Zes redenen waarom jouw zakelijke betaalkaart wordt geweigerd - en wat je eraan kunt doen

Financiële managers, stel jezelf even voor als Martin, je nieuwe marketingassistent. Hij staat in een fysieke winkel apparatuur te kopen voor een evenement: kaart geweigerd.

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt en het kan stressvol en gênant zijn, vooral als je in de rij staat. Erger nog, als je aankopen doet voor je werk en een winkelier weigert je betaling, loop je het risico dat je project onbedoeld vertraging oploopt.

Als financieel directeur wil je de raderen van je bedrijf laten draaien en Martin en zijn collega's helpen hun werk gedaan te krijgen (inclusief werkgerelateerde aankopen). Het is dus belangrijk om te begrijpen hoe je hindernissen zoals de weigering van betaalkaarten kunt overwinnen.

Wat is een debetkaart weigeren?

Je weet dit al, maar voor een universele definitie: hier gaan we:

Een debit card decline is wanneer de handelaar die je transactie verwerkt de betaling niet kan voltooien. Meestal verschijnt er een bericht op de betaalterminal (als je in een winkel betaalt of bij de online kassa als je online koopt) met de tekst 'kaart geweigerd' of 'betaling mislukt'.

Een mislukte betaling is vaak te wijten aan onvoldoende saldo, maar kan ook het gevolg zijn van een fout van de verkoper, een time-out van de browser of andere problemen met je betaalkaart.

Zes redenen waarom je debitering geweigerd kan zijn

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de winkelier jouw (of moeten we zeggen Martin's) kaart heeft geweigerd; hier zijn zes van de meest voorkomende:

1. Er was een technische fout

Soms ligt de fout bij de verkoper in plaats van bij een probleem met je kaart. Als de website bijvoorbeeld een time-out heeft, wordt de betaling niet geaccepteerd en moet de winkelier je bestelling opnieuw verwerken.

In een winkel kan het zijn dat er geen kassapapier in de kassa ligt of dat de software van de winkelier niet up-to-date is, waardoor er problemen ontstaan met de functionaliteit van de kassamachine. Meestal kun je deze problemen oplossen door een andere kassa te gebruiken of je online aankoop opnieuw te proberen.

2. Je hebt jouw dagelijkse aankooplimiet bereikt

Financiële beheerders die oplossingen voor uitgavenbeheer gebruiken, hebben toegang tot de controles en beleidsregels voor bedrijfskaarten. Ze hebben misschien dagelijkse uitgavenlimieten ingesteld om de bedrijfsuitgaven te beheersen, die je nu hebt bereikt.

Als financieel manager kun je overwegen om de dagelijkse limiet op de rekening van de kaarthouder te verhogen of een workflow in te schakelen waarmee ze gemakkelijk meer geld kunnen aanvragen en dit laten goedkeuren door een aangewezen manager. Je kunt zelfs een automatische goedkeuring instellen voor kleine aanvragen.

3. Jouw kaart is verlopen of inactief

De transactie zal niet doorgaan als je een verlopen kaart probeert te gebruiken. Kaartverstrekkers sturen meestal nieuwe bankkaarten rond de vervaldatum om vertragingen bij uitgaven te voorkomen. Als je geen nieuwe bankkaart hebt ontvangen, neem dan zo snel mogelijk contact op met je kaartverstrekker om dit op te lossen.

Jouw kaart kan inactief zijn als deze niet eerder is gebruikt of inactief is. Bij Payhawk kunnen onze klanten Payhawk Visa-kaarten online activeren via het portaal.

4. De bank markeert de aankoop als verdacht

Veel banken hebben ingebouwde fraudedetectiesystemen. Als je bijvoorbeeld veel meer geld uitgeeft dan normaal of een handvol aankopen doet op dezelfde dag, kan de bank je kaart blokkeren totdat ze kan verifiëren dat jij, als kaarthouder, deze aankopen doet.

De bank stuurt je meestal een bericht via sms waarin ze je vragen om de recente transacties te bevestigen. En kort nadat de kaartuitgever de legitieme aankoop heeft geverifieerd, kun je je kaart weer gebruiken.

5. Jouw kaart is geschorst

Jouw kaartverstrekker kan jouw zakelijke kaart schorsen als deze om veiligheidsredenen of door wijzigingen in het beleid van de verstrekker niet voldoet aan de gebruiksvoorwaarden. Als je een Payhawk-klant bent en je hebt een geschorste kaart, neem dan contact op met jouw Payhawk accountmanager, die het probleem kan oplossen.

