Sechs gute Gründe, warum Ihre Firmen-Debitkarte abgelehnt wird – und wie Sie das sofort lösen können

Finance-Leiter, stellen Sie sich kurz Martin vor, Ihren neuen Marketingassistenten. Er ist gerade in einem Geschäft und kauft Equipment für eine Veranstaltung – die Karte wird abgelehnt.

Wir kennen diese Situation alle: Sie ist stressig und unangenehm, besonders wenn man vor einer Warteschlange von Kunden steht. Noch problematischer wird es, wenn es sich um Geschäftsausgaben handelt – eine abgelehnte Zahlung kann ungewollt Projekte verzögern.

Zurück in Ihrer Rolle als Finanzleiter: Ihr Ziel ist es, dass alles reibungslos läuft und Martin sowie seine Kollegen ihre Arbeit erledigen können – einschließlich der notwendigen Einkäufe für den Job. Deshalb ist es so wichtig, zu wissen, wie man Hürden wie Debitkarten-Ablehnungen zuverlässig überwindet.

Was ist eine Debitkarten-Ablehnung?

Zur Klarheit: Eine Debitkarten-Ablehnung tritt auf, wenn der Händler Ihre Zahlung nicht verarbeiten kann. Im Geschäft erscheint auf dem Terminal oder beim Online-Checkout die Meldung „Karte abgelehnt“ oder „Zahlung fehlgeschlagen“.

Meist liegt es an unzureichendem Guthaben, doch auch technische Fehler beim Händler, Browser-Timeouts oder andere Probleme mit der Karte können eine Ablehnung auslösen.

Sechs Gründe, warum Ihre Karte abgelehnt werden könnte

Es gibt mehrere Gründe, warum eine Zahlung – sei es Ihre oder Martins – abgelehnt wird. Die sechs häufigsten sind:

1. Technischer Fehler

Manchmal liegt das Problem beim Händler, nicht bei Ihrer Karte. Eine Website kann ausfallen, oder ein Terminal funktioniert wegen veralteter Software nicht richtig. Häufig hilft ein erneuter Versuch oder ein anderer Terminal.

2. Tageslimit erreicht

Finanzverantwortliche können mithilfe von Spend-Management-Lösungen tägliche Ausgabenlimits für Firmenkarten festlegen. Wird das Limit erreicht, wird die Zahlung abgelehnt.

Als Finanzleiter können Sie Limits erhöhen oder Workflows einrichten, über die Mitarbeiter unkompliziert zusätzliche Mittel anfordern und genehmigen lassen. Für kleinere Beträge lässt sich sogar eine automatische Genehmigung einrichten.

3. Karte abgelaufen oder inaktiv

Abgelaufene Karten lassen keine Zahlungen zu. Neue Karten werden in der Regel rechtzeitig versendet, um Verzögerungen zu vermeiden. Haben Sie noch keine neue Karte erhalten, kontaktieren Sie den Aussteller sofort.

Eine Karte kann auch inaktiv sein, wenn sie noch nie genutzt wurde. Payhawk-Kunden können ihre Visa-Karte online aktivieren über das Portal.

4. Bank stuft Zahlung als verdächtig ein

Viele Banken nutzen automatische Betrugserkennungssysteme. Wenn ungewöhnlich hohe Beträge ausgegeben oder mehrere Käufe am gleichen Tag getätigt werden, kann die Bank die Karte blockieren, bis die Transaktionen verifiziert sind.

In der Regel erhalten Sie eine SMS zur Bestätigung der Käufe. Nach der Verifizierung können Sie die Karte wieder uneingeschränkt nutzen.

5. Karte gesperrt

Der Kartenaussteller kann Ihre Firmenkarte sperren, wenn sie gegen die Nutzungsbedingungen verstößt oder Richtlinienänderungen vorliegen. Payhawk-Kunden wenden sich in diesem Fall an ihren Account Manager, der das Problem schnell löst.

6. Händler akzeptiert die Karte nicht

In manchen Ländern, wie dem Vereinigten Königreich, werden Mastercard und Visa häufiger akzeptiert als American Express. Wer eine weniger verbreitete Karte nutzt, stößt öfter auf Ablehnungen. Die beste Lösung ist ein Kartenanbieter mit globaler Akzeptanz.

Debitkarte abgelehnt? Fünf Schritte zur Lösung

Als Finanzleiter ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit einkaufen können, ohne auf Blockaden zu stoßen. Die fünf wichtigsten Schritte:

1. Guthaben prüfen

Überprüfen Sie zuerst, ob ausreichend Mittel auf dem Konto vorhanden sind – eine der häufigsten Ursachen für Ablehnungen.

2. Kartendaten prüfen

Im Geschäft: Ist die PIN korrekt? Online: Stimmen Kartennummer, Ablaufdatum und CVC? Tippfehler führen oft zu abgelehnten Zahlungen. Achten Sie auf das Ablaufdatum Ihrer Karte.

3. Bank oder internes Finanzteam kontaktieren

Ihr Finanzteam kann Karten blockieren oder Limits setzen. Bei Problemen mit dem Aussteller klärt das Team direkt alles Notwendige.

4. Verdächtige Aktivitäten prüfen

Wurde die Zahlung abgelehnt und es fallen ungewöhnliche Transaktionen auf, kann die Bank die Karte gesperrt haben. Reagieren Sie schnell auf Verifizierungsanfragen, um die Karte wieder freizuschalten.

Payhawk-Kunden können ihre Firmenkarte sofort blockieren, wenn verdächtige Aktivitäten festgestellt werden.

5. Alternative Zahlungsmethode nutzen

Fehlt die Zeit zur Klärung, verwenden Sie eine andere Debit- oder Kreditkarte, um den Einkauf abzuschließen.

Extra-Tipp: Keine Panik. Oft gibt es einfache Lösungen. Versuchen Sie die Zahlung erneut oder löschen Sie den Cache bei Online-Käufen, bevor Sie voreilige Schlüsse ziehen.

So vermeiden Sie eine Kartenablehnung

Als Finanzleiter wissen Sie, wie wichtig es ist, dass Ihr Unternehmen jederzeit einkaufen kann. Verzögerungen kosten wertvolle Agilität, und abgelehnte Karten können schnell zum Problem werden.

Bei Payhawk haben wir eine der niedrigsten Ablehnungsraten für Firmenkarten – und unsere Karten werden weltweit von über 46 Millionen Händlern akzeptiert.

Bevor Sie gehen

Mit den beschriebenen Schritten verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Karte künftig abgelehnt wird. Schützen Sie Ihre Karteninhaber vor Routineproblemen, indem Sie auf einen zuverlässigen Anbieter wie Payhawk setzen. Nutzen Sie Karten, die nicht direkt mit dem Firmenkonto verbunden sind, um Betrug und Diebstahl vorzubeugen – ohne Risiko für Ihre zentralen Mittel.

Verwalten und verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit für physische und virtuelle Karten aller Mitarbeiter über mehrere Gesellschaften hinweg. Sorgen Sie für transparente Ausgaben und optimieren Sie das Spesenmanagement mit Payhawk.

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