Uitgavenprognoses communiceren met stakeholders

Als je de procedure voor het genereren van uitgavenrapporten wilt optimaliseren en zeker wilt weten dat de informatie overkomt op de belangrijkste stakeholders, begin dan met deze tips:

Het belang van duidelijke en nauwkeurige uitgavenprognoses

Een bedrijfsprognosestrategie opstellen en toepassen is essentieel voor het volgende:

1. Snellere besluitvorming: duidelijke, nauwkeurige uitgavenprognoses geven bedrijven een beter beeld van hun financiële situatie en stellen de belangrijkste stakeholders in staat om snel te handelen.
2. Zakelijke kansen benutten wanneer die zich voordoen: door hun zakelijke uitgaven zorgvuldig te prognosticeren en bij te houden, kunnen bedrijven hun budgetten beter beheren en tijdig profiteren van zakelijke kansen. Bovendien wordt daardoor de besluitvorming over budgetten flexibeler.
3. Efficiënter en veerkrachtiger plannen: met een degelijke uitgavenbeheeroplossing kunnen bedrijven efficiënter plannen en tijdig reageren op omstandigheden die de groei van het bedrijf kunnen bedreigen.
4. Maximale winst: door uitgavenbeheersoftware (expense management) te gebruiken, kun je de financiële planning optimaliseren en de winst maximaliseren met beperkte middelen.

Ondernemers en financieel managers moeten dus weten wat de waarde is van nauwkeurige prognoses, omdat die de basis vormen voor alle financiële plannen binnen het bedrijf.

Strategieën om uitgavenprognoses op een duidelijke, inzichtelijke manier te presenteren

Een duidelijke, inzichtelijke presentatie van uitgavenprognoses is cruciaal voor financieel succes. Daarmee kunnen besluitvormers het financiële landschap analyseren, risico's inschatten en budgetten optimaal toewijzen voor een maximaal rendement. Volgens de HubSpot-gids voor bedrijfsprognoses zijn er vier belangrijke prognosemodellen:

1. Lengte van de verkoopcyclus: dit model gaat uit van de lengte van de verkoopcyclus om de kernuitgaven vast te stellen.
2. Tijdreeksprognose: dit model maakt uitsluitend gebruik van historische gegevens over bedrijfsuitgaven om de waarde van toekomstige uitgaven te bepalen.
3. Vraagprognose: dit model is gebaseerd op interne en externe factoren die van invloed zijn op de vraag naar een bepaald product of een bepaalde dienst.
4. Regressietesten: net als bij het tijdreeksmodel wordt ook bij regressietesten uitgegaan van historische gegevens. Maar regressieanalyse is gebaseerd op een set statistisch significante variabelen die van invloed zijn op de bedrijfsuitgaven in het algemeen, en niet alleen op historische gegevens over de totale bedrijfsuitgaven.

Welk model je ook kiest voor je bedrijf, je kunt daarmee gemakkelijker prognoses opstellen en de data op een nauwkeurige, eenvoudig leesbare manier presenteren. Op zoek naar een gedetailleerdere richtlijn om het juiste bedrijfsprognosemodel voor jouw bedrijf te kiezen? Dit artikel van Harvard Business Review wijst je de weg.

Als financieel professional met veel ervaring en 'professionele bagage' moet je de gegevens van de prognosetools presenteren op een manier die gemakkelijk te begrijpen is voor een niet-financiële stakeholder. Vertaal de informatie in hapklare brokken zodat de kernboodschappen beknopt en nauwkeurig overgebracht worden.

Daarbij kan een kostenbeheeroplossing met geïntegreerde diagrammen of grafieken van pas komen. Die bieden in een oogopslag een beeld van de uitgaven tot nu toe, leveren de input voor het ontwikkelen van toekomststrategieën en maken de gegevens inzichtelijker voor de belangrijkste stakeholders. Die gegevens kunnen vooral nuttig zijn om historische gegevens te interpreteren en het kostenoverzicht aan het hogere management te presenteren.

Door de juiste uitgavenprocedures te implementeren, kun je je prognoses beknopt en nauwkeurig presenteren, waardoor de kans groter wordt dat stakeholders erop durven vertrouwen.

