Présentez vos prévisions de dépenses de manière percutante

Si vous cherchez à optimiser votre processus de création de rapports de dépenses et à convaincre vos principales parties prenantes, suivez ces quelques conseils :

L’importance de formuler des prévisions de dépenses claires et précises

Il est essentiel de se doter d’une stratégie de prévisions commerciales pour :

1. Accélérer la prise de décisions : grâce à des prévisions de dépenses claires et précises, les entreprises acquièrent une meilleure compréhension de leur position financière et les parties prenantes ont les moyens d’agir plus vite.
2. Saisir des opportunités commerciales lorsqu’elles se présentent : des prévisions soignées et un suivi des dépenses consciencieux peuvent aider les entreprises à gérer leurs budgets et à tirer parti d’opportunités commerciales au bon moment, pour des processus de prise de décisions budgétaires plus flexibles.
3. Renforcer l’efficacité et la robustesse de la planification : une bonne solution de gestion des dépenses permet de conduire une planification efficace et de répondre à toute menace pouvant nuire à la croissance de l’entreprise.
4. Maximiser les bénéfices : un logiciel qui vous offre une bonne visibilité de vos dépenses vous aidera à optimiser votre planification financière et à maximiser vos bénéfices malgré des ressources limitées.

Par conséquent, les entrepreneurs et les responsables financiers doivent comprendre l’importance de prévisions précises car elles étayent l’ensemble des plans de financement d’une entreprise.

Présenter ses prévisions de dépenses de façon claire

Une présentation des prévisions de dépenses dans un format clair et accessible est indispensable à votre réussite financière. Les décisionnaires peuvent ainsi analyser le paysage financier, évaluer les risques et optimiser la répartition de leur argent afin de maximiser leur rentabilité. Selon le guide sur les prévisions commerciales de HubSpot, il existe quatre grands modèles prévisionnels :

1. Durée du cycle de vente : ce modèle permet de déterminer les principaux domaines de dépenses en s’appuyant sur la durée du cycle de vente.
2. Prévision de séries temporelles : ce modèle s’appuie uniquement sur les données historiques des dépenses de l’entreprise afin d’anticiper les dépenses à venir.
3. Prévision de la demande : ce modèle se fonde sur les facteurs internes et externes qui font fluctuer la demande pour un produit ou un service en particulier.
4. Test de régression : à l’instar du modèle basé sur les séries temporelles, le test de régression s’appuie sur les données historiques. En revanche, au lieu de se fonder uniquement sur les données de dépenses globales, le test de régression se base aussi sur un ensemble de variables statistiquement significatives qui influent sur les dépenses de l’entreprise.

Quel que soit le modèle que vous adoptez, il vous aidera à simplifier les processus de prévision afin de présenter des données pertinentes de façon intelligible. Vous êtes en quête d’un guide plus détaillé pour savoir quel modèle de prévisions commerciales choisir ? Ne cherchez plus : cet article de Harvard Business Review est exactement ce qu’il vous faut.

En tant que spécialiste des finances, vous devez présenter les données des outils de prévision de sorte qu’une personne qui n’y connaît rien puisse facilement les comprendre. Prenez donc soin de présenter les informations de façon digeste afin de véhiculer des messages clés précis et concis.

C’est là qu’une solution de gestion des dépenses avec tableaux ou graphiques intégrés entre en jeu. En effet, ces derniers offrent une vue d’ensemble des dépenses effectuées jusqu’à présent, façonnent le déploiement de stratégies futures et aident les parties prenantes à mieux comprendre les chiffres présentés. Ce type de présentation s’avère particulièrement utile pour interpréter les données historiques et présenter un résumé des dépenses aux cadres supérieurs.

En mettant en œuvre les bonnes pratiques de prévisions de dépenses, vous serez en mesure de les présenter de manière concise et précise, renforçant ainsi la confiance que les parties prenantes leur accorderont.

