen van je bedrijf.

Krijg betere inzichten met een totaaloplossing voor uitgavenbeheer

De sleutel tot het opschalen van een bedrijf is door je te focussen op de juiste gegevens. Naarmate het bedrijf zich uitbreidt, zullen de eisen aan de investeringsmiddelen toenemen. Ook de handmatige controle over die middelen zal afnemen. Als gevolg daarvan wordt het steeds moeilijker om grip te houden op die middelen - vooral als ze verspreid zijn over meerdere en verschillende kapitaalbronnen. Eén manier om dit te beheren is met slimme tools voor uitgavenbeheer die real-time zichtbaarheid en controle bieden over hoe geld wordt besteed.

Aangezien de meeste bedrijven van nature gericht zijn op meer inkomsten, is het gemakkelijk om het zicht te verliezen op het geld dat al binnen is, versus het geld dat binnen moet komen. De beste manier om de groei van je scaleup bedrijf te ondersteunen is door je huidige fondsen effectief te beheren. Dit kan worden bereikt door een sterk begrip van waar het geld naartoe gaat en hoeveel er wordt uitgegeven. Dit zal op zijn beurt startende ondernemers, CFO's of financiële managers in staat stellen beter geïnformeerde beslissingen te nemen over personeelsbezetting, budgettering en cashflowprognoses. Op dat moment heeft je bedrijf een beter inzicht in de financiële gevolgen van zijn beslissingen en zal het adequaat handelen.

Bereken en beheer je cash runway

Het voorspellen van je cash runaway (de tijd die het bedrijf heeft voordat het geld op is) is cruciaal voor je scale-up bedrijf. Gebruik een oplossing voor uitgavenbeheer om te berekenen hoeveel runway je op elk moment hebt. Dit zal je helpen plannen en beslissingen te nemen over hoeveel kapitaal je moet aantrekken voordat je geld op is. Het zal ook helpen voorspellen wanneer je extra middelen nodig hebt, wat het risico van een tekort aan liquide middelen kan verminderen.

Houd je bruto burnrate in de gaten

Wanneer je bedrijf kapitaal heeft geworven, is het van belang dat je de bruto burn rate - de totale som geld die je bedrijf uitgeeft aan activiteiten - beheerst. Hoe doe je dit?

Het eenvoudige antwoord is om een systeem te hebben voor het bewaken en traceren van uitgaven. Dat kan met behulp van smartcards en speciale software voor uitgavenbeheer, waarbij alles op één plek wordt bijgehouden. Veel oprichters en CFO's kiezen er echter nog steeds voor spreadsheets en andere oude tools te gebruiken. Volgens hun, biedt het hen meer flexibiliteit en controle over hun cashflowprojecties. Als je dit doet, moet je de volgende dingen ook in overweging nemen:

1. Hoe vaak moet je je prognoses controleren? Als er veel volatiliteit is in je cashflow (bijvoorbeeld seizoensgebonden verkopen), dan kan het de moeite waard zijn om nauwkeurige en betrouwbare systemen te hebben om je maandelijkse of zelfs wekelijkse cashflow te monitoren, zodat je snel kunt reageren op veranderingen in de markt of de vraag van klanten.

2. Hoe gedetailleerd wil je dat je financiële gegevens zijn? Een eenvoudig overzicht van de maandelijkse uitgaven kan zaken omvatten als huur/kantoorkosten, reiskosten, enz., terwijl een meer gedetailleerde specificatie subcategorieën kan omvatten zoals kantoorbenodigdheden of nutsvoorzieningen (gas en licht).

Beheer je netto burn rate

Netto burn ( ook bekend als burn rate) - de snelheid waarmee je bedrijf geld uitgeeft aan activiteiten - stelt je in staat te anticiperen op de financiële toekomst van je bedrijf en beperkt de onverwachte groei- en collaps mogelijkheden. Er zijn vele manieren om geld uit te geven, waaronder het betalen van premies, abonnementen en leverancierskosten. De CFO of het financiële team van een bedrijf moet deze activiteiten nauw bijhouden om winstgevend te garanderen en om operationeel te blijven.

Payhawk biedt een eenvoudige manier om deze activiteiten bij de houden, door de nodige tools te bieden om bedrijfsuitgaven te beheren en te controleren. Payhawk biedt een gebruiksvriendelijke interface die op elk moment inzichten en analyses biedt over de burn rate van je bedrijf, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om financieel efficiënt te blijven. Daarbij horen ook eenvoudig te delen rapporten met het senior management en overige stakeholders.

