4. Mai 2023
5 Min. Lesezeit

So teilen Sie Ihren Forecast mit Stakeholdern

Stakeholder, die im Raum sitzen und die Präsentation der Ausgabenprognosen verfolgen
Zusammenfassung

Egal, ob Finanzmanagerin in einem Großunternehmen oder Inhaber eines KMU, der sein Unternehmen weiter skalieren möchte: Sie kennen sicherlich die mit der Geschäftsprognose einhergehenden Probleme. Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten bei der Finanzplanung auf dem gleichen Stand sind, sollten Sie sich darüber informieren, wie Sie effektive Ausgabenprognosen erstellen und die diesbezügliche Kommunikation erleichtern können.

Inhaltsverzeichnis

    Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Optimierung des Erstellungsprozesses von Ausgabenberichten. Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass Sie den wichtigsten Stakeholdern Ihre Anliegen verständlich vermitteln.

    Der Stellenwert verständlicher und genauer Ausgaben Forecasts

    Eine Strategie für die Kommunikation von Ausgabenprognosen und die entsprechende Umsetzung sind aus folgenden Gründen unerlässlich:

    1. Schnellere Entscheidungsfindung: Übersichtliche, genaue Ausgabenprognosen bieten Unternehmen ein umfassendes Bild ihrer Finanzlage und erlauben den wichtigsten Stakeholdern, schnell zu handeln.
    2. Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten: Eine sorgfältige Prognose und Überwachung kann Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Budgets helfen und sie befähigen, entsprechende Geschäftsmöglichkeiten frühzeitig zu nutzen. Budgetbezogene Entscheidungsprozesse werden dadurch agiler.
    3. Mehr Effizienz und Anpassungsfähigkeit bei der Planung: Mit einer robusten Lösung für das Ausgabenmanagement können Unternehmen besser planen und rechtzeitig auf Gefahren reagieren, die das Wachstum des Unternehmens beeinträchtigen könnten.
    4. Maximierung der Gewinne: Der Einsatz einer Software für Ausgabentransparenz ermöglicht die Optimierung der Finanzplanung und die Gewinnmaximierung bei begrenzten Ressourcen.

    Präzise Prognosen sind für Geschäftsinhaber und Finanzmanager daher von großer Bedeutung – sie bilden die Grundlage für die gesamte Finanzplanung des Unternehmens.

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    Strategien für die Erstellung von Ausgaben Forecasts in einem übersichtlichen und verständlichen Format

    Die Ausgabenplanung muss in einem klaren und verständlichen Format aufbereitet werden, um den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Entscheidungsträger können anhand dieser Prognosen die finanzielle Lage analysieren, Risiken einschätzen und Zuweisungen optimieren, um größtmögliche Gewinne zu erzielen. Laut dem Business Forecasting Guide von HubSpot gibt es vier große Prognosemodelle:

    1. Länge des Vertriebszyklus - Dieses Modell bezieht sich bei der Bestimmung der wichtigsten Ausgabenpunkte auf die Länge des Vertriebszyklus.
    2. Zeitreihenprognose - Dieses Modell stützt sich ausschließlich auf historische Daten zu den Unternehmensausgaben, um die Höhe der künftigen Ausgaben zu bestimmen.
    3. Nachfragenprognose - Dieses Modell beruht auf den internen und externen Faktoren, die die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt bzw. einer bestimmten Dienstleistung beeinflussen.
    4. Regressionsanalyse - Ähnlich wie das Zeitreihenmodell basiert die Regressionsanalyse auf historischen Daten. Dieses Modell stützt sich jedoch nicht nur auf historische Daten zu den Gesamtausgaben des Unternehmens, sondern auf eine Reihe statistisch signifikanter Variablen, die sich auf diese Ausgaben im Allgemeinen auswirken.