Le rôle des prévisions des dépenses dans votre crédibilité et la confiance qui vous est accordée

D’après un rapport du magazine The Economist, 88 % des cadres supérieurs qualifient les initiatives de planification stratégique d’« indispensables » ou de « très importantes » pour l’avenir de leur entreprise. Par conséquent, il est essentiel d’établir votre crédibilité et de tisser un lien de confiance avec les parties prenantes pour assurer la réussite de votre plan de gestion des dépenses. Pour préparer votre présentation des prévisions, gardez les éléments suivants à l’esprit :

1. Comprendre les données présentées et être en mesure de répondre aux questions montrera aux parties prenantes que vous savez de quoi vous parlez.
2. Une formulation claire des hypothèses qui sous-tendent les prévisions guidera les cadres supérieurs dans leur processus décisionnel, ce qui leur donnera les moyens de vous aider à prendre des décisions fondées sur les données en ce qui concerne les budgets de l’entreprise.
3. Grâce à une préparation minutieuse des supports de votre présentation et à l’intégration de données pertinentes et simples à comprendre, les décisions que vous proposerez paraîtront limpides aux yeux de vos interlocuteurs. Les deux parties seront ainsi confortées dans leurs décisions.

Nous savons maintenant que la plupart des cadres supérieurs comprennent l’importance des prévisions ainsi que leur lien avec les principaux objectifs commerciaux. Mais que faire si les choses ne se passent pas comme prévu ?

Repérer les écarts de prévision avant de les corriger

Vous avez repéré un écart ou des changements par rapport à vos prévisions ? Pas de panique. Identifiez plutôt les principaux facteurs qui en sont la cause. Pour cela, suivez ce système en 3** étapes en cas de changements dans les prévisions** :

1. Passez en revue les détails des nouvelles prévisions et relevez tous les facteurs ayant entraîné des différences notables par rapport aux prévisions initiales.
2. Contextualisez chaque problème et identifiez l’ensemble des éléments ayant subi des changements significatifs. Aidez les parties prenantes à comprendre la cause de certains écarts et tenez tout le monde au courant de vos prochaines prévisions.
3. Élaborez un plan pour éviter de tels décalages dans vos prévisions futures.

N’hésitez pas à signaler tout risque ou toute incertitude pouvant émerger lors de l’élaboration de vos prévisions dès que vous en repérez. Vous pourrez ainsi prédire plus facilement les éventuels écarts et y remédier à temps.

Répondre aux questions et inquiétudes des parties prenantes en 3 étapes

Répondre de manière proactive aux questions et préoccupations des parties prenantes est essentiel pour gagner leur confiance. Vous devez toujours vous efforcer de leur fournir des réponses rapides, exactes et reposant sur des données.

Voici comment gérer les retours et inquiétudes de la part des parties prenantes en seulement trois étapes :

1. Encouragez-les à partager leur avis directement avec vous, ainsi que leurs éventuelles préoccupations vis-à-vis des prévisions budgétaires initiales.
2. Analysez leurs retours et penchez-vous sur leurs inquiétudes pour savoir si elles peuvent éventuellement mener à de futurs écarts de prévision. Suivez les dépenses en continu et étudiez les tendances de manière proactive pour identifier d’éventuels écarts.
3. Dotez les parties prenantes d’une analyse simplifiée des dépenses et tenez-les informées tout au long de vos recherches. En effet, les prévisions de dépenses sont souvent un outil efficace pour prendre des décisions financières stratégiques et guider votre équipe tout au long du processus.

Conseil de pro : *Une solution de gestion des dépenses telle que Payhawk peut automatiser l’intégralité du processus d’élaboration de rapports de dépenses.

Réalisées de façon répétée, ces trois étapes vous aideront à renforcer votre relation de confiance avec vos principales parties prenantes et à réduire les risques de malentendus si certains indicateurs varient dans le temps.

À quelle fréquence dois-je transmettre des prévisions de dépenses aux parties prenantes ?