De rol van uitgavenprognoses bij het opbouwen van vertrouwen en geloofwaardigheid bij de belangrijkste stakeholders

Volgens een rapport van The Economist ​zegt ​88% van de directieleden dat de uitvoering van strategisch geplande initiatieven 'essentieel' of 'erg belangrijk' is voor de toekomst van hun organisatie. Daarom is het opbouwen van vertrouwen en geloofwaardigheid bij stakeholders met behulp van uitgavenprognoses essentieel voor het succes van elk kostenbeheerplan. En voor de presentatie van je prognoses is het volgende van belang:

1. Als je precies begrijpt wat je gaat presenteren en de vragen daarover kunt beantwoorden, dan laat je aan je stakeholders zien dat je weet waar je over praat.
2. Een duidelijke uitleg van de uitgangspunten achter de prognose kan voor het topmanagement als leidraad voor het besluitvormingsproces dienen, zodat ze je kunnen helpen om op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen over de budgetten van het bedrijf.
3. Als je je presentatiemateriaal goed plant en relevante cijfers geeft die gemakkelijk te begrijpen zijn, maak je de beslissing die je voorstelt duidelijker. Dat geeft beide partijen ook meer vertrouwen in hun beslissingen.

Nu we vastgesteld hebben dat de meeste directieleden het belang van prognoses en hun relatie tot de kerndoelen van het bedrijf begrijpen, moeten we het hebben over wat je kunt doen als de zaken anders lopen dan gedacht.

Best practices voor het vinden en aanpakken van afwijkingen van prognoses

Je hoeft niet in paniek te raken als er zich wijzigingen of afwijkingen van de oorspronkelijke prognose voordoen. In plaats daarvan moet je op zoek naar de hoofdfactoren die tot een onjuiste prognose hebben geleid. Dat kun je doen door een simpel 3-stappenraamwerk voor de communicatie van prognoseveranderingen te volgen:

1. Bekijk de details van de nieuwe prognose en noteer alle factoren die geleid hebben tot grote verschillen ten opzichte van de oorspronkelijke prognose.
2. Bied context bij elk van de issues en identificeer alle items die aanzienlijk afweken. Help stakeholders om te begrijpen waarom bepaalde veranderingen zijn opgetreden en houd iedereen op de hoogte van toekomstige prognoseplannen.
3. Formuleer een aantal suggesties om deze discrepantie in toekomstige prognoseplannen te voorkomen.

Het is ook goed om te wijzen op risico's en onzekerheden die zich tijdens de prognoseperiode kunnen voordoen zodra je die opmerkt. Zo kun je mogelijke afwijkingen van het plan voorspellen en op tijd aanpakken.

Vragen en bezwaren van stakeholders beantwoorden in 3 stappen

Vragen en bezwaren van stakeholders over kostenprognoses proactief beantwoorden is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen. Je moet altijd proberen accurate, tijdige en op gegevens gebaseerde antwoorden te geven op vragen van stakeholders.

Je kunt ingaan op hun feedback, vragen en bezwaren door een simpele 3-stappenprocedure te volgen:

1. Stimuleer stakeholders om feedback op de initiële budgetprognoses en eventuele bezwaren die ze hebben rechtstreeks met jou te delen.
2. Analyseer de gegeven feedback en bepaal of hun bezwaren in de toekomst kunnen leiden tot mogelijke afwijkingen van het plan. Analyseer kostentrends proactief en blijf de kosten consequent volgen om mogelijke afwijkingen vast te stellen.
3. Equipeer stakeholders met een vereenvoudigde analyse van kostencijfers en houd hen gedurende de hele onderzoeksprocedure op de hoogte. Kostenprognoses kunnen een doelmatige tool zijn om strategische financiële beslissingen te nemen en je hele team bij het traject te begeleiden.

Pro Tip: Een uitgavenbeheeroplossing zoals Payhawk kan het hele rapportageproces voor bedrijfskosten automatiseren.

Door deze drie stappen te blijven herhalen, leg je een fundamentele basis van vertrouwen bij de belangrijkste stakeholders en verklein je de kans op miscommunicatie als sommige cijfers in de loop van de tijd veranderen.

Hoe vaak moet ik gegevens van uitgavenprognoses communiceren met mijn stakeholders?

Met regelmatige communicatie kun je de strategieën en doelstellingen binnen de organisatie op elkaar afstemmen om de totale efficiëntie, het financiële succes en het onderlinge vertrouwen tussen deelnemers te vergroten. Door een frequentie voor de communicatie met stakeholders en de organisatie vast te stellen, kun je doelmatig ingaan op vragen en bezwaren van stakeholders.