    Unabhängig davon, welches Modell Sie für Ihr Unternehmen wählen, können Sie auf diese Weise die Prognoseprozesse vereinfachen und Daten übersichtlich und gleichzeitig fehlerfrei darstellen. Suchen Sie nach einem detaillierten Leitfaden zur Ermittlung des richtigen Prognosemodells für Ihr Unternehmen? In diesem Artikel der Harvard Business Review finden Sie alle benötigten Informationen.

    Als Finanzexperte mit langjähriger Erfahrung und umfassendem Fachwissen müssen Sie Prognosedaten allgemeinverständlich kommunizieren, damit sie auch von Stakeholdern verstanden werden, die sich nicht im Finanzwesen auskennen. Achten Sie darauf, Informationen in kleine, überschaubare Einheiten zu gliedern, damit die Kernbotschaften verständlich und präzise vermittelt werden können.

    Eine Lösung für das Ausgabenmanagement mit integrierten Diagrammen oder Grafiken bietet hier einen entscheidenden Mehrwert. Sie erhalten nicht nur einen umfassenden Überblick über aktuelle und historische Ausgaben, sondern auch wertvolle Anhaltspunkte für die Ausarbeitung künftiger Strategien und ermöglichen Ihren wichtigsten Stakeholdern ein besseres Verständnis der Daten. Diese Einblicke eignen sich insbesondere für die Interpretation historischer Daten und die Präsentation der Ausgabenbilanz vor der Geschäftsleitung.

    Mit geeigneten Maßnahmen zur Ausgabenplanung können Sie Ihre Prognosen kurz und bündig darstellen und gleichzeitig die Genauigkeit sicherstellen – so steigt in der Regel auch das Vertrauen der Stakeholder in die Prognosen.

    Die Rolle von Forecasts beim Aufbau von Vertrauen und Credibilität bei wichtigen Stakeholdern

    Laut einem Bericht von The Economist gaben 88 % der Führungskräfte an, dass die Durchführung strategisch geplanter Initiativen für die Zukunft ihres Unternehmens „von entscheidender Bedeutung“ oder „sehr wichtig“ sei. Daher ist der Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei den Stakeholdern mithilfe von Ausgabenprognosen ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Ausgabenmanagementplans. Bei der Präsentation Ihrer Prognosen sollten Sie folgende Punkte beachten:

    1. Wenn Sie das Material, welches Sie präsentieren werden, gründlich verstehen und in der Lage sind, Fragen zu beantworten, zeigen Sie Ihren Stakeholdern, dass Sie genau wissen, wovon Sie sprechen.
    2. Die der Prognose zugrunde liegenden Annahmen müssen klar erläutert werden, um den Entscheidungsfindungsprozess bei den Führungskräften zu unterstützen und sie in die Lage zu versetzen, datengestützte Entscheidungen in Zusammenhang mit den Budgets des Unternehmens zu treffen.
    3. Bereiten Sie Ihre Präsentationsunterlagen sorgfältig vor und stellen Sie relevante und leicht verständliche Zahlen bereit. So sorgen Sie für zusätzliche Transparenz und beide Parteien können fundierte Entscheidungen treffen.

    Die meisten Führungskräfte wissen, wie wichtig Prognosen sind und in welchem Verhältnis sie zu den zentralen Unternehmenszielen stehen. Jetzt sollten wir uns damit beschäftigten, wie Sie etwaige Probleme bei der Ausgabenplanung angehen können.

    Best Practices zur Erkennung von Prognoseabweichungen und Tipps zur entsprechenden Kommunikation

    Es gibt keinen Grund, in Panik zu verfallen, wenn sich Änderungen oder Abweichungen von der ursprünglichen Prognose abzeichnen. Stattdessen sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Hauptfaktoren zu ermitteln, die die Prognose fehlerhaft werden ließen. Dies kann anhand eines einfachen 3-stufigen Kommunikationskonzepts für Prognoseänderungen geschehen:

    1. Überprüfen Sie die Details des neuen Forecasts und halten Sie alle Faktoren fest, die zu größeren Abweichungen der ursprünglichen Planung geführt haben.
    2. Erläutern Sie die Hintergründe der einzelnen Punkte und nennen Sie alle wesentlichen Abweichungen. Verdeutlichen Sie den Stakeholdern, warum bestimmte Änderungen aufgetreten sind, und halten Sie alle Beteiligten über zukünftige Pläne auf dem Laufenden.
    3. Erarbeiten Sie eine Reihe von Vorschlägen zur Vermeidung dieser Diskrepanz in zukünftigen Prognosen.