Une communication régulière permet d’aligner les stratégies et les objectifs au sein d’une entreprise en vue de favoriser sa réussite financière et de renforcer son efficacité ainsi que la confiance entre les partenaires réguliers. Définir une fréquence de communication entre l’entreprise et les parties prenantes peut vous aider à répondre à leurs préoccupations de manière efficace.

Voici trois règles d’or :

1. Dédiez un créneau régulier aux rapports et mises au point concernant les prévisions budgétaires.
2. Communiquez tous les problèmes majeurs dès leur apparition.
3. Ne partagez pas les données prévisionnelles plus souvent que nécessaire, sauf en cas d’urgence liée à un écart ou une mise au point des prévisions.

En définitive, la fréquence des réunions sur les prévisions budgétaires dépendra du niveau d’engagement des parties prenantes, de l’urgence des écarts présentés et de la flexibilité des prévisions de l’entreprise.

Par exemple, une entreprise en pleine croissance avec des budgets serrés peut avoir besoin de réunions hebdomadaires, tandis que des réunions mensuelles peuvent mieux convenir à une grande société dont les budgets sont fixés des mois à l’avance.

Les canaux de communication à privilégier pour les prévisions de dépenses

Par le biais des e-mails et de la messagerie instantanée, la technologie favorise la communication entre les individus. Toutefois, ces avancées technologiques ne permettent pas de présenter des prévisions budgétaires aussi bien qu’en personne.

Rencontrer quelqu’un dans la vraie vie nous permet de lire entre les lignes et de comprendre réellement ce que l’on nous dit. Néanmoins, s’il n’est pas possible de rassembler toutes les personnes concernées dans la même pièce, la vidéoconférence est aussi une bonne solution.

Une réunion en présentiel permet de poser des questions et de clarifier toute incompréhension afin de trouver les solutions les plus adaptées. De plus, les interactions conversationnelles favorisent la formation de liens et renforcent la confiance entre les personnes concernées. Elles améliorent ainsi la collaboration, indispensable lorsque l’on travaille en vue d’un objectif commun.

Conseils d’expert pour présenter des données prévisionnelles aux principales parties prenantes

Puisque la manière dont vous présentez les données déterminera la force du message que vous souhaitez faire passer, votre présentation doit être impeccable. Voici quelques conseils et techniques à adopter pour un « pitch deck » réussi :

1. Employez le bon ton : vous devez rester crédible, présenter des faits précis et évaluatifs de manière péremptoire et véhiculer les idées principales de sorte que tout le monde puisse les comprendre. Faites preuve de transparence, d’honnêteté et de concision dans vos explications.
2. Soyez précis : ne présentez que les données indispensables à la bonne compréhension des prévisions. Le but est d’aider les parties prenantes à comprendre les raisons de vos décisions budgétaires.
3. Évitez les données et indicateurs superflus : si vous devez parcourir des centaines de données et d’indicateurs pour prendre des décisions budgétaires éclairées, ce n’est pas le cas de vos parties prenantes. Évitez donc d’intégrer des chiffres inutiles dans votre rapport pour ne pas perdre votre public.
4. Utilisez des supports visuels : illustrez vos présentations à l’aide de graphiques et de tableaux pour simplifier la compréhension d’informations complexes et véhiculer efficacement les idées principales.

Facilitez-vous la tâche avec une solution de gestion des dépenses professionnelles de pointe

Même s’il peut être difficile de répondre aux questions et préoccupations des parties prenantes, ce n’est pas une fatalité. Vous pouvez faciliter votre processus de création de rapports prévisionnels à l’aide d’une solution de gestion des dépenses telle que Payhawk.

Payhawk vous offre une vue d’ensemble de toutes les dépenses de l’entreprise, ce qui vous permet de les suivre à travers multi-entités. En outre, la solution est dotée de plusieurs modèles de rapports visuels. Vous cherchez une solution complète pour simplifier les prévisions de votre entreprise ? Avec Payhawk, effectuez vos prévisions en toute simplicité et dites adieu à la gestion des dépenses chronophage. Tentant, n’est-ce pas ? Programmez une démo sans plus attendre.