6. De winkelier accepteert jouw kaart niet

In het Verenigd Koninkrijk worden Mastercard en Visa bijvoorbeeld meer geaccepteerd door winkeliers dan American Express, dus als je een kaart gebruikt die de meeste winkeliers niet accepteren, kun je vaker tegen problemen met kaartweigering aanlopen. De beste manier om dit tegen te gaan is om te werken met zakelijke kaartuitgevers met wereldwijde acceptatie.

Betaalpas geweigerd? Vijf stappen om het te herstellen

Als financieel directeur is het een van je grootste prioriteiten om ervoor te zorgen dat je collega's kunnen betalen wat ze nodig hebben (binnen het beleid). Je wilt natuurlijk niet dat ze zonder geld komen te zitten en je wilt ze helpen om zo snel mogelijk weer aan de slag te gaan.

Hier zijn vijf belangrijke stappen om met hen te delen:

1. Controleer op onvoldoende saldo

Controleer altijd eerst of er voldoende geld op jouw rekening staat, want dit is een van de meest voorkomende redenen voor het weigeren van een kaart.

2. Controleer jouw kaartgegevens

Als je een aankoop doet in de winkel, is je pincode dan correct? Als je de aankoop online doet, controleer dan of de informatie die je invoert correct is. Vervaldatum, kaartnummer, CVC, etc. Het komt vaak voor dat kaarthouders hun gegevens verkeerd invoeren wanneer ze online een aankoop doen, wat resulteert in mislukte transacties. Als je kaart verouderd is, worden alle transacties geweigerd, dus let op de vervaldatum.

3. Neem contact op met jouw bank

Neem als kaarthouder contact op met je interne financiële afdeling; het kan zijn dat ze je kaart automatisch hebben geblokkeerd, of dat je je dagelijkse uitgavenlimiet hebt bereikt en het je niet hebt gerealiseerd. Hoe dan ook, het is het beste om duidelijkheid te krijgen voordat je verder gaat. Als het een probleem is met de uitgever, neemt jouw financiële team rechtstreeks contact met hen op om het op te lossen.

4. Controleer op verdachte activiteiten

Als je betaling is geweigerd en je ziet verdachte activiteiten in je recente transacties, dan kan het zijn dat je bank je kaart heeft geblokkeerd. Als jouw bank je heeft gevraagd om jouw recente transacties te verifiëren, reageer dan snel om jouw kaart weer aan de praat te krijgen.

Als je een van onze klanten bij Payhawk bent en je merkt verdachte of frauduleuze activiteiten op, dan kun je jouw zakelijke bedrijfskaarten onmiddellijk blokkeren via het Payhawk-portaal.

5. Probeer een alternatieve betaalmethode

Als je geen tijd hebt om te onderzoeken waarom je kaart is geweigerd, overweeg dan om een alternatieve betaalmethode te gebruiken, misschien een andere debet- of creditcard, om de transactie te voltooien.

*En een extra tip.... Raak niet in paniek. Er kunnen verschillende eenvoudig te verhelpen redenen zijn. Probeer de betaling opnieuw om technische problemen uit te sluiten of wis je cache als je online koopt voordat je conclusies trekt. *

Hoe voorkom je dat jouw kaart wordt geweigerd?

Nu weer met je financiële pet op - je weet dat je financiële techstack je bedrijfsflexibiliteit echt kan maken of breken.

Het kiezen van een betrouwbare kaartprovider kan helpen om het risico te verkleinen dat kaarten worden geweigerd. En werken met een provider die 24/7 klaar staat om eventuele kaartproblemen snel op te lossen is ook een must.

Bij Payhawk hebben we een van de laagste tarieven voor het weigeren van kaarten als het gaat om zakelijke uitgaven. En als klap op de vuurpijl worden onze kaarten wereldwijd door meer dan 46 miljoen winkeliers geaccepteerd.

Voordat je gaat

Door de eenvoudige stappen hierboven te volgen, kun je de kans drastisch verkleinen dat je kaart wordt geweigerd voor toekomstige transacties. Bescherm je kaarthouders tegen routinekaartproblemen door te kiezen voor een betrouwbare kaartleverancier zoals Payhawk. En maak gebruik van kaarten die niet direct gekoppeld zijn aan de fondsen op jouw bedrijfsrekening en in plaats daarvan op zichzelf staan, waardoor ze het perfecte afschrikmiddel zijn voor kaartfraude of diefstal; er is geen risico voor jouw centrale fondsen.

Beheer en volg uitgaven in realtime voor zowel fysieke als virtuele kaartenvoor alle werknemers in meerdere entiteiten. Zorg voor verantwoorde uitgaven en omarm gestroomlijnd onkostenbeheer met Payhawk.

Plan een demo om onze zakelijke betaalkaarten in actie te zien.