De nombreuses entreprises en phase de démarrage ont du mal à gérer leurs fonds d'investissement. La visibilité des dépenses permet de contrôler et de mieux comprendre leurs flux de trésorerie, le tout en temps réel.
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Bien qu'il existe de nombreux outils pour vous aider à suivre vos finances, la plupart nécessitent une saisie manuelle ou des procédés archaïques. Cela signifie que votre entreprise perd du temps chaque mois.
En tant que fondateur ou directeur financier d'une entreprise en expansion, comment pouvez-vous suivre avec précision vos indicateurs comptables pour prendre de meilleures décisions ? La réponse réside dans la façon dont vous gérez les dépenses de votre entreprise.
Une solution de gestion des dépenses est un outil essentiel pour toute entreprise ou société en expansion. Elle permet de savoir à quoi l'argent est dépensé et par qui, de sorte que vous pouvez voir où les coûts augmentent ou diminuent dans les différents secteurs de votre entreprise. Cela permet d'optimiser les coûts grâce à des règles de dépenses ou des flux d’approbation automatisés, ce qui peut contribuer à réduire les risques et à économiser du temps et de l'argent. En d'autres termes, il constitue la base d'un flux de trésorerie efficace dans tous les départements de votre entreprise.
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Pour développer une entreprise, il est essentiel de se concentrer sur les bons indicateurs. Et à mesure que l'entreprise se développe, les demandes sur vos fonds d'investissement vont augmenter. De même, le contrôle manuel que vous exercez sur ces fonds diminue également. Par conséquent, il devient de plus en plus difficile de garder la main sur ces fonds d'investissement, surtout s'ils sont répartis entre plusieurs sources de capital différentes. Une façon de gérer cela est de recourir à des outils de gestion des dépenses intelligents qui offrent une visibilité et un contrôle en temps réel sur la façon dont l'argent est dépensé.
La plupart des entreprises étant naturellement axées sur l'augmentation des revenus, il est facile de perdre de vue l'argent qui est déjà rentré, par rapport à l'argent qui doit rentrer. La meilleure façon de soutenir la croissance de votre entreprise en expansion est de gérer efficacement vos fonds actuels. Pour ce faire, il faut bien comprendre où va l'argent et quels montants sont dépensés. Cela permettra aux fondateurs, aux directeurs financiers ou aux responsables des finances de prendre des décisions plus éclairées sur les niveaux de personnel, la budgétisation et les prévisions de trésorerie. À ce stade, votre entreprise aura une meilleure compréhension de l'impact financier de ses décisions et agira en conséquence.
La prévision de votre marge de manœuvre financière (le temps dont dispose l'entreprise avant d'être à court d'argent) est cruciale pour une entreprise en expansion. Utilisez une solution de gestion des dépenses pour calculer la marge de manœuvre dont vous disposez à tout moment. Cela vous aidera à planifier et à prendre des décisions sur le montant du capital à mobiliser avant de manquer de liquidités. Cela vous aidera également à prévoir quand vous aurez besoin de fonds supplémentaires, ce qui peut contribuer à réduire le risque d'être pris à court de liquidités.
Votre entreprise a donc levé des fonds. Comment garder du taux d'absorption brut, c'est-à-dire la somme totale de liquidités que votre entreprise a dépensée pour ses opérations ?
La réponse simple est de disposer d'un système de contrôle et de suivi des dépenses. Pour cela, vous pouvez utiliser des cartes d’entreprise et un logiciel de gestion des dépenses dédié, le tout sur une seule et unique interface. De nombreux fondateurs et directeurs financiers choisissent encore d'utiliser des feuilles de calcul et d'autres outils anciens. Car cela leur offre plus de flexibilité et de contrôle sur leurs projections de trésorerie. Toutefois, si vous optez pour cette solution, vous devez également tenir compte des points suivants :
À quelle fréquence devez-vous contrôler vos prévisions ? Si votre trésorerie est très volatile (par exemple, en cas de ventes saisonnières), il peut être intéressant de mettre en place des systèmes précis pour surveiller votre trésorerie mensuelle, voire hebdomadaire, afin de pouvoir réagir rapidement aux changements des conditions du marché ou de la demande des clients.
Quel niveau de détail voulez-vous donner à vos données financières ? Un simple résumé des dépenses mensuelles pourrait inclure des éléments comme le loyer/les frais de bureau, les frais de déplacement, tandis qu'une répartition plus détaillée pourrait inclure des sous-catégories comme les fournitures de bureau ou les services publics (électricité/gaz).