Ga uit van de volgende vuistregels:

1. Reserveer een vast, terugkerend moment voor rapportages en updates over budgetprognoses.
2. Communiceer nieuwe, kritieke problemen zodra die zich voordoen.
3. Communiceer de prognosegegevens niet vaker dan nodig (tenzij het een urgente update of afwijking van het plan betreft).

Tot slot is de frequentie van bijeenkomsten over budgetprognoses afhankelijk van de mate van betrokkenheid van stakeholders, de urgentie van de gepresenteerde afwijking en de flexibiliteit van de budgetplanning binnen het bedrijf.

Sommige snelgroeiende bedrijven met krappe budgetten kunnen behoefte hebben aan wekelijkse bijeenkomsten, terwijl voor bestaande bedrijven met langlopende budgetten maandelijkse bijeenkomsten voldoende kunnen zijn.

Beste communicatiemethoden voor bijeenkomsten over uitgavenprognoses

Door technologie zoals chat- en e-mailberichten is communicatie veel toegankelijker geworden. Maar ondanks al die nieuwe mogelijkheden zijn persoonlijke presentaties nog altijd de beste manier om budgetprognoses te communiceren.

Als we iemand persoonlijk ontmoeten, kunnen we tussen de regels door lezen zodat we echt begrijpen wat iemand zegt. Maar als je bedrijf niet iedereen tegelijkertijd in dezelfde ruimte bij elkaar kan brengen, dan voldoen videoconferenties ook prima.

In face-to-facegesprekken kunnen mensen vragen stellen en misverstanden ophelderen om zo tot de beste oplossingen te komen. Zulke gesprekken stellen mensen bovendien in staat om een band met elkaar op te bouwen en ze bevorderen het onderlinge vertrouwen. Zo wordt de onderlinge samenwerking verbeterd, en dat is essentieel om tezamen een gemeenschappelijk doel te bereiken.

Prognosegegevens presenteren aan de belangrijkste stakeholders: deskundige tips voor je presentatie

Hoe goed je boodschap overkomt, hang er uiteindelijk van af hoe goed je de gegevens presenteert. Daarom moet je presentatie perfect zijn. Hier zijn enkele technieken en tips om aan de slag te gaan met je winnende 'pitch deck':

1. Toon: je moet geloofwaardig blijven, met gezag accurate en evaluatieve feiten presenteren en de kernpunten visueel met iedereen communiceren op een manier die gemakkelijk te begrijpen is. Geef inzichtelijke, eerlijke en beknopte uitleg.
2. Gedetailleerde precisie: presenteer alleen de gegevens die essentieel zijn om zinvol inzicht te bieden in de getoonde prognose. Presenteer de cijfers zodanig dat de stakeholders begrijpen waarom je een bepaalde budgetteringsbeslissing genomen hebt.
3. Vermijd overbodige gegevens en cijfers: jij moet honderden datasets en meetgegevens uitpluizen om weloverwogen budgetbeslissingen te kunnen nemen, maar je stakeholders hoeven dat niet. Je houdt de aandacht van je publiek beter vast als je geen irrelevante of tussentijdse gegevens en cijfers gebruikt.
4. Visuele ondersteuning: Goede, ondersteunende grafieken en diagrammen bij je presentatie maken complexe informatie makkelijker te begrijpen en helpen om je hoofdpunten duidelijk over te brengen.

Maak gemakkelijker prognoserapportages met een toonaangevende oplossing voor zakelijk uitgavenbeheer

Het beantwoorden van vragen en bezwaren van stakeholders over kostenprognoses kan ingewikkeld zijn, maar dat hoeft niet. De makkelijkste manier om je prognoserapportageproces te verbeteren, is door een uitgavenbeheeroplossing zoals Payhawk te gebruiken.

Payhawk biedt een visueel overzicht van alle bedrijfsuitgaven zodat je uitgaven van verschillende afdelingen kunt bijhouden, en wordt geleverd met diverse visuele rapporten. Ben je op zoek naar een complete oplossing waarmee je eenvoudiger prognoses voor je bedrijf kunt opstellen? Neem dan afscheid van tijdrovend uitgavenbeheer en maak kennis met moeiteloos prognosticeren met Payhawk. Klinkt dat aantrekkelijk? Boek vandaag nog een demo.