Geschäftsausgaben mit der Firmenkarte: Warum und wie man ein effizientes Monitoring implementiert

Natürlich helfen Firmenkarten beim Cashflow-Management innerhalb eines Unternehmens, aber sie können auch bei Prüfungen und Steuerfragen helfen.

Wie Sie wahrscheinlich wissen, ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, jeden mit einer Firmenkarte getätigten Kauf aufzuschlüsseln, auch wenn dies zeitaufwändig ist. Bei manueller Bearbeitung dauert das Ausfüllen einer Geschäftsrechnung in der Regel 20 Minuten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie diesen Prozess mithilfe einer Mitarbeiterkartenlösung für Unternehmen auf wenige Sekunden verkürzen können.

Wenn Sie am Ende des Jahres alle Ihre Ausgaben kategorisiert haben, vereinfachen Sie die anschließende Bearbeitung der Steuer. Darüber hinaus wird für deutsche Unternehmen die Rückforderung der Mehrwertsteuer einfacher und präziser, wenn diese auf fundierten und klaren Daten beruht.

Die Mehrwertsteuer ist ein wichtiger Grund, um bei der Verwendung einer Firmenkarte akribisch Buch zu führen. Wenn Sie Ihre Ausgaben richtig erfasst, gespeichert und verbucht haben, ist die Rückforderung der Mehrwertsteuer eine Leichtigkeit!

Der Finanzmanager von MDM Props erklärt dies so:

„Vor Payhawk bedeuteten fehlende Firmenkartenbelege fehlende Mehrwertsteuerrückforderungen. Bei vierteljährlichen Mehrwertsteuerrechnungen von bis zu 240.000 € ist das ein gewaltiger Betrag. Jetzt, mit Payhawk, laden unsere Karteninhaber Belege in Sekundenschnelle hoch und sparen dem Unternehmen Tausende von Euro.“

Wenn Sie also das nächste Mal darüber nachdenken, einen mit Ihrer Firmenkarte getätigten Kauf nicht zu protokollieren, denken Sie noch einmal darüber nach. Detaillierte Aufzeichnungen zu führen, mag mühsam erscheinen, aber lohnt sich auf lange Sicht.

Die Vorteile einer detaillierten Erfassung der Geschäftsausgaben

Eine genaue Verfolgung der Unternehmensausgaben vermeidet nicht nur Unklarheiten, sondern kann auch dazu beitragen, überhöhte Ausgaben zu vermeiden, da die Führungskräfte die Ausgaben schnell mit den Budgets abgleichen und Ausgaben ermitteln können, die überprüft oder gestrichen werden sollten.

Eine gute Firmenfirmenkartenlösung bietet Ihnen viele Möglichkeiten, diesen Prozess zu vereinfachen, indem sie Ihnen ermöglicht:

• Ausgaben Ihrer Mitarbeiter effizient mit automatisierten Genehmigungs-Workflows, benutzerdefinierten Ausgabenrichtlinien (aufgeteilt nach Abteilung/Land oder pro Mitarbeiter) und Funktionen zur automatischen Kartensperrung zu verwalten. Durch die Wahl einer guten Lösung und die korrekte Nutzung dieser Funktionen können Sie sicherstellen, dass Ihr Team nicht zu viel Geld für das Unternehmen ausgibt
• Bessere Ausgabenkontrolle und -transparenz mit einem vollständigen Überblick über alle Unternehmenstransaktionen dank Ausgabenmanagement-Software und Buchhaltungsintegrationen
• Behalten Sie den Überblick über entstandene Ausgaben mit automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen für verspätete Zahlungsbelege
• Monitoren Sie den Kontostand Ihres Firmenkontos in Echtzeit und verwalten Sie alle Budgets Ihrer Firmenkarten in einer zentralisierten Anwendung
• Optimieren Sie Ihre Buchhaltung durch direkte Integrationen mit der Buchhaltungs- und ERP-Software Ihres Unternehmens. Verabschieden Sie sich von umständlicher Datenübertragung und fehlenden Ausgabeninformationen und profitieren Sie von smarten Schnittstellen und Automatisierungen.