    Zudem sollten Sie schnellstmöglich auf alle Risiken und Unsicherheiten hinweisen, die während des Forecasts auftreten können. Auf diese Weise können Sie mögliche Abweichungen vorhersehen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen.

    Ein dreistufiger Prozess zum Umgang mit prognosebezogenen Fragen und Bedenken der Stakeholder

    Gehen Sie proaktiv auf Fragen und Bedenken von Stakeholdern zu Ausgabenprognosen ein und sein Sie stets bestrebt, genaue, zeitnahe und datengestützte Antworten auf die Fragen der Stakeholder zu geben.

    Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in einem einfachen dreistufigen Prozess auf das Feedback bzw. die Bedenken der Beteiligten eingehen können:

    1. Ermutigen Sie die Stakeholder, Ihnen Feedback zu den ersten Budgetprognosen zu geben und etwaige Bedenken direkt mit Ihnen zu teilen.
    2. Analysieren Sie das eingereichte Feedback und prüfen Sie, ob die angesprochenen Punkte in Zukunft möglicherweise zu einer Planabweichung führen können. Analysieren Sie Ausgabentrends vorausschauend und verfolgen Sie die Ausgabenaktivitäten genau, um potenzielle Abweichungen zu ermitteln.
    3. Stellen Sie den Stakeholdern eine vereinfachte Analyse der Ausgabenleistung zur Verfügung und halten Sie sie während des gesamten Prüfprozesses auf dem Laufenden. Ausgabenprognosen können sich als leistungsstarkes Werkzeug für strategische Finanzentscheidungen erweisen und Ihr gesamtes Team bei diesem Prozess begleiten.

    Expertentipp: Mit einer Lösung für die Ausgabenverwaltung wie Payhawk können Sie den gesamten Berichterstattungsprozess für Geschäftsausgaben automatisieren.

    Wenn Sie diese drei Schritte nacheinander durchführen, können Sie ein stärkeres Vertrauensverhältnis zu den wichtigsten Stakeholdern aufbauen und das Risiko von Kommunikationsproblemen bei Änderungen einzelner Metriken im Laufe der Zeit reduzieren.

    Wie oft sollte ich meinen Stakeholdern Ausgabe Forecasts übermitteln?

    Eine regelmäßige Kommunikation erleichtert die Abstimmung von Strategien, Zielen und Vorgaben innerhalb eines Unternehmens, wodurch die allgemeine Leistungsfähigkeit und der finanzielle Erfolg gesteigert und das Vertrauensverhältnis zwischen den Beteiligten gestärkt wird. Legen Sie genau fest, wie oft Sie mit den Stakeholdern kommunizieren, um sicherzustellen, dass Sie deren Anliegen auch berücksichtigen.

    Als Faustregel gilt:

    1. Richten Sie ein wiederkehrendes Zeitfenster für die Berichterstattung und Übermittlung von Forecast Neuigkeiten ein.
    2. Kommunizieren Sie neue kritische Probleme so schnell wie möglich.
    3. Kommunizieren Sie die Prognosedaten nicht öfter als nötig (es sei denn, es handelt sich um eine akute Neuigkeit oder Abweichung vom Plan).

    Letztendlich hängt die Häufigkeit der Budgetprognosesitzungen vom Engagement der Beteiligten, von der Dringlichkeit der Abweichungen und von der Flexibilität der Budgetplanung im Unternehmen ab.