Le taux d'absorption net (également connu sous le nom de taux de consommation), c'est-à-dire le montant qu'une entreprise perd en raison de l'épuisement de ses réserves de liquidités chaque mois, vous permet d'anticiper l'avenir financier de votre entreprise et de limiter les possibilités de croissance/effondrement inattendues. Il existe de nombreuses façons de dépenser des fonds, notamment en payant des frais, des abonnements et des dépenses de fournisseurs. Les directeurs financiers ou l'équipe financière d'une entreprise doivent suivre cette activité afin de rester rentable et opérationnel.
Payhawk offre un moyen simple de le faire, en fournissant les outils nécessaires pour suivre et surveiller les dépenses de l'entreprise. L'interface conviviale fournit des informations et des analyses sur le taux d'absorption d'une entreprise à tout moment, ce qui permet aux entreprises de rester financièrement efficaces. Des rapports faciles à partager avec la direction et les parties prenantes.
Le suivi du taux d'absorption est l'une des mesures les plus importantes que vous devez prendre pour vous assurer que votre entreprise atteindra la rentabilité. Pour les startups, il est important de fonctionner de manière rationnelle et rentable. Donc, si vous voulez réussir, vous devez mesurer votre taux d'absorption net.
Lorsque vous exploitez la solution de gestion des dépenses de Payhawk, qui comprend les cartes d'entreprise Visa, le logiciel de gestion avec des flux d’approbation intégrés et la comptabilité fournisseurs, vous pouvez améliorer la rentabilité et l'efficacité de votre entreprise. Avec un seul outil, vous pouvez vous assurer que vos employés sont équipés pour payer les frais qui aideront au développement de l'entreprise et optimiser les dépenses pour surpasser votre concurrence. Vous pouvez obtenir la visibilité nécessaire pour comprendre quels départements dépassent le budget et de quel capital vous disposez pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
En tant qu'outil financier tout-en-un, vous pouvez bénéficier des avantages de la saisie des données grâce à la capacité de Payhawk à suivre et à enregistrer les dépenses en temps réel, tout en s'intégrant aux systèmes comptables existants. Vous pouvez également identifier où faire des économies grâce à l'analyse des dépenses de Payhawk. Il s'agit généralement d'établir une correspondance avec des marchés, des produits ou des zones géographiques cibles et d'identifier les domaines dans lesquels des économies peuvent être réalisées.
Vous pouvez également partager des rapports comptables actualisés avec les parties prenantes concernées. Cela vous permet d'obtenir l'adhésion et d'établir une culture de transparence autour des décisions touchant aux dépenses. Payhawk offre aux entreprises de toutes tailles un moyen facile de gérer leur trésorerie en leur donnant accès aux factures, aux paiements et aux reçus en temps réel. En donnant aux employés les outils dont ils ont besoin pour dépenser plus intelligemment, contrôler les dépenses, réduire les retards de paiement et prendre de meilleures décisions pour chaque euro dépensé.
En réalité, notre solution complète de gestion des dépenses aide les entreprises de toutes tailles à gérer les dépenses des employés. De plus, avec le logiciel de gestion intelligente des dépenses de Payhawk, vous pouvez :
Quelle que soit la taille de votre organisation ou le montant de votre financement, les bons outils de gestion des dépenses et des frais professionnels offrent des avantages importants. Ils vous donnent une visibilité sur vos flux de trésorerie et vous permettent de mieux planifier et d'élaborer une stratégie pour votre prochaine action. En outre, ils permettent de contrôler les coûts, ce qui est probablement une priorité absolue pour votre entreprise qui cherche à poursuivre son expansion.
Une bonne solution de gestion des dépenses d'entreprise élimine les difficultés liées au suivi de la santé financière d'une entreprise en pleine croissance. Grâce à une gestion et à des rapports appropriés, vous pouvez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise et l'atteinte de vos objectifs, plutôt que de vous inquiéter de savoir si vous avez suffisamment de liquidités pour poursuivre vos activités, car vous savez exactement combien entre et sort de votre entreprise.
En fin de compte, l'objectif est de disposer d'outils de politique de dépenses efficaces et personnalisables pour surveiller et limiter les dépenses, définir des flux d'approbation et rester flexible. Cela vous permettra de prendre des décisions éclairées en matière d'embauche, d'investissement dans les stocks et d'autres exigences commerciales. Ainsi, disposer d'un outil intelligent de gestion des dépenses ne sera pas seulement le fil rouge de votre équipe financière, mais c'est aussi souvent la différence entre le succès et l'échec d'une entreprise.
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