Diese und viele andere Funktionen unterstützen Ihre Buchhaltung bei 3 sehr wichtigen Aufgaben:

1. Bessere Planung für künftige Investitionen
2. Überwachung des Ausgabeverhaltens der Mitarbeiter
3. Bestimmen, welche Arten von Anschaffungen für den Erfolg ihres Unternehmens am wichtigsten sind

Eine ordnungsgemäße Firmenkarte und ein einheitliches Ausgabenmanagement bringen viele Vorteile mit sich und sollten daher ein fester Bestandteil jeder Unternehmensstrategie sein. Es mag zwar schwierig sein, alle Firmenkartenausgaben des Unternehmens detailliert zu erfassen, aber eine Software für das Ausgabenmanagement kann Ihnen den Weg dorthin erleichtern.

Manuelle Erfassungen und Arbeitsabläufe automatisieren

Natürlich können die Ausgaben für Firmenkarten, wenn sie nicht ordnungsgemäß verfolgt und verwaltet werden, ein Risiko für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens darstellen.

Leider werden Firmenfirmenkarten manchmal von Mitarbeitern für persönliche Einkäufe missbraucht. Und ohne ein angemessenes Firmenkartenmanagementsystem fehlt der Finance Abteilung ein zentrales Steuerungselement.
Um das oben beschriebene Szenario zu verhindern, sollten Sie eine Software für Ihr Ausgabenmanagement implementieren, die Ihnen hilft, einen Prüfpfad für alle Einkäufe des Unternehmens zu erstellen.

Die Entscheidung für eine sicherheitskonforme Firmenfirmenkartenlösung kann Ihnen dabei helfen, die Finanzen zu vereinheitlichen, Zeit und Geld zu sparen und die manuelle Nachverfolgung zu vermeiden. Mit der richtigen Lösung für das Ausgabenmanagement können Sie bestimmten Mitarbeitern Firmenkarten zuweisen, Ausgabenaktivitäten und Datentransaktionen abbilden und die Durchsetzung von Richtlinien fördern, um sicherzustellen, dass alle Unternehmensausgaben ordnungsgemäß verwaltet und verbucht werden.

Wie man Transparenz und Verantwortlichkeit über die Mitarbeiterausgaben erhält

Software für das Ausgabenmanagement bietet Unternehmen zwar mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter, doch ist es für Unternehmen unerlässlich, eine reibungslose Umsetzung der betrieblichen Spesenrichtlinien zu gewährleisten. Durch die Einführung eines Kostenerfassungssystems kann Ihr Unternehmen eine Kultur der finanziellen Verantwortung schaffen.

Die Verwendung eines einheitlichen Kostenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen macht diesen Prozess extrem einfach. Sie müssen nur Folgendes tun:

1. Einführung unternehmensweiter Firmenkarten für Geschäftsausgaben
2. Implementierung von benutzerdefinierten, automatisierten Genehmigungsabläufen für Finanzmanager
3. Erstellung separater Ausgabenrichtlinien für Ihre Abteilungen
4. Verkündung der Änderung in einer unternehmensweiten Bekanntmachung.

Auf diese Weise werden die Mitarbeiter besser verstehen, wie sie ihre Ausgaben vorschriftsmäßig und kosteneffizient tätigen können.

Darüber hinaus kann die Ausgabenmanagement-Software im Laufe der Zeit Trends in den Ausgaben der Mitarbeiter analysieren, z. B. Bereiche, in denen Teams häufig das Budget überschreiten oder Ausgabenfristen versäumen. Mit diesen Echtzeitdaten können Sie wirksame Budgetpläne aufstellen und den Beteiligten die Ausgabenprognosen effektiv übermitteln.

Anhand dieser Erkenntnisse kann Ihr Unternehmen die Richtlinien bei Bedarf anpassen und den Mitarbeitern Aktualisierungen mitteilen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben

Wie wir bereits erwähnt haben, kann es vorkommen, dass persönliche Ausgaben auf der Firmenfirmenkarte eines Mitarbeiters landen. Der Schlüssel zur Vermeidung dieses Problems liegt in einer angemessenen Ausgabenpolitik für Mitarbeiter.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter muss für ein Projekt Büromaterial kaufen oder Geschäftsreisekosten für eine arbeitsbezogene Veranstaltung aufwenden. Sie sollten entweder mit ihrer Firmenkarte oder mit einer persönlichen Karte zahlen und erwarten, dass sie die Kosten umgehend erstattet bekommen, da die Ausgaben zu 100 % unternehmensbezogen sind.
Im Gegenteil, wenn ihr Telefon nicht gut funktioniert und sie ein neues erwerben möchten, sollte es über ihre persönliche Karte abgerechnet werden.