Het bijhouden van de burn rate is een van de belangrijkste maatregelen die je moet nemen om ervoor te zorgen dat je bedrijf uiteindelijk winstgevend wordt. Vooral voor startups is het belangrijk om winstgevend te werken. Houd dus nauwlettend je netto burn rate in de gaten wanneer je wilt slagen.

Verhoog de bedrijfsefficiëntie met uitgavenbeheer software

Wanneer je gebruik maakt van Payhawk's oplossing voor uitgavenbeheer, inclusief Visa-kaarten voor bedrijven, eenvoudige workflows, uitgavenlimieten en meer, heb je een grote stap gezet in de richting omde winstgevendheid en efficiëntie van je bedrijf verbeteren. Met één tool kun je ervoor zorgen dat je team is uitgerust om betalingen te verrichten die bijdragen aan het optimaliseren van uitgaven waardoor je beter presteert dan je concurrent. Je krijgt een duidelijk beeld van welke afdelingen het budget overschrijden en hoeveel kapitaal je achter de hand hebt om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

Dankzij Payhawk, kan je de voordelen van data capture benutten met de mogelijkheid om uitgaven in real-time te controleren en te registreren - door te integreren met bestaande boekhoudsystemen zoals Exact Online. Je kunt ook besparingsmogelijkheden identificeren via de uitgavenanalyse van Payhawk. Hierbij worden markten, producten of regio's in kaart gebracht en gebieden geïdentificeerd waar besparingen mogelijk zijn.

Daarnaast kun je actuele bedrijfsrapporten delen met relevante stakeholders. Dit stelt je in staat om een draagvlak te creëren en een cultuur van transparantie rond beslissingen over uitgaven. Payhawk biedt bedrijven van elke omvang een eenvoudige manier om hun cashflow te beheren door hen toegang te geven tot real-time facturen, betalingen en ontvangsten. Medewerkers krijgen de tools die ze nodig hebben om slimmer uit te geven, uitgaven te beheersen, betalingsachterstanden te verminderen en betere beslissingen te nemen bij elke uit te geven euro.

In feite helpt onze full-service oplossing voor uitgavenbeheer bedrijven van elke omvang om hun personeelsuitgaven te beheren. Bovendien kan je met de slimme software voor uitgavenbeheer van Payhawk:

• Inzicht krijgen in je gegevens van uitgaven, zodat je weet waar het geld naartoe gaat
• Het onkostenvergoeding proces stroomlijnen
• Administratieve kosten verlagen door betalingen te automatiseren
• Tools voor fraudepreventie gebruiken om werknemers verantwoordelijk te houden voor hun uitgaven

Conclusie

Ongeacht de omvang van je organisatie of de hoogte van je financiering, de juiste tools voor het beheer van bedrijfsuitgaven en -kosten bieden belangrijke voordelen. Zo krijg je zicht op je cashflow en kun je betere plannen en strategieën maken voor je volgende stap. Bovendien worden de kosten beheerst, wat waarschijnlijk een topprioriteit is voor je bedrijf nu je verder wilt groeien.

Een goede oplossing voor het beheer van bedrijfsuitgaven neemt de problemen weg die gepaard gaan met het bijhouden van de financiële gezondheid van een groeiend bedrijf. Met goed beheer en rapportage kun je je richten op het runnen van je bedrijf en het halen van je mijlpalen, in plaats van je zorgen te maken of je wel genoeg geld hebt om te blijven werken - omdat je precies weet hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat in je bedrijf.

Uiteindelijk is het doel efficiënte en op maat gemaakte tools voor het uitgavenbeleid om uitgaven te controleren en te beperken, goedkeuringsstromen in te stellen en flexibel te blijven. Zo kun je goed geïnformeerde beslissingen nemen als het gaat om het aannemen van personeel, investeren in inventaris en andere bedrijfsbehoeften. Een slimme tool voor uitgavenbeheer vormt dus niet alleen de ruggengraat van je financiële team, maar is vaak ook het verschil tussen zakelijk succes en een falend bedrijf.

Als je alle voordelen van ons eenvoudige uitgavenbeheers systeem voor een betere financiële controle voor je bedrijf wilt ontdekken, boek dan vandaag nog een demo.