    Schnell wachsende Unternehmen mit knappen Budgets müssen möglicherweise wöchentliche Besprechungen abhalten, während sich für etablierte Unternehmen mit Monatsbudgets gegebenenfalls ein monatlicher Austausch eher lohnt.

    Die besten Kommunikationsmittel für Besprechungen der Forecast

    Dank Technologien wie Instant Messaging und E-Mails ist die Kommunikation heute wesentlich einfacher geworden. Trotzdem sind persönliche Präsentationen von Budgetprognosen nach wie vor unverzichtbar. Bei einem persönlichen Treffen können implizite Informationen vermittelt und Aussagen von Gesprächspartnern richtig eingeordnet werden. Wenn sich nicht alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens gleichzeitig in einem Büro versammeln können, bieten sich alternativ auch Videokonferenzen an.

    Im Rahmen eines solchen Treffens können alle Beteiligten Fragen stellen und etwaige Missverständnisse klären, sodass Sie bestmöglich Lösungen erarbeiten können. Zudem können die Beteiligten durch die direkte Interaktion eine Beziehung zueinander aufbauen und so das Vertrauen untereinander fördern. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit verbessert, was wiederum für die Verwirklichung gemeinsamer Ziele unerlässlich ist.

    Expertentipps für Ihre Präsentation von Prognosedaten vor den wichtigsten Stakeholdern

    Der Erfolg Ihrer Präsentation und der damit verbundenen Botschaft hängt letztlich davon ab, wie gut Sie die entsprechenden Daten darlegen. Sie müssen die Präsentation also gut vorbereiten. Im Folgenden finden Sie einige Techniken und Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines überzeugenden Pitch-Decks helfen können:

    1. Tonalität: Achten Sie auf Authentizität, präsentieren Sie genaue und aussagekräftige Fakten mit Überzeugung und vermitteln Sie die zentralen Punkte visuell auf leicht verständliche Art und Weise. Ihre Erklärungen sollten nachvollziehbar, wahrheitsgemäß und kurz sein.
    2. Detailgenauigkeit: Präsentieren Sie nur die Daten, die für ein umfassendes Verständnis des Forecasts erforderlich sind. Die Zahlen sollen den Stakeholdern helfen zu verstehen, warum Sie eine bestimmte Finanzentscheidung getroffen haben.
    3. Vermeidung von überflüssigen Daten und Metriken: Bei der Budgetierung müssen Sie eine Vielzahl von Daten und Kennzahlen analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ihren Stakeholdern sollten Sie diesen mühsamen Prozess jedoch ersparen: Präsentieren Sie keine irrelevanten Daten oder Zahlen, damit Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums nicht verlieren.
    4. Visuelle Hilfsmittel: Mit qualitativ hochwertigen Präsentationen, Grafiken und Diagrammen können Sie komplexe Informationen veranschaulichen und die wichtigsten Punkte verständlich vermitteln.

    Einfache Berichterstattung zu Ausgaben Forecasts mit einer führenden Lösung für die Ausgabenverwaltung in Unternehmen

    Der Umgang mit Fragen oder Bedenken von Stakeholdern bezüglich der Ausgabenplanung kann schwierig sein, muss er aber nicht. Der einfachste Weg zur Optimierung Ihres Forecasts ist der Einsatz einer Lösung für die Ausgabenverwaltung wie Payhawk.

    Payhawk bietet einen optisch ansprechenden Überblick über sämtliche Unternehmensausgaben, ermöglicht Ihnen die Verfolgung von Ausgaben über mehrere Einheiten hinweg und ist mit diversen visuellen Funktionen ausgestattet. Sie suchen nach einer umfassenden Lösung, mit der Sie die Ausgabenplanung in Ihrem Unternehmen vereinfachen können? Mit Payhawk können Sie mühelos Ausgaben Forecasts erstellen – zeitaufwendiges Ausgabenmanagement gehört damit der Vergangenheit an. Sie interessieren sich für unser Angebot? Jetzt Demo buchen.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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