Bis hierhin mag es offensichtlich erscheinen, aber Sie werden überrascht sein, wie viele persönliche Ausgaben auf einer herkömmlichen Firmenkarte unbemerkt bleiben. Mit einer fortschrittlicheren Lösung mit festgelegten Spesenregeln können Sie dies verhindern und die Erstattungsrichtlinien für Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen eindeutig festlegen.

Darüber hinaus sind bei einer intelligenten Ausgabenmanagementlösung wie Payhawk die Kartenkontrollen integriert, sodass es für den Mitarbeiter fast unmöglich ist, zu viel Geld auszugeben. Von der automatischen Kartensperrung bei Überziehung des Budgets, bis hin zur Anpassung von Tageslimits – die Karten selbst machen es den Mitarbeitern schwer, die Regeln zu brechen.

Wenn Sie einen hervorragenden Entwurf für Ihre internen Ausgabenmanagementverfahren erstellt haben, aber immer noch Probleme haben, diese Richtlinien in Ihrem Unternehmen durchzusetzen, sollten Sie sich an erfahrene Ausgabenmanagementexperten wenden.

Herausfordungen bei der Dokumentation und Meldung von Ausgaben für Steuer- und Prüfungszwecke

Eine unzureichende Prognose der Geschäftsausgaben kann zu Schwierigkeiten bei der Dokumentation und Berichterstattung von Ausgaben für Steuer- und Prüfungszwecke führen. Ohne genaue Ausgabenprognosen (vor allem für mehrere juristische Personen und Abteilungen) können die von Ihnen angenommenen Einnahmen und die von Ihnen erwarteten Ausgaben meilenweit auseinander liegen und Ihr Unternehmen vor große Probleme stellen.

Marktführende Ausgabenmanagementlösungen wie unsere verfügen über die notwendigen Funktionen, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten. Mit ein wenig technologischer Hilfe können Sie Ihre Prognosen drastisch verbessern, alle Geschäftseinnahmen verfolgen, die Ausgaben der einzelnen Abteilungen im Rahmen der Budgets fördern und sich nie wieder Sorgen über eine mögliche Steuerprüfung machen.

Herausforderungen bei der Analyse und Prävention betrügerischer Aktivitäten

36 % aller unternehmensweiten Datenschutzverletzungen betrafen Phishing. Mit der zunehmenden Verbreitung der digitalen Buchhaltung und des Finanzwesens sehen sich Unternehmen zunehmend mit dem Risiko von Phishing und Betrug konfrontiert. Von der Erkennung betrügerischer Aktivitäten bis hin zur Gewährleistung der Sicherheit von Aufzeichnungen müssen Unternehmen über ein umfassendes Verständnis der Sicherheitstechniken im Bereich Buchhaltung und Finanzen verfügen.

In der Realität ist es eine Herausforderung, Betrug zu erkennen, da Kriminelle ständig neue Methoden und Strategien finden, um Sicherheitsprotokolle zu umgehen. Darüber hinaus hängt die Betrugsprävention in hohem Maße von der Einführung mehrerer Schutzmechanismen in den Buchhaltungssystemen sowie von der Schulung aller Mitarbeiter in Bezug auf das Finanzprotokoll ab.

Die Schaffung einer sicheren Umgebung, die durch mehrere Sicherheitsebenen geschützt ist, kann Ihnen helfen, Ihre finanziellen Aktivitäten zu schützen. Und wenn Sie dies über eine Ausgabenmanagementlösung mit starken Sicherheitsfunktionen tun, können Sie nachts ruhig schlafen.

Die nächsten Schritte

Es mag zwar schwierig sein, den Überblick über alle Ihre Firmenkartenausgaben zu behalten, aber die Vorteile sauberer, detaillierter Aufzeichnungen überwiegen bei weitem die Belastung. Mit einer hochmodernen Spesenverwaltungslösung in Ihrem Arsenal können Sie ohne zusätzlichen Aufwand mehr Transparenz und Verantwortlichkeit für die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter schaffen.

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